Benutzerhandbuch

Ihre Geschäftsdaten erscheinen in E-Mail-Bestätigungen und auf Ihrer Buchungsseite. Füllen Sie diese korrekt aus, damit Kunden genau wissen, wer Sie sind.

Wie richten Sie Ihre Geschäftsdaten ein?

Ihre Arbeitszeiten bestimmen, wann Kunden Termine buchen können. Das System zeigt nur Zeitfenster innerhalb dieser Zeiten an.

Tage und Zeiten

Wählen Sie die Tage, an denen Sie arbeiten, und stellen Sie für jeden Tag die Start- und Endzeit ein.

• Option 1: Feste Zeiten jeden Tag
• Option 2: Unterschiedliche Zeiten pro Tag
• Option 3: Einige Tage frei

Puffer einstellen

Puffer helfen Ihnen, Zeit zwischen Terminen zu halten und verhindern, dass Kunden zu kurzfristig buchen.

Puffer-Typ	Was macht das?	Empfohlen
Puffer vor Termin	Mindestzeit zwischen Buchung und Termin	2 Tage empfohlen für Planung
Puffer nach Termin	Extra Zeit nach einem Termin für Notizen oder unerwartete Verzögerungen	15 Minuten empfohlen
Mindestbuchungszeit	Wie weit im Voraus müssen Kunden mindestens buchen?	2 Tage gibt Ihnen Zeit zum Planen

Ihr Servicegebiet bestimmt, wie weit Sie für Termine fahren möchten. Dies hilft dem System, intelligente Vorschläge zu machen und verhindert Buchungen, die zu weit entfernt sind.

Wie stellen Sie Ihr Arbeitsgebiet ein?

Services definieren, was Sie Ihren Kunden anbieten — wie Stimmung, Regulierung oder Reparatur. Jeder Service hat eine eigene Dauer, einen Preis und eine Kalenderfarbe. Kunden sehen diese bei der Online-Buchung.

Services einrichten

Kalenderfarben

Service-Farben helfen Ihnen, Termintypen visuell im Kalender zu unterscheiden. Wählen Sie aus vordefinierten Farben wie Blau, Grün, Rot, Lila usw. Die Farbe wird auch bei der Synchronisierung mit Google Kalender verwendet.

Das Dashboard ist Ihr zentraler Arbeitsplatz. Hier finden Sie Ihren Kalender, die Tagesübersicht, Schnellaktionen und nützliche Widgets — alles, was Sie für einen produktiven Arbeitstag brauchen.

Dashboard-Aufbau

Ihr Dashboard ist in drei Spalten unterteilt: ein linkes Panel mit schnellen Übersichten, der Kalender in der Mitte und ein rechtes Panel mit Statistiken und Widgets.

Linkes Panel

• Mini-Kalender — schnell zwischen Daten navigieren
• Ampeln — Tagesstatus auf einen Blick (erledigt, in Arbeit, zu tun)
• Aktueller Termin — zeigt den Termin, an dem Sie gerade arbeiten
• Noch heute — schnelle Liste der verbleibenden Termine
• Abzuarbeiten — Termine, die noch Nacharbeit benötigen

Kalender

Wechseln Sie zwischen Tages-, Wochen- und Monatsansicht. Klicken Sie auf einen Zeitslot, um einen neuen Termin zu erstellen. Ziehen Sie Termine, um sie zu verschieben. Doppelklicken Sie zum Bearbeiten.

• Drag & Drop — verschieben Sie Termine auf einen anderen Zeitpunkt oder Tag
• Größe ändern — ziehen Sie den unteren Rand eines Termins, um die Dauer anzupassen
• Route-Button — berechnen Sie Fahrzeiten und farbcodieren Sie Ihre Termine
• Filter — ein-/ausblenden von Termintypen (Außendienst, Werkstatt, Privat)

Rechtes Panel

• Heutige Termine mit Kundendaten
• Kommende Termine für die nächsten Tage
• Werkstatt-/Außendienst-Statistiken des Tages
• Km-Widget — Monatsübersicht und schnell Fahrten hinzufügen (Pro)

Termin erstellen

PianoPlanner zeigt Ihnen mit einem Farbsystem, wie effizient Ihr Zeitplan ist. So können Sie auf einen Blick sehen, ob Ihr Tag gut geplant ist.

Farblegende

Wie wird die Reisezeit berechnet?

Verwalten Sie alle Kundendaten an einem Ort. Fügen Sie Kunden hinzu, verknüpfen Sie Klaviere, verfolgen Sie die Servicehistorie und senden Sie professionelle E-Mails — alles aus einer Übersicht.

Kunden hinzufügen

Kunden-Detailseite

Klicken Sie auf einen Kunden, um das vollständige Profil zu sehen. Hier finden Sie:

• Alle verknüpften Klaviere mit Servicestatus
• Vollständige Terminhistorie
• Persönlicher Buchungslink zum Teilen mit dem Kunden
• Stimm-Einladungen direkt versenden
• Kontaktdaten und Notizen

Suchen & Filtern

Verwenden Sie die Suchleiste, um schnell Kunden nach Name, E-Mail, Stadt oder Telefonnummer zu finden. Die Liste wird aktualisiert, während Sie tippen.

Verfolgen Sie jedes Klavier, das Sie stimmen oder warten. Erfassen Sie Marke, Modell, Seriennummer, Baujahr und Zustand. Verknüpfen Sie Klaviere mit Kunden und führen Sie eine vollständige Servicehistorie.

Klavier hinzufügen

Klavier-Detailseite

• Vollständige Klavierspezifikationen und Zustandsnotizen
• Servicehistorie — alle bisherigen Termine und Stimmungen
• Servicestatus-Anzeige: im Plan, bald fällig oder überfällig
• Fotos — laden Sie Bilder des Klaviers als Referenz hoch

Stimmintervalle erklärt

Intervall	Bedeutung
0	Kunde nimmt selbst Kontakt auf — keine automatischen Erinnerungen
3	Alle 3 Monate — für Konzertflügel oder intensive Nutzung
6	Alle 6 Monate — Standard für die meisten Klaviere
12	Jährlich — für Klaviere mit leichter Nutzung

Synchronisieren Sie PianoPlanner mit Ihrem Google Kalender für Zwei-Wege-Sync. Termine erscheinen in beiden Kalendern und Updates werden automatisch synchronisiert.

Verbindung herstellen

Synchronisierungsoptionen

Option	Beschreibung
Zwei-Wege-Synchronisierung	Änderungen in beiden Kalendern werden synchronisiert
Nur zu Google	Termine werden nur von PianoPlanner zu Google gesendet
Reisezeit einbeziehen	Automatisch Reisezeit zu Kalender-Events hinzufügen

Verwenden Sie Outlook oder Microsoft 365? Verbinden Sie Ihren Kalender für nahtlose Synchronisation mit PianoPlanner.

Was brauchen Sie?

• Ein Microsoft 365 oder Outlook.com Konto
• Zugriff auf Ihren Kalender

Verbindung herstellen

Was wird synchronisiert?

• Neue Termine in PianoPlanner
• Änderungen an Zeit und Datum
• Stornierungen

Apple Kalender funktioniert etwas anders als Google und Microsoft. Sie können Ihren PianoPlanner-Kalender in Apple Kalender abonnieren, aber dies ist Ein-Wege-Synchronisation.

Ein app-spezifisches Passwort erstellen

Verbindung in PianoPlanner

Möchten Sie von Google Calendar zu Apple Calendar wechseln (oder umgekehrt)? Das geht ohne Verlust von Terminen. Dies ist auch interessant, wenn Sie sich von amerikanischen Cloud-Diensten lösen und mehr Kontrolle über Ihre Daten haben möchten.

Warum wechseln?

• Privacy: Apple verwerkt data in Europa (GDPR), Google in de VS
• Minder afhankelijk van Big Tech: Geen Google-account meer nodig voor je agenda
• Betere integratie: Apple Calendar werkt naadloos op iPhone, iPad en Mac
• Digitale soevereiniteit: Jouw data, jouw keuze waar het opgeslagen wordt

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Vergleich: Google vs Apple

	Google Calendar	Apple Calendar
Datenspeicherort	USA (Google Cloud)	Europa (Apple iCloud)
Sync-Methode	Google API (OAuth)	CalDAV (App-wachtwoord)
Richtung	Bidirektional	Bidirektional
Datenschutz (DSGVO)	⚠️	✅

Nicht alle Kalendersynchronisation ist gleich. Hier sehen Sie die Unterschiede zwischen den Methoden.

Methode	Richtung	Echtzeit	Am besten für
Google Calendar API	Zwei-Wege	Ja	Jeden mit einem Google-Konto - vollständigste Integration
Microsoft 365 / Outlook	Zwei-Wege	Ja	Microsoft 365 oder Outlook-Benutzer
Apple CalDAV	Zwei-Wege	Ja	Jeden, der iCloud Kalender als primären Kalender verwendet
iCal Feed	Nur lesen	Alle 15-60 Min	Einfache Nur-Lesen-Synchronisierung mit jeder Kalender-App

Ihre Stimmtermine in Ihrem eigenen vertrauten Kalender

Möchten Sie Ihre Stimmtermine automatisch in dem Kalender sehen, den Sie bereits auf Ihrem Telefon oder Computer verwenden (z.B. Samsung, Google oder Outlook)? Das geht ganz einfach — verbinden Sie die Kalender miteinander.

Möchten Sie, dass Bestätigungsmails von info@ihrfirma.de statt von noreply@pianoplanner.com kommen? Das geht! Mit Ihrem eigenen SMTP-Server.

Warum eigenes SMTP verwenden?

• E-Mails kommen von Ihrer eigenen Domain (info@ihrefirma.de)
• Professionelleres Erscheinungsbild
• Weniger wahrscheinlich von Spam-Filtern abgefangen zu werden
• Volle Kontrolle über Ihre E-Mail-Kommunikation

SMTP-Konfiguration

Feld	Beispiel	Erklärung
SMTP-Host	smtp.mydomain.com	Ihre Mail-Server-Adresse (z.B. smtp.gmail.com)
Port	587 or 465	Normalerweise 587 (TLS) oder 465 (SSL)
Benutzername	info@mydomain.com	Normalerweise Ihre vollständige E-Mail-Adresse
Passwort	••••••••	Ihr E-Mail-Passwort oder app-spezifisches Passwort
Absenderadresse	info@mydomain.com	Die E-Mail-Adresse, die als Absender angezeigt wird

Häufige Einstellungen

Anbieter	Host	Port
Gmail	smtp.gmail.com	587
Outlook/Microsoft 365	smtp.office365.com	587
TransIP	smtp.transip.email	587
Strato	smtp.strato.com	587

PianoPlanner sendet automatisch E-Mails für Bestätigungen, Erinnerungen und Stornierungen. Sie können diese vollständig an Ihren eigenen Stil anpassen.

Verfügbare Vorlagen

• Bevestigingsmail — Wordt automatisch verstuurd als een klant een afspraak boekt
• Herinneringsmail — Wordt verstuurd 24/48 uur vóór de afspraak
• Annuleringsmail — Wordt verstuurd als u een afspraak annuleert
• Wijzigingsmail — Wordt verstuurd als datum/tijd verandert
• Stembeurt Uitnodiging — Voor het uitnodigen van klanten die toe zijn aan een stembeurt (handmatig én automatisch)

Der Template-Editor — Zwei Modi

Vorlage bearbeiten

Verfügbare Variablen

Variablen sind spezielle Codes, die automatisch durch echte Daten ersetzt werden. Tippen Sie sie genau so ein (einschließlich der doppelten geschweiften Klammern) oder klicken Sie im Editor darauf.

Variable	Wird ersetzt durch
{{customerName}}	{{customerName}} - Name des Kunden
{{date}}	{{date}} - Datum des Termins
{{time}}	{{time}} - Uhrzeit des Termins
{{service}}	{{service}} - Art der Dienstleistung
{{piano_brand}}	Marke des Klaviers (z.B. "Steinway")
{{piano_model}}	Modell des Klaviers
{{bookingLink}}	Persönlicher Buchungslink des Kunden
{{companyName}}	{{companyName}} - Ihr Firmenname
{{companyPhone}}	{{companyPhone}}
{{companyEmail}}	{{companyEmail}}
{{reminderNumber}}	Nummer der Erinnerung (1, 2, 3...) — nur bei automatischen Erinnerungen
{{unsubscribeLink}}	Link zur Abmeldung — nur bei automatischen Erinnerungen

Erinnern Sie Ihre Kunden automatisch, wenn ihr Klavier gestimmt werden muss. Dies ist eine kraftvolle Möglichkeit, wiederkehrende Termine zu generieren.

Wie senden Sie Einladungen?

Stimmintervall-Optionen

Option	Beschreibung
Kunde nimmt Kontakt auf	Keine automatischen Erinnerungen
3 Monate	Konzertflügel, intensive Nutzung
6 Monate	Standard für die meisten Klaviere
12 Monate	Freizeitnutzung, Hobby

Verfügbare Variablen für Einladungen

Variable	Wird ersetzt durch
{{lastTuningDate}}	Datum der letzten Stimmung
{{daysSinceLastTuning}}	Tage seit letzter Stimmung
{{monthsSinceLastTuning}}	Monate seit letzter Stimmung
{{service_interval}}	Service-Intervall
{{bookingLink}}	Buchungslink

PianoPlanner kann automatisch Stimmerinnerungen an Kunden senden, wenn ihr Klavier gestimmt werden muss. Sie müssen nichts tun — das System prüft pro Klavier, wann die letzte Stimmung war, addiert das Stimmintervall und sendet zum richtigen Zeitpunkt eine Erinnerung. Bei keiner Reaktion folgen automatische Nachfassungen.

Wie funktioniert es?

Einrichten — Schritt für Schritt

Einstellung	Standard	Erklärung
Eerste herinnering	30 dagen	Wie viele Tage vor der Stimmung die erste E-Mail gesendet wird. Beispiel: 30 Tage = ca. 1 Monat im Voraus.
Follow-up interval	14 dagen	Wie viele Tage zwischen der ersten und zweiten Erinnerung liegen. Danach wird monatlich gesendet.
Maximum per cyclus	4 herinneringen	Maximale Anzahl an E-Mails pro Klavier pro Stimmzyklus. Nach dieser Anzahl stoppt das System, auch wenn der Kunde nicht reagiert.
Verzendtijdstip	09:00 uur	Zu welcher Uhrzeit die E-Mails gesendet werden. Wählen Sie eine Zeit, zu der Ihre Kunden wahrscheinlich online sind.

E-Mail-Vorlage anpassen

Die automatischen Erinnerungen verwenden dieselbe Vorlage wie die manuellen Stimmeinladungen. Sie können diese Vorlage anpassen über:

Variabele	Uitleg
{{reminderNumber}}	Die Nummer der Erinnerung (1, 2, 3...). Nützlich, um sie im Text zu erwähnen.
{{unsubscribeLink}}	Ein Link, über den der Kunde sich von Erinnerungen abmelden kann. Dieser wird automatisch am Ende der E-Mail platziert.

Abmeldung durch Kunden

Am Ende jeder automatischen Erinnerung steht ein Abmeldelink. Wenn ein Kunde darauf klickt, erscheint eine saubere Seite mit der Bestätigung, dass er abgemeldet wurde. Er erhält dann keine Erinnerungen mehr von Ihnen.

In den Statistiken bei den Einstellungen sehen Sie, wie viele Kunden sich abgemeldet haben. Möchten Sie einen Kunden erneut anmelden? Kontaktieren Sie den Helpdesk.

Dashboard-Widget

Sobald Sie automatische Erinnerungen aktivieren, erscheint ein Widget auf Ihrem Dashboard mit drei Zahlen: die Gesamtzahl gesendeter Erinnerungen, die Anzahl dieses Monats und die Anzahl abgemeldeter Kunden.

Voraussetzungen

Jeder PianoPlanner-Benutzer hat einen einzigartigen Buchungslink. Teilen Sie diesen mit potenziellen Kunden, damit sie selbst einen Termin buchen können.

Schritt für Schritt

Wo können Sie den Link verwenden?

Überall teilen

• Ihre Website - 'Jetzt buchen' Button
• E-Mail-Signatur
• Visitenkarten (als QR-Code)
• Social Media Bio
• Google My Business
• WhatsApp-Status

Zu Ihrer Website hinzufügen

Kopieren Sie diesen Code und fügen Sie ihn auf Ihrer Website ein, wo der Buchungsbutton erscheinen soll.

Als einfacher Link

Als Button

Stammkunden müssen ihre Daten nicht jedes Mal eingeben. Jeder Kunde in PianoPlanner hat einen einzigartigen Link mit vorausgefüllten Daten.

Schritt für Schritt: Link finden und teilen

Was sieht der Kunde?

Wenn der Kunde den Link öffnet:

• Name und Adresse bereits ausgefüllt
• Seine Klaviere zur Auswahl
• Intelligente Zeitvorschläge basierend auf seinem Standort
• Nur relevante Dienstleistungen
• Kann direkt ohne Konto buchen

Standarddienst einstellen

Sie können pro Kunde einen Standarddienst einstellen, der automatisch ausgewählt wird, wenn er seinen Link öffnet.

Kunden können ihren Termin über einen sicheren Link in der Bestätigungs-E-Mail selbst umbuchen. Kein Anruf oder E-Mail nötig — sie wählen eine neue Zeit aus Smart-Vorschlägen und bestätigen mit einem Klick.

Wie funktioniert es?

Regeln

• Umbuchung ist nur bis 24 Stunden vor dem Termin möglich
• Vergangene Termine können nicht umgebucht werden
• Der Link ist pro Termin einzigartig und funktioniert nur einmal
• Kalendersynchronisierung (Google/Apple/Microsoft) wird automatisch ausgelöst

Wenn Kunden über ihren persönlichen Link buchen, sehen sie automatisch intelligente Zeitvorschläge. Das System analysiert Ihre bestehenden Termine und schlägt die effizientesten Zeitfenster vor.

Wie funktioniert es?

Anstatt manuell Datum und Uhrzeit zu wählen, sieht der Kunde eine Liste empfohlener Zeiten. Diese werden berechnet basierend auf:

• Bestehende Termine - Slots direkt vor oder nach anderen Terminen in der Nähe
• Standort - Minimale Reisezeit zwischen Terminen
• Arbeitszeiten - Nur innerhalb Ihrer verfügbaren Zeiten
• Theater-Zeiten - Separate Zeiten für Theater, falls konfiguriert

Was sieht der Kunde?

Nach Auswahl einer Dienstleistung erscheinen bis zu 10 optimale Zeitfenster, sortiert mit der besten Wahl zuerst:

• Empfohlen - Die effizienteste Zeit (grünes Abzeichen)
• Alternative - Gute Optionen an anderen Tagen, nach Datum sortiert

Der Kunde kann auch "Andere Zeit wählen" klicken, um manuell Datum und Uhrzeit auszuwählen.

Entfernte Kunden

Fuer Kunden ausserhalb Ihres normalen Einzugsgebiets sucht das System automatisch weiter voraus (bis zu 6 Monate).

Verkehrsabhaengige Vorschlaege

Wenn die Verkehrsprognose in Ihren Einstellungen aktiviert ist, beruecksichtigen smarte Vorschlaege Stosszeiten.

Haben Sie eine Lücke in Ihrem Zeitplan in einem bestimmten Gebiet? Route füllen hilft Ihnen, Kunden in der Nähe zu finden, die eine Stimmung benötigen, und lässt Sie ihnen mit einem Klick eine Einladung senden.

Wie funktioniert es?

Dringlichkeits-Badges

Jeder Kunde erhält ein farbiges Badge basierend auf der letzten Stimmung:

• 🔴 Überfällig — Über das Stimmintervall hinaus
• 🟠 Fällig — Innerhalb eines Monats des Intervalls
• 🟡 Bald — Innerhalb von drei Monaten des Intervalls
• 🟢 Im Zeitplan — Noch nicht fällig

Die Routenanalyse zeigt Ihnen, wie effizient Ihre Tagesplanung ist. Sehen Sie Entfernungen zwischen Terminen, erhalten Sie eine Effizienzbewertung und bekommen Sie Vorschläge zur Routenoptimierung.

Zugriff

Tagesanalyse

Die Tagesansicht zeigt:

• 📊 Effizienzbewertung (A-F Note) — Wie gut Ihre Route optimiert ist
• 🚗 Gesamtstrecke — Summe aller Fahrten zwischen Terminen
• ⏱️ Fahrzeit — Geschätzte Fahrzeit für alle Strecken
• 📍 Fahrtenliste — Jede Fahrt mit Start, Ziel, km und Minuten

Wochenanalyse

Die Wochenansicht bietet eine breitere Perspektive:

• 📅 Tagesbewertungen — Sehen Sie, welche Tage effiziente vs. ineffiziente Routen haben
• 📈 Wochendurchschnitt — Gesamte Effizienz in Prozent
• ⚡ Tagesübergreifende Chancen — Vorschläge zum Verschieben von Terminen zwischen Tagen

Effizienzbewertungen verstehen

Note	Bewertung	Bedeutung
A	90-100%	Ausgezeichnet! Ihre Route ist sehr gut optimiert.
B	80-89%	Gute Route mit kleinen Verbesserungsmöglichkeiten.
C	70-79%	Akzeptabel, aber beachten Sie die Vorschläge.
D	60-69%	Ineffiziente Route — folgen Sie den Optimierungstipps.
F	<60%	Sehr ineffizient — erhebliche Optimierung notwendig.

1-Klick-Optimierung

Wenn das System Optimierungschancen findet, sehen Sie Vorschläge mit einem "Durchführen"-Button. Ein Klick wird:

• Auf Konflikte mit bestehenden Terminen prüfen
• Eine Bestätigung mit der vorgeschlagenen Änderung anzeigen
• Den Termin verschieben, wenn Sie bestätigen

Dringlichkeitsanzeigen

Jeder Vorschlag hat eine farbige Dringlichkeitsstufe:

Badge	Wann	Aktion
🔴 CRITICAL	Sie kommen zu spät!	Sofort handeln
🟠 HIGH	Risiko der Verspätung (<10 Min. Puffer)	Heute beheben
🟡 MEDIUM	Lange Fahrt (>30km) oder Zickzack	Erwägen
🟢 TIP	Optimierungsmöglichkeit	Wäre schön

Haben Sie Luecken zwischen Terminen? Die Streamline-Taste strafft Ihren Zeitplan automatisch durch Neuberechnung der Terminzeiten basierend auf echten Fahrzeiten.

Wie funktioniert es?

Was berechnet Streamline?

• Echte Fahrzeit von Ihrer Firmenadresse zum ersten Termin
• Echte Fahrzeit zwischen aufeinanderfolgenden Terminen
• Ihre konfigurierte Pufferzeit wird nach jeder Fahrzeit hinzugefuegt
• Der erste Termin beginnt zu Arbeitszeit-Start + Fahrzeit

Die Vorschau verstehen

Die Vorschau zeigt jeden Termin mit aktueller und vorgeschlagener neuer Zeit.

PianoPlanner kann echte Verkehrsbedingungen bei der Berechnung von Fahrzeiten beruecksichtigen.

Wie funktioniert es?

Bei aktivierter Verkehrsprognose beruecksichtigt jede Fahrzeitberechnung die erwartete Abfahrtszeit.

Wo wird es verwendet?

• Smarte Vorschlaege - Buchungsvorschlaege beruecksichtigen Stossverkehr
• Routenfarben - Kalenderfarben spiegeln realistische Fahrzeiten wider
• Route-Analyse - Analyse verwendet verkehrsbewusste Dauern
• Streamline - Optimierte Zeitplaene beruecksichtigen Verkehrsmuster

Wie aktivieren

Theater, Konzertsäle und andere Veranstaltungsorte haben oft andere Verfügbarkeiten als Privatkunden. Sie sind hauptsächlich abends und am Wochenende verfügbar - genau wenn Sie normalerweise frei haben! Mit Theater-Verfügbarkeit können Sie separate Arbeitszeiten für diese besonderen Kunden festlegen.

Vorteile des Theater-Modus

• 🎭 Separate Verfügbarkeit - Theater sehen Ihre 9-17 Privatslots nicht
• ⚡ Kurzfristige Buchungen - Theater können mit nur 2 Stunden Vorlauf buchen (Sie legen das fest)
• 📅 Kürzeres Buchungsfenster - Theater können oft nicht weit vorausplanen
• 🎹 Konzertreifes Stimmen - Sie buchen, wenn sie es brauchen, vor Aufführungen
• 💼 Zusätzliches Einkommen - Füllen Sie Ihre Abende mit gut bezahlter Theaterarbeit

Schritt-für-Schritt: Theater-Zeiten einrichten

Einen Kunden als "Theater" markieren

Teilen Sie PianoPlanner jetzt mit, welche Kunden Theater-Zeiten nutzen sollen:

Theater-Buchungsfenster

Theater müssen oft kurzfristig buchen - ein Klavier muss vielleicht vor dem heutigen Konzert gestimmt werden! Sie können festlegen, wie weit im Voraus Theater buchen müssen/können:

Der Routenoptimierer verwendet Google Maps, um die effizienteste Reihenfolge für Ihre Termine zu berechnen. Er kann Ihren Tag automatisch umordnen, um die Gesamtreisezeit zu minimieren.

PianoPlanner hat einen integrierten QR-Code-Generator für Ihre Buchungsseite. Drucken Sie ihn auf Visitenkarten, Flyer oder platzieren Sie ihn in Ihrer Werkstatt — Kunden scannen ihn und gelangen direkt zu Ihrer Buchungsseite.

PianoPlanner verfolgt automatisch die Servicehistorie jedes Klaviers. Das hilft Ihnen zu merken, wann Klaviere gestimmt werden müssen - keine Kunden mehr vergessen oder raten, wann Sie zuletzt da waren!

So funktioniert es (automatisch!)

PianoPlanner aktualisiert "Letzte Stimmung" automatisch basierend auf:

• ✅ Abgeschlossene Termine - Wenn Sie eine Stimmung beenden, wird der Klaviereintrag aktualisiert
• ✅ Service-Einträge - Notizen, die Sie zur Klavierhistorie hinzufügen
• ✅ Manuelle Datumseingabe - Wenn Sie selbst ein vergangenes Stimmdatum eingeben

Sie müssen nichts tun! Schließen Sie einfach Ihre Termine wie gewohnt ab, und PianoPlanner behält den Überblick.

Die Statusfarben verstehen

Jedes Klavier zeigt einen Status, damit Sie auf einen Blick sehen, wer Aufmerksamkeit braucht:

Was Sie sehen	Was es bedeutet
● Letzte: 15. Jan 2026	✅ Kürzlich gestimmt - noch keine Aktion nötig
● Fällig in 14 Tagen	⚠️ Service steht an - Zeit, den Kunden zu kontaktieren!
● 30 Tage überfällig	🔴 Über dem Fälligkeitsdatum - definitiv Zeit anzurufen!
● Noch nicht gestimmt	ℹ️ Neues Klavier - noch keine Historie erfasst

Das richtige Stimmintervall festlegen

Verschiedene Klaviere brauchen unterschiedliche Pflege. Ein Konzertflügel im Theater muss alle paar Monate gestimmt werden, während ein Hobbyinstrument zu Hause vielleicht nur jährlich Service braucht. Sie legen das Intervall pro Klavier fest!

Schritt-für-Schritt: Intervall eines Klaviers ändern

Eine vergangene Stimmung manuell erfassen

Haben Sie ein Klavier gestimmt, bevor Sie PianoPlanner nutzten? Sie können das Datum manuell eingeben:

Sie können anpassen, wie der Kalender Zeitslots anzeigt. Wählen Sie zwischen 1-Stunden-Slots oder 1,5-Stunden-Slots je nach Ihrer typischen Termindauer.

Slot-Dauer ändern

Ihre Präferenz wird automatisch gespeichert und bei Ihrem nächsten Besuch erinnert.

Wechseln Sie von einem anderen Klavier-Service-Management-System? PianoPlanner macht es einfach, Ihre bestehenden Kunden und Klaviere zu importieren.

Was können Sie importieren?

• Kunden - Namen, Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen
• Klaviere - Marke, Modell, Seriennummer, Jahr, Typ, Standort
• Servicehistorie - Letzte Stimmdaten werden beibehalten

So importieren Sie

Import-Optionen

Option	Was macht es?
Nur aktive	Nur als aktiv markierte Kunden/Klaviere importieren
Duplikate überspringen	Kunden überspringen, die bereits existieren (basierend auf E-Mail)
Firmennamen einschließen	Firmennamen zum Kundennamen hinzufügen

Andere Importformate

Neben CSV unterstützt PianoPlanner auch die folgenden Importformate:

• Gazelle-Import — Wechseln Sie von Gazelle (Piano-Verwaltungssoftware)? Verwenden Sie den speziellen Gazelle-Import-Assistenten unter Einstellungen → Import → Gazelle. Er erkennt das Gazelle-Exportformat automatisch.
• vCard (.vcf) Import — Importieren Sie Kontakte direkt von Ihrem Telefon oder E-Mail-Client. Exportieren Sie Ihre Kontakte als .vcf-Datei und laden Sie sie in PianoPlanner hoch.
• Kalender (.ics) Import — Importieren Sie Termine aus Ihrem bestehenden Kalender (Google, Apple, Outlook). Exportieren Sie als .ics-Datei und laden Sie sie hoch, um Ihre bestehenden Termine zu übertragen.

Möchten Sie persönliche Fahrten getrennt von geschäftlichen Terminen erfassen? Markieren Sie Termine als privat, um sie in Ihrer Kilometererfassung getrennt zu halten und synchronisieren Sie sie ohne Details in externe Kalender.

Einen privaten Termin erstellen

Visuelle Unterscheidung

Private Termine erscheinen lila mit einem 🔒 Symbol in Ihrem Kalender, so dass sie leicht von geschäftlichen Terminen zu unterscheiden sind.

Kalender-Synchronisation

Bei der Synchronisation mit Google, Apple oder Microsoft Kalendern erscheinen private Termine als "Beschäftigt" ohne Details, Standort oder Beschreibung. Ihre Privatsphäre ist geschützt!

Führen Sie eine finanzamtssichere Km-Dokumentation. PianoPlanner erfasst automatisch Kilometer von Terminen, und Sie können manuelle Fahrten hinzufügen, Kilometerstände eingeben und alles für Ihre Steuererklärung exportieren.

Wo Sie es finden

• Dashboard — The km-widget in the right panel shows your current month and lets you quickly add trips
• Settings → Business → Km-registratie — Full overview with vehicle info, odometer readings, chart and exports
• Travel Report — Detailed trip list with route information and CSV export

Fahrzeug einrichten

Gehen Sie zu Einstellungen → Unternehmen → Km-Erfassung und tragen Sie Ihr Kennzeichen und den Fahrzeugnamen ein. Dies erscheint auf Ihren Kilometerberichten und PDF-Exporten.

Kilometerstände

Erfassen Sie Ihre Kilometerstände regelmäßig (z.B. Anfang und Ende des Jahres). Dies dient als Nachweis für das Finanzamt und hilft, Ihre Fahrtenerfassung zu verifizieren.

Automatische Erfassung

Jeder Termin mit Kundenadresse erzeugt automatisch einen Fahrteneintrag. Das System berechnet die Entfernung von Ihrer Firmenadresse zum Kundenstandort.

Intelligente Rückfahrtberechnung

Das System entscheidet automatisch, ob eine Fahrt einfach oder Hin- und Rückfahrt ist:

• Weitere Termine an dem Tag → Nur Hinfahrt (Sie fahren zum nächsten Standort weiter)
• Letzter Termin des Tages → Hin- und Rückfahrt (echte km nach Hause über Google Maps)

Manuelle Fahrten

Für Fahrten, die nicht mit einem Termin verbunden sind (z.B. Ersatzteile abholen, Lieferant besuchen), fügen Sie manuelle Fahrten über das Dashboard-Km-Widget oder über die Einstellungen hinzu.

Export & Berichte

• CSV export — Download all trips as a spreadsheet for your accountant
• PDF export — Generate a tax-proof report with vehicle details, odometer readings and trip list
• Monthly chart — Visual overview of business vs. private km per month

Der Reisekostenbericht gibt Ihnen eine detaillierte Übersicht aller Fahrten über jeden Zeitraum. Filtern Sie nach Datumsbereich, sehen Sie Summen und exportieren Sie eine vollständige Abrechnung.

So verwenden Sie es

Berichtspalten

Spalte	Beschreibung
Datum	Datum des Termins
Kunde	Kundenname mit Link zur Detailseite
Standort	Adresse des Termins
Route	In Google Maps zur Navigation öffnen
Entfernung	Einfache Entfernung in km
Fahrzeit	Geschätzte Fahrzeit

PianoPlanner funktioniert als Progressive Web App (PWA) — Sie können sie auf Ihrem Telefon oder Tablet installieren und wie eine native App verwenden. Kein App Store nötig.

Installation auf iPhone / iPad

Installation auf Android

Was Sie mobil bekommen

• Vollständige Kalenderansicht für Touch optimiert
• Kunden und Pianos schnell nachschlagen
• Termine unterwegs erstellen und bearbeiten
• Rechnungen vom Telefon erstellen und versenden
• Push-Benachrichtigungen bei neuen Buchungen

Erhalten Sie sofortige Push-Benachrichtigungen, wenn ein Kunde online einen Termin bucht. Funktioniert auf Desktop und Mobilgeräten (wenn die PWA installiert ist).

PianoPlanner unterstützt eigene Werkstatt-Zeitfenster für Arbeiten in Ihrer eigenen Werkstatt. Legen Sie Ihre Werkstatt-Verfügbarkeit fest und diese wird automatisch im Online-Buchungskalender blockiert.

Werkstattzeiten einrichten

Gehen Sie zu Einstellungen → Werkstatt, um Ihre Werkstatt-Verfügbarkeit zu konfigurieren. Sie können für jeden Wochentag unterschiedliche Zeiten festlegen, genau wie bei Ihren regulären Arbeitszeiten.

Funktionen

• Werkstatt-Verfügbarkeit pro Wochentag festlegen
• Werkstattzeiten werden automatisch für Online-Buchungen blockiert
• Smart Pick respektiert Werkstattzeiten — keine überlappenden Vorschläge
• Werkstatt-Termine mit eigenem Symbol in Ihrer Agenda sichtbar
• Werkstatt-Statistiken in Ihren Dashboard-Berichten

Smart Pick Integration

Wenn Sie Smart Pick für Terminvorschläge verwenden, werden Ihre Werkstattzeiten automatisch vermieden. So bekommen Kunden nie ein Zeitfenster angeboten, das mit Ihrer Werkstattplanung kollidiert.

Nicht jeder Termin benötigt einen Kundendatensatz. Mit PianoPlanner erstellen Sie schnell Laufkunden-Termine und interne Werkstatt-Aufgaben direkt vom Dashboard.

Laufkunden-Termine

Wenn ein Kunde unerwartet vorbeikommt, nutzen Sie die Schnell-Laufkunden-Schaltfläche auf Ihrem Dashboard. Geben Sie einen Namen und eine Dienstleistung ein — kein vollständiger Kundendatensatz nötig.

Aufgaben ohne Kunde

Möchten Sie Zeit für interne Arbeiten blockieren? Erstellen Sie eine Aufgabe ohne Kundenzuordnung. Perfekt für Werkstatt-Wartung, Verwaltungsarbeit oder persönliche Zeitblöcke.

So erstellen Sie

• Vom Dashboard: Tippen Sie auf den + Button und wählen Sie 'Laufkunde' oder 'Aufgabe'
• Laufkunde: Geben Sie einen Namen ein, wählen Sie eine Dienstleistung und eine Zeit
• Aufgabe: Fügen Sie eine Beschreibung und Zeit hinzu — kein Kunde nötig
• Beide Typen erscheinen in Ihrer Agenda und respektieren Ihre Verfügbarkeit

Der Werkstatt-Projektplaner hilft Ihnen bei der Verwaltung größerer Werkstattaufträge — Klavierrestaurierungen, Revisionen oder jedes Projekt mit mehreren Schritten. Verfolgen Sie Aufgaben, Stunden, Fristen und verknüpfen Sie Projekte mit Kunden und Klavieren.

Ein Projekt erstellen

Gehen Sie zu Projekte im Hauptmenü und klicken Sie auf 'Neues Projekt'. Geben Sie einen Titel, verknüpfen Sie optional einen Kunden und ein Klavier, legen Sie Priorität und Frist fest und schätzen Sie die Gesamtstunden.

Aufgaben verwalten

Jedes Projekt kann mehrere Aufgaben enthalten. Fügen Sie schnell Aufgaben über das Eingabefeld am Ende der Aufgabenliste hinzu, oder klicken Sie auf eine Aufgabe, um Details wie geschätzte/tatsächliche Stunden und Fälligkeitsdaten zu bearbeiten.

• Klicken Sie auf den Kreis, um den Status zu wechseln: Zu tun → In Arbeit → Erledigt
• Ziehen Sie Aufgaben am Griff, um die Reihenfolge zu ändern
• Verfolgen Sie geschätzte vs. tatsächliche Stunden pro Aufgabe
• Legen Sie Fälligkeitsdaten fest — überfällige Aufgaben werden rot markiert

Kapazitätsübersicht

Der Kapazitätsbalken in der Projektübersicht zeigt, wie viele Werkstattstunden Sie diese Woche genutzt haben vs. verfügbar sind. Dies basiert auf Ihren Werkstattzeiten in Einstellungen → Werkstatt.

Funktionen

• Verknüpfen Sie Projekte mit Kunden und Klavieren
• Prioritätsstufen: Niedrig, Normal, Hoch, Dringend
• Statusverwaltung: Planung → Aktiv → Pausiert → Abgeschlossen
• Visueller Fortschrittsbalken basierend auf erledigten Aufgaben
• Wöchentliche Kapazitätsübersicht basierend auf Ihren Werkstattzeiten
• Filtern und Suchen durch alle Projekte

Angebote & Preise

Machen Sie aus Ihrer Aufgabenliste ein professionelles Angebot. Jede Aufgabe kann Preisinformationen enthalten, die automatisch berechnet werden und zum Teilen mit Ihrem Kunden bereit sind.

Excel-Stil-Bearbeitung

Die Aufgabenliste funktioniert wie eine Tabellenkalkulation. Klicken Sie auf eine Zelle, um inline zu bearbeiten. Änderungen werden automatisch gespeichert, während Sie tippen. Drücken Sie Enter für die nächste Zeile oder Tab für die nächste Spalte.

Aufgabentypen

• Labor — Work hours billed at your hourly rate (set in Settings → Workshop)
• Material — Parts, strings, felt, etc. Track cost price for profit calculation
• Other — Transport, disposal, rental costs

Kostenübersicht

Die Kostenübersicht unten zeigt Echtzeit-Summen für Arbeit, Material und sonstige Kosten. Nur als "fakturierbar" (grünes Häkchen) markierte Aufgaben werden im Angebot berücksichtigt. Deaktivieren Sie die Fakturierbarkeit für interne Aufgaben, die Sie nicht weiterberechnen möchten.

Angebot exportieren

Klicken Sie auf "Angebot kopieren", um eine Textversion in die Zwischenablage zu kopieren (ideal für E-Mails), oder klicken Sie auf "PDF", um ein professionell formatiertes Angebot zu öffnen, das zum Drucken oder Speichern als PDF bereit ist.

Before creating your first invoice, configure your invoicing settings. Go to Invoices and click the ⚙️ settings icon in the top bar.

Rechnungsnummern

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Rechnung zu erstellen: aus dem Kalender oder manuell.

Aus dem Kalender (empfohlen)

After completing an appointment, create an invoice directly from the agenda. Click on the appointment → choose "Create Invoice". The invoice is automatically prefilled with:

• Kundenname und Daten
• Dienstbeschreibung mit Instrument (z.B. "Stimmung — Steinway & Sons D")
• Termindatum in der Beschreibung
• Dienstpreis aus Ihrer Dienstkonfiguration
• Kundenanmerkungen (als separate Textzeile)

Manuelle Rechnung

Go to Invoices → New Invoice. Search and select a customer, then add invoice lines manually. You can add regular lines with prices, or text-only lines for additional notes.

Rechnungen versenden

Once your invoice is ready, save it as "Sent". You can then email it directly to the customer with a PDF attachment. If you have Mollie configured, a payment link is automatically included.

Mit PianoPlanner auf Ihrem Startbildschirm können Sie Rechnungen direkt von Ihrem Telefon erstellen und versenden — sogar während Sie noch beim Kunden sind.

Über ein Kundenprofil

Open a customer in the PWA, scroll down and tap "Create Invoice". A bottom sheet appears where you can:

• Einen Service auswählen — der Preis wird automatisch ausgefüllt
• Eine Beschreibung oder Notizen hinzufügen
• Den Rechnungsstatus wählen (Entwurf, Gesendet, Bezahlt)
• Mit Zahlungslink versenden — der Kunde kann sofort per iDEAL / Wero bezahlen

Typischer mobiler Workflow

PianoPlanner behandelt die MwSt. je nach Kundentyp unterschiedlich. Dies wird automatisch anhand des im Kundenprofil eingestellten Kundentyps bestimmt.

Privatkunden

Geschäftskunden / Institutionen

Kundentyp festlegen

Um die korrekte MwSt.-Behandlung sicherzustellen, legen Sie den Kundentyp in jedem Kundenprofil fest:

• Privat — Preis inklusive MwSt.
• Geschäftlich — Preis exklusive MwSt.
• Schule — Preis exklusive MwSt.
• Kirche — Preis exklusive MwSt.
• Theater — Preis exklusive MwSt.

Akzeptieren Sie iDEAL-, Kreditkarten- und Wero-Zahlungen direkt auf Ihren Rechnungen über Mollie. Kunden klicken auf den Zahlungslink in der Rechnungs-E-Mail und bezahlen sofort.

Mollie einrichten

PianoPlanner can sync your invoices directly to your accounting software, saving you from manual entry. Go to Settings → Integrations to connect your accounting package.

Verfügbare Integrationen

Derzeit sind zwei Integrationen voll funktionsfähig. Weitere werden entwickelt, um Klaviertechniker in den Niederlanden, Belgien und Deutschland zu unterstützen.

Moneybird (Niederlande/Belgien)

Moneybird ist ein beliebtes niederländisches Online-Buchhaltungspaket. PianoPlanner verbindet sich über die Moneybird-API zur automatischen Rechnungssynchronisierung.

Jortt (Niederlande)

Jortt ist ein beliebtes niederländisches Buchhaltungspaket für Freiberufler und kleine Unternehmen. PianoPlanner verbindet sich über OAuth2 für sichere, automatische Rechnungssynchronisierung.

Odoo (International)

Odoo ist ein internationales Open-Source-ERP-System mit einem leistungsstarken Buchhaltungsmodul. PianoPlanner verbindet sich über die JSON-RPC-API von Odoo.

Synchronisierungsprotokoll

Jede Synchronisierungsaktion wird protokolliert. Sie können den Synchronisierungsverlauf in den Integrationseinstellungen einsehen, um zu sehen, welche Rechnungen erfolgreich gesendet wurden und bei welchen Fehler aufgetreten sind.

Demnächst verfügbar

Wir arbeiten aktiv an Integrationen mit weiteren Buchhaltungspaketen, die von Klaviertechnikern in ganz Europa genutzt werden:

• e-Boekhouden — Niederländische Cloud-Buchhaltung
• Exact Online — Niederländisches/internationales ERP-System
• DATEV 🇩🇪 — Deutscher Marktführer für Steuerberater
• lexoffice 🇩🇪 — Beliebte deutsche Cloud-Buchhaltung
• sevDesk 🇩🇪 — Deutsche Online-Buchhaltung für Freiberufler
• Yuki 🇧🇪🇳🇱 — Niederländisch/belgische Buchhaltung mit Dokumentenverarbeitung
• Billit 🇧🇪 — Belgische Rechnungsplattform

PianoPlanner bietet flexible Abonnements, die zu Ihren Bedürfnissen passen. Verwalten Sie Ihr Abonnement, upgraden, downgraden oder aktualisieren Sie Ihre Zahlungsdaten jederzeit.

Verfügbare Tarife

Tarif	Preis	Hauptfunktionen
Starter	Kostenlos	Grundlegende Terminplanung, bis zu 25 Kunden
Solo	€24.50/mo	Unbegrenzte Kunden, Kalendersynchronisierung, Routenoptimierung, Rechnungsstellung
Pro	€39.50/mo	Alles in Solo + automatische Erinnerungen, Buchhaltungsintegrationen, Prioritäts-Support
Business	€49/mo	Alles in Pro + Teamverwaltung, gemeinsame Kundendatenbank

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Arbeiten Sie mit mehreren Technikern? Die Teams-Funktion ermöglicht die Verwaltung einer gemeinsamen Kundendatenbank, koordinierte Terminplanung und Team-Buchungsseiten.

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