Benutzerhandbuch

Ihre Geschäftsdaten erscheinen in E-Mail-Bestätigungen und auf Ihrer Buchungsseite. Füllen Sie diese korrekt aus, damit Kunden genau wissen, wer Sie sind.

Wie richten Sie Ihre Geschäftsdaten ein?

Ihre Arbeitszeiten bestimmen, wann Kunden Termine buchen können. Das System zeigt nur Zeitfenster innerhalb dieser Zeiten an.

Tage und Zeiten

Wählen Sie die Tage, an denen Sie arbeiten, und stellen Sie für jeden Tag die Start- und Endzeit ein.

• Option 1: Feste Zeiten jeden Tag
• Option 2: Unterschiedliche Zeiten pro Tag
• Option 3: Einige Tage frei

Startzeit: Termin oder Abfahrt

Unter Einstellungen → Buchungslink waehlen Sie, was der Beginn Ihres Arbeitstages fuer Online-Buchungen bedeutet.

Einstellung	Ergebnis
Kundentermin kann zu dieser Zeit beginnen	Wenn Ihr Tag um 09:00 beginnt, koennen Kunden einen ersten Termin um 09:00 buchen.
Ich kann zu dieser Zeit von Werkstatt/Zuhause losfahren	Wenn Ihr Tag um 09:00 beginnt und die Fahrt 25 Minuten dauert, beginnt der erste Kundentermin um 09:25.

Puffer einstellen

Puffer helfen Ihnen, Zeit zwischen Terminen zu halten und verhindern, dass Kunden zu kurzfristig buchen.

Puffer-Typ	Was macht das?	Empfohlen
Puffer vor Termin	Mindestzeit zwischen Buchung und Termin	2 Tage empfohlen für Planung
Puffer nach Termin	Extra Zeit nach einem Termin für Notizen oder unerwartete Verzögerungen	15 Minuten empfohlen
Mindestbuchungszeit	Wie weit im Voraus müssen Kunden mindestens buchen?	2 Tage gibt Ihnen Zeit zum Planen

Ihr Servicegebiet bestimmt, wie weit Sie für Termine fahren möchten. Dies hilft dem System, intelligente Vorschläge zu machen und verhindert Buchungen, die zu weit entfernt sind.

Wie stellen Sie Ihr Arbeitsgebiet ein?

Verkehrsmittel: Auto oder Fahrrad

Wenn du hauptsaechlich mit dem Fahrrad arbeitest, setze das Verkehrsmittel unter Einstellungen -> Fahrzeit auf Fahrrad. PianoPlanner berechnet dann Routenpruefungen, Buchungsvorschlaege, Fahrzeitpuffer, Routenanalyse und Kilometerhinweise fuer Rechnungen mit Fahrradzeiten statt Autozeiten.

Services definieren, was Sie Ihren Kunden anbieten — wie Stimmung, Regulierung oder Reparatur. Jeder Service hat eine eigene Dauer, einen Preis und eine Kalenderfarbe. Kunden sehen diese bei der Online-Buchung.

Services einrichten

Kalenderfarben

Service-Farben helfen Ihnen, Termintypen visuell im Kalender zu unterscheiden. Wählen Sie aus vordefinierten Farben wie Blau, Grün, Rot, Lila usw. Die Farbe wird auch bei der Synchronisierung mit Google Kalender verwendet.

Das Dashboard ist Ihr zentraler Arbeitsplatz. Hier finden Sie Ihren Kalender, die Tagesübersicht, Schnellaktionen und nützliche Widgets — alles, was Sie für einen produktiven Arbeitstag brauchen.

KI-Hilfe

Nutzen Sie die Schaltfläche KI-Hilfe in der Seitenleiste, um Hilfefragen oder aggregierte Datenfragen zu stellen, zum Beispiel Summen, Anzahlen und Durchschnittswerte.

• Erlaubt: Anzahlen, Summen, Durchschnittswerte und andere numerische Zusammenfassungen.
• Blockiert: Namen, Kontaktdaten, Adressen, Notizen, Rechnungsnummern und rohe Kundendatensätze.
• Offene Rechnungen werden aus den echten Rechnungsstatus berechnet: gesendet, bestätigt und überfällig.

Dashboard-Aufbau

Ihr Dashboard ist in drei Spalten unterteilt: ein linkes Panel mit schnellen Übersichten, der Kalender in der Mitte und ein rechtes Panel mit Statistiken und Widgets.

Linkes Panel

• Mini-Kalender — schnell zwischen Daten navigieren
• Ampeln — Tagesstatus auf einen Blick (erledigt, in Arbeit, zu tun)
• Aktueller Termin — zeigt den Termin, an dem Sie gerade arbeiten
• Noch heute — schnelle Liste der verbleibenden Termine
• Abzuarbeiten — Termine, die noch Nacharbeit benötigen

Kalender

Wechseln Sie zwischen Tages-, Wochen- und Monatsansicht. Klicken Sie auf einen Zeitslot, um einen neuen Termin zu erstellen. Ziehen Sie Termine, um sie zu verschieben. Doppelklicken Sie zum Bearbeiten.

• Drag & Drop — verschieben Sie Termine auf einen anderen Zeitpunkt oder Tag
• Größe ändern — ziehen Sie den unteren Rand eines Termins, um die Dauer anzupassen
• Route-Button — berechnen Sie Fahrzeiten und farbcodieren Sie Ihre Termine
• Filter — ein-/ausblenden von Termintypen (Außendienst, Werkstatt, Privat)

Rechtes Panel

• Heutige Termine mit Kundendaten
• Kommende Termine für die nächsten Tage
• Werkstatt-/Außendienst-Statistiken des Tages
• Km-Widget — Monatsübersicht und schnell Fahrten hinzufügen (Pro)

Termin erstellen

Termine abschließen

Markieren Sie den Termin nach dem Kundenbesuch als abgeschlossen. Die Stimmhistorie des Klaviers wird automatisch aktualisiert.

Das Widget "Abzuarbeiten"

Das linke Panel zeigt eine "Abzuarbeiten"-Liste mit Terminen, die bereits vergangen sind, aber noch nicht als abgeschlossen markiert wurden. Verwenden Sie die Filterschaltflächen (7T, 30T, 90T, Alle), um weiter zurückzuschauen.

Mehrere Termine gleichzeitig abschließen

Wenn Sie viele offene Termine haben (z.B. nach einem Urlaub oder Import), verwenden Sie die Schaltfläche "Alle abschließen" am Ende der offenen Liste. Damit werden alle sichtbaren Termine als abgeschlossen markiert und alle verknüpften Klavier-Stimmdaten mit einem Klick aktualisiert. Es erscheint zuerst ein Bestätigungsdialog.

PianoPlanner zeigt Ihnen mit einem Farbsystem, wie effizient Ihr Zeitplan ist. So können Sie auf einen Blick sehen, ob Ihr Tag gut geplant ist.

Farblegende

Wie wird die Reisezeit berechnet?

Verwalten Sie alle Kundendaten an einem Ort. Fügen Sie Kunden hinzu, verknüpfen Sie Klaviere, verfolgen Sie die Servicehistorie und senden Sie professionelle E-Mails — alles aus einer Übersicht.

Kunden hinzufügen

Adresse über Apple Maps oder Google Maps

Neben der Eingabe einer Adresse können Sie beim Hinzufügen oder Bearbeiten eines Kunden auch einen Kartenlink oder Koordinaten in das Adresssuchfeld einfügen. Das ist hilfreich, wenn ein Kunde seinen Standort per WhatsApp oder E-Mail sendet oder wenn die genaue Straße unklar ist.

Was können Sie einfügen?

• Apple Maps-Teilen-Link, zum Beispiel https://maps.apple/p/...
• Google Maps-Teilen-Link, zum Beispiel https://maps.app.goo.gl/...
• Vollständige Google Maps-URL mit Koordinaten
• Reine Koordinaten, zum Beispiel 52.3676, 4.9041 oder 52,3676° N, 4,9041° O
• geo:-Link von Android

Was passiert?

Wenn PianoPlanner einen gültigen Pin erkennt, sehen Sie eine grüne Meldung "GPS-Standort erkannt" mit den Koordinaten. Leere Adressfelder können automatisch anhand des Pins ausgefüllt werden. Felder, die Sie bereits selbst ausgefüllt haben, werden niemals überschrieben.

Kunden-Detailseite

Klicken Sie auf einen Kunden, um das vollständige Profil zu sehen. Hier finden Sie:

• Alle verknüpften Klaviere mit Servicestatus
• Vollständige Terminhistorie
• Persönlicher Buchungslink zum Teilen mit dem Kunden
• Stimm-Einladungen direkt versenden
• Kontaktdaten und Notizen

Suchen & Filtern

Verwenden Sie die Suchleiste, um schnell Kunden nach Name, E-Mail, Stadt oder Telefonnummer zu finden. Die Liste wird aktualisiert, während Sie tippen.

Duplikaterkennung

PianoPlanner erkennt automatisch mögliche Duplikate in Ihrer Kundendatenbank anhand von Name, E-Mail, Telefonnummer und Adresse. Durch Fuzzy Matching (Levenshtein-Algorithmus) werden auch kleine Tippfehler erkannt.

Verfolgen Sie jedes Klavier, das Sie stimmen oder warten. Erfassen Sie Marke, Modell, Seriennummer, Baujahr und Zustand. Verknüpfen Sie Klaviere mit Kunden und führen Sie eine vollständige Servicehistorie.

Klavier hinzufügen

Klavier-Detailseite

• Vollständige Klavierspezifikationen und Zustandsnotizen
• Servicehistorie — alle bisherigen Termine und Stimmungen
• Servicestatus-Anzeige: im Plan, bald fällig oder überfällig
• Fotos — laden Sie Bilder des Klaviers als Referenz hoch

Stimmintervalle erklärt

Intervall	Bedeutung
0	Kunde nimmt selbst Kontakt auf — keine automatischen Erinnerungen
3	Alle 3 Monate — für Konzertflügel oder intensive Nutzung
6	Alle 6 Monate — Standard für die meisten Klaviere
12	Jährlich — für Klaviere mit leichter Nutzung

Stimmen Sie mit der Pianoscope-App auf iPhone oder iPad? Speichern Sie die Inharmonizität-Messung jedes Klaviers direkt in PianoPlanner. Beim nächsten Termin ist Ihre Messung mit einem Tipp verfügbar — kein Suchen mehr in iCloud Drive oder E-Mail.

So funktioniert es

Messung wiederverwenden

Pianoscope ist die professionelle Stimm-App für iPhone/iPad. Mehr Informationen: pianoscope.app.

Synchronisieren Sie PianoPlanner mit Ihrem Google Kalender für Zwei-Wege-Sync. Termine erscheinen in beiden Kalendern und Updates werden automatisch synchronisiert.

Verbindung herstellen

Synchronisierungsoptionen

Option	Beschreibung
Zwei-Wege-Synchronisierung	Änderungen in beiden Kalendern werden synchronisiert
Nur zu Google	Termine werden nur von PianoPlanner zu Google gesendet
Reisezeit einbeziehen	Automatisch Reisezeit zu Kalender-Events hinzufügen

Verwenden Sie Outlook oder Microsoft 365? Verbinden Sie Ihren Kalender für nahtlose Synchronisation mit PianoPlanner.

Was brauchen Sie?

• Ein Microsoft 365 oder Outlook.com Konto
• Zugriff auf Ihren Kalender

Verbindung herstellen

Was wird synchronisiert?

• Neue Termine in PianoPlanner
• Änderungen an Zeit und Datum
• Stornierungen

Apple Kalender funktioniert etwas anders als Google und Microsoft. Sie können Ihren PianoPlanner-Kalender in Apple Kalender abonnieren, aber dies ist Ein-Wege-Synchronisation.

Ein app-spezifisches Passwort erstellen

Verbindung in PianoPlanner

Möchten Sie von Google Calendar zu Apple Calendar wechseln (oder umgekehrt)? Das geht ohne Verlust von Terminen. Dies ist auch interessant, wenn Sie sich von amerikanischen Cloud-Diensten lösen und mehr Kontrolle über Ihre Daten haben möchten.

Warum wechseln?

• Privacy: Apple verwerkt data in Europa (GDPR), Google in de VS
• Minder afhankelijk van Big Tech: Geen Google-account meer nodig voor je agenda
• Betere integratie: Apple Calendar werkt naadloos op iPhone, iPad en Mac
• Digitale soevereiniteit: Jouw data, jouw keuze waar het opgeslagen wordt

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Vergleich: Google vs Apple

	Google Calendar	Apple Calendar
Datenspeicherort	USA (Google Cloud)	Europa (Apple iCloud)
Sync-Methode	Google API (OAuth)	CalDAV (App-wachtwoord)
Richtung	Bidirektional	Bidirektional
Datenschutz (DSGVO)	⚠️	✅

Nicht alle Kalendersynchronisation ist gleich. Hier sehen Sie die Unterschiede zwischen den Methoden.

Methode	Richtung	Echtzeit	Am besten für
Google Calendar API	Zwei-Wege	Ja	Jeden mit einem Google-Konto - vollständigste Integration
Microsoft 365 / Outlook	Zwei-Wege	Ja	Microsoft 365 oder Outlook-Benutzer
Apple CalDAV	Zwei-Wege	Ja	Jeden, der iCloud Kalender als primären Kalender verwendet
iCal Feed	Nur lesen	Alle 15-60 Min	Einfache Nur-Lesen-Synchronisierung mit jeder Kalender-App

Ihre Stimmtermine in Ihrem eigenen vertrauten Kalender

Möchten Sie Ihre Stimmtermine automatisch in dem Kalender sehen, den Sie bereits auf Ihrem Telefon oder Computer verwenden (z.B. Samsung, Google oder Outlook)? Das geht ganz einfach — verbinden Sie die Kalender miteinander.

Möchten Sie, dass Bestätigungsmails von info@ihrfirma.de statt von noreply@pianoplanner.com kommen? Das geht! Mit Ihrem eigenen SMTP-Server.

Warum eigenes SMTP verwenden?

• E-Mails kommen von Ihrer eigenen Domain (info@ihrefirma.de)
• Professionelleres Erscheinungsbild
• Weniger wahrscheinlich von Spam-Filtern abgefangen zu werden
• Volle Kontrolle über Ihre E-Mail-Kommunikation

SMTP-Konfiguration

Feld	Beispiel	Erklärung
SMTP-Host	smtp.mydomain.com	Ihre Mail-Server-Adresse (z.B. smtp.gmail.com)
Port	587 or 465	Normalerweise 587 (TLS) oder 465 (SSL)
Benutzername	info@mydomain.com	Normalerweise Ihre vollständige E-Mail-Adresse
Passwort	••••••••	Ihr E-Mail-Passwort oder app-spezifisches Passwort
Absenderadresse	info@mydomain.com	Die E-Mail-Adresse, die als Absender angezeigt wird

Häufige Einstellungen

Anbieter	Host	Port
Gmail	smtp.gmail.com	587
Outlook/Microsoft 365	smtp.office365.com	587
TransIP	smtp.transip.email	587
Strato	smtp.strato.com	587

PianoPlanner sendet automatisch E-Mails für Bestätigungen, Erinnerungen und Stornierungen. Sie können diese vollständig an Ihren eigenen Stil anpassen.

Verfügbare Vorlagen

• Bevestigingsmail — Wordt automatisch verstuurd als een klant een afspraak boekt
• Herinneringsmail — Wordt verstuurd 24/48 uur vóór de afspraak
• Annuleringsmail — Wordt verstuurd als u een afspraak annuleert
• Wijzigingsmail — Wordt verstuurd als datum/tijd verandert
• Stembeurt Uitnodiging — Voor het uitnodigen van klanten die toe zijn aan een stembeurt (handmatig én automatisch)

Stornierungsmail beim Löschen eines Termins

When you delete a future appointment from the dashboard, the customer is automatically notified by email. The setting Settings → Email → Send cancellation emails controls this and is on by default.

Wann wird keine Stornierungsmail gesendet?

• Der Termin liegt in der Vergangenheit
• Der Termin ist privat oder ganztägig
• Der Kunde hat keine E-Mail-Adresse hinterlegt
• Sie haben das Kästchen im Lösch-Dialog deaktiviert
• Sie haben Stornierungsmails in Einstellungen → E-Mail deaktiviert

E-Mail-Bounces — Erkennung und Zurücksetzen

Kann eine E-Mail nicht zugestellt werden (falsche Adresse, volles Postfach, Domain blockiert PianoPlanner), wird der Bounce erfasst und die E-Mail-Adresse für weitere Sendungen gesperrt. Das schützt Ihre Sender-Reputation.

Wo sehen Sie Bounces?

• Ein roter Balken erscheint auf der Kundendetailseite über der gebouncten E-Mail-Adresse
• Ein Widget im Dashboard zeigt, wie viele Kunden eine gesperrte E-Mail-Adresse haben
• Das E-Mail-Log unter Einstellungen → E-Mail zeigt pro Versuch den Status "Bounced" oder "Soft bounce"

Einen Bounce zurücksetzen

Open the customer, check or correct the email address, then click Mark checked on the red banner. The block is lifted and you can send mail to that address again.

Der Template-Editor — Zwei Modi

Vorlage bearbeiten

Verfügbare Variablen

Variablen sind spezielle Codes, die automatisch durch echte Daten ersetzt werden. Tippen Sie sie genau so ein (einschließlich der doppelten geschweiften Klammern) oder klicken Sie im Editor darauf.

Variable	Wird ersetzt durch
{{customerName}}	{{customerName}} - Name des Kunden
{{date}}	{{date}} - Datum des Termins
{{time}}	{{time}} - Uhrzeit des Termins
{{service}}	{{service}} - Art der Dienstleistung
{{piano_brand}}	Marke des Klaviers (z.B. "Steinway")
{{piano_model}}	Modell des Klaviers
{{bookingLink}}	Persönlicher Buchungslink des Kunden
{{companyName}}	{{companyName}} - Ihr Firmenname
{{companyPhone}}	{{companyPhone}}
{{companyEmail}}	{{companyEmail}}
{{reminderNumber}}	Nummer der Erinnerung (1, 2, 3...) — nur bei automatischen Erinnerungen
{{unsubscribeLink}}	Link zur Abmeldung — nur bei automatischen Erinnerungen

Erinnern Sie Ihre Kunden automatisch, wenn ihr Klavier gestimmt werden muss. Dies ist eine kraftvolle Möglichkeit, wiederkehrende Termine zu generieren.

Wie senden Sie Einladungen?

Stimmintervall-Optionen

Option	Beschreibung
Kunde nimmt Kontakt auf	Keine automatischen Erinnerungen
3 Monate	Konzertflügel, intensive Nutzung
6 Monate	Standard für die meisten Klaviere
12 Monate	Freizeitnutzung, Hobby

Verfügbare Variablen für Einladungen

Variable	Wird ersetzt durch
{{lastTuningDate}}	Datum der letzten Stimmung
{{daysSinceLastTuning}}	Tage seit letzter Stimmung
{{monthsSinceLastTuning}}	Monate seit letzter Stimmung
{{service_interval}}	Service-Intervall
{{bookingLink}}	Buchungslink

PianoPlanner kann automatisch Stimmerinnerungen an Kunden senden, wenn ihr Klavier gestimmt werden muss. Sie müssen nichts tun — das System prüft pro Klavier, wann die letzte Stimmung war, addiert das Stimmintervall und sendet zum richtigen Zeitpunkt eine Erinnerung. Bei keiner Reaktion folgen automatische Nachfassungen.

Wie funktioniert es?

Einrichten — Schritt für Schritt

Einstellung	Standard	Erklärung
Eerste herinnering	30 dagen	Wie viele Tage vor der Stimmung die erste E-Mail gesendet wird. Beispiel: 30 Tage = ca. 1 Monat im Voraus.
Follow-up interval	14 dagen	Wie viele Tage zwischen der ersten und zweiten Erinnerung liegen. Danach wird monatlich gesendet.
Maximum per cyclus	4 herinneringen	Maximale Anzahl an E-Mails pro Klavier pro Stimmzyklus. Nach dieser Anzahl stoppt das System, auch wenn der Kunde nicht reagiert.
Verzendtijdstip	09:00 uur	Zu welcher Uhrzeit die E-Mails gesendet werden. Wählen Sie eine Zeit, zu der Ihre Kunden wahrscheinlich online sind.

E-Mail-Vorlage anpassen

Die automatischen Erinnerungen verwenden dieselbe Vorlage wie die manuellen Stimmeinladungen. Sie können diese Vorlage anpassen über:

Variabele	Uitleg
{{reminderNumber}}	Die Nummer der Erinnerung (1, 2, 3...). Nützlich, um sie im Text zu erwähnen.
{{unsubscribeLink}}	Ein Link, über den der Kunde sich von Erinnerungen abmelden kann. Dieser wird automatisch am Ende der E-Mail platziert.

Abmeldung durch Kunden

Am Ende jeder automatischen Erinnerung steht ein Abmeldelink. Wenn ein Kunde darauf klickt, erscheint eine saubere Seite mit der Bestätigung, dass er abgemeldet wurde. Er erhält dann keine Erinnerungen mehr von Ihnen.

In den Statistiken bei den Einstellungen sehen Sie, wie viele Kunden sich abgemeldet haben. Möchten Sie einen Kunden erneut anmelden? Kontaktieren Sie den Helpdesk.

Dashboard-Widget

Sobald Sie automatische Erinnerungen aktivieren, erscheint ein Widget auf Ihrem Dashboard mit drei Zahlen: die Gesamtzahl gesendeter Erinnerungen, die Anzahl dieses Monats und die Anzahl abgemeldeter Kunden.

Manuell aus der Warteschlange senden

On the Tuning Reminders page (the bell icon in the menu) you can open the Queue tab to see exactly which pianos are about to receive a reminder. Each row has a green "Send now" button that lets you send the reminder immediately, without waiting for the next automatic batch.

Eine Bestätigung mit Kundenname und Klavier wird angezeigt. Nach der Bestätigung wird die E-Mail sofort gesendet und die Zeile verschwindet aus der Warteschlange (oder rückt zur nächsten Erinnerungsnummer auf). Der Versand wird an derselben Stelle wie automatische Sendungen protokolliert, zählt also zum Maximum pro Zyklus, setzt das nächste Erinnerungsdatum und erscheint im Tab Verlauf.

Der Button ist deaktiviert (ausgegraut, mit Tooltip), wenn das Senden nicht erlaubt ist:

Grund	Erklärung
Kunde abgemeldet	The customer used the unsubscribe link in an earlier reminder. They no longer receive automatic or manual tuning emails from you.
Hat bereits einen Termin	Für dieses Klavier steht bereits ein zukünftiger Stimmtermin in Ihrem Kalender. Eine Erinnerung wäre verwirrend.
Keine E-Mail-Adresse	Im Kundendatensatz ist keine E-Mail-Adresse hinterlegt. Tragen Sie zuerst eine auf der Kundenseite ein.
Maximum erreicht	Die maximale Anzahl an Erinnerungen für diesen Stimmzyklus wurde bereits versendet. Warten Sie auf die nächste Stimmung für einen neuen Zyklus.

Voraussetzungen

Jeder PianoPlanner-Benutzer hat einen einzigartigen Buchungslink. Teilen Sie diesen mit potenziellen Kunden, damit sie selbst einen Termin buchen können.

Schritt für Schritt

Wo können Sie den Link verwenden?

Überall teilen

• Ihre Website - 'Jetzt buchen' Button
• E-Mail-Signatur
• Visitenkarten (als QR-Code)
• Social Media Bio
• Google Unternehmensprofil
• WhatsApp-Status

Werkstatt- oder Showroombesuche

Wenn Kunden in deine Werkstatt, deinen Showroom, dein Geschäft oder an deine Geschäftsadresse kommen dürfen, erstelle zuerst selbst eine Leistung, zum Beispiel "Werkstattbesuch" oder "Showroom-Besuch", mit eigener Dauer und Beschreibung. Aktiviere danach Werkstattbesuche unter Einstellungen -> Online-Buchung und wähle diese Leistung bei "Diese Leistung auf der Werkstatt-Buchungsseite anzeigen". PianoPlanner zeigt eine separate Buchungs-URL /workshop/dein-slug. Wenn du dort eine Leistung auswählst, ist sie für den Werkstatt-/Showroom-Link reserviert und erscheint nicht mehr im normalen öffentlichen Buchungslink. Im Hintergrund prüft Smart Suggestions deinen Kalender. Wenn du Werkstattzeiten festlegst, werden diese Zeiten als Verfügbarkeitsfenster für diesen separaten Link genutzt; sonst nutzt er deine normale Wochenverfügbarkeit.

So richten Sie es ein

1. Gehen Sie zu Einstellungen -> Unternehmensdaten und pruefen Sie, ob Ihre Werkstattadresse oder Firmenadresse eingetragen ist.
2. Gehen Sie zu Einstellungen -> Leistungen und erstellen Sie eine Leistung wie "Werkstattbesuch" oder "Showroombesuch" mit passender Dauer und Beschreibung.
3. Gehen Sie zu Einstellungen -> Online-Buchung und aktivieren Sie Ihren normalen Buchungslink, falls er noch nicht aktiv ist.
4. Aktivieren Sie "Kunden duerfen einen Werkstatttermin buchen". Wählen Sie danach die Leistung bei "Diese Leistung auf der Werkstatt-Buchungsseite anzeigen". Der separate Werkstatt-/Showroom-Buchungslink erscheint unter Ihrem normalen Buchungslink.
5. Kopieren oder oeffnen Sie die Vorschau des Werkstatt-/Showroom-Buchungslinks und platzieren Sie diesen Link auf Ihrer Website, in E-Mails oder als QR-Code. Verwenden Sie den normalen Buchungslink für Leistungen beim Kunden vor Ort.

• Verwenden Sie den normalen Buchungslink fuer Termine beim Kunden vor Ort.
• Verwenden Sie den Werkstatt-/Showroom-Buchungslink, wenn Kunden zu Ihrer Adresse kommen sollen. Wenn Sie eine Leistung für diesen Link ausgewählt haben, zeigt diese Seite nur diese Leistung und blendet sie im normalen Buchungslink aus.
• PianoPlanner verwendet deine Werkstattadresse oder deine Geschäftsadresse, wenn keine Werkstattadresse festgelegt ist. Normale Buchungslinks vermeiden Werkstattzeiten, wenn du sie festlegst; der Werkstatt-/Showroom-Link nutzt diese Zeiten oder fällt auf die normale Wochenverfügbarkeit zurück, wenn keine Werkstattzeiten aktiv sind.

Zu Ihrer Website hinzufügen

Kopieren Sie diesen Code und fügen Sie ihn auf Ihrer Website ein, wo der Buchungsbutton erscheinen soll.

Als einfacher Link

Als Button

Wenn ein potenzieller Kunde den Buchungsprozess startet, aber nicht abschließt, werden die Kontaktdaten als Lead gespeichert. So verlieren Sie nie einen potenziellen Kunden, selbst wenn er den Vorgang mittendrin abbricht.

Ihre Leads verwalten

Gehen Sie zu Leads im Seitenleistenmenü (unter Planung). Hier sehen Sie alle Ihre Leads mit Filteroptionen.

Statusübersicht

• Neu — Gerade erfasst, noch nicht kontaktiert
• Kontaktiert — Sie haben Kontakt aufgenommen
• Konvertiert — Sie wurden Kunde (Termin gebucht)
• Abgelehnt — Kein Interesse oder nicht relevant

Follow-up-E-Mail senden

Sehen Sie einen neuen Lead mit E-Mail-Adresse? Senden Sie mit einem Klick eine Follow-up-E-Mail! Die E-Mail enthält einen Link zu Ihrer Buchungsseite mit vorausgefüllten Daten — so kann die Buchung ohne erneute Eingabe abgeschlossen werden.

Lead in Kunde umwandeln

Lead gesprochen und sie möchten einen Termin? Wandeln Sie sie mit einem Klick in einen echten Kunden um — Name, E-Mail, Adresse und Telefon müssen nicht erneut eingegeben werden.

Kontaktanfragen

Wenn ein Kunde auf Ihrer Buchungsseite keinen passenden Termin findet, kann er auf „Kontaktieren Sie uns direkt" klicken. Sie erhalten eine E-Mail mit den Kontaktdaten, sodass Sie anrufen und gemeinsam einen Termin finden können. So geht kein potenzieller Kunde verloren.

Stammkunden müssen ihre Daten nicht jedes Mal eingeben. Jeder Kunde in PianoPlanner hat einen einzigartigen Link mit vorausgefüllten Daten.

Schritt für Schritt: Link finden und teilen

Was sieht der Kunde?

Wenn der Kunde den Link öffnet:

• Name und Adresse bereits ausgefüllt
• Seine Klaviere zur Auswahl
• Intelligente Zeitvorschläge basierend auf seinem Standort
• Nur relevante Dienstleistungen
• Kann direkt ohne Konto buchen

Standarddienst einstellen

Sie können pro Kunde einen Standarddienst einstellen, der automatisch ausgewählt wird, wenn er seinen Link öffnet.

Kunden koennen ihren Termin ueber einen sicheren Link in der Bestaetigungs-E-Mail selbst verschieben, wenn Self-Service-Aenderungen aktiviert sind. Kein Anruf und keine E-Mail noetig: Sie waehlen einen neuen Zeitpunkt aus intelligenten Vorschlaegen und bestaetigen mit einem Klick.

Self-Service-Aenderungen erlauben oder blockieren

Gehen Sie zu Einstellungen > Online-Buchung und verwenden Sie "Kunden duerfen Termine selbst stornieren oder verschieben". Aktivieren Sie dies, wenn Kunden Aenderungen selbst verwalten duerfen. Deaktivieren Sie es, wenn jede Stornierung oder Verschiebung zuerst ueber Sie laufen soll.

• Ein: Bestaetigungs-E-Mails koennen einen Umbuchungslink enthalten und Kundenbuchungsseiten zeigen Storno- und Umbuchungsaktionen.
• Aus: Neue Bestaetigungs-E-Mails enthalten keinen Umbuchungslink und Kundenbuchungsseiten blenden Storno- und Umbuchungsaktionen aus.
• Links aus aelteren E-Mails koennen die Umbuchungsseite noch oeffnen, aber der Server blockiert Laden, Vorschlaege und Umbuchung, solange diese Einstellung aus ist.

Wie funktioniert es?

Regeln

• Umbuchung ist nur bis 24 Stunden vor dem Termin möglich
• Vergangene Termine können nicht umgebucht werden
• Der Link ist pro Termin einzigartig und funktioniert nur einmal
• Kalendersynchronisierung (Google/Apple/Microsoft) wird automatisch ausgelöst

Erinnerungsmails werden bei Terminverschiebung automatisch zurückgesetzt

Wird ein Termin verschoben (von Ihnen, per Drag-and-Drop oder vom Kunden via Verschieben-Link), werden die Erinnerungs-Flags gelöscht. Der Kunde erhält eine neue 24/48-Stunden-Erinnerung für den neuen Termin — ohne manuelles Eingreifen.

Wenn Kunden über ihren persönlichen Link buchen, sehen sie automatisch intelligente Zeitvorschläge. Das System analysiert Ihre bestehenden Termine und schlägt die effizientesten Zeitfenster vor.

Wie funktioniert es?

Anstatt manuell Datum und Uhrzeit zu wählen, sieht der Kunde eine Liste empfohlener Zeiten. Diese werden berechnet basierend auf:

• Bestehende Termine - Slots direkt vor oder nach anderen Terminen in der Nähe
• Standort - Minimale Reisezeit zwischen Terminen
• Arbeitszeiten - Nur innerhalb Ihrer verfügbaren Zeiten
• Theater-Zeiten - Separate Zeiten für Theater, falls konfiguriert

Smart-Suggestions-Engines

Sie koennen die Engine waehlen, die zu Ihrer Datenqualitaet und Planungsweise passt:

• V5.5 — Flexible: sortiert die besten Routenoptionen nach oben und laesst weniger ideale Fallback-Slots verfuegbar.
• V5.6 — Strict: entfernt Slots, die zu viel Fahrtzeit verursachen, und haelt den Tag strikter an Routen- und Arbeitszeitlogik.
• V5.7 — Strict + Predictive: nutzt V5.6 als Basis und fuegt gelerntes Kundenverhalten hinzu, zum Beispiel Kunden, die meist freitagnachmittags buchen.

Was sieht der Kunde?

Nach Auswahl einer Dienstleistung erscheinen bis zu 10 optimale Zeitfenster, sortiert mit der besten Wahl zuerst:

• Empfohlen - Die effizienteste Zeit (grünes Abzeichen)
• Alternative - Gute Optionen an anderen Tagen, nach Datum sortiert

Der Kunde kann auch "Andere Zeit wählen" klicken, um manuell Datum und Uhrzeit auszuwählen.

Entfernte Kunden

Fuer Kunden ausserhalb Ihres normalen Einzugsgebiets sucht das System automatisch weiter voraus (bis zu 6 Monate).

Haben Sie eine Lücke in Ihrem Zeitplan in einem bestimmten Gebiet? Route füllen hilft Ihnen, Kunden in der Nähe zu finden, die eine Stimmung benötigen, und lässt Sie ihnen mit einem Klick eine Einladung senden.

Wie funktioniert es?

Dringlichkeits-Badges

Jeder Kunde erhält ein farbiges Badge basierend auf der letzten Stimmung:

• 🔴 Überfällig — Über das Stimmintervall hinaus
• 🟠 Fällig — Innerhalb eines Monats des Intervalls
• 🟡 Bald — Innerhalb von drei Monaten des Intervalls
• 🟢 Im Zeitplan — Noch nicht fällig

Die Routenanalyse zeigt Ihnen, wie effizient Ihre Tagesplanung ist. Sehen Sie Entfernungen zwischen Terminen, erhalten Sie eine Effizienzbewertung und bekommen Sie Vorschläge zur Routenoptimierung.

Zugriff

Tagesanalyse

Die Tagesansicht zeigt:

• 📊 Effizienzbewertung (A-F Note) — Wie gut Ihre Route optimiert ist
• 🚗 Gesamtstrecke — Summe aller Fahrten zwischen Terminen
• ⏱️ Fahrzeit — Geschätzte Fahrzeit für alle Strecken
• 📍 Fahrtenliste — Jede Fahrt mit Start, Ziel, km und Minuten

Wochenanalyse

Die Wochenansicht bietet eine breitere Perspektive:

• 📅 Tagesbewertungen — Sehen Sie, welche Tage effiziente vs. ineffiziente Routen haben
• 📈 Wochendurchschnitt — Gesamte Effizienz in Prozent
• ⚡ Tagesübergreifende Chancen — Vorschläge zum Verschieben von Terminen zwischen Tagen

Effizienzbewertungen verstehen

Note	Bewertung	Bedeutung
A	90-100%	Ausgezeichnet! Ihre Route ist sehr gut optimiert.
B	80-89%	Gute Route mit kleinen Verbesserungsmöglichkeiten.
C	70-79%	Akzeptabel, aber beachten Sie die Vorschläge.
D	60-69%	Ineffiziente Route — folgen Sie den Optimierungstipps.
F	<60%	Sehr ineffizient — erhebliche Optimierung notwendig.

1-Klick-Optimierung

Wenn das System Optimierungschancen findet, sehen Sie Vorschläge mit einem "Durchführen"-Button. Ein Klick wird:

• Auf Konflikte mit bestehenden Terminen prüfen
• Eine Bestätigung mit der vorgeschlagenen Änderung anzeigen
• Den Termin verschieben, wenn Sie bestätigen

Dringlichkeitsanzeigen

Jeder Vorschlag hat eine farbige Dringlichkeitsstufe:

Badge	Wann	Aktion
🔴 CRITICAL	Sie kommen zu spät!	Sofort handeln
🟠 HIGH	Risiko der Verspätung (<10 Min. Puffer)	Heute beheben
🟡 MEDIUM	Lange Fahrt (>30km) oder Zickzack	Erwägen
🟢 TIP	Optimierungsmöglichkeit	Wäre schön

Haben Sie Luecken zwischen Terminen? Die Streamline-Taste strafft Ihren Zeitplan automatisch durch Neuberechnung der Terminzeiten basierend auf echten Fahrzeiten.

Wie funktioniert es?

Was berechnet Streamline?

• Echte Fahrzeit von Ihrer Firmenadresse zum ersten Termin
• Echte Fahrzeit zwischen aufeinanderfolgenden Terminen
• Ihre konfigurierte Pufferzeit wird nach jeder Fahrzeit hinzugefuegt
• Der erste Termin beginnt zu Arbeitszeit-Start + Fahrzeit

Die Vorschau verstehen

Die Vorschau zeigt jeden Termin mit aktueller und vorgeschlagener neuer Zeit.

Theater, Konzertsäle und andere Veranstaltungsorte haben oft andere Verfügbarkeiten als Privatkunden. Sie sind hauptsächlich abends und am Wochenende verfügbar - genau wenn Sie normalerweise frei haben! Mit Theater-Verfügbarkeit können Sie separate Arbeitszeiten für diese besonderen Kunden festlegen.

Vorteile des Theater-Modus

• 🎭 Separate Verfügbarkeit - Theater sehen Ihre 9-17 Privatslots nicht
• ⚡ Kurzfristige Buchungen - Theater können mit nur 2 Stunden Vorlauf buchen (Sie legen das fest)
• 📅 Kürzeres Buchungsfenster - Theater können oft nicht weit vorausplanen
• 🎹 Konzertreifes Stimmen - Sie buchen, wenn sie es brauchen, vor Aufführungen
• 💼 Zusätzliches Einkommen - Füllen Sie Ihre Abende mit gut bezahlter Theaterarbeit

Schritt-für-Schritt: Theater-Zeiten einrichten

Einen Kunden als "Theater" markieren

Teilen Sie PianoPlanner jetzt mit, welche Kunden Theater-Zeiten nutzen sollen:

Theater-Buchungsfenster

Theater müssen oft kurzfristig buchen - ein Klavier muss vielleicht vor dem heutigen Konzert gestimmt werden! Sie können festlegen, wie weit im Voraus Theater buchen müssen/können:

Der Routenoptimierer verwendet Google Maps, um die effizienteste Reihenfolge für Ihre Termine zu berechnen. Er kann Ihren Tag automatisch umordnen, um die Gesamtreisezeit zu minimieren.

PianoPlanner hat einen integrierten QR-Code-Generator für Ihre Buchungsseite. Drucken Sie ihn auf Visitenkarten, Flyer oder platzieren Sie ihn in Ihrer Werkstatt — Kunden scannen ihn und gelangen direkt zu Ihrer Buchungsseite.

PianoPlanner verfolgt automatisch die Servicehistorie jedes Klaviers. Das hilft Ihnen zu merken, wann Klaviere gestimmt werden müssen - keine Kunden mehr vergessen oder raten, wann Sie zuletzt da waren!

So funktioniert es (automatisch!)

PianoPlanner aktualisiert "Letzte Stimmung" automatisch basierend auf:

• ✅ Abgeschlossene Termine - Wenn Sie eine Stimmung beenden, wird der Klaviereintrag aktualisiert
• ✅ Service-Einträge - Notizen, die Sie zur Klavierhistorie hinzufügen
• ✅ Manuelle Datumseingabe - Wenn Sie selbst ein vergangenes Stimmdatum eingeben

Sie müssen nichts tun! Schließen Sie einfach Ihre Termine wie gewohnt ab, und PianoPlanner behält den Überblick.

Klimaverlauf

Beim Abschliessen eines Termins kannst du Luftfeuchtigkeit, Temperatur und eine kurze Klimanotiz erfassen. Die Messungen werden am Klavier gespeichert, sodass im Laufe der Zeit ein Verlauf entsteht.

• Erkenne, ob ein Klavier wiederholt trockenen oder feuchten Phasen ausgesetzt ist
• Stuetzt Empfehlungen zu Luftbefeuchtern, Belueftung oder Raumklima mit echten Messwerten
• Bewahre Klimanotizen zusammen mit der Servicehistorie auf statt in separaten Papiernotizen

Die Statusfarben verstehen

Jedes Klavier zeigt einen Status, damit Sie auf einen Blick sehen, wer Aufmerksamkeit braucht:

Was Sie sehen	Was es bedeutet
● Letzte: 15. Jan 2026	✅ Kürzlich gestimmt - noch keine Aktion nötig
● Fällig in 14 Tagen	⚠️ Service steht an - Zeit, den Kunden zu kontaktieren!
● 30 Tage überfällig	🔴 Über dem Fälligkeitsdatum - definitiv Zeit anzurufen!
● Noch nicht gestimmt	ℹ️ Neues Klavier - noch keine Historie erfasst

Das richtige Stimmintervall festlegen

Verschiedene Klaviere brauchen unterschiedliche Pflege. Ein Konzertflügel im Theater muss alle paar Monate gestimmt werden, während ein Hobbyinstrument zu Hause vielleicht nur jährlich Service braucht. Sie legen das Intervall pro Klavier fest!

Schritt-für-Schritt: Intervall eines Klaviers ändern

Eine vergangene Stimmung manuell erfassen

Haben Sie ein Klavier gestimmt, bevor Sie PianoPlanner nutzten? Sie können das Datum manuell eingeben:

Mit Zustandsberichten dokumentieren Sie den Zustand eines Pianos, speichern Befunde in der Pianoakte und teilen einen professionellen PDF-Bericht mit dem Kunden.

Bericht erstellen

Wie Berichte verknuepft sind

Ein Zustandsbericht bleibt mit Besitzerkonto, Kunde, Piano und, wenn aus einem Termin erstellt, mit diesem Termin verknuepft. So bleiben Servicehistorie, Klimamessungen, Befunde und spaetere Werkstattarbeiten pro Instrument nachvollziehbar.

Sie können anpassen, wie der Kalender Zeitslots anzeigt. Wählen Sie zwischen 1-Stunden-Slots oder 1,5-Stunden-Slots je nach Ihrer typischen Termindauer.

Slot-Dauer ändern

Ihre Präferenz wird automatisch gespeichert und bei Ihrem nächsten Besuch erinnert.

Wechsel von einem anderen Klavierstimm-Verwaltungssystem? Der Import Hub von PianoPlanner macht es einfach, Ihre bestehenden Daten zu übertragen — Kunden, Klaviere, Termine und Servicehistorie.

Importzentrale

Navigate to Management → Import to open the Import Hub. From here, choose the import method that fits your situation:

Methode	Geeignet für	Was importiert wird
Gazelle-Import	Umstieg von Gazelle	Kunden, Klaviere, Servicehistorie — alles in einem geführten Workflow mit automatischer Feldzuordnung
Kontakte importieren	Telefonkontakte, vCard-Dateien, CSV	Kunden — Namen, Adressen, Telefonnummern, E-Mails aus .vcf oder .csv Dateien
Kalender importieren	Umstieg von einem anderen Kalender	Termine aus .ics Kalenderdateien — Daten, Zeiten, Beschreibungen
Generisches CSV	Jedes andere System	Kunden und Klaviere aus CSV mit automatischer Spaltenerkennung (demnächst verfügbar)

Gazelle-Assistent

Der Gazelle Wizard ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung speziell für Gazelle-Benutzer. Exportieren Sie Ihre Daten aus Gazelle als CSV-Dateien und laden Sie sie im Wizard hoch. PianoPlanner ordnet die Gazelle-Felder automatisch zu — Kunden, Klaviere und Servicehistorie werden auf einmal importiert.

Was aus Gazelle exportieren?

Fur die beste Migration exportieren Sie diese CSV-Dateien aus Gazelle: Clients.csv, Pianos.csv, Events.csv und Msl.csv. Wenn Sie unsicher sind, kontaktieren Sie den Support uber den Import-Schritt im Onboarding. Wir erklaren, wie Sie die Dateien sicher bereitstellen; senden Sie Kundendateien nicht per normaler E-Mail.

Kontakte importieren

Importieren Sie Kunden aus Ihren Telefonkontakten oder einer vCard (.vcf) Datei. Sie können auch eine CSV-Datei mit Kundendaten hochladen. Namen, Adressen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen werden automatisch importiert.

Kalender importieren

Laden Sie eine .ics Datei hoch, die aus Apple Kalender, Google Kalender, Outlook oder einer anderen Kalender-App exportiert wurde. Termine werden mit den ursprünglichen Daten, Zeiten und Beschreibungen erstellt.

Import-Optionen

Option	Was macht es?
Nur aktive	Nur als aktiv markierte Kunden/Klaviere importieren
Duplikate überspringen	Kunden überspringen, die bereits existieren (basierend auf E-Mail)
Firmennamen einschließen	Firmennamen zum Kundennamen hinzufügen

Urlaub oder ein freier Tag? Sperren Sie Tage in Ihrem Kalender, damit Kunden keine Termine buchen können. Gesperrte Tage werden auch von Smart Suggestions übersprungen.

Tage sperren

Es gibt zwei Möglichkeiten, Tage zu sperren:

Vom Dashboard aus

Aus den Einstellungen

Gehen Sie zu Einstellungen → Gesperrte Tage, um alle gesperrten Zeiträume auf einen Blick zu sehen. Fügen Sie neue hinzu, bearbeiten Sie bestehende oder entfernen Sie sie.

Was passiert bei gesperrten Tagen?

• Online-Buchung ist für diese Tage deaktiviert — Kunden sehen sie als nicht verfügbar
• Smart Suggestions überspringt gesperrte Tage bei Terminvorschlägen
• Gesperrte Tage erscheinen im Kalender mit einem eigenen visuellen Stil
• Kalendersynchronisation respektiert gesperrte Tage — sie erscheinen als "Beschäftigt" in externen Kalendern

Möchten Sie persönliche Fahrten getrennt von geschäftlichen Terminen erfassen? Markieren Sie Termine als privat, um sie in Ihrer Kilometererfassung getrennt zu halten und synchronisieren Sie sie ohne Details in externe Kalender.

Einen privaten Termin erstellen

Visuelle Unterscheidung

Private Termine erscheinen lila mit einem 🔒 Symbol in Ihrem Kalender, so dass sie leicht von geschäftlichen Terminen zu unterscheiden sind.

Kalender-Synchronisation

Bei der Synchronisation mit Google, Apple oder Microsoft Kalendern erscheinen private Termine als "Beschäftigt" ohne Details, Standort oder Beschreibung. Ihre Privatsphäre ist geschützt!

Führen Sie eine finanzamtssichere Km-Dokumentation. PianoPlanner erfasst automatisch Kilometer von Terminen, und Sie können manuelle Fahrten hinzufügen, Kilometerstände eingeben und alles für Ihre Steuererklärung exportieren.

Wo Sie es finden

• Dashboard — The km-widget in the right panel shows your current month and lets you quickly add trips
• Settings → Business → Km-registratie — Full overview with vehicle info, odometer readings, chart and exports
• Travel Report — Detailed trip list with route information and CSV export

Fahrzeug einrichten

Gehen Sie zu Einstellungen → Unternehmen → Km-Erfassung und tragen Sie Ihr Kennzeichen und den Fahrzeugnamen ein. Dies erscheint auf Ihren Kilometerberichten und PDF-Exporten.

Kilometerstände

Erfassen Sie Ihre Kilometerstände regelmäßig (z.B. Anfang und Ende des Jahres). Dies dient als Nachweis für das Finanzamt und hilft, Ihre Fahrtenerfassung zu verifizieren.

Automatische Erfassung

Jeder Termin mit Kundenadresse erzeugt automatisch einen Fahrteneintrag. Das System berechnet die Entfernung von Ihrer Firmenadresse zum Kundenstandort.

Intelligente Rückfahrtberechnung

Das System entscheidet automatisch, ob eine Fahrt einfach oder Hin- und Rückfahrt ist:

• Weitere Termine an dem Tag → Nur Hinfahrt (Sie fahren zum nächsten Standort weiter)
• Letzter Termin des Tages → Hin- und Rückfahrt (echte km nach Hause über Google Maps)

Manuelle Fahrten

Für Fahrten, die nicht mit einem Termin verbunden sind (z.B. Ersatzteile abholen, Lieferant besuchen), fügen Sie manuelle Fahrten über das Dashboard-Km-Widget oder über die Einstellungen hinzu.

Export & Berichte

• CSV export — Download all trips as a spreadsheet for your accountant
• PDF export — Generate a tax-proof report with vehicle details, odometer readings and trip list
• Monthly chart — Visual overview of business vs. private km per month

Der Reisekostenbericht gibt Ihnen eine detaillierte Übersicht aller Fahrten über jeden Zeitraum. Filtern Sie nach Datumsbereich, sehen Sie Summen und exportieren Sie eine vollständige Abrechnung.

So verwenden Sie es

Berichtspalten

Spalte	Beschreibung
Datum	Datum des Termins
Kunde	Kundenname mit Link zur Detailseite
Standort	Adresse des Termins
Route	In Google Maps zur Navigation öffnen
Entfernung	Einfache Entfernung in km
Fahrzeit	Geschätzte Fahrzeit

PianoPlanner funktioniert als Progressive Web App (PWA) — Sie können sie auf Ihrem Telefon oder Tablet installieren und wie eine native App verwenden. Kein App Store nötig.

Installation auf iPhone / iPad

Installation auf Android

Was Sie mobil bekommen

• Vollständige Kalenderansicht für Touch optimiert
• Kunden und Pianos schnell nachschlagen
• Termine unterwegs erstellen und bearbeiten
• Rechnungen vom Telefon erstellen und versenden
• Push-Benachrichtigungen bei neuen Buchungen

Termine mobil abschliessen

Tippen Sie in der PWA-Agenda auf einen Termin und schliessen Sie ihn in einem einzigen Dialog ab. Sie koennen Zahlung, Piano-Update, Klimamessung und den naechsten Schritt fuer einen Zustandsbericht festlegen.

• Waehlen Sie das Zahlungsergebnis: Rechnungsentwurf, spaeter berechnen, Karte, bar oder keine Zahlung.
• Optional koennen Sie Luftfeuchtigkeit, Temperatur und eine kurze Klimanotiz erfassen. Die Messung wird beim Piano gespeichert.
• Waehlen Sie keinen Bericht, erstellen Sie einen Entwurf oder oeffnen Sie den Bericht direkt nach dem Terminabschluss.
• Nach dem Abschluss zeigt PianoPlanner die passende Aktion: Berichtsentwurf oeffnen, Rechnungsentwurf oeffnen oder Route fortsetzen.

Navigation

Die mobile App hat unten eine Navigationsleiste mit 5 Tabs: Kalender, Kunden, Klaviere, Smart Planning und Menue. Ueber Menue gelangen Sie zurueck zum Launcher, zu Einstellungen, zur vollstaendigen App und zur Rechnungsstellung.

Erhalten Sie sofortige Push-Benachrichtigungen, wenn ein Kunde online einen Termin bucht. Funktioniert auf Desktop und Mobilgeräten (wenn die PWA installiert ist).

PianoPlanner unterstützt optionale Werkstatt- und Showroom-Zeitblöcke für Arbeit an deinem eigenen Standort. Normale Kundentermine vor Ort vermeiden diese Zeiten, wenn du sie festlegst; der separate Werkstatt-/Showroom-Buchungslink nutzt sie als verfügbare Besuchszeiten oder fällt auf deine normale Wochenverfügbarkeit zurück.

Werkstattzeiten einrichten

Gehe zu Einstellungen -> Verfügbarkeit -> Workshop Availability, um separate Werkstattzeiten zu konfigurieren. Nutze die Wochenverfügbarkeit für deine gesamte Arbeitswoche. Füge Workshop Availability nur hinzu, wenn du feste Blöcke für Zeiten möchtest, in denen du in der Werkstatt, im Showroom oder am Firmenstandort bist.

Funktionen

• Werkstatt-Verfügbarkeit pro Wochentag festlegen
• Normale Kundentermine vor Ort vermeiden Werkstattzeiten
• Der Werkstatt-/Showroom-Link nutzt aktive Werkstattzeiten, sonst die normale Wochenverfügbarkeit
• Werkstatt-Termine mit eigenem Symbol in Ihrer Agenda sichtbar
• Werkstatt-Statistiken in Ihren Dashboard-Berichten

Smart Pick Integration

Smart Suggestions behandelt Werkstattzeiten je nach Buchungstyp unterschiedlich. Normale Kundentermine vor Ort vermeiden aktive Werkstattzeiten; der separate Werkstatt-/Showroom-Link bietet Zeiten innerhalb dieser Stunden an oder fällt auf die normale Wochenverfügbarkeit zurück, wenn keine Werkstattzeiten aktiv sind. Dein Kalender wird weiterhin auf Konflikte geprüft.

Nicht jeder Termin benötigt einen Kundendatensatz. Mit PianoPlanner erstellen Sie schnell Laufkunden-Termine und interne Werkstatt-Aufgaben direkt vom Dashboard.

Laufkunden-Termine

Wenn ein Kunde unerwartet vorbeikommt, nutzen Sie die Schnell-Laufkunden-Schaltfläche auf Ihrem Dashboard. Geben Sie einen Namen und eine Dienstleistung ein — kein vollständiger Kundendatensatz nötig.

Aufgaben ohne Kunde

Möchten Sie Zeit für interne Arbeiten blockieren? Erstellen Sie eine Aufgabe ohne Kundenzuordnung. Perfekt für Werkstatt-Wartung, Verwaltungsarbeit oder persönliche Zeitblöcke.

So erstellen Sie

• Vom Dashboard: Tippen Sie auf den + Button und wählen Sie 'Laufkunde' oder 'Aufgabe'
• Laufkunde: Geben Sie einen Namen ein, wählen Sie eine Dienstleistung und eine Zeit
• Aufgabe: Fügen Sie eine Beschreibung und Zeit hinzu — kein Kunde nötig
• Beide Typen erscheinen in Ihrer Agenda und respektieren Ihre Verfügbarkeit

Der Werkstatt-Projektplaner hilft Ihnen bei der Verwaltung größerer Werkstattaufträge — Klavierrestaurierungen, Revisionen oder jedes Projekt mit mehreren Schritten. Verfolgen Sie Aufgaben, Stunden, Fristen und verknüpfen Sie Projekte mit Kunden und Klavieren.

Ein Projekt erstellen

Gehe im Hauptmenü zu Projekte und klicke auf 'Neues Projekt'. Vergib einen Titel, verknüpfe optional einen Kunden und ein Klavier, lege Priorität, Status und Frist fest, füge Notizen hinzu und schätze die Gesamtstunden. Du kannst ein Projekt auch aus einem Klavier oder einem abgeschlossenen Zustandsbericht erstellen.

Aufgaben verwalten

Jedes Projekt kann mehrere Aufgaben enthalten. Fügen Sie schnell Aufgaben über das Eingabefeld am Ende der Aufgabenliste hinzu, oder klicken Sie auf eine Aufgabe, um Details wie geschätzte/tatsächliche Stunden und Fälligkeitsdaten zu bearbeiten.

• Klicken Sie auf den Kreis, um den Status zu wechseln: Zu tun → In Arbeit → Erledigt
• Ziehen Sie Aufgaben am Griff, um die Reihenfolge zu ändern
• Verfolgen Sie geschätzte vs. tatsächliche Stunden pro Aufgabe
• Legen Sie Fälligkeitsdaten fest — überfällige Aufgaben werden rot markiert

Kapazitätsübersicht

Die Kapazitätsübersicht in der Projektübersicht zeigt die diese Woche genutzten, geplanten und verfügbaren Werkstattstunden. Eine Überbelegung wird in der Übersicht angezeigt. Grundlage sind deine Werkstattstunden unter Einstellungen → Werkstatt.

Funktionen

• Projekte mit Kunden und Klavieren verknüpfen oder aus einem Klavier beziehungsweise Zustandsbericht erstellen
• Prioritätsstufen: Niedrig, Normal, Hoch, Dringend
• Statusverwaltung: Planung → Aktiv → Pausiert → Abgeschlossen
• Visueller Fortschrittsbalken basierend auf erledigten Aufgaben
• Wöchentliche Kapazitätsübersicht auf Basis deiner Werkstattstunden mit Raster- und Zeitleistenansicht
• Projekte filtern, suchen und duplizieren, Teammitglieder zuweisen sowie Materialien und Arbeitsverlauf verfolgen

Angebote & Preise

Machen Sie aus Ihrer Aufgabenliste ein professionelles Angebot. Jede Aufgabe kann Preisinformationen enthalten, die automatisch berechnet werden und zum Teilen mit Ihrem Kunden bereit sind.

Excel-Stil-Bearbeitung

Die Aufgabenliste funktioniert wie eine Tabellenkalkulation. Klicken Sie auf eine Zelle, um inline zu bearbeiten. Änderungen werden automatisch gespeichert, während Sie tippen. Drücken Sie Enter für die nächste Zeile oder Tab für die nächste Spalte.

Aufgabentypen

• Labor — Work hours billed at your hourly rate (set in Settings → Workshop)
• Material — Parts, strings, felt, etc. Track cost price for profit calculation
• Other — Transport, disposal, rental costs

Kostenübersicht

Die Kostenübersicht unten zeigt die aktuellen Summen für Arbeit, Material und Sonstiges einschließlich Einkaufs-, Verkaufs- und Margenwerten. Nur als 'abrechenbar' markierte Aufgaben (grünes Kontrollkästchen) werden in das Angebot übernommen.

Angebot exportieren

Klicken Sie auf "Angebot kopieren", um eine Textversion in die Zwischenablage zu kopieren (ideal für E-Mails), oder klicken Sie auf "PDF", um ein professionell formatiertes Angebot zu öffnen, das zum Drucken oder Speichern als PDF bereit ist.

Serverseitiges Angebots-PDF

Das Angebots-PDF wird von PianoPlanner auf dem Server erzeugt. Es kann Logo, Projektbeschreibung, vollstaendige Kundenadresse, Angebotsnummer, Gueltigkeitsdatum, Angebotsbedingungen und MwSt.-Summen enthalten.

Angebot akzeptieren und berechnen

Mit Angebot annehmen und fakturieren wandelst du ein Projektangebot in einen versandfertigen Rechnungsentwurf um. PianoPlanner schlägt abhängig vom Projektfortschritt den passenden Rechnungstyp vor. Die Projektdetails zeigen außerdem zehn Planungsphasen, Materialstatus, Angebotssummen inklusive oder exklusive MwSt., den Arbeitsverlauf und Rechnungsbadges.

• Teilrechnung: abgeschlossene Aufgaben und gearbeitete Werkstattstunden berechnen.
• Vollrechnung: das gesamte Angebot auf einmal berechnen.
• Anzahlungsrechnung: einen festen Prozentsatz berechnen, z. B. 50%.
• Die Rechnung bleibt mit dem Projekt verknuepft, sodass Projektkarten Badges fuer Anzahlung, Teilrechnung oder vollstaendig berechnet anzeigen koennen.

Vom Zustandsbericht zum Projekt

Nutzen Sie diesen Ablauf, wenn aus einer Begutachtung ein Werkstattauftrag entsteht. Befunde, Preise und Stunden bleiben in einer durchgängigen Kette verbunden.

Verwalten Sie Ihren Klavierbestand — Ausstellungsraum, Werkstattinstrumente und verkaufte Klaviere. Verfolgen Sie jedes Instrument vom Eingang bis zum Verkauf und planen Sie Showroom-Stimmbatches effizient.

Klaviere hinzufügen

Navigieren Sie zu Inventar im Hauptmenü. Klicken Sie auf 'Klavier hinzufügen' um Marke, Modell, Seriennummer, Typ (Klavier, Flügel, Digital) und internen Standort einzugeben. Sie können auch Klaviere per CSV-Import hinzufügen.

Standorte & Status

Jedes Klavier hat einen Standort (Showroom, Werkstatt oder Sonstige) und einen Status (auf Lager oder verkauft). Filtern und durchsuchen Sie Ihr Inventar, um jedes Instrument schnell zu finden.

Showroom Batch-Planung

Wählen Sie mehrere Klaviere aus und klicken Sie auf 'Showroom Batch erstellen', um eine Stimmsitzung für alle auf einmal zu planen. Legen Sie den Standort fest, die geschätzte Dauer pro Klavier, und wählen Sie ein Datum — oder nutzen Sie Smart Suggestions für den besten Zeitpunkt.

Funktionen

• Klaviere nach Marke, Modell, Seriennummer und Typ verfolgen
• Standort-Badges: Showroom, Werkstatt, Sonstige
• Statusverfolgung: Auf Lager → Verkauft
• Mehrere Klaviere für Showroom Batch-Stimmung auswählen
• Smart Suggestions Integration für Batch-Planung
• CSV-Import für Bestandsverwaltung

PianoPlanner kann maschinenlesbare UBL 2.1 XML-Rechnungen neben Ihren PDF-Rechnungen erstellen. Diese e-Rechnungen entsprechen europäischen Standards und werden automatisch per E-Mail angehängt.

Unterstützte Standards

Standard	Land	Beschreibung
NLCIUS	🇳🇱 Netherlands	Niederländische Umsetzung des EU-e-Rechnungsstandards
XRechnung	🇩🇪 Germany	Deutscher e-Rechnungsstandard, Pflicht für B2G-Rechnungen
Peppol BIS 3.0	🇪🇺 EU	Paneuropäischer e-Rechnungsstandard für grenzüberschreitende Rechnungen

Wie es funktioniert

Gehen Sie zu Rechnungen → Einstellungen und suchen Sie den UBL-Schalter. Wenn aktiviert, enthält jede Rechnungs-E-Mail automatisch einen UBL-XML-Anhang neben dem PDF.

Optionen

• Auto (default) — UBL is enabled for EU customers, disabled for non-EU
• Always on — UBL XML attached to every invoice email
• Off — No UBL XML, only PDF

Before creating your first invoice, configure your invoicing settings. Go to Invoices and click the ⚙️ settings icon in the top bar.

Rechnungsnummern

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Rechnung zu erstellen: aus dem Kalender oder manuell.

Aus dem Kalender (empfohlen)

After completing an appointment, create an invoice directly from the agenda. Click on the appointment → choose "Create Invoice". The invoice is automatically prefilled with:

• Kundenname und Daten
• Dienstbeschreibung mit Instrument (z.B. "Stimmung — Steinway & Sons D")
• Termindatum in der Beschreibung
• Dienstpreis aus Ihrer Dienstkonfiguration
• Kundenanmerkungen (als separate Textzeile)

Manuelle Rechnung

Go to Invoices → New Invoice. Search and select a customer, then add invoice lines manually. You can add regular lines with prices, or text-only lines for additional notes.

Rechnungen versenden

Once your invoice is ready, save it as "Sent". You can then email it directly to the customer with a PDF attachment. If you have Mollie configured, a payment link is automatically included.

PianoPlanner kann die echte einfache Strecke von Ihrer Firmenadresse zur Kundenadresse berechnen und als Fahrtkostenposition auf die Rechnung setzen. Dieser Kundensatz ist vom steuerlichen Kilometersatz der internen Kilometererfassung getrennt.

Kundensatz fuer Fahrtkosten festlegen

Position zur Rechnung hinzufügen

Wenn Sie eine Rechnung für einen Kunden erstellen oder bearbeiten, klicken Sie auf "Kilometer hinzufügen". PianoPlanner nutzt die gespeicherte Strecke von Firma zu Kunde, wenn vorhanden, oder berechnet sie von Ihrer Firmenadresse zur Kundenadresse. Das Ergebnis wird als klare Rechnungsposition mit Gesamtbetrag hinzugefügt.

Kundenspezifische Sätze

Einige Kunden können eine andere Fahrtkostenvereinbarung haben. Öffnen Sie das Kundenprofil, bearbeiten Sie den Rechnungsbereich und aktivieren Sie einen kundenspezifischen Fahrtkostensatz. Dieser überschreibt die Standard-Rechnungseinstellungen nur für diesen Kunden.

Mit PianoPlanner auf Ihrem Startbildschirm können Sie Rechnungen direkt von Ihrem Telefon erstellen und versenden — sogar während Sie noch beim Kunden sind.

Über ein Kundenprofil

Open a customer in the PWA, scroll down and tap "Create Invoice". A bottom sheet appears where you can:

• Einen Service auswählen — der Preis wird automatisch ausgefüllt
• Eine Beschreibung oder Notizen hinzufügen
• Den Rechnungsstatus wählen (Entwurf, Gesendet, Bezahlt)
• Mit Zahlungslink versenden — der Kunde kann sofort online bezahlen

Typischer mobiler Workflow

PianoPlanner behandelt die MwSt. je nach Kundentyp unterschiedlich. Dies wird automatisch anhand des im Kundenprofil eingestellten Kundentyps bestimmt.

Privatkunden

Geschäftskunden / Institutionen

Kundentyp festlegen

Um die korrekte MwSt.-Behandlung sicherzustellen, legen Sie den Kundentyp in jedem Kundenprofil fest:

• Privat — Preis inklusive MwSt.
• Geschäftlich — Preis exklusive MwSt.
• Schule — Preis exklusive MwSt.
• Kirche — Preis exklusive MwSt.
• Theater — Preis exklusive MwSt.

Akzeptieren Sie Kreditkarten- und andere Online-Zahlungen direkt auf Ihren Rechnungen über Mollie. Kunden klicken auf den Zahlungslink in der Rechnungs-E-Mail und bezahlen sofort.

Mollie einrichten

Fügen Sie einen persönlichen Buchungslink in Ihre Rechnungs-E-Mails ein, damit Kunden sofort ihren nächsten Stimmtermin vereinbaren können. Der Link verwendet das eindeutige Buchungstoken jedes Kunden und schlägt automatisch den richtigen Zeitraum basierend auf dem Stimmintervall des Klaviers vor.

So funktioniert es

Intelligente Datumsberechnung

Das vorgeschlagene Startdatum wird automatisch berechnet: letztes Stimmdatum + Stimmintervall. Hat ein Kunde mehrere Klaviere, wählt PianoPlanner das früheste nächste Stimmdatum. Beispiel: Ein am 9. April gestimmtes Klavier mit 6-Monats-Intervall schlägt den 9. Oktober als Startpunkt vor.

PianoPlanner can sync your invoices directly to your accounting software, saving you from manual entry. Go to Settings → Integrations to connect your accounting package.

Verfügbare Integrationen

Derzeit sind zwei Integrationen voll funktionsfähig. Weitere werden entwickelt, um Klaviertechniker in den Niederlanden, Belgien und Deutschland zu unterstützen.

Moneybird (Niederlande/Belgien)

Moneybird ist ein beliebtes niederländisches Online-Buchhaltungspaket. PianoPlanner verbindet sich über die Moneybird-API zur automatischen Rechnungssynchronisierung.

Jortt (Niederlande)

Jortt ist ein beliebtes niederländisches Buchhaltungspaket für Freiberufler und kleine Unternehmen. PianoPlanner verbindet sich über OAuth2 für sichere, automatische Rechnungssynchronisierung.

Odoo (International)

Odoo ist ein internationales Open-Source-ERP-System mit einem leistungsstarken Buchhaltungsmodul. PianoPlanner verbindet sich über die JSON-RPC-API von Odoo.

Synchronisierungsprotokoll

Jede Synchronisierungsaktion wird protokolliert. Sie können den Synchronisierungsverlauf in den Integrationseinstellungen einsehen, um zu sehen, welche Rechnungen erfolgreich gesendet wurden und bei welchen Fehler aufgetreten sind.

Demnächst verfügbar

Wir arbeiten aktiv an Integrationen mit weiteren Buchhaltungspaketen, die von Klaviertechnikern in ganz Europa genutzt werden:

• e-Boekhouden — Niederländische Cloud-Buchhaltung
• Exact Online — Niederländisches/internationales ERP-System
• DATEV 🇩🇪 — Deutscher Marktführer für Steuerberater
• lexoffice 🇩🇪 — Beliebte deutsche Cloud-Buchhaltung
• sevDesk 🇩🇪 — Deutsche Online-Buchhaltung für Freiberufler
• Yuki 🇧🇪🇳🇱 — Niederländisch/belgische Buchhaltung mit Dokumentenverarbeitung
• Billit 🇧🇪 — Belgische Rechnungsplattform

PianoPlanner ist in 9 Sprachen verfügbar. Ändern Sie Ihre Sprache jederzeit — alle Menüs, Labels, E-Mails und Rechnungsvorlagen passen sich an.

Sprache ändern

Was ändert sich mit der Spracheinstellung?

• Alle Menüs, Labels und Schaltflächen der Oberfläche
• E-Mail-Vorlagen an Ihre Kunden
• Rechnungslabels und Formatierung
• Buchungsseiten für Ihre Kunden
• Datums- und Zahlenformatierung

PianoPlanner bietet flexible Abonnements, die zu Ihren Bedürfnissen passen. Verwalten Sie Ihr Abonnement, upgraden, downgraden oder aktualisieren Sie Ihre Zahlungsdaten jederzeit.

Verfügbare Tarife

Tarif	Preis	Hauptfunktionen
Starter	Kostenlos	Grundlegende Terminplanung, bis zu 25 Kunden, 50 Termine/Jahr, Kalenderexport, E-Mail-Bestätigungen
Start	€24.50/mo	Unbegrenzte Kunden & Termine, Routenoptimierung, Smart Suggestions, eigenes SMTP, Datenimport
Pro	€39.50/mo	Alles in Start + Zwei-Wege-Kalendersync, Rechnungen, Kilometererfassung, Buchhaltungsintegrationen
Pro+	€49.50/mo	Alles in Pro + Zustandsberichte, Werkstatt-Projektplaner, Angebote und Teilrechnungen
Master	€59.50/mo	Alles in Pro+ + Buchungslinks fuer Theater, Musikschulen und Veranstaltungsorte
Teams	Auf Anfrage	Alles in Master + Team-Dashboard, Planung fuer mehrere Stimmer, Team-Buchungsseite und Stimmerportal
Business	Auf Anfrage	Alles in Teams + Lagerverwaltung, Showroom-Chargen (max. 10 Stimmer)

Abonnement verwalten

Arbeiten Sie mit mehreren Technikern? Die Teams-Funktion ermöglicht die Verwaltung einer gemeinsamen Kundendatenbank, koordinierte Terminplanung und Team-Buchungsseiten.

Erste Schritte mit Teams

Teamrollen

• Technician — uses the Tuner Portal to view and update assigned appointments.
• Planner — uses Team Dashboard to view the team calendar, assign appointments, use Smart Match and manage absences.
• Bookkeeper — has limited finance access where enabled.

Reiseeinstellungen pro Teammitglied

Jedes Teammitglied hat eine eigene Fortbewegungsart (Auto oder Fahrrad), maximale Reisedistanz und Heimatadresse. Öffnen Sie das Teammitglied in Teams, um dies einzustellen. Intelligente Vorschläge und Reisezeiten auf der Team-Buchungsseite verwenden die Fortbewegungsart des jeweiligen Mitglieds, sodass ein radelnder Techniker realistische Fahrradzeiten erhält.

So funktioniert der Fahrradmodus

• Fahrradzeiten stammen aus echten Google-Maps-Fahrradrouten (Radwege, keine Autobahnen) — keine Autozeiten mit Korrekturfaktor.
• Intelligente Vorschläge bevorzugen bei radelnden Teammitgliedern automatisch Kunden in der Nähe. Bei einem weiter entfernten Kunden schneidet ein fahrender Kollege besser ab — so gewinnt ganz natürlich der richtige Techniker.
• Reiselimits (maximale Reisezeit und Distanz) werden anhand der tatsächlichen Fahrradzeit geprüft, sodass ein radelndes Teammitglied nie einen unrealistischen Zeitplan erhält.
• Die Zeiten gehen von einem durchschnittlichen Radfahrer aus (ca. 16 km/h). Mit einem E-Bike sind Sie meist schneller als geplant.

Planerzugang

Das Technikerportal gibt Technikern eine schlanke Ansicht ihrer zugewiesenen Termine, ohne dass sie ein vollstandiges PianoPlanner-Konto benotigen. Techniker nutzen das Technikerportal per Magic Link. Planer konnen ebenfalls einen Zugangslink erhalten, werden aber mit Planungsrechten zum Team-Dashboard weitergeleitet.

Magic Link senden

Portal-Funktionen

• Heutige und wöchentliche zugewiesene Termine einsehen
• Terminstatus aktualisieren: Bestätigt, Unterwegs, Abgeschlossen
• Notizen zu Terminen hinzufügen
• Mobilfreundliches Design — funktioniert auf jedem Telefon oder Tablet
• Klimamessungen erfassen und beim Abschliessen eines zugewiesenen Termins einen Zustandsbericht-Entwurf erstellen

Termine im Portal abschliessen

Wenn ein Techniker einen zugewiesenen Termin abschliesst, kann das Portal Zahlungsart, Piano-Update, Notizen, Luftfeuchtigkeit, Temperatur und optional einen Zustandsbericht-Entwurf speichern.