Guide d'utilisation

Vos informations d'entreprise apparaissent dans les emails de confirmation et sur votre page de réservation. Remplissez-les correctement pour que les clients sachent exactement qui vous êtes.

Comment configurer vos coordonnées ?

Vos heures de travail déterminent quand les clients peuvent réserver des rendez-vous. Le système n'affiche que les créneaux horaires dans ces heures.

Jours et horaires

Sélectionnez les jours où vous travaillez et définissez l'heure de début et de fin pour chaque jour.

• Option 1 : Horaires fixes chaque jour
• Option 2 : Horaires différents par jour
• Option 3 : Certains jours de repos

Heure de debut : rendez-vous ou depart

Dans Parametres → Lien de reservation, vous choisissez ce que le debut de votre journee signifie pour la reservation en ligne.

Parametre	Resultat
Le rendez-vous client peut commencer a cette heure	Si votre journee commence a 09:00, les clients peuvent reserver un premier rendez-vous a 09:00.
Je peux partir de mon atelier/domicile a cette heure	Si votre journee commence a 09:00 et que le trajet dure 25 minutes, le premier rendez-vous client commence a 09:25.

Définir les tampons

Les tampons vous aident à garder du temps entre les rendez-vous et empêchent les clients de réserver trop au dernier moment.

Type de tampon	Que fait-ce ?	Recommandé
Tampon avant rendez-vous	Temps minimum entre la réservation et le rendez-vous	2 jours recommandés pour la planification
Tampon après rendez-vous	Temps supplémentaire après un rendez-vous pour les notes ou retards imprévus	15 minutes recommandées
Temps de réservation minimum	Combien de temps à l'avance les clients doivent-ils réserver ?	2 jours vous donne le temps de planifier

Dans Paramètres → Zone de déplacement, vous décidez jusqu'où vous voulez vous déplacer. Activez « Activer les limites de déplacement » pour voir et modifier ces réglages. Il y a cinq réglages, chacun avec son propre rôle :

🗺️ Zone de service (réservation en ligne) — Jusqu'à quelle distance un nouveau client peut-il habiter pour réserver lui-même en ligne ? Au-delà, il voit votre message « contactez-nous ».

🚗 Temps de trajet entre rendez-vous — Combien de temps voulez-vous idéalement conduire entre deux clients le même jour ? Pour vos propres réservations, c'est une limite (avec une marge de 15 %) ; dans la planification Teams, cela ne détermine que l'ordre.

🏠 Temps de trajet vers le premier rendez-vous — Le trajet de chez vous au premier client peut être plus long qu'entre les rendez-vous. Pratique en zone rurale. Vide = comme ci-dessus.

🛑 Temps de trajet maximum absolu — Limite supérieure stricte pour tous les rendez-vous (y compris clients existants). Au-delà, aucun créneau n'apparaît jamais.

⏳ Limiter le temps d’attente entre les rendez-vous — Garde votre journée compacte en réduisant le temps d’attente inutile entre les rendez-vous. Les clients ne voient que les créneaux qui s’enchaînent. Revient à tous les horaires si rien ne convient. Désactivé = aucune limite.

Message pour les lieux éloignés

Ce message s'affiche quand un client habite trop loin pour réserver en ligne.

Temps de trajet réels

PianoPlanner utilise, dès que possible, des temps de trajet réels issus de Google Maps. Si un temps de trajet ne peut pas être déterminé — par exemple parce qu'une adresse est introuvable —, PianoPlanner reste prudent : avec les limites de déplacement activées, votre propre page de réservation compte ce trajet comme votre temps de trajet maximum ; dans la planification Teams, un créneau à côté d'un autre rendez-vous n'est pas proposé, et le trajet depuis le domicile n'est vérifié que si un maximum absolu est défini. Vérifiez l'adresse ou placez une épingle pour le client afin que le temps de trajet réel puisse être utilisé.

Mode de transport : voiture ou velo

Si vous travaillez surtout a velo, reglez le mode de transport sur Velo dans Parametres -> Temps de trajet. PianoPlanner calcule alors les controles de trajet, les suggestions de reservation, les marges de trajet, l analyse de route et les suggestions kilometriques de facture avec des temps a velo au lieu des temps en voiture.

Les services définissent ce que vous proposez aux clients — comme l'accord, la régulation ou la réparation. Chaque service a sa propre durée, prix et couleur de calendrier.

Tarif augmenté ? Les prix déjà convenus restent valables

Vous augmentez le tarif d’une prestation après la réservation d’un client ? Le prix précédemment enregistré pour ce rendez-vous reste applicable. À l’ouverture du rendez-vous, un message indique que le tarif actuel de la prestation est plus élevé. Le client continue de payer le montant convenu.

Configuration des services

Couleurs du calendrier

Les couleurs de service vous aident à distinguer visuellement les différents types de rendez-vous dans votre calendrier. Choisissez parmi les couleurs prédéfinies.

Le tableau de bord est votre espace de travail central. Vous y trouvez votre agenda, aperçu de la journée, actions rapides et widgets utiles — tout ce dont vous avez besoin pour une journée productive.

Planifier plus facilement depuis vos listes

Le calendrier conserve sa date, sa vue et sa position ; les listes de clients et de pianos conservent leur tri et leur position. Créer un rendez-vous permet de choisir l’heure ; Planifier recherche un créneau adapté. Les invitations distinguent un piano d’une invitation au client. Dans Équipes → Modifier le membre, définissez les horaires ; la planification respecte ses horaires, pauses et absences.

Trouver le menu sur chaque écran

Sur ordinateur, le menu complet s’affiche à gauche. Sur un écran de largeur tablette, il devient une colonne d’icônes libellées et accessibles. Sur mobile, utilisez le bouton Menu en haut pour ouvrir la barre latérale.

Rechercher dans l'aide (⌘K)

Utilisez le bouton de recherche en haut de la barre latérale, ou appuyez sur ⌘K / Ctrl+K, pour rechercher dans ce guide. Pour les questions chiffrées simples, comme votre nombre de clients ou vos factures impayées, vos propres totaux s'affichent aussi.

• Autorisé : nombres, totaux, moyennes et autres résumés numériques.
• Bloqué : noms, coordonnées, adresses, notes, numéros de facture et fiches client brutes.
• Les factures ouvertes sont calculées à partir des vrais statuts de facture : envoyée, confirmée et en retard.

Disposition du tableau de bord

Votre tableau de bord est divisé en trois colonnes : un panneau gauche avec des aperçus rapides, l'agenda au centre et un panneau droit avec des statistiques et widgets.

Panneau gauche

• Mini-calendrier — navigation rapide entre les dates
• Feux de signalisation — état de la journée en un coup d'œil
• Rendez-vous en cours — affiche le rendez-vous actuel
• Aujourd'hui encore — liste rapide des rendez-vous restants
• À traiter — rendez-vous nécessitant un suivi

Agenda

Basculez entre la vue jour, semaine et mois. Cliquez sur un créneau pour créer un nouveau rendez-vous. Glissez-déposez pour déplacer. Double-cliquez pour modifier.

Agenda Solo : votre semaine et votre chiffre d’affaires prévisionnel en un coup d’œil

Choisissez la vue Liste dans votre agenda Solo pour voir vos rendez-vous par jour, avec les couleurs habituelles de la vue semaine. Chaque journée et l’en-tête de la semaine affichent le total des montants connus des rendez-vous planifiés, hors TVA. Si un prix manque, le total connu reste visible et le nombre de rendez-vous sans prix est indiqué. Il s’agit d’une estimation de planning, pas d’un chiffre d’affaires facturé ou encaissé.

Les champs de date et d’heure utilisent le format d’affichage de votre navigateur et de votre appareil. L’heure enregistrée du rendez-vous ne change pas.

Imprimer votre planning hebdomadaire

Utilisez le bouton d'impression dans la barre d'outils de l'agenda sur ordinateur pour créer une feuille de travail hebdomadaire (pas dans l'application installée ni sur les écrans étroits). Choisissez la semaine (« Semaine affichée dans le calendrier », « Semaine actuelle » ou « Semaine prochaine »), A4 ou US Letter, la mise en page Compact, Standard ou Itinéraire, et s'il faut inclure numéros de téléphone, notes du rendez-vous et temps et distance de trajet. Imprimez-la ou enregistrez-la en PDF via votre navigateur. En mode équipe de l'agenda, le filtre de technicien choisi est respecté.

• Glisser-déposer — déplacez les rendez-vous vers un autre horaire ou jour
• Redimensionner — glissez le bord inférieur pour ajuster la durée
• Bouton itinéraire — calculez les temps de trajet et coloriez vos rendez-vous
• Filtres — afficher/masquer les types de rendez-vous (extérieur, atelier, privé)

Panneau droit

• Rendez-vous du jour avec informations client
• Prochains rendez-vous pour les jours suivants
• Statistiques atelier / extérieur du jour
• Widget km — aperçu mensuel et ajout rapide de trajets (Pro)

Créer un rendez-vous

Terminer les rendez-vous

Après avoir visité un client, marquez le rendez-vous comme terminé. Cela met automatiquement à jour l'historique d'accordage du piano.

Le widget "À traiter"

Le panneau gauche affiche une liste "À traiter" avec les rendez-vous passés qui n'ont pas encore été marqués comme terminés. Utilisez les boutons de filtre (7j, 30j, 90j, Tout) pour remonter plus loin dans le temps.

Terminer plusieurs rendez-vous à la fois

Lorsque vous avez de nombreux rendez-vous en attente (par ex. après des vacances ou un import), utilisez le bouton "Tout terminer" en bas de la liste en attente. Cela marque tous les rendez-vous visibles comme terminés et met à jour toutes les dates d'accordage des pianos liés en un clic. Un dialogue de confirmation apparaît d'abord.

L’éditeur de rendez-vous sur ordinateur propose un sélecteur plus spacieux pour trouver et associer rapidement le bon instrument.

Sur ordinateur, ouvrez un rendez-vous, choisissez le client puis le sélecteur d’instrument. Recherchez par instrument, marque ou modèle et confirmez votre choix.

PianoPlanner vous montre l'efficacité de votre planning avec un système de couleurs. Ainsi, vous pouvez voir d'un coup d'œil si votre journée est bien planifiée.

Légende des couleurs

Comment le temps de trajet est-il calculé ?

Gérez toutes vos données clients en un seul endroit. Ajoutez des clients, associez des pianos, suivez l'historique de service et envoyez des e-mails professionnels — le tout depuis un seul aperçu.

Créer un rendez-vous depuis un client

Deux méthodes permettent de créer un rendez-vous depuis un client.

• Rendez-vous intelligent : utilisez cette option lorsque PianoPlanner doit rechercher des horaires adaptés selon votre calendrier, vos limites de déplacement et vos rendez-vous existants.
• Choisir la date et l’heure : utilisez cette option lorsque vous convenez d’une heure exacte avec le client, à l’oral ou par écrit.

Les deux options créent un rendez-vous PianoPlanner normal lié aux mêmes données de client et d’instrument.

Ajouter un client

Adresse via Apple Maps ou Google Maps

En plus de saisir une adresse, vous pouvez coller un lien de carte ou des coordonnées dans le champ de recherche d’adresse lorsque vous ajoutez ou modifiez un client. C’est utile lorsqu’un client envoie sa position par WhatsApp ou e-mail, ou lorsque l’adresse exacte n’est pas claire.

Que pouvez-vous coller ?

• Lien de partage Apple Maps, par exemple https://maps.apple/p/...
• Lien de partage Google Maps, par exemple https://maps.app.goo.gl/...
• URL Google Maps complète contenant des coordonnées
• Coordonnées simples, par exemple 52.3676, 4.9041 ou 52,3676° N, 4,9041° E
• Lien geo: depuis Android

Que se passe-t-il ?

Lorsque PianoPlanner reconnaît un pin valide, un message vert "Position GPS reconnue" apparaît avec les coordonnées. Les champs d’adresse vides peuvent être remplis automatiquement à partir du pin. Les champs déjà saisis ne sont jamais écrasés.

Page de détail client

Cliquez sur un client pour voir le profil complet. Vous y trouvez :

• Tous les pianos associés avec statut de service
• Historique complet des rendez-vous
• Lien de réservation personnel à partager avec le client
• Envoyer directement des invitations d'accord
• Coordonnées et notes

Rechercher et filtrer

Utilisez la barre de recherche pour trouver rapidement des clients par nom, e-mail, ville ou numéro de téléphone. La liste se met à jour pendant que vous tapez.

Détection des doublons

PianoPlanner détecte automatiquement les doublons potentiels dans votre base de données clients en se basant sur le nom, l'e-mail, le numéro de téléphone et l'adresse. Le matching flou (algorithme de Levenshtein) détecte même les petites fautes de frappe.

Suivez chaque piano que vous accordez ou entretenez. Enregistrez la marque, le modèle, le numéro de série, l'année de fabrication et l'état. Associez les pianos aux clients et tenez un historique de service complet.

Ajouter un piano

Page de détail piano

• Spécifications complètes du piano et notes d'état
• Historique de service — tous les rendez-vous et accords précédents
• Indicateur de statut : en ordre, bientôt dû, ou en retard
• Photos — téléchargez des images du piano pour référence

Intervalles d'accord expliqués

Intervalle	Signification
0	Le client prend contact lui-même — pas de rappels automatiques
1–12, 16, 24	Choisissez le nombre de mois calendaires correspondant au programme d'entretien de ce piano.

Tuning with the Pianoscope app on iPhone or iPad? Store the inharmonicity measurement of every piano directly in PianoPlanner. On your next visit, your measurement is one tap away — no more digging through iCloud Drive or email.

How it works

Reusing the measurement

Pianoscope est l'application professionnelle d'accordage pour iPhone/iPad. Plus d'informations : pianoscope.app.

Synchronisez PianoPlanner avec votre Google Agenda pour une synchronisation bidirectionnelle. Les rendez-vous apparaissent dans les deux calendriers et les mises à jour sont automatiquement synchronisées.

Création de la connexion

Options de synchronisation

Option	Description
Synchronisation bidirectionnelle	Les modifications dans les deux calendriers sont synchronisées
Vers Google uniquement	Les rendez-vous sont uniquement envoyés de PianoPlanner vers Google
Inclure le temps de trajet	Ajouter automatiquement le temps de trajet aux événements du calendrier

Rendez-vous importés sans adresse

Pour les temps de trajet et les couleurs de tournée, PianoPlanner utilise le champ Lieu des événements de votre agenda externe. Une adresse dans le titre ou la description n'est pas reconnue. Indiquez l'adresse dans le champ Lieu ou liez le rendez-vous à un client.

Si la synchronisation ne fonctionne pas

Avec la synchronisation bidirectionnelle (Pro, Pro+ et Master), les agendas Google, Apple et Microsoft sont synchronisés en arrière-plan toutes les 30 minutes, à condition que vous ayez utilisé PianoPlanner au cours des dernières 24 heures ; « Synchroniser maintenant » dans Paramètres → Calendrier lance immédiatement une synchronisation. Si l'état indique que la connexion doit être renouvelée, reconnectez-vous à cet endroit et accordez de nouveau l'autorisation.

Utilisez-vous Outlook ou Microsoft 365 ? Connectez votre calendrier pour une synchronisation transparente avec PianoPlanner.

Ce dont vous avez besoin

• Un compte Microsoft 365 ou Outlook.com
• Accès à votre calendrier

Connexion

Qu'est-ce qui est synchronisé ?

• Nouveaux rendez-vous dans PianoPlanner
• Modifications de l'heure et de la date
• Annulations

Connectez iCloud via CalDAV pour une synchronisation bidirectionnelle. Utilisez un mot de passe Apple spécifique à l’app, choisissez le calendrier et définissez le sens de synchronisation dans PianoPlanner.

Connexion dans PianoPlanner

Accédez à Réglages → Calendrier → Apple, saisissez l’adresse e-mail de votre identifiant Apple et le mot de passe spécifique à l’app, choisissez un calendrier et activez le sens voulu. Un seul fournisseur de calendrier peut être actif à la fois.

PianoPlanner n’autorise qu’un fournisseur de calendrier actif à la fois. Vérifiez vos rendez-vous, déconnectez proprement le fournisseur actuel, puis connectez Google, Microsoft ou Apple.

Changer étape par étape

Toutes les synchronisations de calendrier ne sont pas égales. Voici les différences entre les méthodes.

Méthode	Direction	Temps réel	Meilleur pour
Google Calendar API	Bidirectionnel	Oui	Toute personne avec un compte Google - intégration la plus complète
Microsoft 365 / Outlook	Bidirectionnel	Oui	Utilisateurs Microsoft 365 ou Outlook
Apple CalDAV	Bidirectionnel	Oui	Toute personne utilisant Calendrier iCloud comme calendrier principal
Flux iCal	Lecture seule	Toutes les 15-60 min	Synchronisation simple en lecture seule avec n'importe quelle application de calendrier

Vos rendez-vous d'accordage dans votre propre agenda de confiance

Souhaitez-vous voir automatiquement vos rendez-vous d'accordage dans l'agenda que vous utilisez déjà sur votre téléphone ou ordinateur (comme Samsung, Google ou Outlook) ? C'est très simple — il suffit de connecter les agendas.

Vous voulez que les emails de confirmation viennent de info@votreentreprise.com au lieu de noreply@pianoplanner.com ? C'est possible ! Avec votre propre serveur SMTP.

Pourquoi utiliser votre propre SMTP ?

• Les e-mails viennent de votre propre domaine (info@votreentreprise.fr)
• Apparence plus professionnelle
• Moins susceptible d'être intercepté par les filtres anti-spam
• Contrôle total sur votre communication par e-mail

Configuration SMTP

Champ	Exemple	Explication
Hôte SMTP	smtp.mydomain.com	L'adresse de votre serveur mail (ex. smtp.gmail.com)
Port	587 or 465	Généralement 587 (TLS) ou 465 (SSL)
Nom d'utilisateur	info@mydomain.com	Généralement votre adresse e-mail complète
Mot de passe	••••••••	Votre mot de passe e-mail ou mot de passe spécifique à l'app
Adresse d'expédition	info@mydomain.com	L'adresse e-mail affichée comme expéditeur

Paramètres courants

Fournisseur	Hôte	Port
Gmail	smtp.gmail.com	587
Outlook/Microsoft 365	smtp.office365.com	587
TransIP	smtp.transip.email	587
Strato	smtp.strato.com	587

PianoPlanner envoie automatiquement des e-mails pour les rendez-vous. Vous pouvez adapter le texte, la présentation et le logo. L’éditeur propose un mode Visuel pour la mise en forme prise en charge et un mode HTML pour consulter ou modifier le code source du modèle.

Pour les e-mails de confirmation, de rappel, d'annulation, d'invitation à l'accord et de suivi de lead, vous pouvez aussi utiliser le « Designer d'e-mails » : choisissez une couleur, ajustez l'objet, le titre, la salutation, l'introduction et la conclusion, et PianoPlanner s'occupe de la mise en page avec votre logo. « Enregistrer le brouillon » garde vos modifications en brouillon ; « Utiliser ce design » les met en service. L'éditeur de modèles reste disponible.

Modèles disponibles

• Confirmation de rendez-vous
• E-mail de rappel — Envoyé avant le rendez-vous aux moments que vous choisissez dans les notifications e-mail
• Annulation de rendez-vous
• Invitation à l'accordage
• Notification de réservation (pour vous-même)
• Proposition de rendez-vous — Envoyé uniquement quand vous proposez un horaire précis depuis Remplir route. Gardez les détails du rendez-vous et le bouton d'acceptation dans le modèle.
• Suivi de lead — Envoyé par vous depuis la page Leads, après un aperçu, à une personne qui a commencé une réservation sans la terminer. La phrase permettant de demander la suppression des données est toujours ajoutée.

Vous activez ou désactivez les e-mails de rappel dans Paramètres → Communication → Notifications. Le rappel 1 peut partir de 2 heures à 7 jours avant le rendez-vous (24 heures par défaut) ; le rappel 2 est facultatif et doit être plus proche du rendez-vous. Vous choisissez aussi quels clients les reçoivent.

E-mail d'annulation lors de la suppression d'un rendez-vous

Lorsque vous supprimez un rendez-vous futur depuis le tableau de bord, le client est automatiquement notifié par e-mail. Le paramètre Paramètres → E-mail → Envoyer les e-mails d'annulation contrôle cela et est activé par défaut.

Quand aucun e-mail d'annulation n'est envoyé

• Le rendez-vous est dans le passé
• Le rendez-vous est privé ou sur la journée entière
• Le client n'a pas d'adresse e-mail enregistrée
• Vous avez décoché la case de notification dans la fenêtre de suppression
• Vous avez désactivé les e-mails d'annulation dans Paramètres → E-mail

Rebonds d'e-mail — détection et réinitialisation

Lorsqu'un e-mail ne peut pas être livré (mauvaise adresse, boîte pleine, domaine bloque PianoPlanner), le rebond est capturé et l'adresse est bloquée pour les envois ultérieurs. Cela protège votre réputation d'expéditeur.

Où voyez-vous les rebonds ?

• Une bannière rouge apparaît sur la fiche client au-dessus de l'adresse e-mail rejetée
• Un widget sur le tableau de bord montre combien de clients ont une adresse e-mail bloquée
• Le journal d'e-mails sous Paramètres → E-mail affiche le statut "Rebondi" ou "Soft bounce" par tentative

Réinitialiser un rebond

Ouvrez le client, vérifiez ou corrigez l'adresse e-mail, puis cliquez sur Vérifié dans la bannière rouge. Le blocage est levé et vous pouvez à nouveau envoyer des e-mails à cette adresse.

Les e-mails n'arrivent pas ?

Vérifiez dans cet ordre : le dossier spam du client ; « Journal des e-mails » dans Paramètres → Communication ; une bannière rouge de rebond sur la fiche du client ; et, si vous envoyez depuis votre propre domaine e-mail, le test de connexion dans ses paramètres.

L'éditeur de modèles — Deux modes

Modifier le modèle

Variables disponibles

Les variables sont des codes spéciaux qui sont automatiquement remplacés par des données réelles. Tapez-les exactement ainsi (y compris les doubles accolades) ou cliquez dessus dans l'éditeur.

Variable	Remplacé par
{{customerName}}	{{customerName}} - Nom du client
{{date}}	{{date}} - Date du rendez-vous
{{time}}	{{time}} - Heure du rendez-vous
{{service}}	{{service}} - Type de service
{{piano_brand}}	Marque du piano (ex. "Steinway")
{{piano_model}}	Modèle du piano
{{bookingLink}}	Lien de réservation personnel du client
{{companyName}}	{{companyName}} - Votre nom d'entreprise
{{companyPhone}}	{{companyPhone}}
{{companyEmail}}	{{companyEmail}}
{{reminderNumber}}	Numéro de la rappel (1, 2, 3...) — uniquement pour les rappels automatiques
{{unsubscribeLink}}	Lien de désinscription — uniquement pour les rappels automatiques

Rappelez automatiquement à vos clients quand leur piano doit être accordé. C'est un moyen puissant de générer des rendez-vous récurrents.

Comment envoyer des invitations ?

Options d'intervalle d'accordage

Option	Description
Le client prend contact	Pas de rappels automatiques
3 mois	Pianos à queue de concert, utilisation intensive
6 mois	Standard pour la plupart des pianos
12 mois	Utilisation récréative, hobby

Variables disponibles pour les invitations

Variable	Remplacé par
{{lastTuningDate}}	Date du dernier accordage
{{daysSinceLastTuning}}	Jours depuis le dernier accordage
{{monthsSinceLastTuning}}	Mois depuis le dernier accordage
{{service_interval}}	Intervalle de service
{{bookingLink}}	Lien de réservation

Trouvez les clients qui pourraient avoir besoin d’un entretien, vérifiez chaque invitation et choisissez entre un contact personnel et la réservation en ligne.

Ouvrez Rappels puis Recontacter. Sélectionnez jusqu’à 25 clients, choisissez le style d’invitation et vérifiez et modifiez chaque e-mail avant de préparer l’envoi.

« Recontacter » n'apparaît que si la fonction a été activée pour votre compte. Tant que l'envoi n'est pas activé lui aussi, vous pouvez consulter et modifier les e-mails, mais pas préparer l'envoi ; la préparation exige vos propres paramètres e-mail vérifiés.

Sont proposés les clients dont le dernier accord remonte à plus de 3 années civiles. Les clients sans instrument ou sans dernier accord connu ne sont jamais sélectionnés automatiquement ; vous pouvez les sélectionner vous-même et ils reçoivent une invitation neutre. Les clients ayant un rendez-vous à venir, une visite récente, un report ou une adresse e-mail bloquée sont écartés.

Excluez l’historique importé des invitations automatiques. Les nouveaux accords terminés dans PianoPlanner démarrent un nouveau cycle, même pour les clients et pianos importés.

PianoPlanner peut envoyer automatiquement des rappels d'accord aux clients lorsque leur piano doit être accordé. Vous n'avez rien à faire — le système vérifie pour chaque piano quand le dernier accord a eu lieu, ajoute l'intervalle d'accord et envoie un rappel au bon moment. En cas de non-réponse, des relances automatiques suivent.

Comment ça fonctionne ?

Configuration — Étape par étape

Paramètre	Par défaut	Explication
First reminder	30 days	Combien de jours avant l'accord le premier e-mail est envoyé. Exemple : 30 jours = environ 1 mois à l'avance.
Follow-up interval	14 days	Combien de jours entre la première et la deuxième relance. Ensuite, c'est mensuel.
Maximum per cycle	4 reminders	Nombre maximum d'e-mails par piano par cycle d'accord. Après ce nombre, le système s'arrête, même si le client ne répond pas.
Send time	09:00	À quelle heure les e-mails sont envoyés. Choisissez un moment où vos clients sont probablement en ligne.

Personnaliser le modèle d'e-mail

Les rappels automatiques utilisent le même modèle que les invitations manuelles d'accord. Vous pouvez personnaliser ce modèle via :

Variabele	Uitleg
{{reminderNumber}}	Le numéro du rappel (1, 2, 3...). Utile à mentionner dans le texte.
{{unsubscribeLink}}	Un lien permettant au client de se désinscrire des rappels. Il est automatiquement placé en bas de l'e-mail.

Suspendre et reporter

Un client souhaite se désinscrire temporairement ? Sur la fiche client, à la ligne Messages, choisissez « Suspendre les messages » puis 1, 3, 6 ou 12 mois. Jusque-là, le client ne reçoit aucun rappel d'accord, invitation, proposition ou e-mail de relance, pour tous ses pianos. Les messages concernant un rendez-vous déjà réservé sont toujours envoyés. Après la date, la pause prend fin d'elle-même ; « Reprendre » y met fin plus tôt. La désinscription définitive, le client la fait lui-même via le lien dans l'e-mail ; elle reste en place.

Le rappel standard se termine par « Pas le bon moment ? Rappelez-moi dans 1 mois / 3 mois / 6 mois ». Par ce lien, le client confirme une période et les rappels pour ce piano sont reportés ; le lien est valable 60 jours. Ces liens n’apparaissent que si les rappels d’accord automatiques sont activés, y compris dans les invitations que vous envoyez vous-même. Chaque invitation se termine par un lien de désinscription.

Désinscription par les clients

En bas de chaque rappel automatique se trouve un lien de désinscription. Si un client clique dessus, une page propre apparaît confirmant sa désinscription. Il ne recevra plus de rappels de votre part.

Dans les statistiques des paramètres, vous voyez combien de clients se sont désinscrits. Souhaitez-vous réinscrire un client ? Contactez le support.

Widget tableau de bord

Dès que vous activez les rappels automatiques, un widget apparaît sur votre tableau de bord avec trois chiffres : le nombre total de rappels envoyés, le nombre de ce mois et le nombre de clients désinscrits.

Envoi manuel depuis la file d'attente

Sur la page Rappels d'accord (icône cloche dans le menu), ouvrez l'onglet File d'attente pour voir exactement quels pianos vont recevoir un rappel. Chaque ligne dispose d'un bouton vert "Envoyer maintenant" qui permet d'envoyer le rappel immédiatement, sans attendre le prochain envoi automatique.

Une confirmation apparaît avec le nom du client et le piano. Après confirmation, l'e-mail est envoyé immédiatement et la ligne disparaît de la file (ou passe au numéro de rappel suivant). L'envoi est enregistré au même endroit que les envois automatiques, il compte donc dans le maximum par cycle, fixe la date du prochain rappel et apparaît dans l'onglet Historique.

Le bouton est désactivé (grisé, avec une infobulle) lorsque l'envoi n'est pas autorisé :

Raison	Explication
Client désabonné	Le client a utilisé le lien de désabonnement dans un rappel précédent. Il ne reçoit plus d'e-mails d'accord automatiques ni manuels de votre part.
A déjà un rendez-vous	Un rendez-vous d'accord futur est déjà dans votre agenda pour ce piano. Un rappel prêterait à confusion.
Pas d'adresse e-mail	La fiche client ne contient pas d'adresse e-mail. Ajoutez-en une sur la page client d'abord.
Maximum atteint	Le nombre maximum de rappels pour ce cycle d'accord a déjà été envoyé. Attendez le prochain accord pour démarrer un nouveau cycle.

Prérequis

Chaque utilisateur PianoPlanner a un lien de réservation unique. Partagez-le avec des clients potentiels pour qu'ils puissent réserver eux-mêmes un rendez-vous.

Ce que fait le client : choisir une prestation, saisir ses coordonnées, puis choisir un horaire. Dès qu'il passe l'étape des coordonnées, il est enregistré comme prospect, même s'il ne termine pas. Si le client a saisi une adresse e-mail, il reçoit un e-mail de confirmation après la réservation.

Étape par étape

Où pouvez-vous utiliser le lien ?

Partagez partout

• Votre site web - bouton 'Réserver maintenant'
• Signature d'e-mail
• Cartes de visite (comme code QR)
• Bio réseaux sociaux
• Google My Business
• Statut WhatsApp

Visites a l’atelier ou au showroom

Si les clients peuvent venir dans votre atelier, showroom, magasin ou à votre adresse professionnelle, créez d’abord un service avec sa propre durée et description. Activez ensuite le lien de réservation supplémentaire dans Paramètres -> Réservation en ligne et choisissez ce service sous "Service pour ce lien de réservation". Le service choisi est réservé à ce lien et n’apparaît plus dans le lien public normal. Smart Suggestions vérifie le même agenda, les horaires, la durée, les marges et les règles de réservation. Pour une visite showroom, vous pouvez afficher toutes les heures réservables du premier jour disponible ou conserver la sélection intelligente sur plusieurs jours. Les clients choisissent une date dans un calendrier mensuel, puis voient tous les horaires réservables ce jour-là. Cela vaut aussi bien pour les visites à l’atelier que dans le showroom.

Comment le configurer

1. Allez dans Parametres -> Coordonnees de l’entreprise et verifiez que votre adresse d’atelier ou votre adresse professionnelle est renseignee.
2. Allez dans Parametres -> Services et creez un service comme "Visite a l’atelier" ou "Visite showroom", avec la bonne duree et une description.
3. Allez dans Parametres -> Reservation en ligne et activez votre lien de reservation normal s’il n’est pas encore actif.
4. Activez "Autoriser les clients a reserver une visite a l’atelier". Choisissez ensuite le service dans "Afficher ce service sur la page de réservation atelier". Le lien separe atelier/showroom apparait sous votre lien de reservation normal.
5. Copiez ou previsualisez le lien de reservation atelier/showroom et placez ce lien sur votre site, dans vos e-mails ou dans un QR code. Utilisez le lien de reservation normal pour les services chez le client.

• Utilisez le lien de reservation normal pour les rendez-vous a l’adresse du client.
• Utilisez le lien de reservation atelier/showroom lorsque les clients doivent venir a votre adresse. Si vous avez choisi un service pour ce lien, cette page affiche uniquement ce service et le masque dans le lien de reservation normal.
• PianoPlanner utilise votre adresse d’atelier, ou votre adresse professionnelle si aucune adresse d’atelier n’est définie. Les liens de réservation normaux évitent les heures d’atelier si vous les définissez; le lien atelier/showroom utilise ces heures, ou revient à la disponibilité hebdomadaire normale si aucune heure d’atelier n’est active.

Ajouter à votre site web

Copiez ce code et collez-le sur votre site web où vous souhaitez que le bouton de réservation apparaisse.

Comme lien simple

Comme bouton

Les nouveaux clients peuvent indiquer le type, la marque et le modèle de l’instrument. Vous vérifiez ces informations avec le rendez-vous avant de les utiliser.

Les informations apparaissent avec le nouveau rendez-vous comme données fournies par le client, afin que vous puissiez les vérifier avant utilisation.

Lorsqu'un client potentiel commence le processus de réservation mais ne le termine pas, ses coordonnées sont enregistrées en tant que lead. Ainsi, vous ne perdez jamais un client potentiel, même s'il abandonne en cours de route.

Gérer vos leads

Allez dans Leads dans le menu latéral (sous Planification). Vous y verrez tous vos leads avec des options de filtrage.

Aperçu des statuts

• Nouveau — Vient d'être capturé, pas encore contacté
• Contacté — Vous l'avez contacté
• Converti — Il est devenu client (rendez-vous réservé)
• Rejeté — Pas intéressé ou non pertinent

Envoyer un e-mail de suivi

Vous voyez un nouveau lead avec une adresse e-mail ? Envoyez-lui un e-mail de suivi personnel. Vous voyez d'abord l'e-mail tel que le client le recevra, et vous pouvez modifier l'objet ou ajouter un message personnel. L'e-mail contient un lien vers votre page de réservation avec ses coordonnées pré-remplies. Le texte standard se modifie dans Modèles d'e-mail → Suivi de lead.

Convertir un prospect en client

Vous avez parlé à un prospect qui souhaite prendre rendez-vous ? Convertissez-le en client réel en un clic — pas besoin de ressaisir nom, e-mail, adresse ou téléphone.

Demandes de contact

Quand un client ne trouve pas de créneau adapté sur votre page de réservation, il peut cliquer sur « Contactez-nous directement ». Vous recevez un e-mail avec ses coordonnées pour l'appeler et trouver un moment ensemble. Aucun client potentiel n'est perdu.

Les clients réguliers n'ont pas à remplir leurs informations à chaque fois. Chaque client dans PianoPlanner a un lien unique avec des informations pré-remplies.

Les rendez-vous disponibles commencent au premier moment autorisé et sont affichés chronologiquement, afin que le client voie d’abord les options les plus logiques.

Avec leur lien de réservation personnel, les clients particuliers vérifient d’abord leur adresse de visite enregistrée. S’ils ont déménagé, ils peuvent la modifier avant de chercher un créneau adapté. Lorsqu’une suggestion d’adresse est disponible, sa sélection remplit les champs d’adresse ensemble. Leurs pianos et leur historique d’entretien restent associés à leur dossier. Pour les théâtres, écoles, églises et entreprises, l’adresse est fixe et ne peut pas être modifiée via le lien.

Étape par étape : Trouver et partager le lien

Que voit le client ?

Quand le client ouvre le lien :

• Son nom et adresse déjà remplis
• Ses pianos à choisir
• Des suggestions d'horaires intelligentes basées sur sa localisation
• Uniquement les services pertinents
• Peut réserver directement sans compte

Définir le service par défaut

Vous pouvez définir un service par défaut par client pour qu'il soit automatiquement sélectionné lorsqu'il ouvre son lien.

Les clients peuvent reporter eux-memes leur rendez-vous via un lien securise dans l'e-mail de confirmation lorsque les changements en libre-service sont actives. Aucun appel ni e-mail necessaire : ils choisissent un nouveau creneau parmi les suggestions intelligentes et confirment en un clic.

Autoriser ou bloquer les changements par les clients

Allez dans Parametres > Reservation en ligne et utilisez "Les clients peuvent annuler ou reporter eux-memes leurs rendez-vous". Activez cette option si les clients peuvent gerer eux-memes leurs changements. Desactivez-la si chaque annulation ou report doit d'abord passer par vous.

• Active : les e-mails de confirmation peuvent inclure un lien de report et les pages de reservation client affichent les actions annuler/reporter.
• Desactivee : les nouveaux e-mails de confirmation ne contiennent pas de lien de report et les pages de reservation client masquent les actions annuler/reporter.
• Les liens d'anciens e-mails peuvent encore ouvrir la page de report, mais le serveur bloque le chargement, les suggestions et le report tant que cette option est desactivee.

Comment ça marche ?

Règles

• Le report n'est possible que jusqu'à 24 heures avant le rendez-vous
• Les rendez-vous passés ne peuvent pas être reportés
• Le lien est unique par rendez-vous et ne fonctionne qu'une seule fois
• La synchronisation du calendrier (Google/Apple/Microsoft) est déclenchée automatiquement

Les rappels sont automatiquement réinitialisés lors du report

Quand un rendez-vous est déplacé (par vous, par glisser-déposer ou par le client via le lien de replanification), les indicateurs de rappel sont effacés. Le client reçoit alors de nouveau les rappels pour la nouvelle date et heure, selon vos paramètres de rappel — aucune action manuelle nécessaire.

Quand les clients réservent via leur lien personnel, ils voient automatiquement des suggestions d'horaires intelligentes. Le système analyse vos rendez-vous existants et suggère les créneaux les plus efficaces.

Comment ça marche ?

Au lieu de choisir manuellement une date et une heure, le client voit une liste d'horaires recommandés. Ceux-ci sont calculés en fonction de :

• Rendez-vous existants - Créneaux juste avant ou après d'autres rendez-vous à proximité
• Localisation - Temps de trajet minimal entre les rendez-vous
• Heures de travail - Uniquement dans vos heures disponibles
• Heures théâtre - Heures séparées pour les théâtres si configuré

Moteurs Smart Suggestions

Vous pouvez choisir le moteur qui correspond a la qualite de vos donnees et a votre style de planification :

• Souple (v5.5) — Classe les horaires possibles selon le temps de trajet, la place dans la tournée, la date, le moment de la journée et les rendez-vous existants dans le même secteur. Utilisé si vous ne choisissez pas de version.
• Économe (v5.6) — Comme Souple, mais garde le meilleur choix dans les 30 jours suivant la première possibilité et utilise les marges de la prestation entre les rendez-vous.
• Intelligent (v5.7) — Utilise Économe comme base et accorde un petit bonus aux jours et moments de la journée où ce client réserve habituellement (à partir de 3 réservations précédentes). Il ne bloque jamais d'horaires et n'assouplit jamais les limites de déplacement. Cela fonctionne là où le client est connu : le planificateur web, l'application et la replanification. Via les liens de réservation, il fonctionne comme Économe.
• Optimal (v5.8) — Utilise les mêmes contrôles que Souple et place en premier l'horaire qui ajoute le moins de trajet. À trajet supplémentaire égal, la date la plus tôt l'emporte, puis le moment de la journée préféré.

Lorsque les limites de déplacement sont activées, chaque version les traite comme des limites strictes pour vos propres réservations : le temps de trajet entre rendez-vous (avec une marge de 15 %), le premier trajet de la journée et le maximum absolu. Lorsque les limites de déplacement sont désactivées, vos paramètres de déplacement ne limitent rien, ni pour votre planification ni pour les équipes ; la version choisie reste appliquée.

Chaque version, y compris les versions équipe, garde l'horaire le plus tôt possible dans la liste. Si la meilleure option se situe plus de 14 jours après la plus tôt, l'horaire le plus tôt est affiché en premier.

Pour les équipes, Souple, Économe et Optimal sont disponibles ; il n'existe pas de version équipe d'Intelligent. Équipe Souple combine l'efficacité des tournées, la charge de travail, la disponibilité et l'aptitude des membres. Lorsque les limites de déplacement sont activées, Équipe Économe privilégie les horaires dans 1,5 fois votre temps de trajet entre rendez-vous et n'utilise un horaire au-delà que si rien ne convient dans cette limite. Équipe Optimal classe les membres et les horaires selon le trajet supplémentaire et n'utilise la priorité des membres que si le trajet supplémentaire diffère d'environ 5 minutes au plus. Lorsque les limites de déplacement sont activées, le maximum absolu n'est jamais dépassé.

Choisissez la version dans Paramètres → Réservation et planification → Zone de déplacement → Smart Suggestions — version. Le choix apparaît dès que les limites de déplacement sont activées ; un choix enregistré reste utilisé si vous les désactivez. Le choix solo s'applique au planificateur web, à l'application, à vos liens de réservation et à la replanification ; le choix équipe au planificateur d'équipe et au lien de réservation d'équipe. Sans choix, Souple est utilisé pour vos propres réservations.

Que voit le client ?

Après le choix d'une prestation, des horaires recommandés s'affichent, le meilleur choix en premier. Le nombre d'horaires et la période de recherche dépendent de la page de réservation, de vos paramètres de réservation, de votre mode de transport et de la période choisie :

• Recommandé - L'horaire le plus efficace (badge vert)
• Alternative - Bonnes options sur d'autres jours, triees par date

Le client peut également choisir "Choisir un autre horaire" pour sélectionner manuellement une date et une heure.

Clients eloignes

Les clients plus éloignés reçoivent un score plus bas, de sorte que les options proches apparaissent en premier. Lorsque les limites de déplacement sont activées, un horaire n'est jamais proposé si le trajet dépasse votre temps de trajet maximum absolu. Pour vos propres réservations, le temps de trajet entre rendez-vous est aussi une limite (avec une marge de 15 %) ; dans la planification d'équipe, il détermine surtout l'ordre (Équipe Économe ne dépasse 1,5 fois ce temps que si rien ne convient dans cette limite).

La période de recherche suit vos paramètres de réservation et la page utilisée. Le planificateur et l'application cherchent jusqu'à 180 jours à l'avance en voiture et 45 jours à vélo ; les liens de réservation personnels jusqu'à 180 jours ou, depuis un lien de facture dont la date dépasse ces 180 jours, jusqu'à 60 jours après cette date ; la replanification jusqu'à 180 jours. Un nombre fixe de suggestions n'est pas garanti.

Un créneau libre dans votre agenda dans un secteur précis ? Remplir route affiche les clients proches ayant un intervalle d'accord et une adresse e-mail, les plus urgents en premier. Les clients qui ont déjà un futur rendez-vous pour ce piano ou qui se sont désinscrits des e-mails n'y figurent pas. Pour chaque client, vous choisissez : envoyer l'invitation normale pour qu'il choisisse lui-même un horaire, ou proposer vous-même un horaire précis.

Comment ça marche ?

Proposer un horaire précis

Utilisez Proposer un horaire pour un client. Il ne voit que la date et l’heure choisies et doit les accepter explicitement.

Quand le rendez-vous apparaît-il dans votre agenda ?

Seulement quand le client accepte. PianoPlanner vérifie alors à nouveau l'horaire, durée et marges comprises, crée le rendez-vous s'il est toujours libre et envoie la confirmation de réservation habituelle au client et, selon vos paramètres de notification, à vous.

Si l'horaire a été pris entre-temps, aucune double réservation n'est créée. Le client voit que la proposition n'est plus disponible et est invité à vous contacter.

Vous pouvez proposer le même horaire à plusieurs clients, mais il ne leur est pas réservé. Seul le premier client qui accepte l'obtient ; les acceptations suivantes sont refusées. Proposez de préférence des horaires différents.

Une proposition n'est envoyée que lorsque vous cliquez sur « Envoyer la proposition » pour un client. Elle n'est jamais envoyée automatiquement, ni comme rappel ni dans une invitation.

Badges d'urgence

Chaque client reçoit un badge coloré en fonction de son dernier accordage :

• ⚠️ En retard — plus de 3 mois au-delà de l'intervalle d'accord, ou jamais accordé
• ⏰ À accorder — 1 à 3 mois au-delà de l'intervalle d'accord
• 📅 Bientôt — à faire ce mois-ci
• ✅ À jour — à faire dans un mois ou plus

L'analyse d'itinéraire vous aide à voir l'efficacité de votre planification quotidienne. Consultez les distances entre rendez-vous, obtenez un score d'efficacité et recevez des suggestions pour réduire votre temps de trajet.

Comment y accéder

Analyse journalière

La vue jour affiche :

• 📊 Score d'efficacité (note A-F) — l'efficacité de votre itinéraire
• 🚗 Distance totale — somme de tous les trajets entre rendez-vous
• ⏱️ Temps de trajet — durée estimée de tous les trajets
• 📍 Liste des trajets — chaque trajet avec départ, destination, km et minutes
• 🗺️ Itinéraire du jour - Affichez la journée sur une carte avec des arrêts numérotés et ouvrez l'itinéraire chronologique dans Google Maps. Les longues journées sont divisées en parties d'itinéraire successives ; les rendez-vous sans adresse ne sont pas inclus.

Analyse hebdomadaire

La vue semaine offre une perspective plus large :

• 📅 Scores journaliers — voyez quels jours ont des itinéraires efficaces vs inefficaces
• 📈 Moyenne hebdomadaire — pourcentage d'efficacité global
• ⚡ Opportunités inter-jours — suggestions pour déplacer des rendez-vous entre les jours
• 🗺️ Cartes quotidiennes - Ouvrez directement l'itinéraire chronologique de chaque jour

Comprendre les scores d'efficacité

Note	Score	Signification
A	90-100%	Excellent ! Votre itinéraire est très efficace.
B	80-89%	Bon itinéraire avec de petites améliorations possibles.
C	70-79%	Acceptable, mais envisagez les suggestions.
D	60-69%	Itinéraire inefficace — consultez les suggestions.
F	<60%	Très inefficace — beaucoup de temps de trajet supplémentaire.

Déplacer en un clic

Lorsque l'analyse du jour trouve un horaire plus adapté pour un rendez-vous, vous voyez un bouton "Déplacer vers". Si vous cliquez dessus, PianoPlanner va :

• Afficher une confirmation avec le changement proposé
• Vérifier les conflits avec les rendez-vous existants
• Déplacer le rendez-vous si vous confirmez

Indicateurs d'urgence

Chaque suggestion a un niveau d'urgence coloré :

Badge	Quand	Action
🔴 CRITICAL	Vous serez en retard !	Agir immédiatement
🟠 HIGH	Risque de retard (<10 min de marge)	Corriger aujourd'hui
🟡 MEDIUM	Trajet long (>30km) ou zigzag	À considérer
🟢 TIP	Amélioration possible	Bon à avoir

Des trous entre vos rendez-vous? Le bouton Streamline resserre automatiquement votre planning en recalculant les horaires.

Comment ca marche?

Que calcule Streamline?

• Temps de trajet reel de votre adresse au premier rendez-vous
• Temps de trajet reel entre chaque rendez-vous consecutif
• Votre temps tampon configure est ajoute apres chaque trajet
• Le premier rendez-vous commence a l'heure de debut + temps de trajet

Comprendre l'apercu

L'apercu montre chaque rendez-vous avec l'heure actuelle et proposee.

Les théâtres, salles de concert et autres lieux ont souvent des disponibilités différentes des clients privés. Ils sont principalement disponibles le soir et le week-end - exactement quand vous êtes normalement libre ! Avec la Disponibilité Théâtre, vous pouvez définir des heures de travail séparées pour ces clients spéciaux.

Avantages du Mode Théâtre

• 🎭 Disponibilité séparée - Les théâtres ne voient pas vos créneaux privés 9h-17h
• ⚡ Réservations de dernière minute - Les théâtres peuvent réserver avec seulement 2 heures de préavis (vous le définissez)
• 📅 Fenêtre de réservation plus courte - Les théâtres ne peuvent souvent pas planifier longtemps à l'avance
• 🎹 Accord prêt pour le concert - Ils réservent quand ils en ont besoin, avant les représentations
• 💼 Revenu supplémentaire - Remplissez vos soirées avec du travail de théâtre bien payé

Étape par étape : Configurer les horaires Théâtre

Marquer un client comme "Théâtre"

Dites maintenant à PianoPlanner quels clients doivent utiliser les horaires théâtre :

Fenêtre de réservation Théâtre

Les théâtres doivent souvent réserver à court préavis - un piano pourrait avoir besoin d'être accordé avant le concert de ce soir ! Vous pouvez définir jusqu'où les théâtres doivent/peuvent réserver :

PianoPlanner dispose d'un générateur de code QR intégré pour votre page de réservation. Imprimez-le sur des cartes de visite, des flyers, ou placez-le dans votre atelier.

PianoPlanner tient compte du type de service à la clôture d’un rendez-vous afin qu’une inspection ou une réparation ne modifie pas la dernière date d’accord.

Dans Réglages → Services, indiquez si un service compte comme accord. À la clôture, PianoPlanner indique si l’historique de l’instrument associé sera mis à jour.

Cette façon de clôturer est introduite progressivement et n'est active que pour certains comptes. Pour tous les autres comptes, la clôture fonctionne comme décrit sous Tableau de bord : la case « Mettre à jour l'accord » détermine si la date du dernier accord est mise à jour.

PianoPlanner suit automatiquement l'historique de service de chaque piano. Cela vous aide à vous rappeler quand les pianos doivent être accordés - plus de clients oubliés ou de devinettes sur votre dernière visite !

Comment ça marche (automatiquement !)

PianoPlanner met automatiquement à jour "Dernier accord" basé sur :

• ✅ Rendez-vous terminés - Quand vous terminez un accord, l'enregistrement du piano se met à jour
• ✅ Enregistrements de service - Notes que vous ajoutez à l'historique du piano
• ✅ Saisie manuelle de date - Si vous entrez vous-même une date d'accord passée

Vous n'avez rien à faire ! Terminez simplement vos rendez-vous normalement, et PianoPlanner garde la trace.

Historique climatique

Lors de la cloture d un rendez-vous, vous pouvez enregistrer l humidite, la temperature et une courte note climatique. Les mesures sont stockees sur le piano, ce qui cree un historique au fil du temps.

• Voyez si un piano est expose de facon recurrente a des periodes seches ou humides
• Appuyez vos conseils sur les humidificateurs, la ventilation ou les conditions de la piece avec de vraies mesures
• Conservez les notes climatiques avec l historique de service au lieu de notes papier separees

Comprendre les couleurs de statut

Chaque piano affiche un statut pour que vous puissiez voir d'un coup d'œil qui a besoin d'attention :

Ce que vous voyez	Ce que ça signifie
● Dernier : 15 jan 2026	✅ Récemment accordé - pas encore d'action nécessaire
● À prévoir dans 14 jours	⚠️ Service à venir - temps de contacter le client !
● 30 jours en retard	🔴 Date dépassée - définitivement temps d'appeler !
● Pas encore accordé	ℹ️ Nouveau piano - pas encore d'historique enregistré

Définir le bon intervalle d'accord

Différents pianos nécessitent des soins différents. Un piano de concert dans un théâtre a besoin d'être accordé tous les quelques mois, tandis qu'un piano de loisir à la maison pourrait n'avoir besoin que d'un service annuel. Vous définissez l'intervalle par piano !

Étape par étape : Modifier l'intervalle d'un piano

Modifier l'intervalle de plusieurs pianos à la fois

Dans Pianos, cochez les pianos à modifier et cliquez sur « Modifier l'intervalle » dans la barre qui apparaît. Choisissez l'intervalle, y compris « Le client prend contact », puis cliquez sur Appliquer. PianoPlanner vous demande d'abord de confirmer le nombre de pianos concernés.

Enregistrer manuellement un accord passé

Avez-vous accordé un piano avant d'utiliser PianoPlanner ? Vous pouvez entrer la date manuellement :

Les rapports d etat permettent de documenter l etat d un piano, de conserver les constats avec le dossier du piano et de partager un rapport PDF professionnel avec le client.

Creer un rapport

Comment les rapports sont lies

Un rapport d etat reste lie au compte proprietaire, au client, au piano et, s il a ete cree depuis un rendez-vous, a ce rendez-vous. Cela garde l historique de service, les mesures climatiques, les constats et les futurs travaux d atelier tracables par instrument.

Vous pouvez personnaliser l'affichage des créneaux horaires du calendrier. Choisissez entre des créneaux d'1 heure ou d'1,5 heure selon la durée typique de vos rendez-vous.

Modifier la durée des créneaux

Votre préférence est enregistrée automatiquement et sera mémorisée lors de votre prochaine visite.

Choisissez les heures visibles dans votre calendrier, du début de matinée jusqu’à 24:00. Cela modifie uniquement l’affichage, pas vos heures de travail ni vos disponibilités de réservation.

Vous changez de système de gestion d'accordage ? Le Hub d'Import de PianoPlanner facilite le transfert de vos données existantes — clients, pianos, rendez-vous et historique de service.

Hub d'Import

Navigate to Management → Import to open the Import Hub. From here, choose the import method that fits your situation:

Méthode	Idéal pour	Ce qui est importé
Importation Gazelle	Migration depuis Gazelle	Clients, pianos, historique de service — tout dans un flux guidé avec mappage automatique des champs
Import de contacts	Contacts téléphoniques, fichiers vCard, CSV	Clients — noms, adresses, téléphones, e-mails depuis des fichiers .vcf ou .csv
Import de calendrier	Migration depuis un autre calendrier	Rendez-vous depuis des fichiers calendrier .ics — dates, heures, descriptions
Import Pianocal	Migration depuis Pianocal	Importez vos clients et pianos depuis un export ClientList Pianocal (.csv).
CSV Générique	Tout autre système	Clients et pianos depuis CSV avec détection automatique des colonnes (bientôt disponible)

Assistant Gazelle

L'assistant Gazelle est un guide étape par étape conçu pour les utilisateurs de Gazelle. Exportez vos données depuis Gazelle en fichiers CSV, puis téléchargez-les dans l'assistant. PianoPlanner mappe automatiquement les champs Gazelle — clients, pianos et historique sont importés en une seule fois.

Quoi exporter depuis Gazelle

Pour une migration optimale, exportez ces fichiers CSV depuis Gazelle : Clients.csv, Pianos.csv, Events.csv et Msl.csv. En cas de doute, contactez le support depuis l etape d import dans l onboarding. Nous vous indiquerons comment transmettre les fichiers en securite ; n envoyez pas de fichiers clients par e-mail classique.

Pianos depuis le modèle CSV

Téléversez le modèle Pianos à l'étape 2 de l'assistant d'importation. Les pianos sont liés aux clients par la colonne customer_email : importez donc d'abord vos clients. service_interval est l'intervalle d'accord en mois (0 signifie que le client prend contact) et last_tuning_date utilise le format AAAA-MM-JJ. Après l'importation, le récapitulatif indique combien de pianos n'ont pas de client et combien n'ont pas d'intervalle d'accord. Les pianos sans intervalle sont sur « Le client prend contact » et ne reçoivent aucun rappel automatique tant que vous ne modifiez pas l'intervalle.

Import de contacts

Importez des clients depuis vos contacts téléphoniques ou un fichier vCard (.vcf). Vous pouvez aussi charger un fichier CSV. Noms, adresses, numéros et e-mails sont importés automatiquement.

Import de calendrier

Chargez un fichier .ics exporté depuis Apple Calendrier, Google Agenda, Outlook ou toute autre application. Les rendez-vous sont créés avec les dates, heures et descriptions originales.

Options d'import

Option	Que fait-elle ?
Actifs uniquement	Importer uniquement les clients/pianos marqués comme actifs
Ignorer les doublons	Ignorer les clients qui existent déjà (basé sur l'email)
Inclure le nom de l'entreprise	Ajouter le nom de l'entreprise au nom du client

En vacances ou besoin d'un jour de repos ? Bloquez des jours dans votre calendrier pour que les clients ne puissent pas réserver. Les jours bloqués sont aussi exclus des Suggestions Intelligentes.

Comment bloquer des jours

Il existe deux façons de bloquer des jours :

Depuis le tableau de bord

Depuis les paramètres

Allez dans Paramètres → Jours bloqués pour voir toutes vos périodes bloquées. Ajoutez, modifiez ou supprimez des blocages.

Que se passe-t-il quand des jours sont bloqués ?

• La réservation en ligne est désactivée — les clients voient ces jours comme indisponibles
• Les Suggestions Intelligentes ignorent les jours bloqués
• Les jours bloqués apparaissent dans votre calendrier avec un style visuel distinct
• La synchronisation calendrier respecte les jours bloqués — ils apparaissent comme "Occupé"

Vous voulez suivre vos trajets personnels séparément des rendez-vous professionnels ? Marquez les rendez-vous comme privés pour les séparer dans votre suivi kilométrique.

Créer un rendez-vous privé

Distinction visuelle

Les rendez-vous privés apparaissent en violet avec une icône 🔒 dans votre agenda.

Synchronisation calendrier

Lors de la synchronisation vers Google, Apple ou Microsoft, les rendez-vous privés apparaissent comme "Occupé" sans détails. Votre vie privée est protégée !

Tenez une administration kilométrique conforme au fisc. PianoPlanner enregistre automatiquement les km des rendez-vous, et vous pouvez ajouter des trajets manuels et tout exporter.

Où le trouver

• Dashboard — The km-widget in the right panel shows your current month and lets you quickly add trips
• Settings → Business → Km-registratie — Full overview with vehicle info, odometer readings, chart and exports
• Travel Report — Detailed trip list with route information and CSV export

Configurer le véhicule

Allez dans Paramètres → Entreprise → Suivi km et remplissez votre plaque d'immatriculation et nom du véhicule.

Relevés compteur

Enregistrez vos relevés de compteur périodiquement (ex. début et fin d'année). Cela sert de preuve pour le fisc.

Suivi automatique

Chaque rendez-vous avec une adresse client génère automatiquement un enregistrement de trajet.

Calcul intelligent retour

Le système détermine automatiquement si un trajet est aller simple ou aller-retour :

• Autres rendez-vous ce jour → Aller simple (vous continuez vers le prochain lieu)
• Dernier rendez-vous de la journée → Aller-retour (km réels vers la maison via Google Maps)

Trajets manuels

Pour les trajets non liés à un rendez-vous (ex. chercher des pièces, visite fournisseur), ajoutez des trajets manuels.

Export & rapports

• CSV export — Download all trips as a spreadsheet for your accountant
• PDF export — Generate a tax-proof report with vehicle details, odometer readings and trip list
• Monthly chart — Visual overview of business vs. private km per month

Le rapport de déplacement vous donne un aperçu détaillé de tous vos trajets sur n'importe quelle période. Filtrez par plage de dates, consultez les totaux et exportez une déclaration complète.

Comment l'utiliser

Colonnes du rapport

Colonne	Description
Date	Date du rendez-vous
Client	Nom du client avec lien vers la page de détail
Lieu	Adresse du rendez-vous
Itinéraire	Ouvrir dans Google Maps pour la navigation
Distance	Distance aller simple en km
Temps de trajet	Durée estimée du trajet

PianoPlanner fonctionne sur votre téléphone et votre tablette. Sur iPhone et iPad, vous l'installez comme application web via Safari. Sur Android, vous pouvez installer l'application PianoPlanner, ou l'application web via Chrome.

Installer sur iPhone / iPad

Application PianoPlanner pour Android

Sur Android, vous pouvez aussi installer l'application PianoPlanner. Ouvrez pianoplanner.com/download sur votre téléphone, téléchargez l'application (APK) et suivez les étapes de cette page. Elle fonctionne sur Android 7.0 ou plus récent.

Les boutons en haut d’une facture, comme PDF, enregistrer et marquer comme payée, ne sont plus cachés sous la barre d’état de votre téléphone : vous pouvez maintenant appuyer dessus.

Pour une équipe : en tant que propriétaire de l’équipe, choisissez le technicien d’un nouveau rendez-vous. L’agenda affiche chaque rendez-vous attribué dans la couleur du technicien.

Télécharger pour Android

Installer sur Android

Ce que vous obtenez sur mobile

• Vue calendrier complète optimisée pour le tactile
• Recherche rapide de clients et de pianos
• Créer et modifier des rendez-vous en déplacement
• Créer et envoyer des factures depuis votre téléphone
• Notifications push pour les nouvelles réservations

Terminer les rendez-vous sur mobile

Depuis l agenda PWA, touchez un rendez-vous et terminez-le dans une seule feuille. Vous pouvez enregistrer le paiement, mettre a jour le piano, sauvegarder une mesure climatique et choisir quoi faire avec un rapport d etat.

• Choisissez le resultat du paiement : brouillon de facture, facturation plus tard, carte, especes ou aucun paiement.
• Saisissez facultativement humidite, temperature et une courte note climatique. La mesure est enregistree sur le piano.
• Choisissez aucun rapport, creer un brouillon de rapport d etat, ou ouvrir le rapport directement apres le rendez-vous.
• Apres la finalisation, PianoPlanner affiche l action pertinente : ouvrir le brouillon de rapport, ouvrir le brouillon de facture ou continuer la tournee.

Navigation

L'application mobile dispose d'une barre de navigation en bas avec 5 onglets : Calendrier, Clients, Pianos, Planification Smart et Menu. Utilisez Menu pour revenir au lanceur, aux parametres, a l'application complete et a la facturation.

Sans connexion, l'application affiche les pages qu'elle a enregistrées et les données chargées auparavant ; les modifications nécessitent une connexion. Si l'application ne se charge pas correctement, rechargez-la, ou supprimez-la et réinstallez-la.

Recevez des notifications push instantanées quand un client prend rendez-vous en ligne. Fonctionne sur ordinateur et mobile (quand la PWA est installée).

PianoPlanner prend en charge des blocs horaires optionnels pour l’atelier et le showroom à votre propre adresse. Les rendez-vous normaux chez les clients évitent ces heures si vous les définissez; le lien séparé atelier/showroom les utilise comme créneaux de visite disponibles, ou revient à votre disponibilité hebdomadaire normale.

Configurer les heures d'atelier

Allez dans Paramètres -> Disponibilité -> Workshop Availability pour configurer des heures d’atelier séparées. Utilisez la disponibilité hebdomadaire pour toute votre semaine de travail. Ajoutez Workshop Availability uniquement si vous voulez des blocs dédiés aux moments où vous êtes à l’atelier, au showroom ou à votre adresse professionnelle.

Fonctionnalités

• Définir la disponibilité de l'atelier par jour de la semaine
• Les rendez-vous normaux chez les clients évitent les heures d’atelier
• Le lien atelier/showroom utilise les heures d’atelier actives, sinon la disponibilité hebdomadaire normale
• Les rendez-vous d'atelier visibles dans votre agenda avec une icône dédiée
• Statistiques d'atelier dans vos rapports de tableau de bord

Intégration Smart Pick

Smart Suggestions traite les heures d’atelier différemment selon le type de réservation. Les rendez-vous normaux chez les clients évitent les heures d’atelier actives; le lien séparé atelier/showroom propose des créneaux pendant ces heures, ou revient à la disponibilité hebdomadaire normale si aucune heure d’atelier n’est active. Votre agenda est toujours vérifié pour les conflits.

Chaque rendez-vous n'a pas besoin d'une fiche client. PianoPlanner vous permet de créer rapidement des rendez-vous sans RDV et des tâches internes d'atelier directement depuis votre tableau de bord.

Rendez-vous sans RDV

Quand un client arrive à l'improviste, utilisez le bouton rapide sans RDV sur votre tableau de bord. Entrez un nom et un service — pas besoin de créer d'abord une fiche client complète.

Tâches sans client

Besoin de bloquer du temps pour du travail interne ? Créez une tâche sans la lier à un client. Parfait pour la maintenance d'atelier, le travail administratif ou les blocs de temps personnels.

Comment créer

• Depuis le tableau de bord : appuyez sur le bouton + et choisissez 'Sans RDV' ou 'Tâche'
• Sans RDV : entrez un nom, choisissez un service et sélectionnez une heure
• Tâche : ajoutez une description et une heure — pas besoin de client
• Les deux types apparaissent dans votre agenda et respectent votre disponibilité

Créez une proposition claire pour votre client sans créer de projet au préalable.

La vue d’ensemble des devis affiche chaque devis avec le client, le montant, la date de validité et le statut. Les cartes de statut permettent de filtrer les brouillons et les devis enregistrés, envoyés ou expirés. Les textes d’e-mail par défaut avec variables se gèrent dans les paramètres des devis.

Les devis sont disponibles à partir de Pro, comme les factures.

1. Créer un devis
2. Choisir un client
3. Ajouter un produit ou une prestation…
4. Liste commune aux factures. Les lignes de devis existantes conservent leur description et leur prix copiés.
5. Configurer les modèles de départ
6. Saisissez vos quantités et prix hors taxes. Aucun envoi automatique.
7. Enregistrer le brouillon
8. Voir le PDF
9. Télécharger PDF
10. Émettre cette version
11. Envoyer…

L’aperçu et le téléchargement PDF enregistrent vos modifications et affichent un brouillon. Aucune date de validité n’est requise. L’émission d’une version définitive est facultative.

Envoyez le devis par e-mail depuis la page du devis. La version définitive est d’abord enregistrée, et c’est exactement ce PDF qui est joint. Chaque envoi est conservé avec le devis ; si la remise ne peut pas être confirmée, vérifiez auprès de votre client avant de renvoyer.

L’e-mail contient un lien personnel. Votre client y consulte exactement la version envoyée et l’accepte avec son nom et une case à cocher ; ouvrir le lien n’accepte jamais. Le lien est valable jusqu’à la date de validité incluse. Si vous envoyez une version plus récente, l’ancien lien expire : seule la dernière version envoyée peut être acceptée. Vous pouvez aussi retirer un lien vous-même.

Après l’acceptation, le devis indique qui l’a accepté et quand. Vous et votre client recevez automatiquement une confirmation avec le devis en pièce jointe. Si une confirmation échoue, vous pouvez la renvoyer depuis le devis.

Avec Créer une facture dans le menu du devis, vous transformez le devis en brouillon de facture. Si votre client a accepté en ligne, c’est exactement la version acceptée qui est utilisée, même si vous avez modifié le devis ensuite ; sinon la version établie la plus récente. Les lignes, montants, TVA et devise sont repris sans changement et rien n’est envoyé. Chaque devis reçoit une facture ; le devis affiche ensuite Ouvrir la facture. Seul le titulaire du compte peut le faire.

Le planificateur de projets vous aide à gérer les travaux d'atelier importants — restaurations de pianos, révisions ou tout projet en plusieurs étapes.

Créer un projet

Dans le menu principal, ouvrez Projets et cliquez sur « Nouveau projet ». Donnez-lui un titre, liez éventuellement un client et un piano, définissez une priorité, un statut et une échéance, ajoutez des notes et estimez le nombre total d'heures. Vous pouvez aussi créer un projet depuis un piano ou un rapport d'état finalisé.

Gérer les tâches

Chaque projet peut contenir plusieurs tâches. Ajoutez rapidement des tâches avec le champ en bas de la liste, ou cliquez sur une tâche pour modifier le type, la description, les notes, la quantité et l'unité, le prix, le prix de revient, facturable, les heures travaillées, le statut et l'échéance. Le statut du matériel et, si votre compte a une équipe, le membre assigné se règlent directement dans la liste des tâches. Les heures planifiées proviennent des rendez-vous d'atelier liés.

• Cliquez sur le cercle pour changer le statut : À faire → En cours → Terminé
• Glissez les tâches via la poignée pour modifier l'ordre
• Suivez les heures estimées vs réelles par tâche
• Définissez des échéances — les tâches en retard sont marquées en rouge

Aperçu de la capacité

Le résumé de capacité de la vue des projets affiche les heures d'atelier utilisées, planifiées et disponibles cette semaine. Le dépassement de capacité est visible dans ce résumé. Les données reposent sur vos heures d'atelier configurées dans Paramètres → Atelier.

Les lignes de matériel ont leur propre statut : Non commandé, Commandé, Reçu ou Installé. Depuis la vue d'ensemble des projets, vous ouvrez une liste de commande centrale avec le matériel pas encore reçu des projets au statut Planification, Actif ou En pause ; vous pouvez y mettre à jour le statut, et une ligne quitte la liste dès qu'elle est reçue ou installée.

Fonctionnalités

• Lier les projets aux clients et aux pianos, ou les créer depuis un piano ou un rapport d'état
• Niveaux de priorité : Bas, Normal, Haut, Urgent
• Gestion de statut : Planification → Actif → En pause → Terminé
• Barre de progression visuelle basée sur les tâches terminées
• Suivi hebdomadaire de la capacité selon vos heures d'atelier, avec vues grille et chronologie
• Filtrer, rechercher et dupliquer des projets (une copie repart de Planification avec toutes les tâches ouvertes), assigner des tâches aux membres de l'équipe si votre compte en a une, et suivre le matériel et l'historique des travaux

Ouvrez un projet pour voir la barre des phases, l'avancement des tâches, les heures, le matériel, l'historique des travaux et le devis. De là, vous pouvez le dupliquer, le modifier ou le supprimer et aller directement au client ou au piano lié. La vue chronologique est disponible sur les grands écrans.

Devis & Prix

Transformez votre liste de tâches en devis professionnel. Chaque tâche peut contenir des informations de prix.

Édition style tableur

La liste des tâches fonctionne comme un tableur. Cliquez sur une cellule pour modifier en ligne. Les changements sont enregistrés automatiquement.

Types de tâches

• Main d'œuvre — Heures de travail facturées à votre taux horaire
• Matériel — Pièces, cordes, feutres, etc.
• Autre — Transport, évacuation, location

Aperçu des coûts

L'aperçu des coûts affiche les totaux en temps réel de la main-d'œuvre, des matériaux et des autres coûts, avec le prix de revient, le prix de vente et la marge. Seules les tâches marquées comme facturables (case verte) sont incluses dans le devis.

Exporter le devis

Cliquez sur "Copier le devis" pour copier une version texte ou sur "PDF" pour un devis formaté professionnellement.

PDF de devis cote serveur

Le PDF de devis est genere par PianoPlanner sur le serveur. Il peut inclure votre logo, la description du projet, l adresse complete du client, le numero de devis, la date de validite, les conditions et les totaux de TVA.

Accepter le devis et facturer

Utilisez Accepter et facturer pour transformer un devis de projet en brouillon de facture prêt à envoyer. PianoPlanner propose le type de facture le plus sûr selon l'avancement du projet. Le détail du projet affiche aussi les phases de planification, les statuts du matériel, les totaux du devis TTC ou HT et l'historique des travaux lié.

• Facture partielle : facturer les taches terminees et les heures d atelier travaillees.
• Facture complete : facturer tout le devis en une fois.
• Facture d acompte : facturer un pourcentage fixe, par exemple 50%.
• La facture reste liee au projet, afin que les cartes projet puissent afficher acompte, facture partielle ou entierement facture.

Pour une facture complémentaire, PianoPlanner ajoute une ligne négative « déjà facturé » pour les factures précédentes du projet envoyées, confirmées, payées ou en retard ; les brouillons ne comptent pas. Vérifiez les lignes et les montants avant d'envoyer la facture.

Les dix phases : Prise en charge → Diagnostic / inspection → Devis → Approuvé / planifié → Préparation → Exécution → Contrôle / réglage → Prêt pour la livraison → Livré / terminé → Facturé.

Condition report to project flow

Use this workflow when an inspection grows into workshop work. It keeps findings, pricing, and hour registration in one chain.

Gérez votre inventaire de pianos — stock showroom, instruments d'atelier et pianos vendus. Suivez chaque instrument de l'arrivée à la vente et planifiez les sessions d'accordage en lot.

Ajouter des pianos

Accédez à Inventaire dans le menu principal. Cliquez sur 'Ajouter un piano' pour saisir marque, modèle, numéro de série, type (droit, à queue, numérique, clavecin) et emplacement interne. Vous pouvez aussi importer en masse via CSV.

Emplacements & Statut

Chaque piano a un emplacement (showroom, atelier ou autre) et un statut (en stock ou vendu). Filtrez et recherchez dans votre inventaire pour trouver rapidement tout instrument.

Planification de lots showroom

Sélectionnez plusieurs pianos et cliquez sur 'Créer un lot showroom' pour planifier une session d'accordage pour tous en même temps. Définissez l'emplacement, la durée estimée par piano, et choisissez une date — ou utilisez les Suggestions Intelligentes.

Fonctionnalités

• Suivi des pianos par marque, modèle, numéro de série et type
• Badges d'emplacement : Showroom, Atelier, Autre
• Suivi de statut : En Stock → Vendu
• Sélection multiple pour accordage en lot showroom
• Intégration Suggestions Intelligentes pour la planification en lot
• Import CSV pour la gestion d'inventaire en masse

PianoPlanner peut générer des factures UBL 2.1 XML lisibles par machine en plus de vos PDF. Ces e-factures respectent les normes européennes et sont automatiquement jointes aux emails.

Standards supportés

Standard	Pays	Description
NLCIUS	🇳🇱 Netherlands	Implémentation néerlandaise de la norme européenne de facturation électronique
XRechnung	🇩🇪 Germany	Norme allemande de facturation électronique, obligatoire pour les factures B2G
Peppol BIS 3.0	🇪🇺 EU	Norme paneuropéenne pour les factures transfrontalières

Comment ça marche

Allez dans Factures → Paramètres et cherchez le bouton UBL. Quand activé, chaque email de facture inclut automatiquement un fichier UBL XML en pièce jointe.

Options

• Auto (par défaut) — UBL activé pour les clients UE, désactivé pour les autres
• Toujours activé — UBL XML joint à chaque email de facture
• Désactivé — Pas de UBL XML, uniquement PDF

Choisissez Standard, Noto Sans, Noto Serif ou Georgia disponible dans les paramètres de facturation. L’aperçu PDF montre le résultat exact.

Before creating your first invoice, configure your invoicing settings. Go to Invoices and click the ⚙️ settings icon in the top bar.

Numérotation des factures

Il y a deux façons de créer une facture : depuis l'agenda ou manuellement.

Depuis l'agenda (recommandé)

After completing an appointment, create an invoice directly from the agenda. Click on the appointment → choose "Create Invoice". The invoice is automatically prefilled with:

• Nom et coordonnées du client
• Description du service avec instrument (ex. "Accord — Steinway & Sons D")
• Date du rendez-vous dans la description
• Prix du service depuis votre configuration
• Remarques du client (en ligne de texte séparée)

Facture manuelle

Go to Invoices → New Invoice. Search and select a customer, then add invoice lines manually. You can add regular lines with prices, or text-only lines for additional notes.

Envoyer des factures

Once your invoice is ready, save it as "Sent". You can then email it directly to the customer with a PDF attachment. If you have Mollie configured, a payment link is automatically included.

PianoPlanner peut calculer la distance réelle en aller simple entre votre adresse professionnelle et l’adresse du client, puis l’ajouter comme frais de déplacement sur la facture. Ce tarif client est séparé du barème kilométrique fiscal utilisé pour le suivi interne.

Définir votre tarif client de déplacement

Ajouter la ligne à une facture

Lorsque vous créez ou modifiez une facture pour un client, cliquez sur "Ajouter les kilomètres". PianoPlanner utilise la distance entreprise-client enregistrée si elle existe, ou la calcule depuis votre adresse professionnelle vers l’adresse du client. Le résultat est ajouté comme une ligne claire avec le montant total.

Tarifs spécifiques au client

Certains clients peuvent avoir un accord de déplacement différent. Ouvrez le profil client, modifiez la section facturation et activez un tarif de déplacement spécifique au client. Ce tarif remplace les paramètres de facture par défaut uniquement pour ce client.

Avec PianoPlanner sur votre écran d'accueil, vous pouvez créer et envoyer des factures directement depuis votre téléphone — même pendant que vous êtes encore chez le client.

Depuis un profil client

Open a customer in the PWA, scroll down and tap "Create Invoice". A bottom sheet appears where you can:

• Sélectionner un service — le prix est automatiquement rempli
• Ajouter une description ou des notes
• Choisir le statut de la facture (brouillon, envoyée, payée)
• Envoyer avec un lien de paiement — le client peut payer directement en ligne

Flux de travail mobile typique

Les réglages de facture et le type de client déterminent si les prix saisis incluent ou excluent la taxe. Le profil pays modifie uniquement les libellés et la mise en page; choisissez et vérifiez le taux applicable à votre situation.

Clients particuliers

Entreprises / Institutions

Définir le type de client

Pour garantir le bon traitement de la TVA, définissez le type de client dans chaque profil client :

• Particulier — Prix TTC
• Entreprise — Prix HT
• École — Prix HT
• Église — Prix HT
• Théâtre — Prix HT

Acceptez les paiements par carte bancaire et d'autres moyens directement sur vos factures via Mollie. Les clients cliquent sur le lien de paiement dans l'e-mail de facture.

Configuration de Mollie

Incluez un lien de réservation personnel dans vos e-mails de facturation pour que les clients puissent immédiatement planifier leur prochain accord. Le lien utilise le jeton de réservation unique de chaque client et suggère automatiquement la bonne période en fonction de l'intervalle d'accord du piano.

Comment ça marche

Calcul intelligent de la date

La date de début suggérée est calculée automatiquement : dernière date d'accord + intervalle. Si un client a plusieurs pianos, PianoPlanner choisit la prochaine date d'accord la plus proche. Exemple : un piano accordé le 9 avril avec un intervalle de 6 mois suggère le 9 octobre.

PianoPlanner peut synchroniser vos factures directement avec votre logiciel comptable, pour ne plus avoir à faire de saisie manuelle. Allez dans Paramètres → Intégrations pour connecter votre logiciel comptable.

Intégrations disponibles

Moneybird, Jortt, Odoo et e-Boekhouden sont disponibles dans les réglages d’intégration actuels.

Moneybird (Pays-Bas/Belgique)

Moneybird est un logiciel de comptabilité en ligne populaire aux Pays-Bas. PianoPlanner se connecte via l'API Moneybird pour la synchronisation automatique des factures.

e-Boekhouden (Netherlands)

Connectez e-Boekhouden avec un jeton API. PianoPlanner peut synchroniser les factures et les relations et vérifier si les factures synchronisées ont été payées.

Jortt (Pays-Bas)

Jortt est un logiciel comptable néerlandais populaire conçu pour les indépendants et petites entreprises. PianoPlanner se connecte via OAuth2 pour une synchronisation sécurisée et automatique des factures.

Odoo (International)

Odoo est un système ERP international open-source avec un module comptable puissant. PianoPlanner se connecte via l'API JSON-RPC d'Odoo.

Journal de synchronisation

Chaque action de synchronisation est enregistrée. Consultez l'historique dans les paramètres d'intégration pour voir quelles factures ont été envoyées avec succès.

Pas encore intégré

Ces logiciels sont présentés à titre indicatif mais ne disposent actuellement d’aucune connexion PianoPlanner active :

• Exact Online — Système ERP néerlandais/international
• DATEV 🇩🇪 — Leader allemand pour les conseillers fiscaux
• lexoffice 🇩🇪 — Comptabilité cloud allemande populaire
• sevDesk 🇩🇪 — Comptabilité en ligne allemande pour indépendants
• Yuki 🇧🇪🇳🇱 — Comptabilité néerlandaise/belge avec traitement de documents
• Billit 🇧🇪 — Plateforme de facturation belge

PianoPlanner prend en charge 14 paramètres régionaux actifs via 13 fichiers de langue. Modifiez la langue de l’interface à tout moment; English (Ireland) réutilise le texte anglais canonique avec le format régional irlandais.

Changer de langue

Qu'est-ce qui change avec la langue ?

• Tous les menus, libellés et boutons de l'interface
• Les modèles d'emails envoyés à vos clients
• Les libellés et la mise en forme des factures
• Les pages de réservation montrées à vos clients
• Le format des dates et des nombres

PianoPlanner propose des formules d'abonnement flexibles adaptées à vos besoins. Gérez votre abonnement, mettez à niveau ou modifiez vos informations de paiement.

Formules disponibles

Formule	Prix	Fonctionnalités principales
Start	€29.50/mo	Clients & rendez-vous illimités, analyse d'itinéraire, Smart Suggestions, SMTP personnalisé, import de données
Pro	€39.50/mo	Tout dans Start + synchronisation calendrier bidirectionnelle, devis et facturation, suivi kilometrique, integrations comptables
Pro+	€49.50/mo	Tout dans Pro + rapports de condition, liens de reservation theatre, planificateur de projets atelier et facturation par etapes
Master	€59.50/mo	Tout dans Pro+ + liens de reservation pour ecoles de musique
Teams	Voir la page Abonnement (jusqu'à 5 accordeurs)	Tableau de bord d'équipe, planification pour plusieurs techniciens, page de réservation d'équipe et portail technicien. Les techniciens suivent leurs rendez-vous via leur propre flux iCal ; la synchronisation bidirectionnelle du calendrier ne fait pas partie de Teams.

Vous commencez par un essai gratuit de 30 jours avec les fonctions Pro+. Aucune donnée de paiement n'est nécessaire. La date de fin exacte est indiquée sur la page Abonnement et en haut de votre tableau de bord.

Gérer l'abonnement

Vous travaillez avec plusieurs techniciens ? La fonctionnalité Équipes vous permet de gérer une base de données clients partagée, une planification coordonnée.

Agenda d’équipe : liste hebdomadaire

Passez de la grille à la liste dans la vue hebdomadaire de l’agenda d’équipe. La liste utilise le même filtre par membre, y compris pour les rendez-vous non attribués. Ouvrez les rendez-vous depuis la liste ; les rendez-vous privés ou sur toute la journée et les absences restent reconnaissables.

Premiers pas avec les Équipes

Roles de l'equipe

• Technicien — utilise le portail technicien pour consulter et mettre a jour les rendez-vous attribues.
• Planificateur — utilise le tableau de bord d'equipe pour consulter le calendrier, attribuer des rendez-vous, utiliser Smart Match et gerer les absences.

Paramètres de déplacement par membre d’équipe

Chaque membre de l’équipe a son propre moyen de transport (voiture ou vélo) et son adresse de domicile. Ouvrez le membre dans Teams pour les régler. Les suggestions intelligentes et les temps de trajet de la page de réservation d’équipe utilisent le moyen de transport du membre lui-même, pour qu’un accordeur à vélo obtienne des temps réalistes. La zone d’intervention se règle séparément ; voir « Zone d’intervention d’un accordeur » ci-dessous.

Fonctionnement du mode vélo

• Les temps à vélo proviennent de vrais itinéraires cyclables Google Maps (pistes cyclables, pas d’autoroutes) — et non de temps en voiture avec un facteur de correction.
• Les suggestions intelligentes privilégient automatiquement les clients proches pour les membres à vélo. Pour un client plus éloigné, un collègue en voiture obtient un meilleur score — le bon technicien l’emporte naturellement.
• Une zone par temps de trajet utilise le temps réel à vélo. Une zone en kilomètres est une distance à vol d’oiseau.
• Les temps supposent un cycliste moyen (environ 16 km/h). Avec un vélo électrique, vous serez généralement plus rapide que prévu.

Acces planificateur

Le portail technicien donne aux techniciens une vue legere de leurs rendez-vous attribues sans compte PianoPlanner complet. Les techniciens utilisent le portail via un magic link. Les planificateurs peuvent aussi recevoir un lien d'acces, mais ils sont rediriges vers le tableau de bord d'equipe avec des droits de planification.

Envoyer un lien magique

Fonctionnalités du portail

• Voir les rendez-vous d'aujourd'hui et de la semaine
• Mettre à jour le statut : Confirmé, En route, Terminé
• Ajouter des notes aux rendez-vous
• Design adapté au mobile — fonctionne sur téléphone et tablette
• Enregistrer des mesures climatiques et creer un brouillon de rapport d etat lors de la finalisation d un rendez-vous attribue

Terminer les rendez-vous dans le portail

Lorsqu un technicien marque un rendez-vous attribue comme termine, le portail peut enregistrer moyen de paiement, mise a jour du piano, notes, humidite, temperature et brouillon de rapport d etat facultatif.