PianoPlanner peut envoyer automatiquement des rappels d'accord aux clients lorsque leur piano doit être accordé. Vous n'avez rien à faire — le système vérifie pour chaque piano quand le dernier accord a eu lieu, ajoute l'intervalle d'accord et envoie un rappel au bon moment. En cas de non-réponse, des relances automatiques suivent.
Quelle est la différence avec les invitations manuelles ?
Handmatige uitnodiging: U klikt zelf bij elke klant op het e-mail icoontje om een uitnodiging te sturen.
Automatische herinnering: PianoPlanner doet dit voor u. U stelt één keer in hoe het moet werken,
en daarna worden alle klanten automatisch op het juiste moment herinnerd. Inclusief follow-ups als ze niet reageren.
Comment ça fonctionne ?
1. Le piano a un intervalle d'accord
Les rappels ne sont envoyés que pour les pianos ayant un intervalle d'accord défini (3, 6 ou 12 mois). Les pianos en "Prend contact lui-même" (intervalle 0) sont ignorés.
2. Le premier rappel est envoyé
Supposons qu'un piano a un intervalle de 6 mois et que le dernier accord était le 1er janvier. Le prochain accord est prévu vers le 1er juillet. Avec le paramètre par défaut (30 jours à l'avance), le client reçoit le premier rappel vers le 1er juin.
3. Relance en cas de non-réponse
Si le client ne répond pas (ne prend pas rendez-vous), une deuxième relance suit automatiquement après 14 jours. Ensuite, une relance mensuelle suit jusqu'au maximum (par défaut 4 rappels par cycle).
4. Le cycle s'arrête automatiquement
De herinneringen stoppen vanzelf zodra:
✅ De klant een afspraak boekt (via de boekingslink of door u ingepland)
✅ Het maximum aantal herinneringen is bereikt
✅ De klant zich uitschrijft via de link onderaan de e-mail
Configuration — Étape par étape
1. Allez dans Paramètres
Open Instellingen en scroll naar het kaartje "Automatische Stemherinneringen"
(met het 🔔 bel-icoontje). Klik erop om het open te klappen.
2. Activez la fonction
Zet de schakelaar aan bij "Automatische herinneringen inschakelen".
Er verschijnen nu extra opties.
3. Configurez le planning
Ajustez les paramètres suivants selon vos préférences :
| Paramètre |
Par défaut |
Explication |
| Eerste herinnering |
30 dagen |
Combien de jours avant l'accord le premier e-mail est envoyé. Exemple : 30 jours = environ 1 mois à l'avance. |
| Follow-up interval |
14 dagen |
Combien de jours entre la première et la deuxième relance. Ensuite, c'est mensuel. |
| Maximum per cyclus |
4 herinneringen |
Nombre maximum d'e-mails par piano par cycle d'accord. Après ce nombre, le système s'arrête, même si le client ne répond pas. |
| Verzendtijdstip |
09:00 uur |
À quelle heure les e-mails sont envoyés. Choisissez un moment où vos clients sont probablement en ligne. |
4. Envoyez un test
Klik op "Test versturen" om een voorbeeld-herinnering naar uw eigen e-mailadres te sturen.
Zo ziet u precies hoe de e-mail eruitziet voor uw klanten. De test gebruikt een fictieve klant (Jan de Vries)
met een Steinway B-211.
5. Cliquez sur Enregistrer
Vergeet niet op "Opslaan" te klikken! Vanaf nu worden uw klanten automatisch herinnerd.
Personnaliser le modèle d'e-mail
Les rappels automatiques utilisent le même modèle que les invitations manuelles d'accord. Vous pouvez personnaliser ce modèle via :
Via les Paramètres
Klik op "Sjabloon bewerken" bij de stemherinnering-instellingen.
U wordt doorgestuurd naar de Template Editor waar u het "Stembeurt Uitnodiging" sjabloon kunt aanpassen.
Variables supplémentaires
En plus des variables standard (nom du client, piano, etc.), deux variables supplémentaires sont disponibles pour les rappels automatiques :
| Variabele |
Uitleg |
{{reminderNumber}} |
Le numéro du rappel (1, 2, 3...). Utile à mentionner dans le texte. |
{{unsubscribeLink}} |
Un lien permettant au client de se désinscrire des rappels. Il est automatiquement placé en bas de l'e-mail. |
Désinscription par les clients
En bas de chaque rappel automatique se trouve un lien de désinscription. Si un client clique dessus, une page propre apparaît confirmant sa désinscription. Il ne recevra plus de rappels de votre part.
Dans les statistiques des paramètres, vous voyez combien de clients se sont désinscrits. Souhaitez-vous réinscrire un client ? Contactez le support.
Widget tableau de bord
Dès que vous activez les rappels automatiques, un widget apparaît sur votre tableau de bord avec trois chiffres : le nombre total de rappels envoyés, le nombre de ce mois et le nombre de clients désinscrits.
Envoi manuel depuis la file d'attente
On the Tuning Reminders page (the bell icon in the menu) you can open the Queue tab
to see exactly which pianos are about to receive a reminder. Each row has a green
"Send now" button that lets you send the reminder immediately, without waiting for the next
automatic batch.
Quand est-ce utile ?
• You have a quiet day and want to actively fill your schedule
• A customer asks for a reminder right after a phone call
• You want to test the wording with a real customer before turning the automatic batch on
• You see an overdue piano in the queue and want to nudge that customer first
Une confirmation apparaît avec le nom du client et le piano. Après confirmation, l'e-mail est envoyé immédiatement et la ligne disparaît de la file (ou passe au numéro de rappel suivant). L'envoi est enregistré au même endroit que les envois automatiques, il compte donc dans le maximum par cycle, fixe la date du prochain rappel et apparaît dans l'onglet Historique.
Le bouton est désactivé (grisé, avec une infobulle) lorsque l'envoi n'est pas autorisé :
| Raison |
Explication |
| Client désabonné |
The customer used the unsubscribe link in an earlier reminder. They no longer receive automatic or manual tuning emails from you. |
| A déjà un rendez-vous |
Un rendez-vous d'accord futur est déjà dans votre agenda pour ce piano. Un rappel prêterait à confusion. |
| Pas d'adresse e-mail |
La fiche client ne contient pas d'adresse e-mail. Ajoutez-en une sur la page client d'abord. |
| Maximum atteint |
Le nombre maximum de rappels pour ce cycle d'accord a déjà été envoyé. Attendez le prochain accord pour démarrer un nouveau cycle. |
Prérequis
Important à savoir
Automatische herinneringen worden alleen verstuurd als aan alle voorwaarden is voldaan:
✅ De functie is ingeschakeld in uw instellingen
✅ De piano heeft een steminterval ingesteld (3, 6 of 12 maanden — niet "Neemt zelf contact op")
✅ De piano heeft een bekende datum van laatste stembeurt
✅ De klant heeft een e-mailadres
✅ De klant heeft zich niet uitgeschreven
❌ Piano's zonder steminterval of zonder e-mailadres worden altijd overgeslagen
Conseil : Vérifiez vos données clients
Voordat u de automatische herinneringen inschakelt, controleer of uw klanten een e-mailadres hebben
en of de piano's een steminterval en laatste stembeurt-datum hebben ingevuld.
Ga naar Klanten en Piano's om dit te controleren.
Hoe completer uw gegevens, hoe beter het systeem werkt.
