Guide d'utilisation

Vos informations d'entreprise apparaissent dans les emails de confirmation et sur votre page de réservation. Remplissez-les correctement pour que les clients sachent exactement qui vous êtes.

Comment configurer vos coordonnées ?

Vos heures de travail déterminent quand les clients peuvent réserver des rendez-vous. Le système n'affiche que les créneaux horaires dans ces heures.

Jours et horaires

Sélectionnez les jours où vous travaillez et définissez l'heure de début et de fin pour chaque jour.

• Option 1 : Horaires fixes chaque jour
• Option 2 : Horaires différents par jour
• Option 3 : Certains jours de repos

Heure de debut : rendez-vous ou depart

Dans Parametres → Lien de reservation, vous choisissez ce que le debut de votre journee signifie pour la reservation en ligne.

Parametre	Resultat
Le rendez-vous client peut commencer a cette heure	Si votre journee commence a 09:00, les clients peuvent reserver un premier rendez-vous a 09:00.
Je peux partir de mon atelier/domicile a cette heure	Si votre journee commence a 09:00 et que le trajet dure 25 minutes, le premier rendez-vous client commence a 09:25.

Définir les tampons

Les tampons vous aident à garder du temps entre les rendez-vous et empêchent les clients de réserver trop au dernier moment.

Type de tampon	Que fait-ce ?	Recommandé
Tampon avant rendez-vous	Temps minimum entre la réservation et le rendez-vous	2 jours recommandés pour la planification
Tampon après rendez-vous	Temps supplémentaire après un rendez-vous pour les notes ou retards imprévus	15 minutes recommandées
Temps de réservation minimum	Combien de temps à l'avance les clients doivent-ils réserver ?	2 jours vous donne le temps de planifier

Votre zone de service détermine jusqu'où vous êtes prêt à vous déplacer pour les rendez-vous. Cela aide le système à faire des suggestions intelligentes et empêche les réservations trop éloignées.

Comment définir votre zone de service ?

Mode de transport : voiture ou velo

Si vous travaillez surtout a velo, reglez le mode de transport sur Velo dans Parametres -> Temps de trajet. PianoPlanner calcule alors les controles de trajet, les suggestions de reservation, les marges de trajet, l analyse de route et les suggestions kilometriques de facture avec des temps a velo au lieu des temps en voiture.

Les services définissent ce que vous proposez aux clients — comme l'accord, la régulation ou la réparation. Chaque service a sa propre durée, prix et couleur de calendrier.

Configuration des services

Couleurs du calendrier

Les couleurs de service vous aident à distinguer visuellement les différents types de rendez-vous dans votre calendrier. Choisissez parmi les couleurs prédéfinies.

Le tableau de bord est votre espace de travail central. Vous y trouvez votre agenda, aperçu de la journée, actions rapides et widgets utiles — tout ce dont vous avez besoin pour une journée productive.

Aide IA

Utilisez le bouton Aide IA dans la barre latérale pour poser des questions d'aide ou des questions de données agrégées, comme des totaux, des nombres et des moyennes.

• Autorisé : nombres, totaux, moyennes et autres résumés numériques.
• Bloqué : noms, coordonnées, adresses, notes, numéros de facture et fiches client brutes.
• Les factures ouvertes sont calculées à partir des vrais statuts de facture : envoyée, confirmée et en retard.

Disposition du tableau de bord

Votre tableau de bord est divisé en trois colonnes : un panneau gauche avec des aperçus rapides, l'agenda au centre et un panneau droit avec des statistiques et widgets.

Panneau gauche

• Mini-calendrier — navigation rapide entre les dates
• Feux de signalisation — état de la journée en un coup d'œil
• Rendez-vous en cours — affiche le rendez-vous actuel
• Aujourd'hui encore — liste rapide des rendez-vous restants
• À traiter — rendez-vous nécessitant un suivi

Agenda

Basculez entre la vue jour, semaine et mois. Cliquez sur un créneau pour créer un nouveau rendez-vous. Glissez-déposez pour déplacer. Double-cliquez pour modifier.

• Glisser-déposer — déplacez les rendez-vous vers un autre horaire ou jour
• Redimensionner — glissez le bord inférieur pour ajuster la durée
• Bouton itinéraire — calculez les temps de trajet et coloriez vos rendez-vous
• Filtres — afficher/masquer les types de rendez-vous (extérieur, atelier, privé)

Panneau droit

• Rendez-vous du jour avec informations client
• Prochains rendez-vous pour les jours suivants
• Statistiques atelier / extérieur du jour
• Widget km — aperçu mensuel et ajout rapide de trajets (Pro)

Créer un rendez-vous

Terminer les rendez-vous

Après avoir visité un client, marquez le rendez-vous comme terminé. Cela met automatiquement à jour l'historique d'accordage du piano.

Le widget "À traiter"

Le panneau gauche affiche une liste "À traiter" avec les rendez-vous passés qui n'ont pas encore été marqués comme terminés. Utilisez les boutons de filtre (7j, 30j, 90j, Tout) pour remonter plus loin dans le temps.

Terminer plusieurs rendez-vous à la fois

Lorsque vous avez de nombreux rendez-vous en attente (par ex. après des vacances ou un import), utilisez le bouton "Tout terminer" en bas de la liste en attente. Cela marque tous les rendez-vous visibles comme terminés et met à jour toutes les dates d'accordage des pianos liés en un clic. Un dialogue de confirmation apparaît d'abord.

PianoPlanner vous montre l'efficacité de votre planning avec un système de couleurs. Ainsi, vous pouvez voir d'un coup d'œil si votre journée est bien planifiée.

Légende des couleurs

Comment le temps de trajet est-il calculé ?

Gérez toutes vos données clients en un seul endroit. Ajoutez des clients, associez des pianos, suivez l'historique de service et envoyez des e-mails professionnels — le tout depuis un seul aperçu.

Ajouter un client

Adresse via Apple Maps ou Google Maps

En plus de saisir une adresse, vous pouvez coller un lien de carte ou des coordonnées dans le champ de recherche d’adresse lorsque vous ajoutez ou modifiez un client. C’est utile lorsqu’un client envoie sa position par WhatsApp ou e-mail, ou lorsque l’adresse exacte n’est pas claire.

Que pouvez-vous coller ?

• Lien de partage Apple Maps, par exemple https://maps.apple/p/...
• Lien de partage Google Maps, par exemple https://maps.app.goo.gl/...
• URL Google Maps complète contenant des coordonnées
• Coordonnées simples, par exemple 52.3676, 4.9041 ou 52,3676° N, 4,9041° E
• Lien geo: depuis Android

Que se passe-t-il ?

Lorsque PianoPlanner reconnaît un pin valide, un message vert "Position GPS reconnue" apparaît avec les coordonnées. Les champs d’adresse vides peuvent être remplis automatiquement à partir du pin. Les champs déjà saisis ne sont jamais écrasés.

Page de détail client

Cliquez sur un client pour voir le profil complet. Vous y trouvez :

• Tous les pianos associés avec statut de service
• Historique complet des rendez-vous
• Lien de réservation personnel à partager avec le client
• Envoyer directement des invitations d'accord
• Coordonnées et notes

Rechercher et filtrer

Utilisez la barre de recherche pour trouver rapidement des clients par nom, e-mail, ville ou numéro de téléphone. La liste se met à jour pendant que vous tapez.

Détection des doublons

PianoPlanner détecte automatiquement les doublons potentiels dans votre base de données clients en se basant sur le nom, l'e-mail, le numéro de téléphone et l'adresse. Le matching flou (algorithme de Levenshtein) détecte même les petites fautes de frappe.

Suivez chaque piano que vous accordez ou entretenez. Enregistrez la marque, le modèle, le numéro de série, l'année de fabrication et l'état. Associez les pianos aux clients et tenez un historique de service complet.

Ajouter un piano

Page de détail piano

• Spécifications complètes du piano et notes d'état
• Historique de service — tous les rendez-vous et accords précédents
• Indicateur de statut : en ordre, bientôt dû, ou en retard
• Photos — téléchargez des images du piano pour référence

Intervalles d'accord expliqués

Intervalle	Signification
0	Le client prend contact lui-même — pas de rappels automatiques
3	Tous les 3 mois — pour pianos à queue de concert ou utilisation intensive
6	Tous les 6 mois — standard pour la plupart des pianos
12	Annuellement — pour pianos à usage léger

Tuning with the Pianoscope app on iPhone or iPad? Store the inharmonicity measurement of every piano directly in PianoPlanner. On your next visit, your measurement is one tap away — no more digging through iCloud Drive or email.

How it works

Reusing the measurement

Pianoscope est l'application professionnelle d'accordage pour iPhone/iPad. Plus d'informations : pianoscope.app.

Synchronisez PianoPlanner avec votre Google Agenda pour une synchronisation bidirectionnelle. Les rendez-vous apparaissent dans les deux calendriers et les mises à jour sont automatiquement synchronisées.

Création de la connexion

Options de synchronisation

Option	Description
Synchronisation bidirectionnelle	Les modifications dans les deux calendriers sont synchronisées
Vers Google uniquement	Les rendez-vous sont uniquement envoyés de PianoPlanner vers Google
Inclure le temps de trajet	Ajouter automatiquement le temps de trajet aux événements du calendrier

Utilisez-vous Outlook ou Microsoft 365 ? Connectez votre calendrier pour une synchronisation transparente avec PianoPlanner.

Ce dont vous avez besoin

• Un compte Microsoft 365 ou Outlook.com
• Accès à votre calendrier

Connexion

Qu'est-ce qui est synchronisé ?

• Nouveaux rendez-vous dans PianoPlanner
• Modifications de l'heure et de la date
• Annulations

Apple Calendrier fonctionne un peu différemment de Google et Microsoft. Vous pouvez vous abonner à votre calendrier PianoPlanner dans Apple Calendrier, mais c'est une synchronisation unidirectionnelle.

Créer un mot de passe spécifique à l'application

Connexion dans PianoPlanner

Vous souhaitez passer de Google Calendar à Apple Calendar (ou inversement) ? C'est possible sans perte de rendez-vous.

Pourquoi changer ?

• Privacy: Apple verwerkt data in Europa (GDPR), Google in de VS
• Minder afhankelijk van Big Tech: Geen Google-account meer nodig voor je agenda
• Betere integratie: Apple Calendar werkt naadloos op iPhone, iPad en Mac
• Digitale soevereiniteit: Jouw data, jouw keuze waar het opgeslagen wordt

Étape par étape pour changer

Comparaison : Google vs Apple

	Google Calendar	Apple Calendar
Localisation des données	États-Unis (Google Cloud)	Europe (Apple iCloud)
Méthode de synchronisation	Google API (OAuth)	CalDAV (App-wachtwoord)
Direction	Bidirectionnelle	Bidirectionnelle
Confidentialité (RGPD)	⚠️	✅

Toutes les synchronisations de calendrier ne sont pas égales. Voici les différences entre les méthodes.

Méthode	Direction	Temps réel	Meilleur pour
Google Calendar API	Bidirectionnel	Oui	Toute personne avec un compte Google - intégration la plus complète
Microsoft 365 / Outlook	Bidirectionnel	Oui	Utilisateurs Microsoft 365 ou Outlook
Apple CalDAV	Bidirectionnel	Oui	Toute personne utilisant Calendrier iCloud comme calendrier principal
Flux iCal	Lecture seule	Toutes les 15-60 min	Synchronisation simple en lecture seule avec n'importe quelle application de calendrier

Vos rendez-vous d'accordage dans votre propre agenda de confiance

Souhaitez-vous voir automatiquement vos rendez-vous d'accordage dans l'agenda que vous utilisez déjà sur votre téléphone ou ordinateur (comme Samsung, Google ou Outlook) ? C'est très simple — il suffit de connecter les agendas.

Vous voulez que les emails de confirmation viennent de info@votreentreprise.com au lieu de noreply@pianoplanner.com ? C'est possible ! Avec votre propre serveur SMTP.

Pourquoi utiliser votre propre SMTP ?

• Les e-mails viennent de votre propre domaine (info@votreentreprise.fr)
• Apparence plus professionnelle
• Moins susceptible d'être intercepté par les filtres anti-spam
• Contrôle total sur votre communication par e-mail

Configuration SMTP

Champ	Exemple	Explication
Hôte SMTP	smtp.mydomain.com	L'adresse de votre serveur mail (ex. smtp.gmail.com)
Port	587 or 465	Généralement 587 (TLS) ou 465 (SSL)
Nom d'utilisateur	info@mydomain.com	Généralement votre adresse e-mail complète
Mot de passe	••••••••	Votre mot de passe e-mail ou mot de passe spécifique à l'app
Adresse d'expédition	info@mydomain.com	L'adresse e-mail affichée comme expéditeur

Paramètres courants

Fournisseur	Hôte	Port
Gmail	smtp.gmail.com	587
Outlook/Microsoft 365	smtp.office365.com	587
TransIP	smtp.transip.email	587
Strato	smtp.strato.com	587

PianoPlanner envoie automatiquement des emails pour les confirmations, rappels et annulations. Vous pouvez les personnaliser entièrement selon votre propre style.

Modèles disponibles

• Bevestigingsmail — Wordt automatisch verstuurd als een klant een afspraak boekt
• Herinneringsmail — Wordt verstuurd 24/48 uur vóór de afspraak
• Annuleringsmail — Wordt verstuurd als u een afspraak annuleert
• Wijzigingsmail — Wordt verstuurd als datum/tijd verandert
• Stembeurt Uitnodiging — Voor het uitnodigen van klanten die toe zijn aan een stembeurt (handmatig én automatisch)

E-mail d'annulation lors de la suppression d'un rendez-vous

When you delete a future appointment from the dashboard, the customer is automatically notified by email. The setting Settings → Email → Send cancellation emails controls this and is on by default.

Quand aucun e-mail d'annulation n'est envoyé

• Le rendez-vous est dans le passé
• Le rendez-vous est privé ou sur la journée entière
• Le client n'a pas d'adresse e-mail enregistrée
• Vous avez décoché la case de notification dans la fenêtre de suppression
• Vous avez désactivé les e-mails d'annulation dans Paramètres → E-mail

Rebonds d'e-mail — détection et réinitialisation

Lorsqu'un e-mail ne peut pas être livré (mauvaise adresse, boîte pleine, domaine bloque PianoPlanner), le rebond est capturé et l'adresse est bloquée pour les envois ultérieurs. Cela protège votre réputation d'expéditeur.

Où voyez-vous les rebonds ?

• Une bannière rouge apparaît sur la fiche client au-dessus de l'adresse e-mail rejetée
• Un widget sur le tableau de bord montre combien de clients ont une adresse e-mail bloquée
• Le journal d'e-mails sous Paramètres → E-mail affiche le statut "Rebondi" ou "Soft bounce" par tentative

Réinitialiser un rebond

Open the customer, check or correct the email address, then click Mark checked on the red banner. The block is lifted and you can send mail to that address again.

L'éditeur de modèles — Deux modes

Modifier le modèle

Variables disponibles

Les variables sont des codes spéciaux qui sont automatiquement remplacés par des données réelles. Tapez-les exactement ainsi (y compris les doubles accolades) ou cliquez dessus dans l'éditeur.

Variable	Remplacé par
{{customerName}}	{{customerName}} - Nom du client
{{date}}	{{date}} - Date du rendez-vous
{{time}}	{{time}} - Heure du rendez-vous
{{service}}	{{service}} - Type de service
{{piano_brand}}	Marque du piano (ex. "Steinway")
{{piano_model}}	Modèle du piano
{{bookingLink}}	Lien de réservation personnel du client
{{companyName}}	{{companyName}} - Votre nom d'entreprise
{{companyPhone}}	{{companyPhone}}
{{companyEmail}}	{{companyEmail}}
{{reminderNumber}}	Numéro de la rappel (1, 2, 3...) — uniquement pour les rappels automatiques
{{unsubscribeLink}}	Lien de désinscription — uniquement pour les rappels automatiques

Rappelez automatiquement à vos clients quand leur piano doit être accordé. C'est un moyen puissant de générer des rendez-vous récurrents.

Comment envoyer des invitations ?

Options d'intervalle d'accordage

Option	Description
Le client prend contact	Pas de rappels automatiques
3 mois	Pianos à queue de concert, utilisation intensive
6 mois	Standard pour la plupart des pianos
12 mois	Utilisation récréative, hobby

Variables disponibles pour les invitations

Variable	Remplacé par
{{lastTuningDate}}	Date du dernier accordage
{{daysSinceLastTuning}}	Jours depuis le dernier accordage
{{monthsSinceLastTuning}}	Mois depuis le dernier accordage
{{service_interval}}	Intervalle de service
{{bookingLink}}	Lien de réservation

PianoPlanner peut envoyer automatiquement des rappels d'accord aux clients lorsque leur piano doit être accordé. Vous n'avez rien à faire — le système vérifie pour chaque piano quand le dernier accord a eu lieu, ajoute l'intervalle d'accord et envoie un rappel au bon moment. En cas de non-réponse, des relances automatiques suivent.

Comment ça fonctionne ?

Configuration — Étape par étape

Paramètre	Par défaut	Explication
Eerste herinnering	30 dagen	Combien de jours avant l'accord le premier e-mail est envoyé. Exemple : 30 jours = environ 1 mois à l'avance.
Follow-up interval	14 dagen	Combien de jours entre la première et la deuxième relance. Ensuite, c'est mensuel.
Maximum per cyclus	4 herinneringen	Nombre maximum d'e-mails par piano par cycle d'accord. Après ce nombre, le système s'arrête, même si le client ne répond pas.
Verzendtijdstip	09:00 uur	À quelle heure les e-mails sont envoyés. Choisissez un moment où vos clients sont probablement en ligne.

Personnaliser le modèle d'e-mail

Les rappels automatiques utilisent le même modèle que les invitations manuelles d'accord. Vous pouvez personnaliser ce modèle via :

Variabele	Uitleg
{{reminderNumber}}	Le numéro du rappel (1, 2, 3...). Utile à mentionner dans le texte.
{{unsubscribeLink}}	Un lien permettant au client de se désinscrire des rappels. Il est automatiquement placé en bas de l'e-mail.

Désinscription par les clients

En bas de chaque rappel automatique se trouve un lien de désinscription. Si un client clique dessus, une page propre apparaît confirmant sa désinscription. Il ne recevra plus de rappels de votre part.

Dans les statistiques des paramètres, vous voyez combien de clients se sont désinscrits. Souhaitez-vous réinscrire un client ? Contactez le support.

Widget tableau de bord

Dès que vous activez les rappels automatiques, un widget apparaît sur votre tableau de bord avec trois chiffres : le nombre total de rappels envoyés, le nombre de ce mois et le nombre de clients désinscrits.

Envoi manuel depuis la file d'attente

On the Tuning Reminders page (the bell icon in the menu) you can open the Queue tab to see exactly which pianos are about to receive a reminder. Each row has a green "Send now" button that lets you send the reminder immediately, without waiting for the next automatic batch.

Une confirmation apparaît avec le nom du client et le piano. Après confirmation, l'e-mail est envoyé immédiatement et la ligne disparaît de la file (ou passe au numéro de rappel suivant). L'envoi est enregistré au même endroit que les envois automatiques, il compte donc dans le maximum par cycle, fixe la date du prochain rappel et apparaît dans l'onglet Historique.

Le bouton est désactivé (grisé, avec une infobulle) lorsque l'envoi n'est pas autorisé :

Raison	Explication
Client désabonné	The customer used the unsubscribe link in an earlier reminder. They no longer receive automatic or manual tuning emails from you.
A déjà un rendez-vous	Un rendez-vous d'accord futur est déjà dans votre agenda pour ce piano. Un rappel prêterait à confusion.
Pas d'adresse e-mail	La fiche client ne contient pas d'adresse e-mail. Ajoutez-en une sur la page client d'abord.
Maximum atteint	Le nombre maximum de rappels pour ce cycle d'accord a déjà été envoyé. Attendez le prochain accord pour démarrer un nouveau cycle.

Prérequis

Chaque utilisateur PianoPlanner a un lien de réservation unique. Partagez-le avec des clients potentiels pour qu'ils puissent réserver eux-mêmes un rendez-vous.

Étape par étape

Où pouvez-vous utiliser le lien ?

Partagez partout

• Votre site web - bouton 'Réserver maintenant'
• Signature d'e-mail
• Cartes de visite (comme code QR)
• Bio réseaux sociaux
• Google My Business
• Statut WhatsApp

Visites a l’atelier ou au showroom

Si les clients peuvent venir dans votre atelier, showroom, magasin ou à votre adresse professionnelle, créez d’abord un service, par exemple "Visite atelier" ou "Visite showroom", avec sa propre durée et description. Activez ensuite les visites atelier dans Paramètres -> Réservation en ligne et sélectionnez ce service dans "Afficher ce service sur la page de réservation atelier". PianoPlanner affiche une URL séparée /workshop/votre-slug. Si vous y sélectionnez un service, il est réservé au lien atelier/showroom et n’apparaît plus dans le lien de réservation public normal. En arrière-plan, Smart Suggestions vérifie votre agenda. Si vous définissez des heures d’atelier, elles sont utilisées comme fenêtre de disponibilité pour ce lien séparé; sinon il utilise votre disponibilité hebdomadaire normale.

Comment le configurer

1. Allez dans Parametres -> Coordonnees de l’entreprise et verifiez que votre adresse d’atelier ou votre adresse professionnelle est renseignee.
2. Allez dans Parametres -> Services et creez un service comme "Visite a l’atelier" ou "Visite showroom", avec la bonne duree et une description.
3. Allez dans Parametres -> Reservation en ligne et activez votre lien de reservation normal s’il n’est pas encore actif.
4. Activez "Autoriser les clients a reserver une visite a l’atelier". Choisissez ensuite le service dans "Afficher ce service sur la page de réservation atelier". Le lien separe atelier/showroom apparait sous votre lien de reservation normal.
5. Copiez ou previsualisez le lien de reservation atelier/showroom et placez ce lien sur votre site, dans vos e-mails ou dans un QR code. Utilisez le lien de reservation normal pour les services chez le client.

• Utilisez le lien de reservation normal pour les rendez-vous a l’adresse du client.
• Utilisez le lien de reservation atelier/showroom lorsque les clients doivent venir a votre adresse. Si vous avez choisi un service pour ce lien, cette page affiche uniquement ce service et le masque dans le lien de reservation normal.
• PianoPlanner utilise votre adresse d’atelier, ou votre adresse professionnelle si aucune adresse d’atelier n’est définie. Les liens de réservation normaux évitent les heures d’atelier si vous les définissez; le lien atelier/showroom utilise ces heures, ou revient à la disponibilité hebdomadaire normale si aucune heure d’atelier n’est active.

Ajouter à votre site web

Copiez ce code et collez-le sur votre site web où vous souhaitez que le bouton de réservation apparaisse.

Comme lien simple

Comme bouton

Lorsqu'un client potentiel commence le processus de réservation mais ne le termine pas, ses coordonnées sont enregistrées en tant que lead. Ainsi, vous ne perdez jamais un client potentiel, même s'il abandonne en cours de route.

Gérer vos leads

Allez dans Leads dans le menu latéral (sous Planification). Vous y verrez tous vos leads avec des options de filtrage.

Aperçu des statuts

• Nouveau — Vient d'être capturé, pas encore contacté
• Contacté — Vous l'avez contacté
• Converti — Il est devenu client (rendez-vous réservé)
• Rejeté — Pas intéressé ou non pertinent

Envoyer un e-mail de suivi

Vous voyez un nouveau lead avec une adresse e-mail ? Envoyez-lui un e-mail de suivi en un clic ! L'e-mail contient un lien vers votre page de réservation avec ses coordonnées pré-remplies — pour qu'il puisse finaliser sans rien retaper.

Convertir un prospect en client

Vous avez parlé à un prospect qui souhaite prendre rendez-vous ? Convertissez-le en client réel en un clic — pas besoin de ressaisir nom, e-mail, adresse ou téléphone.

Demandes de contact

Quand un client ne trouve pas de créneau adapté sur votre page de réservation, il peut cliquer sur « Contactez-nous directement ». Vous recevez un e-mail avec ses coordonnées pour l'appeler et trouver un moment ensemble. Aucun client potentiel n'est perdu.

Les clients réguliers n'ont pas à remplir leurs informations à chaque fois. Chaque client dans PianoPlanner a un lien unique avec des informations pré-remplies.

Étape par étape : Trouver et partager le lien

Que voit le client ?

Quand le client ouvre le lien :

• Son nom et adresse déjà remplis
• Ses pianos à choisir
• Des suggestions d'horaires intelligentes basées sur sa localisation
• Uniquement les services pertinents
• Peut réserver directement sans compte

Définir le service par défaut

Vous pouvez définir un service par défaut par client pour qu'il soit automatiquement sélectionné lorsqu'il ouvre son lien.

Les clients peuvent reporter eux-memes leur rendez-vous via un lien securise dans l'e-mail de confirmation lorsque les changements en libre-service sont actives. Aucun appel ni e-mail necessaire : ils choisissent un nouveau creneau parmi les suggestions intelligentes et confirment en un clic.

Autoriser ou bloquer les changements par les clients

Allez dans Parametres > Reservation en ligne et utilisez "Les clients peuvent annuler ou reporter eux-memes leurs rendez-vous". Activez cette option si les clients peuvent gerer eux-memes leurs changements. Desactivez-la si chaque annulation ou report doit d'abord passer par vous.

• Active : les e-mails de confirmation peuvent inclure un lien de report et les pages de reservation client affichent les actions annuler/reporter.
• Desactivee : les nouveaux e-mails de confirmation ne contiennent pas de lien de report et les pages de reservation client masquent les actions annuler/reporter.
• Les liens d'anciens e-mails peuvent encore ouvrir la page de report, mais le serveur bloque le chargement, les suggestions et le report tant que cette option est desactivee.

Comment ça marche ?

Règles

• Le report n'est possible que jusqu'à 24 heures avant le rendez-vous
• Les rendez-vous passés ne peuvent pas être reportés
• Le lien est unique par rendez-vous et ne fonctionne qu'une seule fois
• La synchronisation du calendrier (Google/Apple/Microsoft) est déclenchée automatiquement

Les rappels sont automatiquement réinitialisés lors du report

Lorsqu'un rendez-vous est déplacé (par vous, par glisser-déposer, ou par le client via le lien de report), les indicateurs de rappel sont effacés. Le client reçoit un nouveau rappel 24/48 heures pour la nouvelle date et heure — aucune action manuelle nécessaire.

Quand les clients réservent via leur lien personnel, ils voient automatiquement des suggestions d'horaires intelligentes. Le système analyse vos rendez-vous existants et suggère les créneaux les plus efficaces.

Comment ça marche ?

Au lieu de choisir manuellement une date et une heure, le client voit une liste d'horaires recommandés. Ceux-ci sont calculés en fonction de :

• Rendez-vous existants - Créneaux juste avant ou après d'autres rendez-vous à proximité
• Localisation - Temps de trajet minimal entre les rendez-vous
• Heures de travail - Uniquement dans vos heures disponibles
• Heures théâtre - Heures séparées pour les théâtres si configuré

Moteurs Smart Suggestions

Vous pouvez choisir le moteur qui correspond a la qualite de vos donnees et a votre style de planification :

• V5.5 — Flexible : classe les meilleures options de route en premier, tout en gardant des creneaux de secours moins ideals disponibles.
• V5.6 — Strict : supprime les creneaux qui creent trop de trajet et garde la journee plus stricte autour de la route et des heures de travail.
• V5.7 — Strict + Predictive : utilise V5.6 comme base et ajoute le comportement client appris, par exemple les clients qui reservent souvent le vendredi apres-midi.

Que voit le client ?

Apres avoir selectionne un service, jusqu'a 10 creneaux optimaux apparaissent:

• Recommandé - L'horaire le plus efficace (badge vert)
• Alternative - Bonnes options sur d'autres jours, triees par date

Le client peut également choisir "Choisir un autre horaire" pour sélectionner manuellement une date et une heure.

Clients eloignes

Pour les clients en dehors de votre zone de service, le systeme cherche automatiquement plus loin (jusqu'a 6 mois).

Vous avez un créneau libre dans une zone spécifique ? Remplir route vous aide à trouver des clients à proximité qui ont besoin d'un accordage et vous permet de leur envoyer une invitation en un clic.

Comment ça marche ?

Badges d'urgence

Chaque client reçoit un badge coloré en fonction de son dernier accordage :

• 🔴 En retard — Au-delà de l'intervalle de service
• 🟠 À accorder — Dans le mois de l'intervalle
• 🟡 Bientôt — Dans les trois mois de l'intervalle
• 🟢 À jour — Pas encore dû

L'analyse d'itinéraire vous aide à voir l'efficacité de votre planification quotidienne. Consultez les distances entre rendez-vous, obtenez un score d'efficacité et recevez des suggestions d'optimisation.

Comment y accéder

Analyse journalière

La vue jour affiche :

• 📊 Score d'efficacité (note A-F) — qualité de l'optimisation de votre itinéraire
• 🚗 Distance totale — somme de tous les trajets entre rendez-vous
• ⏱️ Temps de trajet — durée estimée de tous les trajets
• 📍 Liste des trajets — chaque trajet avec départ, destination, km et minutes

Analyse hebdomadaire

La vue semaine offre une perspective plus large :

• 📅 Scores journaliers — voyez quels jours ont des itinéraires efficaces vs inefficaces
• 📈 Moyenne hebdomadaire — pourcentage d'efficacité global
• ⚡ Opportunités inter-jours — suggestions pour déplacer des rendez-vous entre les jours

Comprendre les scores d'efficacité

Note	Score	Signification
A	90-100%	Excellent ! Votre itinéraire est très bien optimisé.
B	80-89%	Bon itinéraire avec de petites améliorations possibles.
C	70-79%	Acceptable, mais envisagez les suggestions.
D	60-69%	Itinéraire inefficace — suivez les conseils d'optimisation.
F	<60%	Très inefficace — optimisation significative nécessaire.

Optimisation en 1 clic

Lorsque le système trouve des opportunités d'optimisation, vous voyez des suggestions avec un bouton "Appliquer".

• Vérifier les conflits avec les rendez-vous existants
• Afficher une confirmation avec le changement proposé
• Déplacer le rendez-vous si vous confirmez

Indicateurs d'urgence

Chaque suggestion a un niveau d'urgence coloré :

Badge	Quand	Action
🔴 CRITICAL	Vous serez en retard !	Agir immédiatement
🟠 HIGH	Risque de retard (<10 min de marge)	Corriger aujourd'hui
🟡 MEDIUM	Trajet long (>30km) ou zigzag	À considérer
🟢 TIP	Possibilité d'optimisation	Bon à avoir

Des trous entre vos rendez-vous? Le bouton Streamline resserre automatiquement votre planning en recalculant les horaires.

Comment ca marche?

Que calcule Streamline?

• Temps de trajet reel de votre adresse au premier rendez-vous
• Temps de trajet reel entre chaque rendez-vous consecutif
• Votre temps tampon configure est ajoute apres chaque trajet
• Le premier rendez-vous commence a l'heure de debut + temps de trajet

Comprendre l'apercu

L'apercu montre chaque rendez-vous avec l'heure actuelle et proposee.

Les théâtres, salles de concert et autres lieux ont souvent des disponibilités différentes des clients privés. Ils sont principalement disponibles le soir et le week-end - exactement quand vous êtes normalement libre ! Avec la Disponibilité Théâtre, vous pouvez définir des heures de travail séparées pour ces clients spéciaux.

Avantages du Mode Théâtre

• 🎭 Disponibilité séparée - Les théâtres ne voient pas vos créneaux privés 9h-17h
• ⚡ Réservations de dernière minute - Les théâtres peuvent réserver avec seulement 2 heures de préavis (vous le définissez)
• 📅 Fenêtre de réservation plus courte - Les théâtres ne peuvent souvent pas planifier longtemps à l'avance
• 🎹 Accord prêt pour le concert - Ils réservent quand ils en ont besoin, avant les représentations
• 💼 Revenu supplémentaire - Remplissez vos soirées avec du travail de théâtre bien payé

Étape par étape : Configurer les horaires Théâtre

Marquer un client comme "Théâtre"

Dites maintenant à PianoPlanner quels clients doivent utiliser les horaires théâtre :

Fenêtre de réservation Théâtre

Les théâtres doivent souvent réserver à court préavis - un piano pourrait avoir besoin d'être accordé avant le concert de ce soir ! Vous pouvez définir jusqu'où les théâtres doivent/peuvent réserver :

L'optimiseur d'itinéraire utilise Google Maps pour calculer l'ordre le plus efficace pour vos rendez-vous. Il peut automatiquement réorganiser votre planning.

PianoPlanner dispose d'un générateur de code QR intégré pour votre page de réservation. Imprimez-le sur des cartes de visite, des flyers, ou placez-le dans votre atelier.

PianoPlanner suit automatiquement l'historique de service de chaque piano. Cela vous aide à vous rappeler quand les pianos doivent être accordés - plus de clients oubliés ou de devinettes sur votre dernière visite !

Comment ça marche (automatiquement !)

PianoPlanner met automatiquement à jour "Dernier accord" basé sur :

• ✅ Rendez-vous terminés - Quand vous terminez un accord, l'enregistrement du piano se met à jour
• ✅ Enregistrements de service - Notes que vous ajoutez à l'historique du piano
• ✅ Saisie manuelle de date - Si vous entrez vous-même une date d'accord passée

Vous n'avez rien à faire ! Terminez simplement vos rendez-vous normalement, et PianoPlanner garde la trace.

Historique climatique

Lors de la cloture d un rendez-vous, vous pouvez enregistrer l humidite, la temperature et une courte note climatique. Les mesures sont stockees sur le piano, ce qui cree un historique au fil du temps.

• Voyez si un piano est expose de facon recurrente a des periodes seches ou humides
• Appuyez vos conseils sur les humidificateurs, la ventilation ou les conditions de la piece avec de vraies mesures
• Conservez les notes climatiques avec l historique de service au lieu de notes papier separees

Comprendre les couleurs de statut

Chaque piano affiche un statut pour que vous puissiez voir d'un coup d'œil qui a besoin d'attention :

Ce que vous voyez	Ce que ça signifie
● Dernier : 15 jan 2026	✅ Récemment accordé - pas encore d'action nécessaire
● À prévoir dans 14 jours	⚠️ Service à venir - temps de contacter le client !
● 30 jours en retard	🔴 Date dépassée - définitivement temps d'appeler !
● Pas encore accordé	ℹ️ Nouveau piano - pas encore d'historique enregistré

Définir le bon intervalle d'accord

Différents pianos nécessitent des soins différents. Un piano de concert dans un théâtre a besoin d'être accordé tous les quelques mois, tandis qu'un piano de loisir à la maison pourrait n'avoir besoin que d'un service annuel. Vous définissez l'intervalle par piano !

Étape par étape : Modifier l'intervalle d'un piano

Enregistrer manuellement un accord passé

Avez-vous accordé un piano avant d'utiliser PianoPlanner ? Vous pouvez entrer la date manuellement :

Les rapports d etat permettent de documenter l etat d un piano, de conserver les constats avec le dossier du piano et de partager un rapport PDF professionnel avec le client.

Creer un rapport

Comment les rapports sont lies

Un rapport d etat reste lie au compte proprietaire, au client, au piano et, s il a ete cree depuis un rendez-vous, a ce rendez-vous. Cela garde l historique de service, les mesures climatiques, les constats et les futurs travaux d atelier tracables par instrument.

Vous pouvez personnaliser l'affichage des créneaux horaires du calendrier. Choisissez entre des créneaux d'1 heure ou d'1,5 heure selon la durée typique de vos rendez-vous.

Modifier la durée des créneaux

Votre préférence est enregistrée automatiquement et sera mémorisée lors de votre prochaine visite.

Vous changez de système de gestion d'accordage ? Le Hub d'Import de PianoPlanner facilite le transfert de vos données existantes — clients, pianos, rendez-vous et historique de service.

Hub d'Import

Navigate to Management → Import to open the Import Hub. From here, choose the import method that fits your situation:

Méthode	Idéal pour	Ce qui est importé
Importation Gazelle	Migration depuis Gazelle	Clients, pianos, historique de service — tout dans un flux guidé avec mappage automatique des champs
Import de contacts	Contacts téléphoniques, fichiers vCard, CSV	Clients — noms, adresses, téléphones, e-mails depuis des fichiers .vcf ou .csv
Import de calendrier	Migration depuis un autre calendrier	Rendez-vous depuis des fichiers calendrier .ics — dates, heures, descriptions
CSV Générique	Tout autre système	Clients et pianos depuis CSV avec détection automatique des colonnes (bientôt disponible)

Assistant Gazelle

L'assistant Gazelle est un guide étape par étape conçu pour les utilisateurs de Gazelle. Exportez vos données depuis Gazelle en fichiers CSV, puis téléchargez-les dans l'assistant. PianoPlanner mappe automatiquement les champs Gazelle — clients, pianos et historique sont importés en une seule fois.

Quoi exporter depuis Gazelle

Pour une migration optimale, exportez ces fichiers CSV depuis Gazelle : Clients.csv, Pianos.csv, Events.csv et Msl.csv. En cas de doute, contactez le support depuis l etape d import dans l onboarding. Nous vous indiquerons comment transmettre les fichiers en securite ; n envoyez pas de fichiers clients par e-mail classique.

Import de contacts

Importez des clients depuis vos contacts téléphoniques ou un fichier vCard (.vcf). Vous pouvez aussi charger un fichier CSV. Noms, adresses, numéros et e-mails sont importés automatiquement.

Import de calendrier

Chargez un fichier .ics exporté depuis Apple Calendrier, Google Agenda, Outlook ou toute autre application. Les rendez-vous sont créés avec les dates, heures et descriptions originales.

Options d'import

Option	Que fait-elle ?
Actifs uniquement	Importer uniquement les clients/pianos marqués comme actifs
Ignorer les doublons	Ignorer les clients qui existent déjà (basé sur l'email)
Inclure le nom de l'entreprise	Ajouter le nom de l'entreprise au nom du client

En vacances ou besoin d'un jour de repos ? Bloquez des jours dans votre calendrier pour que les clients ne puissent pas réserver. Les jours bloqués sont aussi exclus des Suggestions Intelligentes.

Comment bloquer des jours

Il existe deux façons de bloquer des jours :

Depuis le tableau de bord

Depuis les paramètres

Allez dans Paramètres → Jours bloqués pour voir toutes vos périodes bloquées. Ajoutez, modifiez ou supprimez des blocages.

Que se passe-t-il quand des jours sont bloqués ?

• La réservation en ligne est désactivée — les clients voient ces jours comme indisponibles
• Les Suggestions Intelligentes ignorent les jours bloqués
• Les jours bloqués apparaissent dans votre calendrier avec un style visuel distinct
• La synchronisation calendrier respecte les jours bloqués — ils apparaissent comme "Occupé"

Vous voulez suivre vos trajets personnels séparément des rendez-vous professionnels ? Marquez les rendez-vous comme privés pour les séparer dans votre suivi kilométrique.

Créer un rendez-vous privé

Distinction visuelle

Les rendez-vous privés apparaissent en violet avec une icône 🔒 dans votre agenda.

Synchronisation calendrier

Lors de la synchronisation vers Google, Apple ou Microsoft, les rendez-vous privés apparaissent comme "Occupé" sans détails. Votre vie privée est protégée !

Tenez une administration kilométrique conforme au fisc. PianoPlanner enregistre automatiquement les km des rendez-vous, et vous pouvez ajouter des trajets manuels et tout exporter.

Où le trouver

• Dashboard — The km-widget in the right panel shows your current month and lets you quickly add trips
• Settings → Business → Km-registratie — Full overview with vehicle info, odometer readings, chart and exports
• Travel Report — Detailed trip list with route information and CSV export

Configurer le véhicule

Allez dans Paramètres → Entreprise → Suivi km et remplissez votre plaque d'immatriculation et nom du véhicule.

Relevés compteur

Enregistrez vos relevés de compteur périodiquement (ex. début et fin d'année). Cela sert de preuve pour le fisc.

Suivi automatique

Chaque rendez-vous avec une adresse client génère automatiquement un enregistrement de trajet.

Calcul intelligent retour

Le système détermine automatiquement si un trajet est aller simple ou aller-retour :

• Autres rendez-vous ce jour → Aller simple (vous continuez vers le prochain lieu)
• Dernier rendez-vous de la journée → Aller-retour (km réels vers la maison via Google Maps)

Trajets manuels

Pour les trajets non liés à un rendez-vous (ex. chercher des pièces, visite fournisseur), ajoutez des trajets manuels.

Export & rapports

• CSV export — Download all trips as a spreadsheet for your accountant
• PDF export — Generate a tax-proof report with vehicle details, odometer readings and trip list
• Monthly chart — Visual overview of business vs. private km per month

Le rapport de déplacement vous donne un aperçu détaillé de tous vos trajets sur n'importe quelle période. Filtrez par plage de dates, consultez les totaux et exportez une déclaration complète.

Comment l'utiliser

Colonnes du rapport

Colonne	Description
Date	Date du rendez-vous
Client	Nom du client avec lien vers la page de détail
Lieu	Adresse du rendez-vous
Itinéraire	Ouvrir dans Google Maps pour la navigation
Distance	Distance aller simple en km
Temps de trajet	Durée estimée du trajet

PianoPlanner fonctionne comme une Progressive Web App (PWA) — vous pouvez l'installer sur votre téléphone ou tablette et l'utiliser comme une application native.

Installer sur iPhone / iPad

Installer sur Android

Ce que vous obtenez sur mobile

• Vue calendrier complète optimisée pour le tactile
• Recherche rapide de clients et de pianos
• Créer et modifier des rendez-vous en déplacement
• Créer et envoyer des factures depuis votre téléphone
• Notifications push pour les nouvelles réservations

Terminer les rendez-vous sur mobile

Depuis l agenda PWA, touchez un rendez-vous et terminez-le dans une seule feuille. Vous pouvez enregistrer le paiement, mettre a jour le piano, sauvegarder une mesure climatique et choisir quoi faire avec un rapport d etat.

• Choisissez le resultat du paiement : brouillon de facture, facturation plus tard, carte, especes ou aucun paiement.
• Saisissez facultativement humidite, temperature et une courte note climatique. La mesure est enregistree sur le piano.
• Choisissez aucun rapport, creer un brouillon de rapport d etat, ou ouvrir le rapport directement apres le rendez-vous.
• Apres la finalisation, PianoPlanner affiche l action pertinente : ouvrir le brouillon de rapport, ouvrir le brouillon de facture ou continuer la tournee.

Navigation

L'application mobile dispose d'une barre de navigation en bas avec 5 onglets : Calendrier, Clients, Pianos, Planification Smart et Menu. Utilisez Menu pour revenir au lanceur, aux parametres, a l'application complete et a la facturation.

Recevez des notifications push instantanées quand un client prend rendez-vous en ligne. Fonctionne sur ordinateur et mobile (quand la PWA est installée).

PianoPlanner prend en charge des blocs horaires optionnels pour l’atelier et le showroom à votre propre adresse. Les rendez-vous normaux chez les clients évitent ces heures si vous les définissez; le lien séparé atelier/showroom les utilise comme créneaux de visite disponibles, ou revient à votre disponibilité hebdomadaire normale.

Configurer les heures d'atelier

Allez dans Paramètres -> Disponibilité -> Workshop Availability pour configurer des heures d’atelier séparées. Utilisez la disponibilité hebdomadaire pour toute votre semaine de travail. Ajoutez Workshop Availability uniquement si vous voulez des blocs dédiés aux moments où vous êtes à l’atelier, au showroom ou à votre adresse professionnelle.

Fonctionnalités

• Définir la disponibilité de l'atelier par jour de la semaine
• Les rendez-vous normaux chez les clients évitent les heures d’atelier
• Le lien atelier/showroom utilise les heures d’atelier actives, sinon la disponibilité hebdomadaire normale
• Les rendez-vous d'atelier visibles dans votre agenda avec une icône dédiée
• Statistiques d'atelier dans vos rapports de tableau de bord

Intégration Smart Pick

Smart Suggestions traite les heures d’atelier différemment selon le type de réservation. Les rendez-vous normaux chez les clients évitent les heures d’atelier actives; le lien séparé atelier/showroom propose des créneaux pendant ces heures, ou revient à la disponibilité hebdomadaire normale si aucune heure d’atelier n’est active. Votre agenda est toujours vérifié pour les conflits.

Chaque rendez-vous n'a pas besoin d'une fiche client. PianoPlanner vous permet de créer rapidement des rendez-vous sans RDV et des tâches internes d'atelier directement depuis votre tableau de bord.

Rendez-vous sans RDV

Quand un client arrive à l'improviste, utilisez le bouton rapide sans RDV sur votre tableau de bord. Entrez un nom et un service — pas besoin de créer d'abord une fiche client complète.

Tâches sans client

Besoin de bloquer du temps pour du travail interne ? Créez une tâche sans la lier à un client. Parfait pour la maintenance d'atelier, le travail administratif ou les blocs de temps personnels.

Comment créer

• Depuis le tableau de bord : appuyez sur le bouton + et choisissez 'Sans RDV' ou 'Tâche'
• Sans RDV : entrez un nom, choisissez un service et sélectionnez une heure
• Tâche : ajoutez une description et une heure — pas besoin de client
• Les deux types apparaissent dans votre agenda et respectent votre disponibilité

Le planificateur de projets vous aide à gérer les travaux d'atelier importants — restaurations de pianos, révisions ou tout projet en plusieurs étapes.

Créer un projet

Dans le menu principal, ouvrez Projets et cliquez sur « Nouveau projet ». Donnez-lui un titre, liez éventuellement un client et un piano, définissez une priorité, un statut et une échéance, ajoutez des notes et estimez le nombre total d'heures. Vous pouvez aussi créer un projet depuis un piano ou un rapport d'état finalisé.

Gérer les tâches

Chaque projet peut contenir plusieurs tâches. Ajoutez rapidement des tâches avec le champ de saisie en bas de la liste.

• Cliquez sur le cercle pour changer le statut : À faire → En cours → Terminé
• Glissez les tâches via la poignée pour modifier l'ordre
• Suivez les heures estimées vs réelles par tâche
• Définissez des échéances — les tâches en retard sont marquées en rouge

Aperçu de la capacité

Le résumé de capacité de la vue des projets affiche les heures d'atelier utilisées, planifiées et disponibles cette semaine. Le dépassement de capacité est visible dans ce résumé. Les données reposent sur vos heures d'atelier configurées dans Paramètres → Atelier.

Fonctionnalités

• Lier les projets aux clients et aux pianos, ou les créer depuis un piano ou un rapport d'état
• Niveaux de priorité : Bas, Normal, Haut, Urgent
• Gestion de statut : Planification → Actif → En pause → Terminé
• Barre de progression visuelle basée sur les tâches terminées
• Suivi hebdomadaire de la capacité selon vos heures d'atelier, avec vues grille et chronologie
• Filtrer, rechercher et dupliquer les projets, attribuer des membres de l'équipe et suivre les matériaux et l'historique du travail

Devis & Prix

Transformez votre liste de tâches en devis professionnel. Chaque tâche peut contenir des informations de prix.

Édition style tableur

La liste des tâches fonctionne comme un tableur. Cliquez sur une cellule pour modifier en ligne. Les changements sont enregistrés automatiquement.

Types de tâches

• Labor — Work hours billed at your hourly rate (set in Settings → Workshop)
• Material — Parts, strings, felt, etc. Track cost price for profit calculation
• Other — Transport, disposal, rental costs

Aperçu des coûts

L'aperçu des coûts affiche les totaux en temps réel de la main-d'œuvre, des matériaux et des autres coûts, avec le prix de revient, le prix de vente et la marge. Seules les tâches marquées comme facturables (case verte) sont incluses dans le devis.

Exporter le devis

Cliquez sur "Copier le devis" pour copier une version texte ou sur "PDF" pour un devis formaté professionnellement.

PDF de devis cote serveur

Le PDF de devis est genere par PianoPlanner sur le serveur. Il peut inclure votre logo, la description du projet, l adresse complete du client, le numero de devis, la date de validite, les conditions et les totaux de TVA.

Accepter le devis et facturer

Utilisez Accepter et facturer pour transformer un devis de projet en brouillon de facture prêt à envoyer. PianoPlanner suggère le type de facture le plus adapté selon l'avancement du projet. Le détail du projet affiche aussi les dix phases de planification, les statuts des matériaux, les totaux du devis avec ou sans TVA, l'historique du travail lié et les badges de facturation.

• Facture partielle : facturer les taches terminees et les heures d atelier travaillees.
• Facture complete : facturer tout le devis en une fois.
• Facture d acompte : facturer un pourcentage fixe, par exemple 50%.
• La facture reste liee au projet, afin que les cartes projet puissent afficher acompte, facture partielle ou entierement facture.

Condition report to project flow

Use this workflow when an inspection grows into workshop work. It keeps findings, pricing, and hour registration in one chain.

Gérez votre inventaire de pianos — stock showroom, instruments d'atelier et pianos vendus. Suivez chaque instrument de l'arrivée à la vente et planifiez les sessions d'accordage en lot.

Ajouter des pianos

Accédez à Inventaire dans le menu principal. Cliquez sur 'Ajouter un piano' pour saisir marque, modèle, numéro de série, type (droit, à queue, numérique) et emplacement interne. Vous pouvez aussi importer en masse via CSV.

Emplacements & Statut

Chaque piano a un emplacement (showroom, atelier ou autre) et un statut (en stock ou vendu). Filtrez et recherchez dans votre inventaire pour trouver rapidement tout instrument.

Planification de lots showroom

Sélectionnez plusieurs pianos et cliquez sur 'Créer un lot showroom' pour planifier une session d'accordage pour tous en même temps. Définissez l'emplacement, la durée estimée par piano, et choisissez une date — ou utilisez les Suggestions Intelligentes.

Fonctionnalités

• Suivi des pianos par marque, modèle, numéro de série et type
• Badges d'emplacement : Showroom, Atelier, Autre
• Suivi de statut : En Stock → Vendu
• Sélection multiple pour accordage en lot showroom
• Intégration Suggestions Intelligentes pour la planification en lot
• Import CSV pour la gestion d'inventaire en masse

PianoPlanner peut générer des factures UBL 2.1 XML lisibles par machine en plus de vos PDF. Ces e-factures respectent les normes européennes et sont automatiquement jointes aux emails.

Standards supportés

Standard	Pays	Description
NLCIUS	🇳🇱 Netherlands	Implémentation néerlandaise de la norme européenne de facturation électronique
XRechnung	🇩🇪 Germany	Norme allemande de facturation électronique, obligatoire pour les factures B2G
Peppol BIS 3.0	🇪🇺 EU	Norme paneuropéenne pour les factures transfrontalières

Comment ça marche

Allez dans Factures → Paramètres et cherchez le bouton UBL. Quand activé, chaque email de facture inclut automatiquement un fichier UBL XML en pièce jointe.

Options

• Auto (default) — UBL is enabled for EU customers, disabled for non-EU
• Always on — UBL XML attached to every invoice email
• Off — No UBL XML, only PDF

Before creating your first invoice, configure your invoicing settings. Go to Invoices and click the ⚙️ settings icon in the top bar.

Numérotation des factures

Il y a deux façons de créer une facture : depuis l'agenda ou manuellement.

Depuis l'agenda (recommandé)

After completing an appointment, create an invoice directly from the agenda. Click on the appointment → choose "Create Invoice". The invoice is automatically prefilled with:

• Nom et coordonnées du client
• Description du service avec instrument (ex. "Accord — Steinway & Sons D")
• Date du rendez-vous dans la description
• Prix du service depuis votre configuration
• Remarques du client (en ligne de texte séparée)

Facture manuelle

Go to Invoices → New Invoice. Search and select a customer, then add invoice lines manually. You can add regular lines with prices, or text-only lines for additional notes.

Envoyer des factures

Once your invoice is ready, save it as "Sent". You can then email it directly to the customer with a PDF attachment. If you have Mollie configured, a payment link is automatically included.

PianoPlanner peut calculer la distance réelle en aller simple entre votre adresse professionnelle et l’adresse du client, puis l’ajouter comme frais de déplacement sur la facture. Ce tarif client est séparé du barème kilométrique fiscal utilisé pour le suivi interne.

Définir votre tarif client de déplacement

Ajouter la ligne à une facture

Lorsque vous créez ou modifiez une facture pour un client, cliquez sur "Ajouter les kilomètres". PianoPlanner utilise la distance entreprise-client enregistrée si elle existe, ou la calcule depuis votre adresse professionnelle vers l’adresse du client. Le résultat est ajouté comme une ligne claire avec le montant total.

Tarifs spécifiques au client

Certains clients peuvent avoir un accord de déplacement différent. Ouvrez le profil client, modifiez la section facturation et activez un tarif de déplacement spécifique au client. Ce tarif remplace les paramètres de facture par défaut uniquement pour ce client.

Avec PianoPlanner sur votre écran d'accueil, vous pouvez créer et envoyer des factures directement depuis votre téléphone — même pendant que vous êtes encore chez le client.

Depuis un profil client

Open a customer in the PWA, scroll down and tap "Create Invoice". A bottom sheet appears where you can:

• Sélectionner un service — le prix est automatiquement rempli
• Ajouter une description ou des notes
• Choisir le statut de la facture (brouillon, envoyée, payée)
• Envoyer avec un lien de paiement — le client peut payer directement en ligne

Flux de travail mobile typique

PianoPlanner gère automatiquement la TVA en fonction du type de client.

Clients particuliers

Entreprises / Institutions

Définir le type de client

Pour garantir le bon traitement de la TVA, définissez le type de client dans chaque profil client :

• Particulier — Prix TTC
• Entreprise — Prix HT
• École — Prix HT
• Église — Prix HT
• Théâtre — Prix HT

Acceptez les paiements par carte bancaire et d'autres moyens directement sur vos factures via Mollie. Les clients cliquent sur le lien de paiement dans l'e-mail de facture.

Configuration de Mollie

Incluez un lien de réservation personnel dans vos e-mails de facturation pour que les clients puissent immédiatement planifier leur prochain accord. Le lien utilise le jeton de réservation unique de chaque client et suggère automatiquement la bonne période en fonction de l'intervalle d'accord du piano.

Comment ça marche

Calcul intelligent de la date

La date de début suggérée est calculée automatiquement : dernière date d'accord + intervalle. Si un client a plusieurs pianos, PianoPlanner choisit la prochaine date d'accord la plus proche. Exemple : un piano accordé le 9 avril avec un intervalle de 6 mois suggère le 9 octobre.

PianoPlanner can sync your invoices directly to your accounting software, saving you from manual entry. Go to Settings → Integrations to connect your accounting package.

Intégrations disponibles

Actuellement, deux intégrations sont pleinement opérationnelles. D'autres intégrations sont en développement pour soutenir les techniciens piano aux Pays-Bas, en Belgique et en Allemagne.

Moneybird (Pays-Bas/Belgique)

Moneybird est un logiciel de comptabilité en ligne populaire aux Pays-Bas. PianoPlanner se connecte via l'API Moneybird pour la synchronisation automatique des factures.

Jortt (Pays-Bas)

Jortt est un logiciel comptable néerlandais populaire conçu pour les indépendants et petites entreprises. PianoPlanner se connecte via OAuth2 pour une synchronisation sécurisée et automatique des factures.

Odoo (International)

Odoo est un système ERP international open-source avec un module comptable puissant. PianoPlanner se connecte via l'API JSON-RPC d'Odoo.

Journal de synchronisation

Chaque action de synchronisation est enregistrée. Consultez l'historique dans les paramètres d'intégration pour voir quelles factures ont été envoyées avec succès.

Bientôt disponible

Nous travaillons activement sur des intégrations avec d'autres logiciels comptables utilisés par les techniciens piano en Europe :

• e-Boekhouden — Comptabilité cloud néerlandaise
• Exact Online — Système ERP néerlandais/international
• DATEV 🇩🇪 — Leader allemand pour les conseillers fiscaux
• lexoffice 🇩🇪 — Comptabilité cloud allemande populaire
• sevDesk 🇩🇪 — Comptabilité en ligne allemande pour indépendants
• Yuki 🇧🇪🇳🇱 — Comptabilité néerlandaise/belge avec traitement de documents
• Billit 🇧🇪 — Plateforme de facturation belge

PianoPlanner est disponible en 9 langues. Changez votre langue à tout moment — tous les menus, libellés, emails et modèles de facture s'adaptent.

Changer de langue

Qu'est-ce qui change avec la langue ?

• Tous les menus, libellés et boutons de l'interface
• Les modèles d'emails envoyés à vos clients
• Les libellés et la mise en forme des factures
• Les pages de réservation montrées à vos clients
• Le format des dates et des nombres

PianoPlanner propose des formules d'abonnement flexibles adaptées à vos besoins. Gérez votre abonnement, mettez à niveau ou modifiez vos informations de paiement.

Formules disponibles

Formule	Prix	Fonctionnalités principales
Starter	Gratuit	Planification de base, jusqu'à 25 clients, 50 rendez-vous/an, exportation calendrier, confirmations par e-mail
Start	€24.50/mo	Clients & rendez-vous illimites, optimisation d itineraire, Smart Suggestions, SMTP personnalise, import de donnees
Pro	€39.50/mo	Tout dans Start + synchronisation calendrier bidirectionnelle, facturation, suivi kilometrique, integrations comptables
Pro+	€49.50/mo	Tout dans Pro + rapports de condition, planificateur de projets atelier, devis et facturation par etapes
Master	€59.50/mo	Tout dans Pro+ + liens de reservation pour theatres, ecoles de musique et lieux
Teams	Sur demande	Tout dans Master + tableau de bord equipe, planification multi-techniciens, page de reservation equipe et portail accordeur
Business	Sur demande	Tout dans Équipes + gestion des stocks, lots showroom (max 10 accordeurs)

Gérer l'abonnement

Vous travaillez avec plusieurs techniciens ? La fonctionnalité Équipes vous permet de gérer une base de données clients partagée, une planification coordonnée.

Premiers pas avec les Équipes

Roles de l'equipe

• Technician — uses the Tuner Portal to view and update assigned appointments.
• Planner — uses Team Dashboard to view the team calendar, assign appointments, use Smart Match and manage absences.
• Bookkeeper — has limited finance access where enabled.

Paramètres de déplacement par membre d’équipe

Chaque membre de l’équipe a son propre mode de transport (voiture ou vélo), sa distance maximale de déplacement et son adresse de domicile. Ouvrez le membre dans Teams pour les configurer. Les suggestions intelligentes et les temps de trajet sur la page de réservation d’équipe utilisent le mode de transport de chaque membre, afin qu’un technicien à vélo obtienne des temps de trajet réalistes.

Fonctionnement du mode vélo

• Les temps à vélo proviennent de vrais itinéraires cyclables Google Maps (pistes cyclables, pas d’autoroutes) — et non de temps en voiture avec un facteur de correction.
• Les suggestions intelligentes privilégient automatiquement les clients proches pour les membres à vélo. Pour un client plus éloigné, un collègue en voiture obtient un meilleur score — le bon technicien l’emporte naturellement.
• Les limites de déplacement (temps et distance maximum) sont vérifiées par rapport au temps réel à vélo, de sorte qu’un membre à vélo ne reçoit jamais un planning irréaliste.
• Les temps supposent un cycliste moyen (environ 16 km/h). Avec un vélo électrique, vous serez généralement plus rapide que prévu.

Acces planificateur

Le portail technicien donne aux techniciens une vue legere de leurs rendez-vous attribues sans compte PianoPlanner complet. Les techniciens utilisent le portail via un magic link. Les planificateurs peuvent aussi recevoir un lien d'acces, mais ils sont rediriges vers le tableau de bord d'equipe avec des droits de planification.

Envoyer un lien magique

Fonctionnalités du portail

• Voir les rendez-vous d'aujourd'hui et de la semaine
• Mettre à jour le statut : Confirmé, En route, Terminé
• Ajouter des notes aux rendez-vous
• Design adapté au mobile — fonctionne sur téléphone et tablette
• Enregistrer des mesures climatiques et creer un brouillon de rapport d etat lors de la finalisation d un rendez-vous attribue

Terminer les rendez-vous dans le portail

Lorsqu un technicien marque un rendez-vous attribue comme termine, le portail peut enregistrer moyen de paiement, mise a jour du piano, notes, humidite, temperature et brouillon de rapport d etat facultatif.