Handleiding

Je bedrijfsgegevens verschijnen in e-mailbevestigingen en op je boekingspagina. Vul deze correct in zodat klanten precies weten wie je bent.

Hoe stel je je bedrijfsgegevens in?

Je werkuren bepalen wanneer klanten afspraken kunnen boeken. Het systeem toont alleen tijdslots binnen deze uren.

Dagen en tijden

Selecteer de dagen waarop je werkt en stel per dag de begin- en eindtijd in.

• Optie 1: Vaste tijden elke dag
• Optie 2: Verschillende tijden per dag
• Optie 3: Sommige dagen vrij

Starttijd: afspraak of vertrek

Bij Instellingen → Boekingslink kies je wat de start van je werkdag betekent voor online boeken.

Instelling	Resultaat
Klantafspraak mag op deze tijd starten	Start je dag om 09:00, dan mogen klanten een eerste afspraak om 09:00 boeken.
Ik kan op deze tijd vertrekken vanaf werkplaats/thuis	Start je dag om 09:00 en is de reistijd 25 minuten, dan start de eerste klantafspraak om 09:25.

Buffers instellen

Buffers helpen je om tijd te houden tussen afspraken en te voorkomen dat klanten te last-minute boeken.

Buffer type	Wat doet dit?	Aanbevolen
Buffer voor afspraak	Minimale tijd tussen boeken en de afspraak	2 dagen aanbevolen voor planning
Buffer na afspraak	Extra tijd na een afspraak voor notities of onverwachte vertraging	15 minuten aanbevolen
Minimale boekingstijd	Hoe ver van tevoren moeten klanten minimaal boeken?	2 dagen geeft je tijd om te plannen

Je werkgebied bepaalt hoever je bereid bent te rijden voor afspraken. Dit helpt het systeem om slimme suggesties te doen en voorkomt boekingen die te ver weg zijn.

Hoe stel je je werkgebied in?

Vervoermiddel: auto of fiets

Werk je vooral op de fiets, zet Vervoermiddel dan op Fiets via Instellingen -> Reistijd. PianoPlanner berekent routechecks, boekingssuggesties, reistijdbuffers, routeanalyse en kilometeradviezen voor facturen dan met fietstijden in plaats van autotijden.

Diensten bepalen wat je klanten aanbiedt — zoals stemmen, regulatie of reparatie. Elke dienst heeft een eigen duur, prijs en agendakleur. Klanten zien deze bij het online boeken.

Diensten instellen

Agendakleuren

Dienstkleuren helpen je visueel onderscheid te maken tussen afspraaktypes in je agenda. Kies uit vooraf ingestelde kleuren zoals blauw, groen, rood, paars, enz. De kleur wordt ook gebruikt bij synchronisatie met Google Agenda.

Het dashboard is je centrale werkplek. Hier vind je je agenda, dagoverzicht, snelle acties en handige widgets — alles wat je nodig hebt voor een productieve werkdag.

AI Hulp

Gebruik de knop AI Hulp in de zijbalk om hulpvragen te stellen of geaggregeerde datavragen te stellen, zoals totalen, aantallen en gemiddelden.

• Toegestaan: aantallen, totalen, gemiddelden en andere numerieke samenvattingen.
• Geblokkeerd: namen, contactgegevens, adressen, notities, factuurnummers en ruwe klantrecords.
• Openstaande facturen worden berekend op basis van de echte factuurstatussen: verzonden, bevestigd en verlopen.

Dashboard indeling

Je dashboard is verdeeld in drie kolommen: een linkerpaneel met snelle overzichten, de agenda in het midden, en een rechterpaneel met statistieken en widgets.

Linkerpaneel

• Mini-kalender — snel navigeren tussen datums
• Stoplichten — dagstatus in één oogopslag (klaar, bezig, te doen)
• Lopende afspraak — toont de afspraak waar je nu aan werkt
• Vandaag nog — snelle lijst van resterende afspraken
• Af te werken — afspraken die nog follow-up nodig hebben

Agenda

Schakel tussen dag-, week- en maandweergave. Klik op een tijdslot om een nieuwe afspraak te maken. Sleep afspraken om ze te verplaatsen. Dubbelklik om te bewerken.

• Drag & drop — verplaats afspraken naar een ander tijdstip of dag
• Formaat wijzigen — sleep de onderrand van een afspraak om de duur aan te passen
• Route-knop — bereken reistijden en kleurcodeer je afspraken
• Filters — toon/verberg afspraaktypes (buitendienst, werkplaats, privé)

Rechterpaneel

• Afspraken van vandaag met klantgegevens
• Komende afspraken voor de volgende dagen
• Werkplaats / buitendienst statistieken van de dag
• Km-widget — maandoverzicht en snel ritten toevoegen (Pro)

Afspraak aanmaken

Afspraken afwerken

Na een klantenbezoek markeer je de afspraak als afgewerkt. Dit werkt automatisch de stemgeschiedenis van de piano bij.

Het "Af te werken" widget

Het linkerpaneel toont een "Af te werken" lijst met afspraken die al voorbij zijn maar nog niet als afgewerkt zijn gemarkeerd. Gebruik de filterknoppen (7d, 30d, 90d, Alles) om verder terug te kijken.

Meerdere afspraken tegelijk afwerken

Als je veel openstaande afspraken hebt (bijv. na een vakantie of import), gebruik dan de knop "Alles afwerken" onderaan de af te werken lijst. Dit markeert alle zichtbare afspraken als afgewerkt en werkt alle gekoppelde piano-stemdatums bij in één klik. Er verschijnt eerst een bevestigingsdialoog.

PianoPlanner toont je hoe efficiënt je planning is met een kleursysteem. Zo zie je in één oogopslag of je dag goed gepland is.

Kleurlegenda

Hoe wordt reistijd berekend?

Beheer al je klantgegevens op één plek. Voeg klanten toe, koppel piano's, volg servicehistorie en stuur professionele e-mails — allemaal vanuit één overzicht.

Klant toevoegen

Adres via Apple Maps of Google Maps

Naast typen kun je bij het toevoegen of bewerken van een klant ook een kaartlink of coördinaten plakken in het adreszoekveld. Handig wanneer een klant zijn locatie via WhatsApp of e-mail stuurt, of wanneer het exacte straatadres onduidelijk is.

Wat kun je plakken?

• Apple Maps deel-link, bijvoorbeeld https://maps.apple/p/...
• Google Maps deel-link, bijvoorbeeld https://maps.app.goo.gl/...
• Volledige Google Maps URL met coördinaten
• Kale coördinaten, bijvoorbeeld 52.3676, 4.9041 of 52,3676° N, 4,9041° O
• geo: link vanaf Android

Wat gebeurt er?

Als PianoPlanner een geldige pin herkent, zie je een groene melding "GPS-locatie herkend" met de coördinaten. Lege adresvelden kunnen automatisch worden ingevuld op basis van de pin. Velden die je zelf al hebt ingevuld worden nooit overschreven.

Klant-detailpagina

Klik op een klant om het volledige profiel te zien. Hier vind je:

• Alle gekoppelde piano's met servicestatus
• Volledige afspraakhistorie
• Persoonlijke boekingslink om te delen met de klant
• Stem-uitnodigingen direct versturen
• Contactgegevens en notities

Zoeken & filteren

Gebruik de zoekbalk om snel klanten te vinden op naam, e-mail, stad of telefoonnummer. De lijst wordt bijgewerkt terwijl je typt.

Duplicaatdetectie

PianoPlanner detecteert automatisch mogelijke duplicaten in je klantenbestand op basis van naam, e-mail, telefoonnummer en adres. Er wordt fuzzy matching (Levenshtein-algoritme) gebruikt, waardoor ook kleine typfouten worden herkend.

Houd elke piano bij die je stemt of onderhoudt. Leg merk, model, serienummer, bouwjaar en conditie vast. Koppel piano's aan klanten en houd een complete servicehistorie bij.

Piano toevoegen

Piano-detailpagina

• Volledige pianospecificaties en conditienotities
• Servicehistorie — alle eerdere afspraken en stembeurten
• Servicestatus-indicator: op schema, bijna aan de beurt, of achterstallig
• Foto's — upload afbeeldingen van de piano ter referentie

Stemintervallen uitgelegd

Interval	Betekenis
0	Klant neemt zelf contact op — geen automatische herinneringen
3	Elke 3 maanden — voor concertvleugels of intensief gebruik
6	Elke 6 maanden — standaard voor de meeste piano's
12	Jaarlijks — voor piano's met licht gebruik

Stem je met de Pianoscope-app op iPhone of iPad? Bewaar de inharmoniciteit-meting van iedere piano direct in PianoPlanner. Bij je volgende stembeurt is de meting met één tik beschikbaar — geen gezoek meer in iCloud Drive of e-mail.

Hoe werkt het?

De meting hergebruiken

Pianoscope is de professionele stem-app voor iPhone/iPad. Meer informatie: pianoscope.app.

Synchroniseer PianoPlanner met je Google Agenda voor twee-weg sync. Afspraken verschijnen in beide agenda's en updates worden automatisch gesynchroniseerd.

Verbinding maken

Synchronisatie opties

Optie	Beschrijving
Twee-weg synchronisatie	Wijzigingen in beide agenda's worden gesynchroniseerd
Alleen naar Google	Afspraken worden alleen van PianoPlanner naar Google gestuurd
Inclusief reistijd	Voeg automatisch reistijd toe aan agenda-events

Gebruik je Outlook of Microsoft 365? Koppel je agenda voor naadloze synchronisatie met PianoPlanner.

Wat heb je nodig?

• Een Microsoft 365 of Outlook.com account
• Toegang tot je agenda

Verbinding maken

Wat wordt gesynchroniseerd?

• Nieuwe afspraken in PianoPlanner
• Wijzigingen in tijd en datum
• Annuleringen

Apple Agenda werkt iets anders dan Google en Microsoft. Je kunt je PianoPlanner-agenda abonneren in Apple Agenda, maar dit is een-weg synchronisatie.

App-specifiek wachtwoord maken

Verbinding maken in PianoPlanner

Wil je overstappen van Google Calendar naar Apple Calendar (of andersom)? Dat kan zonder verlies van afspraken. Dit is ook interessant als je weg wilt van Amerikaanse clouddiensten en meer controle wilt over je data.

Waarom overstappen?

• Privacy: Apple verwerkt data in Europa (GDPR), Google in de VS
• Minder afhankelijk van Big Tech: Geen Google-account meer nodig voor je agenda
• Betere integratie: Apple Calendar werkt naadloos op iPhone, iPad en Mac
• Digitale soevereiniteit: Jouw data, jouw keuze waar het opgeslagen wordt

Stap-voor-stap overstappen

Vergelijking: Google vs Apple

	Google Calendar	Apple Calendar
Data locatie	VS (Google Cloud)	Europa (Apple iCloud)
Sync methode	Google API (OAuth)	CalDAV (App-wachtwoord)
Richting	Twee-weg	Twee-weg
Privacy (AVG/GDPR)	⚠️	✅

Niet alle agenda-synchronisatie is hetzelfde. Hier zie je de verschillen tussen de methoden.

Methode	Richting	Realtime	Beste voor
Google Calendar API	Twee-weg	Ja	Iedereen met een Google account - meest complete integratie
Microsoft 365 / Outlook	Twee-weg	Ja	Microsoft 365 of Outlook gebruikers
Apple CalDAV	Twee-weg	Ja	Wie iCloud Agenda als primaire agenda gebruikt
iCal Feed	Alleen lezen	Elke 15-60 min	Eenvoudige alleen-lezen synchronisatie met elke agenda-app

Uw stemafspraken in uw eigen vertrouwde agenda

Wilt u uw stemafspraken automatisch terugzien in de agenda die u al op uw telefoon of computer gebruikt (zoals die van Samsung, Google of Outlook)? Dat kan heel eenvoudig door de agenda's met elkaar te verbinden.

Wil je dat bevestigingsmails komen van info@jouwbedrijf.nl in plaats van noreply@pianoplanner.com? Dat kan! Met je eigen SMTP-server.

Waarom eigen SMTP gebruiken?

• E-mails komen van je eigen domein (info@jouwbedrijf.nl)
• Professionelere uitstraling
• Minder kans op spam-filters
• Volledige controle over je e-mailcommunicatie

SMTP Configuratie

Veld	Voorbeeld	Uitleg
SMTP Host	smtp.mydomain.com	Het adres van je mail server (bijv. smtp.gmail.com)
Poort	587 or 465	Meestal 587 (TLS) of 465 (SSL)
Gebruikersnaam	info@mydomain.com	Meestal je volledige e-mailadres
Wachtwoord	••••••••	Je e-mail wachtwoord of app-specifiek wachtwoord
Van adres	info@mydomain.com	Het e-mailadres dat als afzender wordt getoond

Veelgebruikte instellingen

Provider	Host	Poort
Gmail	smtp.gmail.com	587
Outlook/Microsoft 365	smtp.office365.com	587
TransIP	smtp.transip.email	587
Strato	smtp.strato.com	587

PianoPlanner stuurt automatisch e-mails naar je klanten bij afspraken. Je kunt deze e-mails volledig aanpassen met je eigen tekst, huisstijl en logo. Er zijn twee bewerkingsmogelijkheden: een simpele modus voor gewone tekst en een geavanceerde modus voor HTML-opmaak.

Beschikbare templates

• Bevestigingsmail — Wordt automatisch verstuurd als een klant een afspraak boekt
• Herinneringsmail — Wordt verstuurd 24/48 uur vóór de afspraak
• Annuleringsmail — Wordt verstuurd als u een afspraak annuleert
• Wijzigingsmail — Wordt verstuurd als datum/tijd verandert
• Stembeurt Uitnodiging — Voor het uitnodigen van klanten die toe zijn aan een stembeurt (handmatig én automatisch)

Annuleringsmail bij het verwijderen van een afspraak

When you delete a future appointment from the dashboard, the customer is automatically notified by email. The setting Settings → Email → Send cancellation emails controls this and is on by default.

Wanneer wordt er geen annuleringsmail verstuurd?

• De afspraak ligt in het verleden
• De afspraak is privé of een hele-dag-afspraak
• De klant heeft geen e-mailadres in het systeem
• Je hebt het vinkje in het verwijder-venster uitgezet
• Je hebt annuleringsmails uitgezet in Instellingen → E-mail

E-mail bounces — detectie en reset

Als een e-mail niet bezorgd kan worden (verkeerd adres, postbus vol, domein blokkeert PianoPlanner), wordt de bounce vastgelegd en het e-mailadres geblokkeerd voor verdere mail. Dit beschermt je verzendreputatie.

Waar zie je bounces?

• Een rode balk verschijnt op de klantkaart boven het foute e-mailadres
• Een widget op het dashboard toont hoeveel klanten een geblokkeerd e-mailadres hebben
• Het e-maillog onder Instellingen → E-mail toont per poging status "Bounced" of "Soft bounce"

Een bounce resetten

Open the customer, check or correct the email address, then click Mark checked on the red banner. The block is lifted and you can send mail to that address again.

De Template Editor — Twee Modi

Template bewerken

Beschikbare variabelen

Variabelen zijn speciale codes die automatisch vervangen worden door echte gegevens. Typ ze precies zo over (inclusief de dubbele accolades) of klik erop in de editor.

Variabele	Wordt vervangen door
{{customerName}}	Naam van de klant, bijv. "Jan de Vries"
{{date}}	Datum van de afspraak
{{time}}	Starttijd van de afspraak
{{service}}	Type dienst (bijv. "Stembeurt")
{{piano_brand}}	Merk van de piano (bijv. "Steinway")
{{piano_model}}	Model van de piano
{{bookingLink}}	Persoonlijke boekingslink van de klant
{{companyName}}	Uw bedrijfsnaam
{{companyPhone}}	Uw telefoonnummer
{{companyEmail}}	Uw e-mailadres
{{reminderNumber}}	Volgnummer van de herinnering (1, 2, 3...) — alleen bij automatische herinneringen
{{unsubscribeLink}}	Link waarmee de klant zich kan uitschrijven — alleen bij automatische herinneringen

Herinner je klanten automatisch wanneer hun piano aan een stembeurt toe is. Dit is een krachtige manier om terugkerende afspraken te genereren.

Hoe verstuur je uitnodigingen?

Steminterval opties

Optie	Beschrijving
Klant neemt contact op	Geen automatische herinneringen
3 maanden	Concertvleugels, intensief gebruik
6 maanden	Standaard voor de meeste piano's
12 maanden	Recreatief gebruik, hobby

Beschikbare variabelen voor uitnodigingen

Variabele	Wordt vervangen door
{{lastTuningDate}}	{{lastTuningDate}}
{{daysSinceLastTuning}}	{{daysSinceLastTuning}}
{{monthsSinceLastTuning}}	{{monthsSinceLastTuning}}
{{service_interval}}	{{serviceInterval}}
{{bookingLink}}	{{bookingLink}}

PianoPlanner kan automatisch stemherinneringen versturen naar klanten wanneer hun piano toe is aan een stembeurt. U hoeft er niets voor te doen — het systeem bekijkt per piano wanneer de laatste stembeurt was, telt het steminterval erbij op, en stuurt op het juiste moment een herinnering. Bij geen reactie volgen er automatische follow-ups.

Hoe werkt het?

Instellen — Stap voor Stap

Instelling	Standaard	Uitleg
Eerste herinnering	30 dagen	Hoeveel dagen voor de stembeurt de eerste e-mail wordt verstuurd. Bijvoorbeeld: 30 dagen = circa 1 maand van tevoren.
Follow-up interval	14 dagen	Hoeveel dagen er zitten tussen de eerste en tweede herinnering. Daarna wordt het maandelijks.
Maximum per cyclus	4 herinneringen	Maximaal aantal e-mails per piano per stemcyclus. Na dit aantal stopt het systeem, ook als de klant niet reageert.
Verzendtijdstip	09:00 uur	Rond welk tijdstip de e-mails worden verstuurd. Kies een tijdstip waarop uw klanten waarschijnlijk online zijn.

E-mail Sjabloon Aanpassen

De automatische herinneringen gebruiken hetzelfde sjabloon als de handmatige stembeurt-uitnodigingen. U kunt dit sjabloon aanpassen via:

Variabele	Uitleg
{{reminderNumber}}	Het volgnummer van de herinnering (1, 2, 3...). Handig om in de tekst te vermelden.
{{unsubscribeLink}}	Een link waarmee de klant zich kan uitschrijven voor herinneringen. Deze wordt automatisch onderaan de e-mail geplaatst.

Uitschrijven door Klanten

Onderaan elke automatische herinnering staat een uitschrijflink. Als een klant hierop klikt, komt er een nette pagina met de bevestiging dat ze zijn uitgeschreven. Ze ontvangen dan geen herinneringen meer van u.

In de statistieken bij de instellingen ziet u hoeveel klanten zich hebben uitgeschreven. Wilt u een klant opnieuw aanmelden? Neem dan contact op met de helpdesk.

Dashboard Widget

Zodra u automatische herinneringen inschakelt, verschijnt er een widget op uw dashboard met drie cijfers: het totaal aantal verstuurde herinneringen, het aantal van deze maand, en het aantal uitgeschreven klanten.

Handmatig versturen vanuit de wachtrij

On the Tuning Reminders page (the bell icon in the menu) you can open the Queue tab to see exactly which pianos are about to receive a reminder. Each row has a green "Send now" button that lets you send the reminder immediately, without waiting for the next automatic batch.

Er verschijnt een bevestiging met de klantnaam en piano. Na bevestiging wordt de e-mail direct verstuurd en verdwijnt de rij uit de wachtrij (of schuift door naar het volgende herinneringsnummer). De verzending wordt op dezelfde plek gelogd als de automatische, dus telt mee voor het maximum per cyclus, zet de volgende herinneringsdatum, en verschijnt in het tabblad Geschiedenis.

De knop is uitgeschakeld (grijs, met tooltip) wanneer versturen niet is toegestaan:

Reden	Uitleg
Klant heeft zich uitgeschreven	The customer used the unsubscribe link in an earlier reminder. They no longer receive automatic or manual tuning emails from you.
Heeft al een afspraak	Er staat al een toekomstige stemafspraak voor deze piano in uw agenda. Een herinnering zou verwarrend zijn.
Geen e-mailadres	De klantgegevens bevatten geen e-mailadres. Voeg eerst een e-mailadres toe op de klantpagina.
Maximum bereikt	Het maximum aantal herinneringen voor deze stemcyclus is al verstuurd. Wacht tot de volgende stembeurt voor een nieuwe cyclus.

Voorwaarden

Elke PianoPlanner-gebruiker heeft een unieke boekingslink. Deel deze met potentiële klanten zodat ze zelf een afspraak kunnen boeken.

Stap voor stap

Waar kun je de link gebruiken?

Deel overal

• Je website - 'Boek nu' knop
• E-mail handtekening
• Visitekaartjes (als QR-code)
• Social media bio
• Google Mijn Bedrijf
• WhatsApp status

Werkplaats- of showroombezoek

Mogen klanten naar je werkplaats, showroom, winkel of bedrijfsadres komen? Maak dan eerst zelf een dienst aan, bijvoorbeeld "Werkplaatsbezoek" of "Showroombezoek", met je eigen duur en omschrijving. Zet daarna werkplaatsbezoeken aan via Instellingen -> Online boeken en kies die dienst bij "Toon deze dienst op de werkplaatsboekingspagina". PianoPlanner toont een aparte /workshop/jouw-slug boekingslink. Als je daar een dienst kiest, is die gereserveerd voor de werkplaats/showroom-link en verschijnt hij niet meer in de normale publieke boekingslink. Onder water controleert Smart Suggestions je agenda. Als je werkplaatsuren instelt, worden die uren gebruikt als beschikbaarheidsvenster voor deze aparte link; anders gebruikt hij je normale weekbeschikbaarheid.

Zo stel je het in

1. Ga naar Instellingen -> Bedrijfsgegevens en controleer of je werkplaatsadres of bedrijfsadres is ingevuld.
2. Ga naar Instellingen -> Diensten en maak een dienst aan, bijvoorbeeld "Werkplaatsbezoek" of "Showroombezoek", met de juiste duur en omschrijving.
3. Ga naar Instellingen -> Online boeken en zet je gewone boekingslink aan als die nog niet actief is.
4. Zet "Klanten mogen een werkplaatsbezoek boeken" aan. Kies daarna de dienst bij "Toon deze dienst op de werkplaatsboekingspagina". De aparte werkplaats/showroom-boekingslink verschijnt onder je normale boekingslink.
5. Kopieer of preview de werkplaats/showroom-boekingslink en plaats die link op je website, in e-mail of in een QR-code. Gebruik de normale boekingslink voor diensten op locatie bij de klant.

• Gebruik de gewone boekingslink voor afspraken op locatie bij de klant.
• Gebruik de werkplaats/showroom-boekingslink wanneer klanten naar jouw adres moeten komen. Als je één dienst voor die link hebt gekozen, toont deze pagina alleen die dienst en wordt hij verborgen in de normale boekingslink.
• PianoPlanner gebruikt je werkplaatsadres, of je bedrijfsadres als er geen werkplaatsadres is ingesteld. Normale boekingslinks vermijden werkplaatsuren als je die instelt; de werkplaats/showroom-link gebruikt die uren, of valt terug op normale weekbeschikbaarheid als er geen actieve werkplaatsuren zijn.

Toevoegen aan je website

Kopieer deze code en plak hem op je website waar je de boekingsknop wilt tonen.

Als simpele link

Als knop

Wanneer een potentiële klant het boekingsproces start maar niet afrondt, worden de contactgegevens opgeslagen als lead. Zo verlies je nooit een potentiële klant, zelfs als ze halverwege afhaken.

Je leads beheren

Ga naar Leads in het zijbalkmenu (onder Planning). Hier zie je al je leads met filteropties.

Status overzicht

• Nieuw — Net binnengekomen, nog niet gecontacteerd
• Gecontacteerd — Je hebt contact opgenomen
• Geconverteerd — Ze zijn klant geworden (afspraak geboekt)
• Afgewezen — Niet geïnteresseerd of niet relevant

Stuur een follow-up e-mail

Zie je een nieuwe lead met een e-mailadres? Stuur met één klik een follow-up e-mail! De e-mail bevat een link naar je boekingspagina met hun gegevens al ingevuld — zodat ze de boeking kunnen afronden zonder iets opnieuw in te vullen.

Lead omzetten naar klant

Lead gesproken en willen ze een afspraak inplannen? Zet ze met één klik om naar een echte klantkaart — geen herinvoer van naam, e-mail, adres of telefoon.

Contactverzoeken

Wanneer een klant geen passend moment kan vinden op je boekingspagina, kan hij "Neem direct contact op" klikken. Je ontvangt een e-mail met hun gegevens zodat je kunt bellen en samen een moment kunt vinden. Zo gaat geen potentiële klant verloren — ook niet als de beschikbare tijdsloten niet passen.

Vaste klanten hoeven hun gegevens niet elke keer in te vullen. Elke klant in PianoPlanner heeft een unieke link met vooringevulde gegevens.

Stap voor stap: Link vinden en delen

Wat ziet de klant?

Wanneer de klant de link opent:

• Hun naam en adres al ingevuld
• Hun piano('s) om uit te kiezen
• Slimme tijdsuggesties gebaseerd op hun locatie
• Alleen relevante diensten
• Direct kunnen boeken zonder account

Standaard dienst instellen

Je kunt per klant een standaard dienst instellen zodat die automatisch geselecteerd is bij het openen van hun link.

Klanten kunnen hun afspraak zelf verplaatsen via een beveiligde link in de bevestigingsmail wanneer klantwijzigingen aan staan. Geen telefoontje of mail nodig: ze kiezen een nieuw tijdstip uit slimme suggesties en bevestigen met één klik.

Klantwijzigingen aan- of uitzetten

Ga naar Instellingen > Online boeken en gebruik "Klanten mogen zelf afspraken annuleren of verplaatsen". Zet dit aan als klanten wijzigingen zelf mogen beheren. Zet dit uit als je elke annulering of verplaatsing eerst zelf wilt beoordelen.

• Aan: bevestigingsmails kunnen een verplaatslink bevatten en klantboekingspagina's tonen annuleer- en verplaatsacties.
• Uit: nieuwe bevestigingsmails bevatten geen verplaatslink en klantboekingspagina's verbergen annuleer- en verplaatsacties.
• Links uit oudere mails kunnen de herplanpagina nog openen, maar de server blokkeert het laden, suggesties en verplaatsen zolang deze instelling uit staat.

Hoe werkt het?

Regels

• Herplannen is alleen mogelijk tot 24 uur voor de afspraak
• Afspraken in het verleden kunnen niet worden herplannen
• De link is uniek per afspraak en werkt slechts één keer
• Agendasynchronisatie (Google/Apple/Microsoft) wordt automatisch geactiveerd

Herinneringsmails worden automatisch gereset bij verzetten

Wanneer een afspraak wordt verzet (door jou, via drag-and-drop of door de klant via de verzet-link), worden de herinneringsvlaggen gewist. De klant krijgt een nieuwe 24/48-uurs herinnering voor de nieuwe datum en tijd — geen handmatige actie nodig.

Wanneer klanten via hun persoonlijke link boeken, zien ze automatisch slimme tijdsuggesties. Het systeem analyseert je bestaande afspraken en suggereert de meest efficiënte tijdslots.

Hoe werkt het?

In plaats van handmatig een datum en tijd te kiezen, ziet de klant een lijst met aanbevolen tijden. Deze worden berekend op basis van:

• Bestaande afspraken - Slots net voor of na andere afspraken in de buurt
• Locatie - Minimale reistijd tussen afspraken
• Werkuren - Alleen binnen je beschikbare tijden
• Theater uren - Aparte uren voor theaters indien ingesteld

Smart Suggestions-engines

Je kunt de engine kiezen die past bij je datakwaliteit en planningsstijl:

• V5.5 — Flexible: zet de beste route-opties bovenaan, maar houdt minder ideale fallback-slots beschikbaar.
• V5.6 — Strict: verwijdert slots die te veel reistijd veroorzaken en houdt de dag strakker binnen route- en werktijdlogica.
• V5.7 — Strict + Predictive: gebruikt V5.6 als basis en voegt geleerd klantgedrag toe, zoals klanten die meestal op vrijdagmiddag boeken.

Wat ziet de klant?

Na het selecteren van een dienst verschijnen tot 10 optimale tijdslots, gesorteerd met de beste keuze bovenaan:

• Aanbevolen - De meest efficiënte tijd (groene badge)
• Alternatief - Goede opties op andere dagen, gesorteerd op datum

De klant kan ook "Kies een andere tijd" kiezen om handmatig een datum en tijd te selecteren.

Klanten op afstand

Voor klanten buiten je normale werkgebied zoekt het systeem automatisch verder vooruit (tot 6 maanden) om de beste opties te vinden. In plaats van verre klanten te blokkeren, krijgen langere reistijden een iets lagere score - maar goede opties worden altijd getoond. Het systeem blijft zoeken tot er minimaal 10 suggesties zijn.

Heb je een gaatje in je agenda in een bepaald gebied? Route Vullen helpt je klanten in de buurt te vinden die aan een stembeurt toe zijn en laat je ze met één klik een uitnodiging sturen.

Hoe werkt het?

Urgentie-badges

Elke klant krijgt een gekleurde badge op basis van de laatste stembeurt:

• 🔴 Te laat — Voorbij het steminterval
• 🟠 Aan de beurt — Binnen één maand van het interval
• 🟡 Bijna — Binnen drie maanden van het interval
• 🟢 Op schema — Nog niet aan de beurt

Route Analyse helpt je te zien hoe efficiënt je dagplanning is. Bekijk afstanden tussen afspraken, krijg een efficiëntiescore en ontvang suggesties om je route te optimaliseren.

Hoe te openen

Dag Analyse

De dagweergave toont:

• 📊 Efficiëntiescore (A-F cijfer) - Hoe goed je route is geoptimaliseerd
• 🚗 Totale Afstand - Som van alle ritten tussen afspraken
• ⏱️ Reistijd - Geschatte rijtijd voor alle ritten
• 📍 Rittenlijst - Elke reis met start, bestemming, km en minuten

Week Analyse

De weekweergave geeft een breder perspectief:

• 📅 Dagscores - Zie welke dagen efficiënte vs inefficiënte routes hebben
• 📈 Weekgemiddelde - Overall efficiëntiepercentage
• ⚡ Cross-Day Kansen - Suggesties om afspraken tussen dagen te verplaatsen

Efficiëntiescores begrijpen

Cijfer	Score	Wat het betekent
A	90-100%	Uitstekend! Je route is zeer goed geoptimaliseerd.
B	80-89%	Goede route met kleine verbetermogelijkheden.
C	70-79%	Acceptabel, maar overweeg de suggesties.
D	60-69%	Inefficiënte route - volg de optimalisatietips.
F	<60%	Zeer inefficiënt - significante optimalisatie nodig.

1-Click Optimalisatie

Wanneer het systeem optimalisatiekansen vindt, zie je suggesties met een "Doorvoeren" knop. Klikken zal:

• Controleren op conflicten met bestaande afspraken
• Een bevestiging tonen met de voorgestelde wijziging
• De afspraak verplaatsen als je bevestigt

Urgentie Indicatoren

Elke suggestie heeft een gekleurde urgentie-level:

Badge	Wanneer	Actie
🔴 CRITICAL	Je komt te laat!	Direct handelen
🟠 HIGH	Risico op te laat (<10 min marge)	Vandaag fixen
🟡 MEDIUM	Lange rit (>30km) of zigzag	Overweeg
🟢 TIP	Optimalisatie mogelijkheid	Nice to have

Heb je gaten tussen je afspraken die tijd verspillen? De Stroomlijn-knop maakt je schema automatisch strakker door afspraaktijden te herberekenen op basis van echte reistijden.

Hoe werkt het?

Wat berekent Stroomlijnen?

• Echte reistijd van je bedrijfsadres naar de eerste afspraak
• Echte reistijd tussen elke opeenvolgende afspraak
• Je ingestelde buffertijd wordt na elke reistijd toegevoegd
• De eerste afspraak begint op je werkuren start + reistijd

De voorvertoning begrijpen

De voorvertoning toont elke afspraak met de huidige en voorgestelde nieuwe tijd. Afspraken die verschuiven worden gemarkeerd, en je ziet de totale besparing bovenaan de voorvertoning.

Theaters, concertzalen en andere locaties hebben vaak andere beschikbaarheid dan particuliere klanten. Ze zijn vooral beschikbaar 's avonds en in het weekend - precies wanneer jij normaal vrij bent! Met Theater Beschikbaarheid kun je aparte werkuren instellen voor deze speciale klanten.

Voordelen van Theater Mode

• 🎭 Aparte beschikbaarheid - Theaters zien je 9-5 particuliere slots niet
• ⚡ Last-minute boekingen - Theaters kunnen tot 2 uur van tevoren boeken (je stelt dit zelf in)
• 📅 Korter boekingsvenster - Theaters kunnen vaak niet ver vooruit plannen
• 🎹 Concert-ready stemmen - Ze boeken wanneer nodig, voor voorstellingen
• 💼 Extra inkomsten - Vul je avonden met goedbetaald theaterwerk

Stap-voor-stap: Theater uren instellen

Een klant als "Theater" markeren

Vertel PianoPlanner nu welke klanten theater uren moeten gebruiken:

Theater boekingsvenster

Theaters moeten vaak op korte termijn boeken - een piano moet misschien gestemd worden voor het concert van vanavond! Je kunt instellen hoe ver vooruit theaters moeten/kunnen boeken:

De Route Optimizer gebruikt Google Maps om de meest efficiënte volgorde voor je afspraken te berekenen. Het kan automatisch je dag herordenen om de totale reistijd te verminderen.

PianoPlanner heeft een ingebouwde QR-code generator voor je boekingspagina. Print het op visitekaartjes, flyers of plaats het in je werkplaats — klanten scannen het en gaan direct naar je boekingspagina.

PianoPlanner volgt automatisch de servicehistorie van elke piano. Dit helpt je onthouden wanneer piano's gestemd moeten worden - geen klanten meer vergeten of raden wanneer je voor het laatst langs was!

Hoe werkt het (automatisch!)

PianoPlanner werkt "Laatste stemming" automatisch bij op basis van:

• ✅ Voltooide afspraken - Wanneer je een stemming afrondt, wordt het piano-record bijgewerkt
• ✅ Service records - Notities die je toevoegt aan de piano's historie
• ✅ Handmatige datuminvoer - Als je zelf een eerdere stemdatum invoert

Je hoeft niets te doen! Rond gewoon je afspraken af en PianoPlanner houdt alles bij.

Klimaatgeschiedenis

Bij het afronden van een afspraak kun je luchtvochtigheid, temperatuur en een korte klimaatnotitie vastleggen. De metingen worden bij de piano opgeslagen, zodat je door de tijd heen historie opbouwt.

• Zie of een piano terugkerend aan droge of vochtige periodes wordt blootgesteld
• Onderbouw advies over bevochtigers, ventilatie of ruimtecondities met echte metingen
• Bewaar klimaatnotities samen met de servicehistorie in plaats van losse papieren notities

De statuskleuren begrijpen

Elke piano toont een status zodat je in één oogopslag ziet wie aandacht nodig heeft:

Wat je ziet	Wat het betekent
● Laatste: 15 jan 2026	✅ Recent gestemd - nog geen actie nodig
● Over 14 dagen	⚠️ Service komt eraan - tijd om klant te contacteren!
● 30 dagen over tijd	🔴 Over de datum - zeker tijd om te bellen!
● Nog niet gestemd	ℹ️ Nieuwe piano - nog geen historie vastgelegd

Het juiste steminterval instellen

Verschillende piano's hebben verschillende zorg nodig. Een concertvleugel in een theater moet elke paar maanden gestemd worden, terwijl een hobby-piano thuis misschien alleen jaarlijks service nodig heeft. Je stelt het interval per piano in!

Stap-voor-stap: Piano's interval wijzigen

Handmatig een eerdere stemming vastleggen

Heb je een piano gestemd voordat je PianoPlanner gebruikte? Je kunt de datum handmatig invoeren:

Met conditierapporten leg je de staat van een piano vast, bewaar je bevindingen bij het pianodossier en deel je een professioneel PDF-rapport met de klant.

Een rapport maken

Hoe rapporten gekoppeld zijn

Een conditierapport blijft gekoppeld aan het eigenaar-account, de klant, de piano en, wanneer het vanuit een afspraak is gemaakt, die afspraak. Zo blijven servicehistorie, klimaatmetingen, bevindingen en later werkplaatswerk traceerbaar per instrument.

Je kunt aanpassen hoe de kalender tijdslots weergeeft. Kies tussen 1-uur slots of 1,5-uur slots afhankelijk van je typische afspraakduur.

Slot duur wijzigen

Je voorkeur wordt automatisch opgeslagen en onthouden voor je volgende bezoek.

Overstappen van een ander pianostembeheersysteem? De Import Hub van PianoPlanner maakt het eenvoudig om je bestaande gegevens over te zetten — klanten, piano's, afspraken en servicegeschiedenis.

Import Hub

Navigate to Management → Import to open the Import Hub. From here, choose the import method that fits your situation:

Methode	Geschikt voor	Wat het importeert
Gazelle Import	Overstappen van Gazelle	Klanten, piano's, servicegeschiedenis — alles in één begeleide workflow met automatische veldtoewijzing
Contacten importeren	Telefooncontacten, vCard-bestanden, CSV	Klanten — namen, adressen, telefoonnummers, e-mails uit .vcf of .csv bestanden
Agenda importeren	Overstappen van een andere agenda	Afspraken uit .ics kalenderbestanden — datums, tijden, beschrijvingen
Generiek CSV	Elk ander systeem	Klanten en piano's uit CSV met automatische kolomdetectie (binnenkort beschikbaar)

Gazelle Wizard

De Gazelle wizard is een stapsgewijze gids speciaal voor Gazelle-gebruikers. Exporteer je gegevens uit Gazelle als CSV-bestanden en upload ze in de wizard. PianoPlanner herkent automatisch de Gazelle-velden — klanten, piano's en servicegeschiedenis worden in één keer geïmporteerd.

Wat exporteer je uit Gazelle?

Voor de beste migratie exporteer je deze CSV-bestanden uit Gazelle: Clients.csv, Pianos.csv, Events.csv en Msl.csv. Twijfel je? Neem contact op via de importstap in onboarding. Wij vertellen hoe je de bestanden veilig kunt aanleveren; stuur klantbestanden niet via gewone e-mail.

Contacten importeren

Importeer klanten vanuit je telefooncontacten of een vCard (.vcf) bestand. Je kunt ook een CSV-bestand met klantgegevens uploaden. Namen, adressen, telefoonnummers en e-mailadressen worden automatisch geïmporteerd.

Agenda importeren

Upload een .ics bestand geëxporteerd uit Apple Agenda, Google Agenda, Outlook of een andere agenda-app. Afspraken worden aangemaakt met de originele datums, tijden en beschrijvingen.

Import opties

Optie	Wat doet het?
Alleen actief	Importeer alleen klanten/piano's die als actief gemarkeerd zijn
Duplicaten overslaan	Sla klanten over die al bestaan (gebaseerd op e-mail)
Bedrijfsnaam opnemen	Voeg bedrijfsnaam toe aan klantnaam

Op vakantie of een vrije dag nodig? Blokkeer dagen in je agenda zodat klanten geen afspraken kunnen boeken. Geblokkeerde dagen worden ook overgeslagen door Slimme Suggesties.

Dagen blokkeren

Er zijn twee manieren om dagen te blokkeren:

Vanuit het Dashboard

Vanuit Instellingen

Ga naar Instellingen → Geblokkeerde dagen om al je geblokkeerde periodes in één overzicht te zien. Voeg nieuwe toe, bewerk bestaande of verwijder ze. Opeenvolgende dagen met dezelfde titel worden gegroepeerd.

Wat gebeurt er als dagen geblokkeerd zijn?

• Online boeken is uitgeschakeld voor die dagen — klanten zien ze als niet beschikbaar
• Slimme Suggesties slaat geblokkeerde dagen over bij het aanbevelen van afspraaktijden
• Geblokkeerde dagen verschijnen in je agenda met een herkenbare visuele stijl
• Agendasynchronisatie respecteert geblokkeerde dagen — ze verschijnen als "Bezet" in externe agenda's

Wil je persoonlijke ritten apart bijhouden van zakelijke afspraken? Markeer afspraken als privé om ze gescheiden te houden in je kilometerregistratie en synchroniseer ze naar externe agenda's zonder details te onthullen.

Een privé afspraak aanmaken

Visueel onderscheid

Privé afspraken verschijnen paars met een 🔒 icoon in je agenda, waardoor ze makkelijk te onderscheiden zijn van zakelijke afspraken.

Agenda synchronisatie

Bij synchronisatie naar Google, Apple of Microsoft agenda's verschijnen privé afspraken als "Bezet" zonder details, locatie of omschrijving te tonen. Je privacy is beschermd!

Houd een fiscus-proof km-administratie bij. PianoPlanner registreert automatisch kilometers van afspraken, en je kunt handmatige ritten toevoegen, kilometerstanden invoeren en alles exporteren voor je belastingaangifte.

Waar vind je het

• Dashboard — The km-widget in the right panel shows your current month and lets you quickly add trips
• Settings → Business → Km-registratie — Full overview with vehicle info, odometer readings, chart and exports
• Travel Report — Detailed trip list with route information and CSV export

Voertuig instellen

Ga naar Instellingen → Bedrijf → Km-registratie en vul je kenteken en voertuignaam in. Dit verschijnt op je kilometerrapportages en PDF-exports.

Kilometerstanden

Registreer je kilometerstanden periodiek (bijv. begin en eind van het jaar). Dit dient als bewijs voor de Belastingdienst en helpt je rittenregistratie te verifiëren.

Automatische registratie

Elke afspraak met een klantadres genereert automatisch een ritrecord. Het systeem berekent de afstand van je bedrijfsadres naar de klantlocatie.

Slimme retour-berekening

Het systeem bepaalt automatisch of een rit enkel of retour is:

• Andere afspraken die dag → Alleen heenreis (je rijdt door naar de volgende locatie)
• Laatste afspraak van de dag → Retour (echte km naar huis via Google Maps)

Handmatige ritten

Voor ritten die niet aan een afspraak gekoppeld zijn (bijv. onderdelen ophalen, leverancier bezoeken), voeg handmatige ritten toe via de dashboard km-widget of via Instellingen.

Export & rapportages

• CSV export — Download all trips as a spreadsheet for your accountant
• PDF export — Generate a tax-proof report with vehicle details, odometer readings and trip list
• Monthly chart — Visual overview of business vs. private km per month

Het reiskostenrapport geeft je een gedetailleerd overzicht van al je ritten over elke periode. Filter op datumbereik, bekijk totalen en exporteer een complete declaratie.

Hoe te gebruiken

Rapportkolommen

Kolom	Beschrijving
Datum	Datum van de afspraak
Klant	Klantnaam met link naar detailpagina
Locatie	Adres van de afspraak
Route	Open in Google Maps voor navigatie
Afstand	Enkele afstand in km
Reistijd	Geschatte rijtijd

PianoPlanner werkt als Progressive Web App (PWA) — je kunt het installeren op je telefoon of tablet en het gebruiken als een native app. Geen App Store nodig.

Installeren op iPhone / iPad

Installeren op Android

Wat krijg je op mobiel

• Volledige agendaweergave geoptimaliseerd voor touch
• Snel klanten en piano's opzoeken
• Afspraken maken en bewerken onderweg
• Facturen maken en versturen vanaf je telefoon
• Push-notificaties voor nieuwe boekingen

Afspraken afronden op mobiel

Tik in de PWA-agenda op een afspraak en rond deze af in een enkel scherm. Je kunt betaling vastleggen, de piano bijwerken, een klimaatmeting opslaan en kiezen wat er met een conditierapport moet gebeuren voordat je het bezoek sluit.

• Kies het betaalresultaat: conceptfactuur, later factureren, pin, contant of geen betaling.
• Vul optioneel luchtvochtigheid, temperatuur en een korte klimaatnotitie in. De meting wordt bij de piano opgeslagen.
• Kies geen rapport, maak een concept-conditierapport, of open het rapport direct na het afronden van de afspraak.
• Na afronden toont PianoPlanner de relevante vervolgstap: rapportconcept openen, conceptfactuur openen of doorgaan met je route.

Navigatie

De mobiele app heeft een navigatiebalk onderaan met 5 tabs: Agenda, Klanten, Piano's, Smart en Menu. Via Menu ga je terug naar de launcher, Instellingen, de volledige app en facturatie.

Ontvang direct push-notificaties wanneer een klant online een afspraak boekt. Werkt op desktop en mobiel (wanneer de PWA is geïnstalleerd).

PianoPlanner ondersteunt optionele werkplaats- en showroomblokken voor werk op je eigen locatie. Normale klantafspraken op locatie vermijden deze uren als je ze instelt; de aparte werkplaats/showroom-link gebruikt ze als beschikbare bezoektijden, of valt terug op je normale weekbeschikbaarheid.

Werkplaatsuren instellen

Ga naar Instellingen -> Beschikbaarheid -> Workshop Availability om aparte werkplaatsuren in te stellen. Gebruik Weekbeschikbaarheid voor je totale werkweek. Voeg Workshop Availability alleen toe als je vaste blokken wilt voor momenten waarop je in je werkplaats, showroom of op de zaak bent.

Functies

• Werkplaats beschikbaarheid per dag van de week instellen
• Normale klantafspraken op locatie vermijden werkplaatsuren
• De werkplaats/showroom-link gebruikt actieve werkplaatsuren, anders normale weekbeschikbaarheid
• Werkplaatsafspraken zichtbaar in je agenda met een eigen icoon
• Werkplaats statistieken in je dashboard rapporten

Smart Pick integratie

Smart Suggestions behandelt werkplaatsuren per boekingstype anders. Normale klantafspraken op locatie vermijden actieve werkplaatsuren; de aparte werkplaats/showroom-link biedt tijden binnen die uren aan, of valt terug op normale weekbeschikbaarheid als er geen actieve werkplaatsuren zijn. Je agenda wordt nog steeds gecontroleerd op conflicten.

Niet elke afspraak heeft een klantrecord nodig. Met PianoPlanner maak je snel inloop-afspraken en interne werkplaats-taken direct vanuit je dashboard.

Inloop afspraken

Wanneer een klant onverwacht langskomt, gebruik je de snelle inloop-knop op je dashboard. Vul een naam en dienst in — geen volledig klantrecord nodig.

Taken zonder klant

Wil je tijd blokkeren voor intern werk? Maak een taak aan zonder koppeling aan een klant. Perfect voor werkplaatsonderhoud, administratief werk of persoonlijke tijdblokken.

Hoe maak je ze aan

• Vanuit het dashboard: tik op de + knop en kies 'Inloop' of 'Taak'
• Inloop: vul een naam in, kies een dienst en prik een tijd
• Taak: voeg een omschrijving en tijd toe — geen klant nodig
• Beide typen verschijnen in je agenda en respecteren je beschikbaarheid

De Workshop Projectplanner helpt je bij het beheren van grotere werkplaatsklussen — piano-restauraties, revisies of elk project met meerdere stappen. Volg taken, uren, deadlines en koppel projecten aan klanten en piano's.

Een project aanmaken

Ga naar Projecten in het hoofdmenu en klik op 'Nieuw project'. Geef het een titel, koppel optioneel een klant en piano, stel prioriteit, status en deadline in, voeg notities toe en schat het totale aantal uren. Je kunt ook vanuit een piano of een gefinaliseerd conditierapport een project starten.

Taken beheren

Elk project kan meerdere taken bevatten. Voeg snel taken toe met het invoerveld onderaan de takenlijst, of klik op een taak om details zoals geschatte/werkelijke uren en vervaldatums te bewerken.

• Klik op de cirkel om de status te wisselen: Te doen → Bezig → Klaar
• Sleep taken via het handvat om de volgorde te wijzigen
• Houd geschatte vs. werkelijke uren per taak bij
• Stel vervaldatums in — te laat taken worden rood gemarkeerd

Capaciteitsoverzicht

Het capaciteitsoverzicht op het projectenoverzicht toont hoeveel werkplaatsuren je deze week hebt gebruikt, gepland en beschikbaar. Overbelasting wordt zichtbaar in het overzicht. Dit is gebaseerd op je werkplaatsuren in Instellingen → Werkplaats.

Functies

• Koppel projecten aan klanten en piano's, of maak ze vanuit een piano of conditierapport
• Prioriteitsniveaus: Laag, Normaal, Hoog, Urgent
• Statusbeheer: Planning → Actief → Gepauzeerd → Afgerond
• Visuele voortgangsbalk op basis van afgeronde taken
• Wekelijks capaciteitsoverzicht op basis van je werkplaatsuren, met raster- en tijdlijnweergave
• Filter, zoek en dupliceer projecten, wijs teamleden toe en volg materialen en werkgeschiedenis

Offertes & Prijzen

Maak van je takenlijst een professionele offerte. Elke taak kan prijsinformatie bevatten die automatisch wordt berekend en klaar is om te delen met je klant.

Excel-stijl bewerken

De takenlijst werkt als een spreadsheet. Klik op een cel om inline te bewerken. Wijzigingen worden automatisch opgeslagen terwijl je typt. Druk op Enter om naar de volgende rij te gaan, of Tab om naar de volgende kolom te gaan.

Taaktypen

• Labor — Work hours billed at your hourly rate (set in Settings → Workshop)
• Material — Parts, strings, felt, etc. Track cost price for profit calculation
• Other — Transport, disposal, rental costs

Kostenoverzicht

Het kostenoverzicht onderaan toont real-time totalen voor arbeid, materialen en overige kosten, inclusief kostprijs, verkoopprijs en marge. Alleen taken gemarkeerd als "factureerbaar" (groen vinkje) worden meegenomen in de offerte. Zet factureerbaar uit voor interne taken die je niet wilt doorberekenen.

Offerte exporteren

Klik op "Kopieer offerte" om een tekstversie naar je klembord te kopiëren (ideaal voor in e-mails), of klik op "PDF" om een professioneel opgemaakte offerte te openen, klaar om te printen of op te slaan als PDF.

Server-side offerte-PDF

De offerte-PDF wordt door PianoPlanner op de server gemaakt. Deze kan je logo, projectomschrijving, volledig klantadres, offertenummer, geldigheidsdatum, offertevoorwaarden en BTW-totalen bevatten.

Offerte accepteren en factureren

Gebruik Accepteer & factureer om een projectofferte om te zetten naar een kant-en-klare conceptfactuur. PianoPlanner stelt het veiligste factuurtype voor op basis van de projectvoortgang. De projectdetailpagina toont ook tien planningsfasen, materiaalstatussen, offertebedragen inclusief of exclusief BTW, gekoppelde werkgeschiedenis en facturatiebadges.

• Deelfactuur: factureer afgeronde taken en gewerkte werkplaatsuren.
• Volledige factuur: factureer de volledige offerte in een keer.
• Voorschotfactuur: factureer een vast percentage, bijvoorbeeld 50%.
• De factuur blijft gekoppeld aan het project, zodat projectkaarten badges kunnen tonen voor voorschot, deelfactuur of volledig gefactureerd.

Conditierapport naar projectflow

Gebruik deze flow wanneer een inspectie uitgroeit tot werkplaatswerk. Zo blijven bevindingen, prijsopbouw en urenregistratie in een keten.

Beheer je pianovoorraad — showroomvoorraad, werkplaatsinstrumenten en verkochte piano's. Volg elk instrument van binnenkomst tot verkoop en plan showroom-stembatches efficiënt.

Piano's toevoegen

Ga naar Magazijn in het hoofdmenu. Klik op 'Piano toevoegen' om merk, model, serienummer, type (staand, vleugel, digitaal) en interne locatie in te voeren. Je kunt ook piano's in bulk importeren via CSV.

Locaties & Status

Elke piano heeft een locatie (showroom, werkplaats of overig) en een status (op voorraad of verkocht). Filter en zoek in je voorraad om elk instrument snel te vinden.

Showroom Batch Planning

Selecteer meerdere piano's en klik op 'Maak Showroom Batch' om een stemsessie voor allemaal tegelijk in te plannen. Stel de locatie in, de geschatte duur per piano, en kies een datum — of gebruik Slimme Suggesties om het beste moment te vinden.

Functies

• Volg piano's op merk, model, serienummer en type
• Locatiebadges: Showroom, Werkplaats, Overig
• Statusbijhouding: Op Voorraad → Verkocht
• Meerdere piano's selecteren voor showroom batch-stemming
• Slimme Suggesties-integratie voor batchplanning
• CSV-import voor bulkvoorraadbeheer

PianoPlanner kan machineleesbare UBL 2.1 XML-facturen genereren naast je PDF-facturen. Deze e-facturen voldoen aan Europese standaarden en worden automatisch bijgevoegd bij het e-mailen van facturen.

Ondersteunde standaarden

Standaard	Land	Beschrijving
NLCIUS	🇳🇱 Netherlands	Nederlandse implementatie van de EU e-facturatiestandaard
XRechnung	🇩🇪 Germany	Duitse e-facturatiestandaard, verplicht voor B2G-facturen
Peppol BIS 3.0	🇪🇺 EU	Pan-Europese e-facturatiestandaard voor grensoverschrijdende facturen

Hoe werkt het

Ga naar Facturen → Instellingen en zoek de UBL-schakelaar. Indien ingeschakeld, bevat elke factuur-e-mail automatisch een UBL XML-bijlage naast de PDF. De juiste standaard wordt gekozen op basis van het land van je klant.

Opties

• Auto (default) — UBL is enabled for EU customers, disabled for non-EU
• Always on — UBL XML attached to every invoice email
• Off — No UBL XML, only PDF

Before creating your first invoice, configure your invoicing settings. Go to Invoices and click the ⚙️ settings icon in the top bar.

Factuurnummering

Er zijn twee manieren om een factuur te maken: vanuit de agenda of handmatig.

Vanuit de agenda (aanbevolen)

After completing an appointment, create an invoice directly from the agenda. Click on the appointment → choose "Create Invoice". The invoice is automatically prefilled with:

• Klantnaam en gegevens
• Dienstomschrijving met instrument (bijv. "Stemmen — Steinway & Sons D")
• Afspraakdatum in de omschrijving
• Dienstprijs uit je dienstenconfiguratie
• Opmerkingen van de klant (als aparte tekstregel)

Handmatige factuur

Go to Invoices → New Invoice. Search and select a customer, then add invoice lines manually. You can add regular lines with prices, or text-only lines for additional notes.

Facturen versturen

Once your invoice is ready, save it as "Sent". You can then email it directly to the customer with a PDF attachment. If you have Mollie configured, a payment link is automatically included.

PianoPlanner kan de echte enkele reisafstand van je bedrijfsadres naar het klantadres berekenen en als reiskostenregel op de factuur zetten. Dit klanttarief staat los van het fiscale kilometertarief voor interne kilometerregistratie.

Stel je klanttarief voor reiskosten in

Voeg de regel toe aan een factuur

Wanneer je een factuur voor een klant maakt of bewerkt, klik je op "Kilometers toevoegen". PianoPlanner gebruikt de opgeslagen afstand van bedrijfsadres naar klant als die er is, of berekent die vanaf je bedrijfsadres naar het klantadres. Het resultaat wordt als één duidelijke factuurregel met totaalbedrag toegevoegd.

Klant-specifieke tarieven

Sommige klanten hebben een aparte reisafspraak. Open het klantprofiel, bewerk de facturatiesectie en zet een klant-specifiek reiskostentarief aan. Dat tarief overschrijft alleen voor die klant de standaard factuurinstellingen.

Met PianoPlanner op je homescreen kun je facturen aanmaken en versturen direct vanaf je telefoon — zelfs terwijl je nog bij de klant bent.

Vanuit een klantprofiel

Open a customer in the PWA, scroll down and tap "Create Invoice". A bottom sheet appears where you can:

• Een dienst selecteren — de prijs wordt automatisch ingevuld
• Een omschrijving of notitie toevoegen
• De factuurstatus kiezen (concept, verzonden, betaald)
• Versturen met betaallink — de klant kan direct via iDEAL / Wero betalen

Typische mobiele workflow

PianoPlanner verwerkt BTW automatisch op basis van het klanttype. Dit wordt bepaald door het klanttype dat in het klantprofiel is ingesteld.

Particuliere klanten

Zakelijk / Instellingen

Klanttype instellen

Om de juiste BTW-afhandeling te garanderen, stel je het klanttype in bij elk klantprofiel:

• Particulier — Prijs inclusief BTW
• Zakelijk — Prijs exclusief BTW
• School — Prijs exclusief BTW
• Kerk — Prijs exclusief BTW
• Theater — Prijs exclusief BTW

Accepteer iDEAL-, creditcard- en Wero-betalingen direct op je facturen via Mollie. Klanten klikken op de betaallink in de factuurmail en betalen direct.

Mollie instellen

Voeg een persoonlijke boekingslink toe aan je factuur-e-mails zodat klanten direct hun volgende stembeurt kunnen plannen. De link gebruikt het unieke boekingstoken van elke klant en stelt automatisch het juiste tijdframe voor op basis van het steminterval van hun piano.

Hoe het werkt

Slimme datumberekening

De voorgestelde startdatum wordt automatisch berekend: laatste stemdatum + steminterval. Als een klant meerdere piano's heeft, kiest PianoPlanner de vroegste volgende stemdatum. Bijvoorbeeld: een piano gestemd op 9 april met een interval van 6 maanden stelt 9 oktober voor als startpunt.

PianoPlanner can sync your invoices directly to your accounting software, saving you from manual entry. Go to Settings → Integrations to connect your accounting package.

Beschikbare integraties

Momenteel zijn drie integraties volledig operationeel. Er worden meer integraties ontwikkeld om pianotechnici in Nederland, België en Duitsland te ondersteunen.

Moneybird (Nederland/België)

Moneybird is een populair Nederlands online boekhoudpakket. PianoPlanner verbindt via de Moneybird API voor automatische factuursynchronisatie.

Jortt (Nederland)

Jortt is een populair Nederlands boekhoudpakket ontworpen voor zzp'ers en kleine bedrijven. PianoPlanner verbindt via OAuth2 voor veilige, automatische factuursynchronisatie.

Odoo (Internationaal)

Odoo is een internationaal open-source ERP-systeem met een krachtige boekhoudmodule. PianoPlanner verbindt via de JSON-RPC API van Odoo.

Synchronisatielog

Elke synchronisatieactie wordt gelogd. Je kunt de synchronisatiegeschiedenis bekijken in de integratie-instellingen om te zien welke facturen succesvol zijn verstuurd en welke fouten zijn opgetreden. Dit helpt je snel problemen te herkennen en op te lossen.

Binnenkort beschikbaar

We werken actief aan integraties met meer boekhoudpakketten die worden gebruikt door pianotechnici in heel Europa:

• e-Boekhouden — Nederlandse cloud boekhouding
• Exact Online — Nederlands/internationaal ERP-systeem
• DATEV 🇩🇪 — Duitse marktleider voor belastingadviseurs
• lexoffice 🇩🇪 — Populaire Duitse cloud boekhouding
• sevDesk 🇩🇪 — Duitse online boekhouding voor zzp'ers
• Yuki 🇧🇪🇳🇱 — Nederlands/Belgische boekhouding met documentverwerking
• Billit 🇧🇪 — Belgisch facturatieplatform

PianoPlanner is beschikbaar in 9 talen. Wijzig je interfacetaal op elk moment — alle menu's, labels, e-mails en factuursjablonen passen zich aan.

Taal wijzigen

Wat verandert er met je taalinstelling?

• Alle menu's, labels en knoppen in de interface
• E-mailsjablonen die naar je klanten worden gestuurd
• Factuurlabels en opmaak
• Boekingspagina's die je klanten zien
• Datum- en getalnotatie

PianoPlanner biedt flexibele abonnementsplannen die bij je behoeften passen. Beheer je abonnement, upgrade, downgrade of werk je betalingsgegevens bij op elk moment.

Beschikbare plannen

Plan	Prijs	Belangrijkste functies
Starter	Gratis	Basis planning, maximaal 25 klanten, 50 afspraken/jaar, agenda-export, e-mailbevestigingen
Start	€24.50/mo	Onbeperkt klanten & afspraken, route-optimalisatie, Smart Suggestions, eigen SMTP, data-import
Pro	€39.50/mo	Alles in Start + tweeweg agendasync, facturatie, kilometerregistratie, boekhoudkoppelingen
Pro+	€49.50/mo	Alles in Pro + conditierapporten, werkplaats projectplanner, offertes en deelfacturen
Master	€59.50/mo	Alles in Pro+ + boekingslinks voor theaters, muziekscholen en venues
Teams	Op aanvraag	Alles in Master + teamdashboard, planning voor meerdere stemmers, team-boekingspagina en stemmersportaal
Business	Op aanvraag	Alles in Teams + voorraadbeheer, showroombatches (max 10 stemmers)

Abonnement beheren

Werk je met meerdere technici? De Teams-functie laat je een gedeelde klantendatabase, gecoördineerde planning en team-boekingspagina's beheren.

Aan de slag met Teams

Teamrollen

• Technician — uses the Tuner Portal to view and update assigned appointments.
• Planner — uses Team Dashboard to view the team calendar, assign appointments, use Smart Match and manage absences.
• Bookkeeper — has limited finance access where enabled.

Reisinstellingen per teamlid

Elk teamlid heeft een eigen vervoerswijze (auto of fiets), maximale reisafstand en thuisadres. Open het teamlid in Teams om dit in te stellen. Slimme suggesties en reistijden op de teamboekingspagina gebruiken de vervoerswijze van het teamlid zelf, zodat een fietsende stemmer realistische fietstijden krijgt.

Zo werkt de fietsmodus

• Fietstijden komen van echte Google Maps-fietsroutes (fietspaden, geen snelwegen) — geen autotijden met een correctiefactor.
• Slimme suggesties geven fietsende teamleden automatisch voorrang bij klanten dichtbij. Bij een klant verder weg scoort een rijdende collega beter — zo wint vanzelf de juiste stemmer.
• Reislimieten (maximale reistijd en afstand) worden getoetst aan de werkelijke fietstijd, zodat een fietsend teamlid nooit een onrealistisch schema krijgt.
• De tijden gaan uit van een gemiddelde fietser (circa 16 km/u). Met een e-bike ben je meestal sneller dan gepland.

Planner-toegang

Het Stemmersportaal geeft stemmers een lichtgewicht overzicht van hun toegewezen afspraken zonder een volledig PianoPlanner-account. Stemmers gebruiken het Stemmersportaal via een magic link. Planners kunnen ook een toegangslink ontvangen, maar worden doorgestuurd naar het Teamdashboard met planningsrechten.

Een magic link versturen

Portaalfuncties

• Bekijk de afspraken van vandaag en deze week
• Werk afspraakstatus bij: Bevestigd, Onderweg, Afgerond
• Voeg notities toe aan afspraken
• Mobielvriendelijk ontwerp — werkt op elke telefoon of tablet
• Klimaatmetingen vastleggen en een concept-conditierapport maken tijdens het afronden van een toegewezen afspraak

Afspraken afronden in het portaal

Wanneer een stemmer een toegewezen afspraak afrondt, kan het portaal betaalwijze, piano-update, notities, luchtvochtigheid, temperatuur en optioneel een concept-conditierapport opslaan.