Handleiding

Je bedrijfsgegevens verschijnen in e-mailbevestigingen en op je boekingspagina. Vul deze correct in zodat klanten precies weten wie je bent.

Hoe stel je je bedrijfsgegevens in?

Je werkuren bepalen wanneer klanten afspraken kunnen boeken. Het systeem toont alleen tijdslots binnen deze uren.

Dagen en tijden

Selecteer de dagen waarop je werkt en stel per dag de begin- en eindtijd in.

• Optie 1: Vaste tijden elke dag
• Optie 2: Verschillende tijden per dag
• Optie 3: Sommige dagen vrij

Starttijd: afspraak of vertrek

Bij Instellingen → Boekingslink kies je wat de start van je werkdag betekent voor online boeken.

Instelling	Resultaat
Klantafspraak mag op deze tijd starten	Start je dag om 09:00, dan mogen klanten een eerste afspraak om 09:00 boeken.
Ik kan op deze tijd vertrekken vanaf werkplaats/thuis	Start je dag om 09:00 en is de reistijd 25 minuten, dan start de eerste klantafspraak om 09:25.

Buffers instellen

Buffers helpen je om tijd te houden tussen afspraken en te voorkomen dat klanten te last-minute boeken.

Buffer type	Wat doet dit?	Aanbevolen
Buffer voor afspraak	Minimale tijd tussen boeken en de afspraak	2 dagen aanbevolen voor planning
Buffer na afspraak	Extra tijd na een afspraak voor notities of onverwachte vertraging	15 minuten aanbevolen
Minimale boekingstijd	Hoe ver van tevoren moeten klanten minimaal boeken?	2 dagen geeft je tijd om te plannen

Bij Instellingen → Reizen & Werkgebied bepaal je hoe ver je wilt reizen. Zet "Reislimieten inschakelen" aan om deze instellingen te zien en te wijzigen. Er zijn vijf instellingen, elk met een eigen taak:

🗺️ Werkgebied (online boeken) — Tot hoe ver mag een nieuwe klant wonen om zélf online te boeken? Daarbuiten zien ze je 'neem contact op'-bericht.

🚗 Reistijd tussen afspraken — Hoelang wil je idealiter rijden tussen twee klanten op dezelfde dag? Voor je eigen boekingen is dit een grens (met 15% marge); in de Teams-planning bepaalt het alleen de volgorde.

🏠 Reistijd naar eerste afspraak — De rit van huis naar je eerste klant mag langer zijn dan tussen afspraken onderling. Handig op het platteland. Leeg = zelfde als hierboven.

🛑 Absolute maximale reistijd — Harde bovengrens voor álle afspraken (ook bestaande klanten). Hierboven verschijnen nooit tijdsloten.

⏳ Gaten tussen afspraken beperken — Houdt je dag compact door onnodige wachttijd tussen afspraken te verminderen. Klanten zien alleen tijdsloten die strak aansluiten. Valt terug op alle tijden als er niets past. Uit = geen beperking.

Bericht voor verre locaties

Dit bericht ziet de klant als die te ver weg woont om online te boeken.

Echte reistijden

PianoPlanner gebruikt waar mogelijk echte reistijden van Google Maps. Kan een reistijd niet worden bepaald — bijvoorbeeld omdat een adres niet te vinden is — dan kiest PianoPlanner de veilige kant: met reislimieten aan telt je eigen boekingspagina die rit als je maximale reistijd; in de Teams-planning wordt een tijdstip naast een andere afspraak niet aangeboden, en de rit vanaf huis wordt alleen gecontroleerd als er een absoluut maximum is ingesteld. Controleer het adres of zet een pin bij de klant, zodat de echte reistijd gebruikt kan worden.

Vervoermiddel: auto of fiets

Werk je vooral op de fiets, zet Vervoermiddel dan op Fiets via Instellingen -> Reistijd. PianoPlanner berekent routechecks, boekingssuggesties, reistijdbuffers, routeanalyse en kilometeradviezen voor facturen dan met fietstijden in plaats van autotijden.

Diensten bepalen wat je klanten aanbiedt — zoals stemmen, regulatie of reparatie. Elke dienst heeft een eigen duur, prijs en agendakleur. Klanten zien deze bij het online boeken.

Tarief verhoogd? Bestaande prijsafspraken blijven gelden

Verhoog je het tarief van een dienst nadat een klant heeft geboekt? Dan blijft voor die afspraak de eerder vastgelegde prijs gelden. Bij het openen van de afspraak zie je een melding dat het huidige diensttarief hoger is. De klant blijft het afgesproken bedrag betalen.

Diensten instellen

Agendakleuren

Dienstkleuren helpen je visueel onderscheid te maken tussen afspraaktypes in je agenda. Kies uit vooraf ingestelde kleuren zoals blauw, groen, rood, paars, enz. De kleur wordt ook gebruikt bij synchronisatie met Google Agenda.

Het dashboard is je centrale werkplek. Hier vind je je agenda, dagoverzicht, snelle acties en handige widgets — alles wat je nodig hebt voor een productieve werkdag.

Makkelijker plannen vanuit je bestanden

Je agenda onthoudt datum, weergave en positie; klanten- en pianobestand onthouden sortering en positie. Met Afspraak maken kies je zelf een tijdstip; Inplannen zoekt een geschikt moment. Uitnodigingen maken onderscheid tussen een piano en een klantuitnodiging. Stel in Teams → Lid bewerken de werkuren per stemmer in; de planner gebruikt diens werkuren, pauzes en afwezigheid.

Het menu vinden op ieder scherm

Op desktop staat het volledige menu links. Op tabletbreedte wordt dit een kolom met gelabelde, toegankelijke iconen. Gebruik op mobiel de knop Menu bovenaan om de sidebar te openen.

Zoek in hulp (⌘K)

Gebruik de zoekknop bovenaan de zijbalk, of druk op ⌘K / Ctrl+K, om in deze handleiding te zoeken. Bij eenvoudige cijfervragen, zoals hoeveel klanten je hebt of je openstaande facturen, zie je ook je eigen totalen.

• Toegestaan: aantallen, totalen, gemiddelden en andere numerieke samenvattingen.
• Geblokkeerd: namen, contactgegevens, adressen, notities, factuurnummers en ruwe klantrecords.
• Openstaande facturen worden berekend op basis van de echte factuurstatussen: verzonden, bevestigd en verlopen.

Dashboard indeling

Je dashboard is verdeeld in drie kolommen: een linkerpaneel met snelle overzichten, de agenda in het midden, en een rechterpaneel met statistieken en widgets.

Linkerpaneel

• Mini-kalender — snel navigeren tussen datums
• Stoplichten — dagstatus in één oogopslag (klaar, bezig, te doen)
• Lopende afspraak — toont de afspraak waar je nu aan werkt
• Vandaag nog — snelle lijst van resterende afspraken
• Af te werken — afspraken die nog follow-up nodig hebben

Agenda

Schakel tussen dag-, week- en maandweergave. Klik op een tijdslot om een nieuwe afspraak te maken. Sleep afspraken om ze te verplaatsen. Dubbelklik om te bewerken.

Solo-agenda: je week en geplande omzet in één oogopslag

Kies in je Solo-agenda voor Lijst en bekijk je afspraken per dag, met de vertrouwde kleuren van de weekkalender. Bij elke dag en bovenaan de week zie je het totaal van bekende geplande afspraakbedragen, exclusief btw. Ontbreekt bij een afspraak een prijs, dan blijft het bekende totaal zichtbaar en zie je hoeveel prijzen nog ontbreken. Dit is een planningsbedrag, geen gefactureerde of ontvangen omzet.

Datum- en tijdvelden gebruiken de weergavenotatie van je browser en apparaat. De opgeslagen afspraaktijd verandert hierdoor niet.

Je weekplanning printen

Gebruik de printknop in de werkbalk van de agenda op de computer om een weekwerkblad te maken (niet in de geïnstalleerde app en niet op smalle schermen). Kies de week ("Week die in de agenda staat", "Huidige week" of "Volgende week"), A4 of US Letter, de indeling Compact, Standaard of Route, en of telefoonnummers, afspraaknotities en reistijd en afstand erop komen. Print het of sla het op als pdf via je browser. In de teamweergave van de agenda wordt het gekozen technicusfilter gevolgd.

• Drag & drop — verplaats afspraken naar een ander tijdstip of dag
• Formaat wijzigen — sleep de onderrand van een afspraak om de duur aan te passen
• Route-knop — bereken reistijden en kleurcodeer je afspraken
• Filters — toon/verberg afspraaktypes (buitendienst, werkplaats, privé)

Rechterpaneel

• Afspraken van vandaag met klantgegevens
• Komende afspraken voor de volgende dagen
• Werkplaats / buitendienst statistieken van de dag
• Km-widget — maandoverzicht en snel ritten toevoegen (Pro)

Afspraak aanmaken

Afspraken afwerken

Na een klantenbezoek markeer je de afspraak als afgewerkt. Dit werkt automatisch de stemgeschiedenis van de piano bij.

Het "Af te werken" widget

Het linkerpaneel toont een "Af te werken" lijst met afspraken die al voorbij zijn maar nog niet als afgewerkt zijn gemarkeerd. Gebruik de filterknoppen (7d, 30d, 90d, Alles) om verder terug te kijken.

Meerdere afspraken tegelijk afwerken

Als je veel openstaande afspraken hebt (bijv. na een vakantie of import), gebruik dan de knop "Alles afwerken" onderaan de af te werken lijst. Dit markeert alle zichtbare afspraken als afgewerkt en werkt alle gekoppelde piano-stemdatums bij in één klik. Er verschijnt eerst een bevestigingsdialoog.

De desktop-afspraakeditor heeft een ruimere instrumentkiezer waarmee je sneller het juiste instrument kunt zoeken en koppelen.

Open op de desktop een afspraak, kies de klant en open daarna de instrumentkiezer. Zoek op instrument, merk of model en bevestig de gewenste selectie.

PianoPlanner toont je hoe efficiënt je planning is met een kleursysteem. Zo zie je in één oogopslag of je dag goed gepland is.

Kleurlegenda

Hoe wordt reistijd berekend?

Beheer al je klantgegevens op één plek. Voeg klanten toe, koppel piano's, volg servicehistorie en stuur professionele e-mails — allemaal vanuit één overzicht.

Een afspraak maken vanuit een klant

Je kunt vanuit een klant op twee manieren een afspraak maken.

• Slimme afspraak: gebruik dit als PianoPlanner geschikte tijden moet zoeken op basis van je agenda, reislimieten en bestaande afspraken.
• Kies datum & tijd: gebruik dit als je tijdens een gesprek of bericht met de klant een exact tijdstip afspreekt.

Beide opties maken een normale PianoPlanner-afspraak die aan dezelfde klant- en pianogegevens is gekoppeld.

Klant toevoegen

Adres via Apple Maps of Google Maps

Naast typen kun je bij het toevoegen of bewerken van een klant ook een kaartlink of coördinaten plakken in het adreszoekveld. Handig wanneer een klant zijn locatie via WhatsApp of e-mail stuurt, of wanneer het exacte straatadres onduidelijk is.

Wat kun je plakken?

• Apple Maps deel-link, bijvoorbeeld https://maps.apple/p/...
• Google Maps deel-link, bijvoorbeeld https://maps.app.goo.gl/...
• Volledige Google Maps URL met coördinaten
• Kale coördinaten, bijvoorbeeld 52.3676, 4.9041 of 52,3676° N, 4,9041° O
• geo: link vanaf Android

Wat gebeurt er?

Als PianoPlanner een geldige pin herkent, zie je een groene melding "GPS-locatie herkend" met de coördinaten. Lege adresvelden kunnen automatisch worden ingevuld op basis van de pin. Velden die je zelf al hebt ingevuld worden nooit overschreven.

Klant-detailpagina

Klik op een klant om het volledige profiel te zien. Hier vind je:

• Alle gekoppelde piano's met servicestatus
• Volledige afspraakhistorie
• Persoonlijke boekingslink om te delen met de klant
• Stem-uitnodigingen direct versturen
• Contactgegevens en notities

Zoeken & filteren

Gebruik de zoekbalk om snel klanten te vinden op naam, e-mail, stad of telefoonnummer. De lijst wordt bijgewerkt terwijl je typt.

Duplicaatdetectie

PianoPlanner detecteert automatisch mogelijke duplicaten in je klantenbestand op basis van naam, e-mail, telefoonnummer en adres. Er wordt fuzzy matching (Levenshtein-algoritme) gebruikt, waardoor ook kleine typfouten worden herkend.

Houd elke piano bij die je stemt of onderhoudt. Leg merk, model, serienummer, bouwjaar en conditie vast. Koppel piano's aan klanten en houd een complete servicehistorie bij.

Piano toevoegen

Piano-detailpagina

• Volledige pianospecificaties en conditienotities
• Servicehistorie — alle eerdere afspraken en stembeurten
• Servicestatus-indicator: op schema, bijna aan de beurt, of achterstallig
• Foto's — upload afbeeldingen van de piano ter referentie

Stemintervallen uitgelegd

Interval	Betekenis
0	Klant neemt zelf contact op — geen automatische herinneringen
1–12, 16, 24	Kies het aantal kalendermaanden dat past bij het onderhoudsschema van deze piano.

Stem je met de Pianoscope-app op iPhone of iPad? Bewaar de inharmoniciteit-meting van iedere piano direct in PianoPlanner. Bij je volgende stembeurt is de meting met één tik beschikbaar — geen gezoek meer in iCloud Drive of e-mail.

Hoe werkt het?

De meting hergebruiken

Pianoscope is de professionele stem-app voor iPhone/iPad. Meer informatie: pianoscope.app.

Synchroniseer PianoPlanner met je Google Agenda voor twee-weg sync. Afspraken verschijnen in beide agenda's en updates worden automatisch gesynchroniseerd.

Verbinding maken

Synchronisatie opties

Optie	Beschrijving
Twee-weg synchronisatie	Wijzigingen in beide agenda's worden gesynchroniseerd
Alleen naar Google	Afspraken worden alleen van PianoPlanner naar Google gestuurd
Inclusief reistijd	Voeg automatisch reistijd toe aan agenda-events

Geïmporteerde afspraken zonder adres

Voor reistijden en routekleuren gebruikt PianoPlanner het locatieveld van afspraken uit je externe agenda. Een adres in de titel of omschrijving wordt niet herkend. Zet het adres in het locatieveld, of koppel de afspraak aan een klant.

Als synchroniseren niet werkt

Met tweerichtings-agendasynchronisatie (Pro, Pro+ en Master) worden Google-, Apple- en Microsoft-agenda's elke 30 minuten op de achtergrond gesynchroniseerd, zolang je PianoPlanner in de afgelopen 24 uur hebt gebruikt; "Nu synchroniseren" bij Instellingen → Agenda start meteen een synchronisatie. Toont de status dat de koppeling vernieuwd moet worden, maak dan daar opnieuw verbinding en geef opnieuw toestemming.

Gebruik je Outlook of Microsoft 365? Koppel je agenda voor naadloze synchronisatie met PianoPlanner.

Wat heb je nodig?

• Een Microsoft 365 of Outlook.com account
• Toegang tot je agenda

Verbinding maken

Wat wordt gesynchroniseerd?

• Nieuwe afspraken in PianoPlanner
• Wijzigingen in tijd en datum
• Annuleringen

Koppel iCloud via CalDAV voor tweerichtingssynchronisatie. Gebruik een app-specifiek Apple-wachtwoord, kies de agenda en stel de synchronisatierichting in PianoPlanner in.

Verbinding maken in PianoPlanner

Ga naar Instellingen → Kalender → Apple, vul je Apple ID-e-mailadres en app-specifieke wachtwoord in, kies een agenda en schakel de gewenste synchronisatierichting in. Er kan maar één kalenderprovider tegelijk actief zijn.

PianoPlanner staat één actieve kalenderprovider tegelijk toe. Controleer je afspraken, ontkoppel de huidige provider veilig en koppel daarna Google, Microsoft of Apple.

Stap voor stap overstappen

Niet alle agenda-synchronisatie is hetzelfde. Hier zie je de verschillen tussen de methoden.

Methode	Richting	Realtime	Beste voor
Google Calendar API	Twee-weg	Ja	Iedereen met een Google account - meest complete integratie
Microsoft 365 / Outlook	Twee-weg	Ja	Microsoft 365 of Outlook gebruikers
Apple CalDAV	Twee-weg	Ja	Wie iCloud Agenda als primaire agenda gebruikt
iCal Feed	Alleen lezen	Elke 15-60 min	Eenvoudige alleen-lezen synchronisatie met elke agenda-app

Uw stemafspraken in uw eigen vertrouwde agenda

Wilt u uw stemafspraken automatisch terugzien in de agenda die u al op uw telefoon of computer gebruikt (zoals die van Samsung, Google of Outlook)? Dat kan heel eenvoudig door de agenda's met elkaar te verbinden.

Wil je dat bevestigingsmails komen van info@jouwbedrijf.nl in plaats van noreply@pianoplanner.com? Dat kan! Met je eigen SMTP-server.

Waarom eigen SMTP gebruiken?

• E-mails komen van je eigen domein (info@jouwbedrijf.nl)
• Professionelere uitstraling
• Minder kans op spam-filters
• Volledige controle over je e-mailcommunicatie

SMTP Configuratie

Veld	Voorbeeld	Uitleg
SMTP Host	smtp.mydomain.com	Het adres van je mail server (bijv. smtp.gmail.com)
Poort	587 or 465	Meestal 587 (TLS) of 465 (SSL)
Gebruikersnaam	info@mydomain.com	Meestal je volledige e-mailadres
Wachtwoord	••••••••	Je e-mail wachtwoord of app-specifiek wachtwoord
Van adres	info@mydomain.com	Het e-mailadres dat als afzender wordt getoond

Veelgebruikte instellingen

Provider	Host	Poort
Gmail	smtp.gmail.com	587
Outlook/Microsoft 365	smtp.office365.com	587
TransIP	smtp.transip.email	587
Strato	smtp.strato.com	587

PianoPlanner stuurt automatisch e-mails naar je klanten bij afspraken. Je kunt deze e-mails aanpassen met je eigen tekst, huisstijl en logo. De editor heeft een Visuele modus voor ondersteunde tekstopmaak en een HTML-modus om de templatebron te bekijken of bewerken.

Voor de bevestigings-, herinnerings-, annulerings- en stemuitnodigingsmail en de follow-up-mail aan leads kun je ook de E-mail Designer gebruiken: kies een kleur, pas onderwerp, titel, aanhef, inleiding en afsluiting aan, en PianoPlanner verzorgt de opmaak met je logo. "Concept opslaan" bewaart je wijzigingen als concept; "Dit ontwerp gebruiken" neemt ze in gebruik. De sjablooneditor blijft beschikbaar.

Beschikbare templates

• Bevestigingsmail — Wordt automatisch verstuurd als een klant een afspraak boekt
• Herinneringsmail — Wordt vóór de afspraak verstuurd op de momenten die je in de e-mailnotificaties kiest
• Annuleringsmail — Wordt verstuurd als u een afspraak annuleert
• Wijzigingsmail — Wordt verstuurd als datum/tijd verandert
• Stembeurt Uitnodiging — Voor het uitnodigen van klanten die toe zijn aan een stembeurt (handmatig en automatisch)
• Afspraakvoorstel — Wordt alleen verstuurd als je vanuit Route Vullen één exact moment voorstelt. Laat de afspraakgegevens en de acceptatieknop in het sjabloon staan.
• Follow-up lead — Verstuur je zelf vanaf de pagina Leads, na een voorbeeld, naar iemand die begon te boeken maar niet afrondde. De regel waarmee de klant om verwijdering van zijn gegevens kan vragen, wordt altijd toegevoegd.

Herinneringsmails zet je aan of uit bij Instellingen → Communicatie → Notificaties. Herinnering 1 kan van 2 uur tot 7 dagen vóór de afspraak worden verstuurd (standaard 24 uur); herinnering 2 is optioneel en moet dichter bij de afspraak liggen. Je kiest ook welke klanten ze ontvangen.

Annuleringsmail bij het verwijderen van een afspraak

Wanneer je een toekomstige afspraak verwijdert vanuit het dashboard, krijgt de klant automatisch een e-mail. De instelling Instellingen → E-mail → Annuleringsmails versturen stuurt dit en staat standaard aan.

Wanneer wordt er geen annuleringsmail verstuurd?

• De afspraak ligt in het verleden
• De afspraak is privé of een hele-dag-afspraak
• De klant heeft geen e-mailadres in het systeem
• Je hebt het vinkje in het verwijder-venster uitgezet
• Je hebt annuleringsmails uitgezet in Instellingen → E-mail

E-mail bounces — detectie en reset

Als een e-mail niet bezorgd kan worden (verkeerd adres, postbus vol, domein blokkeert PianoPlanner), wordt de bounce vastgelegd en het e-mailadres geblokkeerd voor verdere mail. Dit beschermt je verzendreputatie.

Waar zie je bounces?

• Een rode balk verschijnt op de klantkaart boven het foute e-mailadres
• Een widget op het dashboard toont hoeveel klanten een geblokkeerd e-mailadres hebben
• Het e-maillog onder Instellingen → E-mail toont per poging status "Bounced" of "Soft bounce"

Een bounce resetten

Open de klant, controleer of corrigeer het e-mailadres en klik op Gecontroleerd in de rode balk. De blokkade wordt opgeheven en je kunt weer mail versturen naar dat adres.

Komen e-mails niet aan?

Controleer in deze volgorde: de spammap van de klant; "Verzendlog" bij Instellingen → Communicatie; een rode bounce-melding bij de klant; en, als je vanaf je eigen e-maildomein verstuurt, de verbindingstest in de instellingen daarvan.

De Template Editor — Twee Modi

Template bewerken

Beschikbare variabelen

Variabelen zijn speciale codes die automatisch vervangen worden door echte gegevens. Typ ze precies zo over (inclusief de dubbele accolades) of klik erop in de editor.

Variabele	Wordt vervangen door
{{customerName}}	Naam van de klant, bijv. "Jan de Vries"
{{date}}	Datum van de afspraak
{{time}}	Starttijd van de afspraak
{{service}}	Type dienst (bijv. "Stembeurt")
{{piano_brand}}	Merk van de piano (bijv. "Steinway")
{{piano_model}}	Model van de piano
{{bookingLink}}	Persoonlijke boekingslink van de klant
{{companyName}}	Uw bedrijfsnaam
{{companyPhone}}	Uw telefoonnummer
{{companyEmail}}	Uw e-mailadres
{{reminderNumber}}	Volgnummer van de herinnering (1, 2, 3...) — alleen bij automatische herinneringen
{{unsubscribeLink}}	Link waarmee de klant zich kan uitschrijven — alleen bij automatische herinneringen

Herinner je klanten automatisch wanneer hun piano aan een stembeurt toe is. Dit is een krachtige manier om terugkerende afspraken te genereren.

Hoe verstuur je uitnodigingen?

Steminterval opties

Optie	Beschrijving
Klant neemt contact op	Geen automatische herinneringen
3 maanden	Concertvleugels, intensief gebruik
6 maanden	Standaard voor de meeste piano's
12 maanden	Recreatief gebruik, hobby

Beschikbare variabelen voor uitnodigingen

Variabele	Wordt vervangen door
{{lastTuningDate}}	{{lastTuningDate}}
{{daysSinceLastTuning}}	{{daysSinceLastTuning}}
{{monthsSinceLastTuning}}	{{monthsSinceLastTuning}}
{{service_interval}}	{{serviceInterval}}
{{bookingLink}}	{{bookingLink}}

Vind klanten die mogelijk weer toe zijn aan onderhoud, controleer iedere uitnodiging en bepaal zelf of je persoonlijk contact wilt opnemen of direct een afspraak wilt laten plannen.

Open Herinneringen en kies Opnieuw contact. Selecteer maximaal 25 klanten, kies de uitnodigingsstijl en controleer en bewerk iedere exacte e-mail voordat je de verzending voorbereidt.

"Opnieuw contact" verschijnt alleen als het voor jouw account is aangezet. Zolang verzenden nog niet aanstaat, kun je de e-mails bekijken en bewerken, maar de verzending niet voorbereiden; voorbereiden vraagt je eigen geverifieerde e-mailinstellingen.

Klanten van wie de laatste stembeurt meer dan 3 kalenderjaren geleden is, worden voorgesteld. Klanten zonder instrument of zonder bekende laatste stembeurt worden nooit automatisch geselecteerd; je kunt ze zelf selecteren en ze krijgen een neutrale uitnodiging. Klanten met een toekomstige afspraak, een recent bezoek, een uitstel of een geblokkeerd e-mailadres vallen af.

Sluit geïmporteerde historie uit van automatische uitnodigingen. Nieuwe voltooide PianoPlanner-stembeurten starten een nieuwe cyclus, ook voor geïmporteerde klanten en piano’s.

PianoPlanner kan automatisch stemherinneringen versturen naar klanten wanneer hun piano toe is aan een stembeurt. U hoeft er niets voor te doen — het systeem bekijkt per piano wanneer de laatste stembeurt was, telt het steminterval erbij op, en stuurt op het juiste moment een herinnering. Bij geen reactie volgen er automatische follow-ups.

Hoe werkt het?

Instellen — Stap voor Stap

Instelling	Standaard	Uitleg
First reminder	30 days	Hoeveel dagen voor de stembeurt de eerste e-mail wordt verstuurd. Bijvoorbeeld: 30 dagen = circa 1 maand van tevoren.
Follow-up interval	14 days	Hoeveel dagen er zitten tussen de eerste en tweede herinnering. Daarna wordt het maandelijks.
Maximum per cycle	4 reminders	Maximaal aantal e-mails per piano per stemcyclus. Na dit aantal stopt het systeem, ook als de klant niet reageert.
Send time	09:00	Rond welk tijdstip de e-mails worden verstuurd. Kies een tijdstip waarop uw klanten waarschijnlijk online zijn.

E-mail Sjabloon Aanpassen

De automatische herinneringen gebruiken hetzelfde sjabloon als de handmatige stembeurt-uitnodigingen. U kunt dit sjabloon aanpassen via:

Variabele	Uitleg
{{reminderNumber}}	Het volgnummer van de herinnering (1, 2, 3...). Handig om in de tekst te vermelden.
{{unsubscribeLink}}	Een link waarmee de klant zich kan uitschrijven voor herinneringen. Deze wordt automatisch onderaan de e-mail geplaatst.

Pauzeren en uitstellen

Wil een klant zich tijdelijk afmelden? Kies op de klantpagina bij Berichten "Berichten pauzeren" en kies 1, 3, 6 of 12 maanden. Tot dan krijgt de klant geen stemherinneringen, uitnodigingen, voorstellen of heractiveringsmails, voor alle piano's van de klant. Berichten over een geboekte afspraak gaan gewoon door. Na de datum gaat het vanzelf weer aan; "Hervatten" beëindigt het eerder. Definitief afmelden doet de klant zelf via de link in de e-mail; dat blijft staan.

De standaardherinnering eindigt met "Komt het nu niet uit? Stuur me een herinnering over 1 maand / 3 maanden / 6 maanden". Via die link bevestigt de klant een periode en worden de herinneringen voor die piano uitgesteld; de link werkt 60 dagen. Deze links staan er alleen in als de automatische stemherinneringen aan staan, ook in uitnodigingen die je zelf verstuurt. Onder elke uitnodiging staat een afmeldlink.

Uitschrijven door Klanten

Onderaan elke automatische herinnering staat een uitschrijflink. Als een klant hierop klikt, komt er een nette pagina met de bevestiging dat ze zijn uitgeschreven. Ze ontvangen dan geen herinneringen meer van u.

In de statistieken bij de instellingen ziet u hoeveel klanten zich hebben uitgeschreven. Wilt u een klant opnieuw aanmelden? Neem dan contact op met de helpdesk.

Dashboard Widget

Zodra u automatische herinneringen inschakelt, verschijnt er een widget op uw dashboard met drie cijfers: het totaal aantal verstuurde herinneringen, het aantal van deze maand, en het aantal uitgeschreven klanten.

Handmatig versturen vanuit de wachtrij

Op de pagina Stemherinneringen (het bel-icoontje in het menu) kunt u op het tabblad Wachtrij precies zien welke piano's een herinnering gaan ontvangen. Elke rij heeft een groene "Verstuur nu"-knop waarmee u de herinnering direct kunt versturen, zonder te wachten op de volgende automatische batch.

Er verschijnt een bevestiging met de klantnaam en piano. Na bevestiging wordt de e-mail direct verstuurd en verdwijnt de rij uit de wachtrij (of schuift door naar het volgende herinneringsnummer). De verzending wordt op dezelfde plek gelogd als de automatische, dus telt mee voor het maximum per cyclus, zet de volgende herinneringsdatum, en verschijnt in het tabblad Geschiedenis.

De knop is uitgeschakeld (grijs, met tooltip) wanneer versturen niet is toegestaan:

Reden	Uitleg
Klant heeft zich uitgeschreven	De klant heeft de uitschrijflink in een eerdere herinnering gebruikt. Hij ontvangt geen automatische én geen handmatige stemmails meer van u.
Heeft al een afspraak	Er staat al een toekomstige stemafspraak voor deze piano in uw agenda. Een herinnering zou verwarrend zijn.
Geen e-mailadres	De klantgegevens bevatten geen e-mailadres. Voeg eerst een e-mailadres toe op de klantpagina.
Maximum bereikt	Het maximum aantal herinneringen voor deze stemcyclus is al verstuurd. Wacht tot de volgende stembeurt voor een nieuwe cyclus.

Voorwaarden

Elke PianoPlanner-gebruiker heeft een unieke boekingslink. Deel deze met potentiële klanten zodat ze zelf een afspraak kunnen boeken.

Wat de klant doet: een dienst kiezen, zijn gegevens invullen en dan een tijd kiezen. Zodra de klant na de stap met gegevens verdergaat, wordt hij als lead opgeslagen, ook als hij de boeking niet afmaakt. Heeft de klant een e-mailadres ingevuld, dan ontvangt hij na het boeken een bevestigingsmail.

Stap voor stap

Waar kun je de link gebruiken?

Deel overal

• Je website - 'Boek nu' knop
• E-mail handtekening
• Visitekaartjes (als QR-code)
• Social media bio
• Google Mijn Bedrijf
• WhatsApp status

Werkplaats- of showroombezoek

Mogen klanten naar je werkplaats, showroom, winkel of bedrijfsadres komen? Maak dan eerst één dienst aan, bijvoorbeeld "Werkplaatsbezoek" of "Showroombezoek", met een eigen duur en omschrijving. Zet daarna de extra boekingslink aan via Instellingen -> Online boeken en kies die dienst bij "Dienst voor deze boekingslink". PianoPlanner toont een aparte /workshop/jouw-slug boekingslink. De gekozen dienst is gereserveerd voor die link en verschijnt niet meer in de normale publieke boekingslink. Smart Suggestions controleert dezelfde agenda, openingstijden, duur, buffers en boekingsregels. Voor klanten die Showroombezoek kiezen, kun je alle boekbare tijden op de eerst beschikbare dag tonen of de bestaande slimme selectie over meerdere dagen behouden. Klanten kiezen een datum in een maandkalender en zien daarna alle boekbare tijden op die dag. Dit werkt hetzelfde voor werkplaats- en showroombezoek.

Zo stel je het in

1. Ga naar Instellingen -> Bedrijfsgegevens en controleer of je werkplaatsadres of bedrijfsadres is ingevuld.
2. Ga naar Instellingen -> Diensten en maak een dienst aan, bijvoorbeeld "Werkplaatsbezoek" of "Showroombezoek", met de juiste duur en omschrijving.
3. Ga naar Instellingen -> Online boeken en zet je gewone boekingslink aan als die nog niet actief is.
4. Zet "Klanten mogen een werkplaatsbezoek boeken" aan. Kies daarna de dienst bij "Toon deze dienst op de werkplaatsboekingspagina". De aparte werkplaats/showroom-boekingslink verschijnt onder je normale boekingslink.
5. Kopieer of preview de werkplaats/showroom-boekingslink en plaats die link op je website, in e-mail of in een QR-code. Gebruik de normale boekingslink voor diensten op locatie bij de klant.

• Gebruik de gewone boekingslink voor afspraken op locatie bij de klant.
• Gebruik de werkplaats/showroom-boekingslink wanneer klanten naar jouw adres moeten komen. Als je één dienst voor die link hebt gekozen, toont deze pagina alleen die dienst en wordt hij verborgen in de normale boekingslink.
• PianoPlanner gebruikt je werkplaatsadres, of je bedrijfsadres als er geen werkplaatsadres is ingesteld. Normale boekingslinks vermijden werkplaatsuren als je die instelt; de werkplaats/showroom-link gebruikt die uren, of valt terug op normale weekbeschikbaarheid als er geen actieve werkplaatsuren zijn.

Toevoegen aan je website

Kopieer deze code en plak hem op je website waar je de boekingsknop wilt tonen.

Als simpele link

Als knop

Nieuwe klanten kunnen bij het boeken optioneel instrumenttype, merk en model doorgeven. Je ziet deze informatie bij de afspraak en beslist zelf of je die gebruikt voor het instrumentdossier.

De ingevulde gegevens verschijnen als door de klant aangeleverde informatie bij de nieuwe afspraak. Zo kun je ze controleren voordat je ze in je administratie gebruikt.

Wanneer een potentiële klant het boekingsproces start maar niet afrondt, worden de contactgegevens opgeslagen als lead. Zo verlies je nooit een potentiële klant, zelfs als ze halverwege afhaken.

Je leads beheren

Ga naar Leads in het zijbalkmenu (onder Planning). Hier zie je al je leads met filteropties.

Status overzicht

• Nieuw — Net binnengekomen, nog niet gecontacteerd
• Gecontacteerd — Je hebt contact opgenomen
• Geconverteerd — Ze zijn klant geworden (afspraak geboekt)
• Afgewezen — Niet geïnteresseerd of niet relevant

Stuur een follow-up e-mail

Zie je een nieuwe lead met een e-mailadres? Stuur een persoonlijke follow-up-mail. Je ziet de mail eerst precies zoals de klant hem krijgt, en je kunt het onderwerp aanpassen of een persoonlijk bericht toevoegen. De mail bevat een link naar je boekingspagina met de gegevens van de klant al ingevuld. De standaardtekst pas je aan bij E-mailtemplates → Follow-up lead.

Lead omzetten naar klant

Lead gesproken en willen ze een afspraak inplannen? Zet ze met één klik om naar een echte klantkaart — geen herinvoer van naam, e-mail, adres of telefoon.

Contactverzoeken

Wanneer een klant geen passend moment kan vinden op je boekingspagina, kan hij "Neem direct contact op" klikken. Je ontvangt een e-mail met hun gegevens zodat je kunt bellen en samen een moment kunt vinden. Zo gaat geen potentiële klant verloren — ook niet als de beschikbare tijdsloten niet passen.

Vaste klanten hoeven hun gegevens niet elke keer in te vullen. Elke klant in PianoPlanner heeft een unieke link met vooringevulde gegevens.

Beschikbare afspraken beginnen bij het vroegst toegestane moment en staan in chronologische volgorde, zodat de klant eerst de meest logische opties ziet.

Particuliere klanten controleren via hun persoonlijke boekingslink eerst hun opgeslagen bezoekadres. Zijn ze verhuisd, dan kunnen ze het adres aanpassen voordat ze een geschikt moment zoeken. Een beschikbaar adresvoorstel vult de adresvelden samen in; hun piano’s en onderhoudshistorie blijven gekoppeld. Bij theaters, scholen, kerken en zakelijke klanten staat het adres vast en kan het niet via de link worden gewijzigd.

Stap voor stap: Link vinden en delen

Wat ziet de klant?

Wanneer de klant de link opent:

• Hun naam en adres al ingevuld
• Hun piano('s) om uit te kiezen
• Slimme tijdsuggesties gebaseerd op hun locatie
• Alleen relevante diensten
• Direct kunnen boeken zonder account

Standaard dienst instellen

Je kunt per klant een standaard dienst instellen zodat die automatisch geselecteerd is bij het openen van hun link.

Klanten kunnen hun afspraak zelf verplaatsen via een beveiligde link in de bevestigingsmail wanneer klantwijzigingen aan staan. Geen telefoontje of mail nodig: ze kiezen een nieuw tijdstip uit slimme suggesties en bevestigen met één klik.

Klantwijzigingen aan- of uitzetten

Ga naar Instellingen > Online boeken en gebruik "Klanten mogen zelf afspraken annuleren of verplaatsen". Zet dit aan als klanten wijzigingen zelf mogen beheren. Zet dit uit als je elke annulering of verplaatsing eerst zelf wilt beoordelen.

• Aan: bevestigingsmails kunnen een verplaatslink bevatten en klantboekingspagina's tonen annuleer- en verplaatsacties.
• Uit: nieuwe bevestigingsmails bevatten geen verplaatslink en klantboekingspagina's verbergen annuleer- en verplaatsacties.
• Links uit oudere mails kunnen de herplanpagina nog openen, maar de server blokkeert het laden, suggesties en verplaatsen zolang deze instelling uit staat.

Hoe werkt het?

Regels

• Herplannen is alleen mogelijk tot 24 uur voor de afspraak
• Afspraken in het verleden kunnen niet worden herplannen
• De link is uniek per afspraak en werkt slechts één keer
• Agendasynchronisatie (Google/Apple/Microsoft) wordt automatisch geactiveerd

Herinneringsmails worden automatisch gereset bij verzetten

Als een afspraak wordt verplaatst (door jou, door slepen, of door de klant via de herplanlink), worden de herinneringsmarkeringen gewist. De klant ontvangt de herinneringen dan opnieuw voor de nieuwe datum en tijd, volgens je herinneringsinstellingen — je hoeft niets te doen.

Wanneer klanten via hun persoonlijke link boeken, zien ze automatisch slimme tijdsuggesties. Het systeem analyseert je bestaande afspraken en suggereert de meest efficiënte tijdslots.

Hoe werkt het?

In plaats van handmatig een datum en tijd te kiezen, ziet de klant een lijst met aanbevolen tijden. Deze worden berekend op basis van:

• Bestaande afspraken - Slots net voor of na andere afspraken in de buurt
• Locatie - Minimale reistijd tussen afspraken
• Werkuren - Alleen binnen je beschikbare tijden
• Theater uren - Aparte uren voor theaters indien ingesteld

Smart Suggestions-engines

Je kunt de engine kiezen die past bij je datakwaliteit en planningsstijl:

• Soepel (v5.5) — Rangschikt haalbare tijden op reistijd, plek in de route, datum, dagdeel en bestaande afspraken in dezelfde regio. Wordt gebruikt als je geen versie kiest.
• Zuinig (v5.6) — Zoals Soepel, maar houdt de beste keuze binnen 30 dagen na de vroegste mogelijkheid en gebruikt de buffers van de dienst tussen afspraken.
• Slim (v5.7) — Gebruikt Zuinig als basis en geeft een kleine bonus aan weekdagen en dagdelen waarop deze klant meestal boekt (vanaf 3 eerdere boekingen). Blokkeert nooit tijden en versoepelt nooit de reislimieten. Dit werkt waar de klant bekend is: de webplanner, de app en herplannen. Via boekingslinks werkt het zoals Zuinig.
• Optimaal (v5.8) — Gebruikt dezelfde controles als Soepel en zet de tijd met de minste extra rijtijd bovenaan. Bij gelijke extra rijtijd wint eerst de eerdere datum, daarna het voorkeursdagdeel.

Met de reislimieten aan behandelt elke versie ze voor je eigen boekingen als harde grenzen: de reistijd tussen afspraken (met 15% marge), de eerste rit van de dag en het absolute maximum. Met de reislimieten uit begrenzen je reisinstellingen niets, niet bij je eigen planning en niet bij Teams; de gekozen versie blijft gelden.

Elke versie, ook de teamversies, houdt de vroegst mogelijke tijd in de lijst. Ligt de beste mogelijkheid meer dan 14 dagen na de vroegste, dan staat de vroegste tijd bovenaan.

Voor teams zijn Soepel, Zuinig en Optimaal beschikbaar; er is geen teamversie van Slim. Team-Soepel combineert route-efficiëntie, werkbelasting, beschikbaarheid en geschiktheid van teamleden. Met de reislimieten aan geeft Team-Zuinig de voorkeur aan tijden binnen 1,5 keer je reistijd tussen afspraken en gebruikt alleen een tijd daarbuiten als er binnen die grens niets past. Team-Optimaal rangschikt teamleden en tijden op extra rijtijd en gebruikt de prioriteit van teamleden alleen als de extra rijtijd hooguit ongeveer 5 minuten verschilt. Met de reislimieten aan wordt het absolute maximum nooit overschreden.

Kies de versie bij Instellingen → Boeken & Planning → Reizen & Werkgebied → Smart Suggestions — versie. De keuze verschijnt zodra de reislimieten aan staan; een opgeslagen keuze blijft gelden als je ze uitzet. De solokeuze geldt in de webplanner, de app, je boekingslinks en bij herplannen; de teamkeuze in de teamplanner en de teamboekingslink. Zonder keuze wordt voor je eigen boekingen Soepel gebruikt.

Wat ziet de klant?

Na het kiezen van een dienst verschijnen aanbevolen tijden, met de beste keuze bovenaan. Hoeveel tijden je ziet en hoe ver vooruit wordt gezocht, hangt af van de boekingspagina, je boekingsinstellingen, je vervoermiddel en de gekozen periode:

• Aanbevolen - De meest efficiënte tijd (groene badge)
• Alternatief - Goede opties op andere dagen, gesorteerd op datum

De klant kan ook "Kies een andere tijd" kiezen om handmatig een datum en tijd te selecteren.

Klanten op afstand

Klanten die verder weg wonen krijgen een lagere score, zodat opties dichtbij bovenaan staan. Met de reislimieten aan wordt een tijd nooit aangeboden als de rit langer is dan je absolute maximale reistijd. Bij je eigen boekingen is de reistijd tussen afspraken ook een grens (met 15% marge); bij Teams bepaalt hij vooral de volgorde (Team-Zuinig gaat alleen over 1,5 keer die tijd heen als er binnen die grens niets past).

Hoe ver vooruit wordt gezocht, volgt je boekingsinstellingen en de gebruikte pagina. De planner en de app zoeken tot 180 dagen vooruit met de auto en 45 dagen met de fiets; persoonlijke boekingslinks tot 180 dagen, of, vanuit een factuurlink met een datum na die 180 dagen, tot 60 dagen na die datum; herplannen tot 180 dagen. Een vast aantal voorstellen is niet gegarandeerd.

Heb je een gaatje in je agenda in een bepaald gebied? Route Vullen toont klanten in de buurt met een steminterval en een e-mailadres, de meest urgente eerst. Klanten die al een toekomstige afspraak voor die piano hebben of zich voor e-mails hebben afgemeld, staan er niet tussen. Per klant kies je: de normale uitnodiging sturen, zodat de klant zelf een tijd kiest, of zelf één exact moment voorstellen.

Hoe werkt het?

Stel één exact moment voor

Gebruik Tijd voorstellen bij één klant. Die ziet alleen jouw gekozen datum en tijd en moet het voorstel uitdrukkelijk accepteren.

Wanneer komt de afspraak in je agenda?

Pas als de klant accepteert. PianoPlanner controleert het tijdstip dan opnieuw, inclusief duur en buffers, maakt de afspraak aan als het moment nog vrij is en stuurt de normale boekingsbevestiging naar de klant en, volgens je meldingsinstellingen, naar jou.

Is het moment intussen bezet geraakt, dan wordt er geen dubbele afspraak gemaakt. De klant ziet dat het voorstel niet meer beschikbaar is en wordt gevraagd contact met je op te nemen.

Je kunt hetzelfde moment aan meerdere klanten voorstellen, maar het wordt niet voor hen gereserveerd. Alleen de eerste klant die accepteert krijgt het; latere acceptaties worden geweigerd. Stel daarom bij voorkeur verschillende tijden voor.

Een voorstel wordt alleen verstuurd als je bij een klant op "Voorstel versturen" drukt. Het wordt nooit automatisch verstuurd, niet als herinnering en niet als onderdeel van een uitnodiging.

Urgentie-badges

Elke klant krijgt een gekleurde badge op basis van de laatste stembeurt:

• ⚠️ Te laat — meer dan 3 maanden over het steminterval heen, of nooit gestemd
• ⏰ Aan de beurt — 1 tot 3 maanden over het steminterval heen
• 📅 Bijna — deze maand aan de beurt
• ✅ Op schema — over een maand of later aan de beurt

Route-analyse helpt je te zien hoe efficiënt je dagplanning is. Bekijk afstanden tussen afspraken, krijg een efficiëntiescore en ontvang suggesties om reistijd te besparen.

Hoe te openen

Dag Analyse

De dagweergave toont:

• 📊 Efficiëntiescore (A-F cijfer) - Hoe efficiënt je route is
• 🚗 Totale Afstand - Som van alle ritten tussen afspraken
• ⏱️ Reistijd - Geschatte rijtijd voor alle ritten
• 📍 Rittenlijst - Elke reis met start, bestemming, km en minuten
• 🗺️ Dagroute - Toon de dag op een kaart met genummerde stops en open de chronologische route in Google Maps. Lange dagen worden in opeenvolgende routedelen gesplitst; afspraken zonder adres doen niet mee.

Week Analyse

De weekweergave geeft een breder perspectief:

• 📅 Dagscores - Zie welke dagen efficiënte vs inefficiënte routes hebben
• 📈 Weekgemiddelde - Overall efficiëntiepercentage
• ⚡ Cross-Day Kansen - Suggesties om afspraken tussen dagen te verplaatsen
• 🗺️ Dagkaarten - Open de chronologische route van iedere dag direct

Efficiëntiescores begrijpen

Cijfer	Score	Wat het betekent
A	90-100%	Uitstekend! Je route is zeer efficiënt.
B	80-89%	Goede route met kleine verbetermogelijkheden.
C	70-79%	Acceptabel, maar overweeg de suggesties.
D	60-69%	Inefficiënte route - bekijk de suggesties.
F	<60%	Zeer inefficiënt - veel extra reistijd.

In één klik verplaatsen

Vindt de daganalyse een betere tijd voor een afspraak, dan zie je een knop "Snel verplaatsen naar". Na een klik zal PianoPlanner:

• Een bevestiging tonen met de voorgestelde wijziging
• Controleren op conflicten met bestaande afspraken
• De afspraak verplaatsen als je bevestigt

Urgentie Indicatoren

Elke suggestie heeft een gekleurde urgentie-level:

Badge	Wanneer	Actie
🔴 CRITICAL	Je komt te laat!	Direct handelen
🟠 HIGH	Risico op te laat (<10 min marge)	Vandaag fixen
🟡 MEDIUM	Lange rit (>30km) of zigzag	Overweeg
🟢 TIP	Mogelijke verbetering	Nice to have

Heb je gaten tussen je afspraken die tijd verspillen? De Stroomlijn-knop maakt je schema automatisch strakker door afspraaktijden te herberekenen op basis van echte reistijden.

Hoe werkt het?

Wat berekent Stroomlijnen?

• Echte reistijd van je bedrijfsadres naar de eerste afspraak
• Echte reistijd tussen elke opeenvolgende afspraak
• Je ingestelde buffertijd wordt na elke reistijd toegevoegd
• De eerste afspraak begint op je werkuren start + reistijd

De voorvertoning begrijpen

De voorvertoning toont elke afspraak met de huidige en voorgestelde nieuwe tijd. Afspraken die verschuiven worden gemarkeerd, en je ziet de totale besparing bovenaan de voorvertoning.

Theaters, concertzalen en andere locaties hebben vaak andere beschikbaarheid dan particuliere klanten. Ze zijn vooral beschikbaar 's avonds en in het weekend - precies wanneer jij normaal vrij bent! Met Theater Beschikbaarheid kun je aparte werkuren instellen voor deze speciale klanten.

Voordelen van Theater Mode

• 🎭 Aparte beschikbaarheid - Theaters zien je 9-5 particuliere slots niet
• ⚡ Last-minute boekingen - Theaters kunnen tot 2 uur van tevoren boeken (je stelt dit zelf in)
• 📅 Korter boekingsvenster - Theaters kunnen vaak niet ver vooruit plannen
• 🎹 Concert-ready stemmen - Ze boeken wanneer nodig, voor voorstellingen
• 💼 Extra inkomsten - Vul je avonden met goedbetaald theaterwerk

Stap-voor-stap: Theater uren instellen

Een klant als "Theater" markeren

Vertel PianoPlanner nu welke klanten theater uren moeten gebruiken:

Theater boekingsvenster

Theaters moeten vaak op korte termijn boeken - een piano moet misschien gestemd worden voor het concert van vanavond! Je kunt instellen hoe ver vooruit theaters moeten/kunnen boeken:

PianoPlanner heeft een ingebouwde QR-code generator voor je boekingspagina. Print het op visitekaartjes, flyers of plaats het in je werkplaats — klanten scannen het en gaan direct naar je boekingspagina.

PianoPlanner houdt rekening met het type dienst wanneer je een afspraak afwerkt. Zo verandert de laatste stemdatum niet na bijvoorbeeld een inspectie of reparatie.

Geef bij Instellingen → Diensten aan of een dienst als stembeurt telt. Bij het afwerken toont PianoPlanner of de stemhistorie van de gekoppelde piano wordt bijgewerkt.

Deze manier van afwerken wordt stap voor stap ingevoerd en staat alleen aan voor geselecteerde accounts. Voor alle andere accounts werkt afwerken zoals beschreven bij Dashboard: het vinkje "Stemming bijwerken" bepaalt of de laatste stemdatum wordt bijgewerkt.

PianoPlanner volgt automatisch de servicehistorie van elke piano. Dit helpt je onthouden wanneer piano's gestemd moeten worden - geen klanten meer vergeten of raden wanneer je voor het laatst langs was!

Hoe werkt het (automatisch!)

PianoPlanner werkt "Laatste stemming" automatisch bij op basis van:

• ✅ Voltooide afspraken - Wanneer je een stemming afrondt, wordt het piano-record bijgewerkt
• ✅ Service records - Notities die je toevoegt aan de piano's historie
• ✅ Handmatige datuminvoer - Als je zelf een eerdere stemdatum invoert

Je hoeft niets te doen! Rond gewoon je afspraken af en PianoPlanner houdt alles bij.

Klimaatgeschiedenis

Bij het afronden van een afspraak kun je luchtvochtigheid, temperatuur en een korte klimaatnotitie vastleggen. De metingen worden bij de piano opgeslagen, zodat je door de tijd heen historie opbouwt.

• Zie of een piano terugkerend aan droge of vochtige periodes wordt blootgesteld
• Onderbouw advies over bevochtigers, ventilatie of ruimtecondities met echte metingen
• Bewaar klimaatnotities samen met de servicehistorie in plaats van losse papieren notities

De statuskleuren begrijpen

Elke piano toont een status zodat je in één oogopslag ziet wie aandacht nodig heeft:

Wat je ziet	Wat het betekent
● Laatste: 15 jan 2026	✅ Recent gestemd - nog geen actie nodig
● Over 14 dagen	⚠️ Service komt eraan - tijd om klant te contacteren!
● 30 dagen over tijd	🔴 Over de datum - zeker tijd om te bellen!
● Nog niet gestemd	ℹ️ Nieuwe piano - nog geen historie vastgelegd

Het juiste steminterval instellen

Verschillende piano's hebben verschillende zorg nodig. Een concertvleugel in een theater moet elke paar maanden gestemd worden, terwijl een hobby-piano thuis misschien alleen jaarlijks service nodig heeft. Je stelt het interval per piano in!

Stap-voor-stap: Piano's interval wijzigen

Het interval van meerdere piano's tegelijk wijzigen

Vink in Piano's de piano's aan die je wilt wijzigen en klik in de balk die verschijnt op "Interval wijzigen". Kies het interval, ook "Klant neemt zelf contact op" kan, en klik op Toepassen. PianoPlanner vraagt eerst of je het aantal piano's wilt wijzigen.

Handmatig een eerdere stemming vastleggen

Heb je een piano gestemd voordat je PianoPlanner gebruikte? Je kunt de datum handmatig invoeren:

Met conditierapporten leg je de staat van een piano vast, bewaar je bevindingen bij het pianodossier en deel je een professioneel PDF-rapport met de klant.

Een rapport maken

Hoe rapporten gekoppeld zijn

Een conditierapport blijft gekoppeld aan het eigenaar-account, de klant, de piano en, wanneer het vanuit een afspraak is gemaakt, die afspraak. Zo blijven servicehistorie, klimaatmetingen, bevindingen en later werkplaatswerk traceerbaar per instrument.

Je kunt aanpassen hoe de kalender tijdslots weergeeft. Kies tussen 1-uur slots of 1,5-uur slots afhankelijk van je typische afspraakduur.

Slot duur wijzigen

Je voorkeur wordt automatisch opgeslagen en onthouden voor je volgende bezoek.

Kies welke uren zichtbaar zijn in je agenda, van vroeg in de ochtend tot en met 24:00. Dit verandert alleen de agendaweergave, niet je werkuren of boekingsbeschikbaarheid.

Overstappen van een ander pianostembeheersysteem? De Import Hub van PianoPlanner maakt het eenvoudig om je bestaande gegevens over te zetten — klanten, piano's, afspraken en servicegeschiedenis.

Import Hub

Navigate to Management → Import to open the Import Hub. From here, choose the import method that fits your situation:

Methode	Geschikt voor	Wat het importeert
Gazelle Import	Overstappen van Gazelle	Klanten, piano's, servicegeschiedenis — alles in één begeleide workflow met automatische veldtoewijzing
Contacten importeren	Telefooncontacten, vCard-bestanden, CSV	Klanten — namen, adressen, telefoonnummers, e-mails uit .vcf of .csv bestanden
Agenda importeren	Overstappen van een andere agenda	Afspraken uit .ics kalenderbestanden — datums, tijden, beschrijvingen
Pianocal Import	Overstappen vanuit Pianocal	Importeer je klanten en piano's vanuit een Pianocal ClientList-export (.csv).
Generiek CSV	Elk ander systeem	Klanten en piano's uit CSV met automatische kolomdetectie (binnenkort beschikbaar)

Gazelle Wizard

De Gazelle wizard is een stapsgewijze gids speciaal voor Gazelle-gebruikers. Exporteer je gegevens uit Gazelle als CSV-bestanden en upload ze in de wizard. PianoPlanner herkent automatisch de Gazelle-velden — klanten, piano's en servicegeschiedenis worden in één keer geïmporteerd.

Wat exporteer je uit Gazelle?

Voor de beste migratie exporteer je deze CSV-bestanden uit Gazelle: Clients.csv, Pianos.csv, Events.csv en Msl.csv. Twijfel je? Neem contact op via de importstap in onboarding. Wij vertellen hoe je de bestanden veilig kunt aanleveren; stuur klantbestanden niet via gewone e-mail.

Piano's uit de CSV-template

Upload de template Piano's in stap 2 van de importwizard. Piano's worden via de kolom customer_email aan klanten gekoppeld, dus importeer eerst je klanten. service_interval is het steminterval in maanden (0 betekent dat de klant zelf contact opneemt) en last_tuning_date gebruikt het formaat JJJJ-MM-DD. Na de import toont het overzicht hoeveel piano's geen klant en hoeveel geen steminterval hebben. Piano's zonder interval staan op "Klant neemt zelf contact op" en krijgen geen automatische herinneringen tot je het interval wijzigt.

Contacten importeren

Importeer klanten vanuit je telefooncontacten of een vCard (.vcf) bestand. Je kunt ook een CSV-bestand met klantgegevens uploaden. Namen, adressen, telefoonnummers en e-mailadressen worden automatisch geïmporteerd.

Agenda importeren

Upload een .ics bestand geëxporteerd uit Apple Agenda, Google Agenda, Outlook of een andere agenda-app. Afspraken worden aangemaakt met de originele datums, tijden en beschrijvingen.

Import opties

Optie	Wat doet het?
Alleen actief	Importeer alleen klanten/piano's die als actief gemarkeerd zijn
Duplicaten overslaan	Sla klanten over die al bestaan (gebaseerd op e-mail)
Bedrijfsnaam opnemen	Voeg bedrijfsnaam toe aan klantnaam

Op vakantie of een vrije dag nodig? Blokkeer dagen in je agenda zodat klanten geen afspraken kunnen boeken. Geblokkeerde dagen worden ook overgeslagen door Slimme Suggesties.

Dagen blokkeren

Er zijn twee manieren om dagen te blokkeren:

Vanuit het Dashboard

Vanuit Instellingen

Ga naar Instellingen → Geblokkeerde dagen om al je geblokkeerde periodes in één overzicht te zien. Voeg nieuwe toe, bewerk bestaande of verwijder ze. Opeenvolgende dagen met dezelfde titel worden gegroepeerd.

Wat gebeurt er als dagen geblokkeerd zijn?

• Online boeken is uitgeschakeld voor die dagen — klanten zien ze als niet beschikbaar
• Slimme Suggesties slaat geblokkeerde dagen over bij het aanbevelen van afspraaktijden
• Geblokkeerde dagen verschijnen in je agenda met een herkenbare visuele stijl
• Agendasynchronisatie respecteert geblokkeerde dagen — ze verschijnen als "Bezet" in externe agenda's

Wil je persoonlijke ritten apart bijhouden van zakelijke afspraken? Markeer afspraken als privé om ze gescheiden te houden in je kilometerregistratie en synchroniseer ze naar externe agenda's zonder details te onthullen.

Een privé afspraak aanmaken

Visueel onderscheid

Privé afspraken verschijnen paars met een 🔒 icoon in je agenda, waardoor ze makkelijk te onderscheiden zijn van zakelijke afspraken.

Agenda synchronisatie

Bij synchronisatie naar Google, Apple of Microsoft agenda's verschijnen privé afspraken als "Bezet" zonder details, locatie of omschrijving te tonen. Je privacy is beschermd!

Houd een fiscus-proof km-administratie bij. PianoPlanner registreert automatisch kilometers van afspraken, en je kunt handmatige ritten toevoegen, kilometerstanden invoeren en alles exporteren voor je belastingaangifte.

Waar vind je het

• Dashboard — The km-widget in the right panel shows your current month and lets you quickly add trips
• Settings → Business → Km-registratie — Full overview with vehicle info, odometer readings, chart and exports
• Travel Report — Detailed trip list with route information and CSV export

Voertuig instellen

Ga naar Instellingen → Bedrijf → Km-registratie en vul je kenteken en voertuignaam in. Dit verschijnt op je kilometerrapportages en PDF-exports.

Kilometerstanden

Registreer je kilometerstanden periodiek (bijv. begin en eind van het jaar). Dit dient als bewijs voor de Belastingdienst en helpt je rittenregistratie te verifiëren.

Automatische registratie

Elke afspraak met een klantadres genereert automatisch een ritrecord. Het systeem berekent de afstand van je bedrijfsadres naar de klantlocatie.

Slimme retour-berekening

Het systeem bepaalt automatisch of een rit enkel of retour is:

• Andere afspraken die dag → Alleen heenreis (je rijdt door naar de volgende locatie)
• Laatste afspraak van de dag → Retour (echte km naar huis via Google Maps)

Handmatige ritten

Voor ritten die niet aan een afspraak gekoppeld zijn (bijv. onderdelen ophalen, leverancier bezoeken), voeg handmatige ritten toe via de dashboard km-widget of via Instellingen.

Export & rapportages

• CSV export — Download all trips as a spreadsheet for your accountant
• PDF export — Generate a tax-proof report with vehicle details, odometer readings and trip list
• Monthly chart — Visual overview of business vs. private km per month

Het reiskostenrapport geeft je een gedetailleerd overzicht van al je ritten over elke periode. Filter op datumbereik, bekijk totalen en exporteer een complete declaratie.

Hoe te gebruiken

Rapportkolommen

Kolom	Beschrijving
Datum	Datum van de afspraak
Klant	Klantnaam met link naar detailpagina
Locatie	Adres van de afspraak
Route	Open in Google Maps voor navigatie
Afstand	Enkele afstand in km
Reistijd	Geschatte rijtijd

PianoPlanner werkt op je telefoon en tablet. Op iPhone en iPad installeer je het als web-app via Safari. Op Android kun je de PianoPlanner-app installeren, of de web-app via Chrome.

Installeren op iPhone / iPad

PianoPlanner-app voor Android

Op Android kun je ook de PianoPlanner-app installeren. Open pianoplanner.com/download op je telefoon, download de app (APK) en volg de stappen op die pagina. De app werkt op Android 7.0 of nieuwer.

De knoppen bovenaan een factuur, zoals PDF, opslaan en betaald markeren, zitten niet meer onder de statusbalk van je telefoon. Je kunt ze nu gewoon aantikken.

Bij een team: als eigenaar van het team kies je bij een nieuwe afspraak voor welke stemmer die is. In de agenda zie je elke toegewezen afspraak in de kleur van de stemmer.

Download voor Android

Installeren op Android

Wat krijg je op mobiel

• Volledige agendaweergave geoptimaliseerd voor touch
• Snel klanten en piano's opzoeken
• Afspraken maken en bewerken onderweg
• Facturen maken en versturen vanaf je telefoon
• Push-notificaties voor nieuwe boekingen

Afspraken afronden op mobiel

Tik in de PWA-agenda op een afspraak en rond deze af in een enkel scherm. Je kunt betaling vastleggen, de piano bijwerken, een klimaatmeting opslaan en kiezen wat er met een conditierapport moet gebeuren voordat je het bezoek sluit.

• Kies het betaalresultaat: conceptfactuur, later factureren, pin, contant of geen betaling.
• Vul optioneel luchtvochtigheid, temperatuur en een korte klimaatnotitie in. De meting wordt bij de piano opgeslagen.
• Kies geen rapport, maak een concept-conditierapport, of open het rapport direct na het afronden van de afspraak.
• Na afronden toont PianoPlanner de relevante vervolgstap: rapportconcept openen, conceptfactuur openen of doorgaan met je route.

Navigatie

De mobiele app heeft een navigatiebalk onderaan met 5 tabs: Agenda, Klanten, Piano's, Smart en Menu. Via Menu ga je terug naar de launcher, Instellingen, de volledige app en facturatie.

Zonder verbinding toont de app de pagina's die hij heeft bewaard en de gegevens die eerder zijn geladen; wijzigingen hebben een verbinding nodig. Laadt de app niet goed, vernieuw hem dan, of verwijder hem en installeer hem opnieuw.

Ontvang direct push-notificaties wanneer een klant online een afspraak boekt. Werkt op desktop en mobiel (wanneer de PWA is geïnstalleerd).

PianoPlanner ondersteunt optionele werkplaats- en showroomblokken voor werk op je eigen locatie. Normale klantafspraken op locatie vermijden deze uren als je ze instelt; de aparte werkplaats/showroom-link gebruikt ze als beschikbare bezoektijden, of valt terug op je normale weekbeschikbaarheid.

Werkplaatsuren instellen

Ga naar Instellingen -> Beschikbaarheid -> Workshop Availability om aparte werkplaatsuren in te stellen. Gebruik Weekbeschikbaarheid voor je totale werkweek. Voeg Workshop Availability alleen toe als je vaste blokken wilt voor momenten waarop je in je werkplaats, showroom of op de zaak bent.

Functies

• Werkplaats beschikbaarheid per dag van de week instellen
• Normale klantafspraken op locatie vermijden werkplaatsuren
• De werkplaats/showroom-link gebruikt actieve werkplaatsuren, anders normale weekbeschikbaarheid
• Werkplaatsafspraken zichtbaar in je agenda met een eigen icoon
• Werkplaats statistieken in je dashboard rapporten

Smart Pick integratie

Smart Suggestions behandelt werkplaatsuren per boekingstype anders. Normale klantafspraken op locatie vermijden actieve werkplaatsuren; de aparte werkplaats/showroom-link biedt tijden binnen die uren aan, of valt terug op normale weekbeschikbaarheid als er geen actieve werkplaatsuren zijn. Je agenda wordt nog steeds gecontroleerd op conflicten.

Niet elke afspraak heeft een klantrecord nodig. Met PianoPlanner maak je snel inloop-afspraken en interne werkplaats-taken direct vanuit je dashboard.

Inloop afspraken

Wanneer een klant onverwacht langskomt, gebruik je de snelle inloop-knop op je dashboard. Vul een naam en dienst in — geen volledig klantrecord nodig.

Taken zonder klant

Wil je tijd blokkeren voor intern werk? Maak een taak aan zonder koppeling aan een klant. Perfect voor werkplaatsonderhoud, administratief werk of persoonlijke tijdblokken.

Hoe maak je ze aan

• Vanuit het dashboard: tik op de + knop en kies 'Inloop' of 'Taak'
• Inloop: vul een naam in, kies een dienst en prik een tijd
• Taak: voeg een omschrijving en tijd toe — geen klant nodig
• Beide typen verschijnen in je agenda en respecteren je beschikbaarheid

Maak een duidelijk voorstel voor je klant, zonder eerst een project aan te maken.

Het offerteoverzicht toont elke offerte met klant, bedrag, geldig t/m en status. Met de statuskaarten filtert u op concepten, vastgelegde, verstuurde en verlopen offertes. Standaard e-mailteksten met variabelen beheert u onder Offerte-instellingen.

Offertes zijn beschikbaar vanaf Pro, net als facturen.

1. Offerte maken
2. Kies een klant
3. Product of dienst toevoegen…
4. Gedeeld met facturen. Bestaande offerteregels behouden hun overgenomen omschrijving en prijs.
5. Startpunten instellen
6. Vul je eigen aantallen en prijzen exclusief btw in. Er wordt niets automatisch verstuurd.
7. Concept opslaan
8. PDF bekijken
9. PDF downloaden
10. Deze versie uitgeven
11. Versturen…

PDF bekijken en downloaden slaat je wijzigingen op en toont een concept. Een geldigheidsdatum is daarvoor niet verplicht. Een definitieve versie vastleggen is optioneel.

Verstuur de offerte per e-mail vanaf de offertepagina. Eerst wordt de definitieve versie vastgelegd, en precies die pdf gaat als bijlage mee. Elke verzending wordt bij de offerte bewaard; kan de aflevering niet worden bevestigd, controleer dan bij uw klant voordat u opnieuw verstuurt.

In de e-mail staat een persoonlijke link. Daarmee bekijkt uw klant precies de verstuurde versie en geeft akkoord met naam en vinkje; alleen openen geeft nooit akkoord. De link werkt tot en met de geldigheidsdatum. Verstuurt u een nieuwere versie, dan vervalt de oude link: alleen de nieuwst verstuurde versie kan worden geaccepteerd. U kunt een link ook zelf intrekken.

Na het akkoord ziet u op de offerte wie akkoord gaf en wanneer. U en uw klant krijgen automatisch een bevestiging met de offerte als bijlage. Mislukt een bevestiging, dan kunt u die vanuit de offerte opnieuw versturen.

Met Factuur maken in het menu van de offerte maakt u van de offerte een conceptfactuur. Heeft uw klant online akkoord gegeven, dan wordt precies de geaccepteerde versie gebruikt, ook als u de offerte daarna nog hebt gewijzigd; anders de nieuwste vastgelegde versie. Regels, bedragen, btw en valuta worden ongewijzigd overgenomen en er wordt niets verstuurd. Elke offerte krijgt één factuur; de offerte toont daarna Factuur openen. Alleen de accounteigenaar kan dit.

De Workshop Projectplanner helpt je bij het beheren van grotere werkplaatsklussen — piano-restauraties, revisies of elk project met meerdere stappen. Volg taken, uren, deadlines en koppel projecten aan klanten en piano's.

Een project aanmaken

Ga naar Projecten in het hoofdmenu en klik op 'Nieuw project'. Geef het een titel, koppel optioneel een klant en piano, stel prioriteit, status en deadline in, voeg notities toe en schat het totale aantal uren. Je kunt ook vanuit een piano of een gefinaliseerd conditierapport een project starten.

Taken beheren

Elk project kan meerdere taken hebben. Voeg snel taken toe met het invoerveld onderaan de takenlijst, of klik op een taak om het type, de omschrijving, notities, aantal en eenheid, prijs, kostprijs, factureerbaar, gewerkte uren, status en deadline te wijzigen. De materiaalstatus en, als je account een team heeft, het toegewezen teamlid stel je direct in de takenlijst in. Geplande uren komen uit gekoppelde werkplaatsafspraken.

• Klik op de cirkel om de status te wisselen: Te doen → Bezig → Klaar
• Sleep taken via het handvat om de volgorde te wijzigen
• Houd geschatte vs. werkelijke uren per taak bij
• Stel vervaldatums in — te laat taken worden rood gemarkeerd

Capaciteitsoverzicht

Het capaciteitsoverzicht op het projectenoverzicht toont hoeveel werkplaatsuren je deze week hebt gebruikt, gepland en beschikbaar. Overbelasting wordt zichtbaar in het overzicht. Dit is gebaseerd op je werkplaatsuren in Instellingen → Werkplaats.

Materiaalregels hebben een eigen status: Niet besteld, Besteld, Binnengekomen of Gemonteerd. Vanuit het projectenoverzicht open je een centrale bestellijst met de materialen die nog niet binnen zijn, uit projecten met status Planning, Actief of Gepauzeerd; je kunt de status daar bijwerken, en een regel verdwijnt uit de lijst zodra hij ontvangen of geïnstalleerd is.

Functies

• Koppel projecten aan klanten en piano's, of maak ze vanuit een piano of conditierapport
• Prioriteitsniveaus: Laag, Normaal, Hoog, Urgent
• Statusbeheer: Planning → Actief → Gepauzeerd → Afgerond
• Visuele voortgangsbalk op basis van afgeronde taken
• Wekelijks capaciteitsoverzicht op basis van je werkplaatsuren, met raster- en tijdlijnweergave
• Projecten filteren, zoeken en dupliceren (een kopie begint weer bij Planning met alle taken open), taken toewijzen aan teamleden als je account een team heeft, en materialen en werkgeschiedenis bijhouden

Open een project voor de fasebalk, taakvoortgang, uren, materialen, werkgeschiedenis en offerte. Van daaruit kun je het dupliceren, bewerken of verwijderen en direct naar de gekoppelde klant of piano gaan. De tijdlijnweergave is beschikbaar op grotere schermen.

Offertes & Prijzen

Maak van je takenlijst een professionele offerte. Elke taak kan prijsinformatie bevatten die automatisch wordt berekend en klaar is om te delen met je klant.

Excel-stijl bewerken

De takenlijst werkt als een spreadsheet. Klik op een cel om inline te bewerken. Wijzigingen worden automatisch opgeslagen terwijl je typt. Druk op Enter om naar de volgende rij te gaan, of Tab om naar de volgende kolom te gaan.

Taaktypen

• Arbeid — Werkuren gefactureerd tegen je uurtarief (in te stellen via Instellingen → Werkplaats)
• Materiaal — Onderdelen, snaren, vilt, etc. Registreer kostprijs voor margeberekening
• Overig — Transport, afvoer, huurkosten

Kostenoverzicht

Het kostenoverzicht onderaan toont real-time totalen voor arbeid, materialen en overige kosten, inclusief kostprijs, verkoopprijs en marge. Alleen taken gemarkeerd als "factureerbaar" (groen vinkje) worden meegenomen in de offerte. Zet factureerbaar uit voor interne taken die je niet wilt doorberekenen.

Offerte exporteren

Klik op "Kopieer offerte" om een tekstversie naar je klembord te kopiëren (ideaal voor in e-mails), of klik op "PDF" om een professioneel opgemaakte offerte te openen, klaar om te printen of op te slaan als PDF.

Server-side offerte-PDF

De offerte-PDF wordt door PianoPlanner op de server gemaakt. Deze kan je logo, projectomschrijving, volledig klantadres, offertenummer, geldigheidsdatum, offertevoorwaarden en BTW-totalen bevatten.

Offerte accepteren en factureren

Gebruik Accepteer & factureer om een projectofferte om te zetten in een kant-en-klare conceptfactuur. PianoPlanner stelt het veiligste factuurtype voor op basis van de projectvoortgang. Het projectdetail toont ook de planningsfasen, materiaalstatussen, offertetotalen inclusief of exclusief btw en gekoppelde werkgeschiedenis.

• Deelfactuur: factureer afgeronde taken en gewerkte werkplaatsuren.
• Volledige factuur: factureer de volledige offerte in een keer.
• Voorschotfactuur: factureer een vast percentage, bijvoorbeeld 50%.
• De factuur blijft gekoppeld aan het project, zodat projectkaarten badges kunnen tonen voor voorschot, deelfactuur of volledig gefactureerd.

Bij een vervolgfactuur voegt PianoPlanner een negatieve regel "al gefactureerd" toe voor eerdere verzonden, bevestigde, betaalde of achterstallige facturen van het project; concepten tellen niet mee. Controleer de regels en bedragen voordat je de factuur verstuurt.

De tien fasen: Intake → Diagnose / inspectie → Offerte → Akkoord / ingepland → Voorbereiding → Uitvoering → Controle / afregeling → Klaar voor oplevering → Opgeleverd / afgerond → Gefactureerd.

Conditierapport naar projectflow

Gebruik deze flow wanneer een inspectie uitgroeit tot werkplaatswerk. Zo blijven bevindingen, prijsopbouw en urenregistratie in een keten.

Beheer je pianovoorraad — showroomvoorraad, werkplaatsinstrumenten en verkochte piano's. Volg elk instrument van binnenkomst tot verkoop en plan showroom-stembatches efficiënt.

Piano's toevoegen

Ga naar Magazijn in het hoofdmenu. Klik op 'Piano toevoegen' om merk, model, serienummer, type (staand, vleugel, digitaal, klavecimbel) en interne locatie in te voeren. Je kunt ook piano's in bulk importeren via CSV.

Locaties & Status

Elke piano heeft een locatie (showroom, werkplaats of overig) en een status (op voorraad of verkocht). Filter en zoek in je voorraad om elk instrument snel te vinden.

Showroom Batch Planning

Selecteer meerdere piano's en klik op 'Maak Showroom Batch' om een stemsessie voor allemaal tegelijk in te plannen. Stel de locatie in, de geschatte duur per piano, en kies een datum — of gebruik Slimme Suggesties om het beste moment te vinden.

Functies

• Volg piano's op merk, model, serienummer en type
• Locatiebadges: Showroom, Werkplaats, Overig
• Statusbijhouding: Op Voorraad → Verkocht
• Meerdere piano's selecteren voor showroom batch-stemming
• Slimme Suggesties-integratie voor batchplanning
• CSV-import voor bulkvoorraadbeheer

PianoPlanner kan machineleesbare UBL 2.1 XML-facturen genereren naast je PDF-facturen. Deze e-facturen voldoen aan Europese standaarden en worden automatisch bijgevoegd bij het e-mailen van facturen.

Ondersteunde standaarden

Standaard	Land	Beschrijving
NLCIUS	🇳🇱 Netherlands	Nederlandse implementatie van de EU e-facturatiestandaard
XRechnung	🇩🇪 Germany	Duitse e-facturatiestandaard, verplicht voor B2G-facturen
Peppol BIS 3.0	🇪🇺 EU	Pan-Europese e-facturatiestandaard voor grensoverschrijdende facturen

Hoe werkt het

Ga naar Facturen → Instellingen en zoek de UBL-schakelaar. Indien ingeschakeld, bevat elke factuur-e-mail automatisch een UBL XML-bijlage naast de PDF. De juiste standaard wordt gekozen op basis van het land van je klant.

Opties

• Auto (standaard) — UBL is ingeschakeld voor EU-klanten, uitgeschakeld voor niet-EU
• Altijd aan — UBL XML bij elke factuur-e-mail
• Uit — Geen UBL XML, alleen PDF

Kies Standaard, Noto Sans, Noto Serif of beschikbare Georgia bij de factuurinstellingen. PDF-voorbeeld toont het exacte resultaat.

Before creating your first invoice, configure your invoicing settings. Go to Invoices and click the ⚙️ settings icon in the top bar.

Factuurnummering

Er zijn twee manieren om een factuur te maken: vanuit de agenda of handmatig.

Vanuit de agenda (aanbevolen)

After completing an appointment, create an invoice directly from the agenda. Click on the appointment → choose "Create Invoice". The invoice is automatically prefilled with:

• Klantnaam en gegevens
• Dienstomschrijving met instrument (bijv. "Stemmen — Steinway & Sons D")
• Afspraakdatum in de omschrijving
• Dienstprijs uit je dienstenconfiguratie
• Opmerkingen van de klant (als aparte tekstregel)

Handmatige factuur

Go to Invoices → New Invoice. Search and select a customer, then add invoice lines manually. You can add regular lines with prices, or text-only lines for additional notes.

Facturen versturen

Once your invoice is ready, save it as "Sent". You can then email it directly to the customer with a PDF attachment. If you have Mollie configured, a payment link is automatically included.

PianoPlanner kan de echte enkele reisafstand van je bedrijfsadres naar het klantadres berekenen en als reiskostenregel op de factuur zetten. Dit klanttarief staat los van het fiscale kilometertarief voor interne kilometerregistratie.

Stel je klanttarief voor reiskosten in

Voeg de regel toe aan een factuur

Wanneer je een factuur voor een klant maakt of bewerkt, klik je op "Kilometers toevoegen". PianoPlanner gebruikt de opgeslagen afstand van bedrijfsadres naar klant als die er is, of berekent die vanaf je bedrijfsadres naar het klantadres. Het resultaat wordt als één duidelijke factuurregel met totaalbedrag toegevoegd.

Klant-specifieke tarieven

Sommige klanten hebben een aparte reisafspraak. Open het klantprofiel, bewerk de facturatiesectie en zet een klant-specifiek reiskostentarief aan. Dat tarief overschrijft alleen voor die klant de standaard factuurinstellingen.

Met PianoPlanner op je homescreen kun je facturen aanmaken en versturen direct vanaf je telefoon — zelfs terwijl je nog bij de klant bent.

Vanuit een klantprofiel

Open a customer in the PWA, scroll down and tap "Create Invoice". A bottom sheet appears where you can:

• Een dienst selecteren — de prijs wordt automatisch ingevuld
• Een omschrijving of notitie toevoegen
• De factuurstatus kiezen (concept, verzonden, betaald)
• Versturen met betaallink — de klant kan direct via iDEAL / Wero betalen

Typische mobiele workflow

Factuurinstellingen en klanttype bepalen of ingevoerde prijzen inclusief of exclusief belasting zijn. Het landprofiel wijzigt alleen labels en opmaak; kies en controleer zelf het toepasselijke belastingtarief voor je bedrijfssituatie.

Particuliere klanten

Zakelijk / Instellingen

Klanttype instellen

Om de juiste BTW-afhandeling te garanderen, stel je het klanttype in bij elk klantprofiel:

• Particulier — Prijs inclusief BTW
• Zakelijk — Prijs exclusief BTW
• School — Prijs exclusief BTW
• Kerk — Prijs exclusief BTW
• Theater — Prijs exclusief BTW

Accepteer iDEAL-, creditcard- en Wero-betalingen direct op je facturen via Mollie. Klanten klikken op de betaallink in de factuurmail en betalen direct.

Mollie instellen

Voeg een persoonlijke boekingslink toe aan je factuur-e-mails zodat klanten direct hun volgende stembeurt kunnen plannen. De link gebruikt het unieke boekingstoken van elke klant en stelt automatisch het juiste tijdframe voor op basis van het steminterval van hun piano.

Hoe het werkt

Slimme datumberekening

De voorgestelde startdatum wordt automatisch berekend: laatste stemdatum + steminterval. Als een klant meerdere piano's heeft, kiest PianoPlanner de vroegste volgende stemdatum. Bijvoorbeeld: een piano gestemd op 9 april met een interval van 6 maanden stelt 9 oktober voor als startpunt.

PianoPlanner kan je facturen direct synchroniseren met je boekhoudsoftware, zodat je geen handmatige invoer meer hoeft te doen. Ga naar Instellingen → Integraties om je boekhoudpakket te koppelen.

Beschikbare integraties

Moneybird, Jortt, Odoo en e-Boekhouden zijn beschikbaar in de huidige integratie-instellingen.

Moneybird (Nederland/België)

Moneybird is een populair Nederlands online boekhoudpakket. PianoPlanner verbindt via de Moneybird API voor automatische factuursynchronisatie.

e-Boekhouden (Netherlands)

Koppel met een e-Boekhouden API-token. PianoPlanner kan facturen en relaties synchroniseren en controleren of gesynchroniseerde facturen zijn betaald.

Jortt (Nederland)

Jortt is een populair Nederlands boekhoudpakket ontworpen voor zzp'ers en kleine bedrijven. PianoPlanner verbindt via OAuth2 voor veilige, automatische factuursynchronisatie.

Odoo (Internationaal)

Odoo is een internationaal open-source ERP-systeem met een krachtige boekhoudmodule. PianoPlanner verbindt via de JSON-RPC API van Odoo.

Synchronisatielog

Elke synchronisatieactie wordt gelogd. Je kunt de synchronisatiegeschiedenis bekijken in de integratie-instellingen om te zien welke facturen succesvol zijn verstuurd en welke fouten zijn opgetreden. Dit helpt je snel problemen te herkennen en op te lossen.

Nog niet geïntegreerd

Deze pakketten worden ter oriëntatie getoond, maar hebben momenteel geen actieve PianoPlanner-koppeling:

• Exact Online — Nederlands/internationaal ERP-systeem
• DATEV 🇩🇪 — Duitse marktleider voor belastingadviseurs
• lexoffice 🇩🇪 — Populaire Duitse cloud boekhouding
• sevDesk 🇩🇪 — Duitse online boekhouding voor zzp'ers
• Yuki 🇧🇪🇳🇱 — Nederlands/Belgische boekhouding met documentverwerking
• Billit 🇧🇪 — Belgisch facturatieplatform

PianoPlanner ondersteunt 14 actieve locales via 13 taalbestanden. Wijzig je interfacetaal op elk moment; English (Ireland) gebruikt de canonieke Engelse tekst met Ierse regionale opmaak.

Taal wijzigen

Wat verandert er met je taalinstelling?

• Alle menu's, labels en knoppen in de interface
• E-mailsjablonen die naar je klanten worden gestuurd
• Factuurlabels en opmaak
• Boekingspagina's die je klanten zien
• Datum- en getalnotatie

PianoPlanner biedt flexibele abonnementsplannen die bij je behoeften passen. Beheer je abonnement, upgrade, downgrade of werk je betalingsgegevens bij op elk moment.

Beschikbare plannen

Plan	Prijs	Belangrijkste functies
Start	€29.50/mo	Onbeperkt klanten & afspraken, route-analyse, Smart Suggestions, eigen SMTP, data-import
Pro	€39.50/mo	Alles in Start + tweeweg agendasync, offertes en facturatie, kilometerregistratie, boekhoudkoppelingen
Pro+	€49.50/mo	Alles in Pro + conditierapporten, theater boekingslinks, werkplaats projectplanner en deelfacturen
Master	€59.50/mo	Alles in Pro+ + boekingslinks voor muziekscholen
Teams	Zie de pagina Abonnement (tot 5 stemmers)	Teamdashboard, planning voor meerdere technici, teamboekingspagina en technicusportaal. Technici volgen hun afspraken via een eigen iCal-feed; tweerichtings-agendasynchronisatie hoort niet bij Teams.

Je begint met een gratis proefperiode van 30 dagen met de Pro+-functies. Betaalgegevens zijn niet nodig. De exacte einddatum zie je op de pagina Abonnement en bovenaan je dashboard.

Abonnement beheren

Werk je met meerdere technici? De Teams-functie laat je een gedeelde klantendatabase, gecoördineerde planning en team-boekingspagina's beheren.

Team Agenda: weeklijst

Wissel in de weekweergave van de Team Agenda tussen raster en lijst. De lijst gebruikt hetzelfde medewerkerfilter, ook voor niet-toegewezen afspraken. Open afspraken direct vanuit de lijst; privé- en hele-dagafspraken en afwezigheden blijven herkenbaar.

Aan de slag met Teams

Teamrollen

• Stemmer — gebruikt het Stemmersportaal om toegewezen afspraken te bekijken en bij te werken.
• Planner — gebruikt het Teamdashboard om de teamagenda te bekijken, afspraken toe te wijzen, Smart Match te gebruiken en afwezigheden te beheren.

Reisinstellingen per teamlid

Elk teamlid heeft een eigen vervoerswijze (auto of fiets) en thuisadres. Open het teamlid in Teams om dit in te stellen. Slimme suggesties en reistijden op de teamboekingspagina gebruiken de vervoerswijze van het teamlid zelf, zodat een fietsende stemmer realistische fietstijden krijgt. Het werkgebied stel je apart in; zie “Werkgebied van een stemmer” hieronder.

Zo werkt de fietsmodus

• Fietstijden komen van echte Google Maps-fietsroutes (fietspaden, geen snelwegen) — geen autotijden met een correctiefactor.
• Slimme suggesties geven fietsende teamleden automatisch voorrang bij klanten dichtbij. Bij een klant verder weg scoort een rijdende collega beter — zo wint vanzelf de juiste stemmer.
• Een werkgebied op reistijd rekent met de echte fietstijd. Een werkgebied in kilometers is een afstand in rechte lijn.
• De tijden gaan uit van een gemiddelde fietser (circa 16 km/u). Met een e-bike ben je meestal sneller dan gepland.

Planner-toegang

Het Stemmersportaal geeft stemmers een lichtgewicht overzicht van hun toegewezen afspraken zonder een volledig PianoPlanner-account. Stemmers gebruiken het Stemmersportaal via een magic link. Planners kunnen ook een toegangslink ontvangen, maar worden doorgestuurd naar het Teamdashboard met planningsrechten.

Een magic link versturen

Portaalfuncties

• Bekijk de afspraken van vandaag en deze week
• Werk afspraakstatus bij: Bevestigd, Onderweg, Afgerond
• Voeg notities toe aan afspraken
• Mobielvriendelijk ontwerp — werkt op elke telefoon of tablet
• Klimaatmetingen vastleggen en een concept-conditierapport maken tijdens het afronden van een toegewezen afspraak

Afspraken afronden in het portaal

Wanneer een stemmer een toegewezen afspraak afrondt, kan het portaal betaalwijze, piano-update, notities, luchtvochtigheid, temperatuur en optioneel een concept-conditierapport opslaan.