Guía del usuario

Your Negocio details appear in Correo electrónico confirmations y on your Reserva page. Fill these in correctly so Clientes know exactly who you son.

How to set up your Negocio details?

Your working horas determine when Clientes can Reservar Citas. el system only shows Hora slots within these horas.

Days y times

Seleccionar el days you work y set el Iniciar y end Hora para each Día.

• Option 1: Fixed times every Día
• Option 2: Different times per Día
• Opción 3: Algunos días libres

Hora de inicio: cita o salida

En Configuracion → Enlace de reserva puedes elegir que significa el inicio de tu jornada para las reservas online.

Ajuste	Resultado
La cita del cliente puede empezar a esta hora	Si tu dia empieza a las 09:00, los clientes pueden reservar una primera cita a las 09:00.
Puedo salir de mi taller/casa a esta hora	Si tu dia empieza a las 09:00 y el viaje dura 25 minutos, la primera cita del cliente empieza a las 09:25.

Configurar márgenes

Buffers Ayuda you keep Hora between Citas y prevent Clientes de Reserva too last-minuto.

Buffer Tipo	¿Qué hace esto?	Recomendado
Buffer before Cita	Minimum Hora between Reserva y el Cita	2 days Recomendado para planning
Buffer after Cita	Extra Hora after an Cita para Notas or unexpected delays	15 minutos Recomendado
Minimum Reserva Hora	How far in advance must Clientes Reservar?	2 days gives you Hora to Plan

Your Servicio area determines how far you're willing to drive para Citas. This helps el system make Inteligente suggestions y prevents bookings that son too far away.

How to set your Servicio area?

Modo de transporte: coche o bicicleta

Si trabajas principalmente en bicicleta, configura el modo de transporte como Bicicleta en Ajustes -> Tiempo de viaje. PianoPlanner calcula comprobaciones de ruta, sugerencias de reserva, buffers de viaje, analisis de rutas y sugerencias de kilometraje para facturas con tiempos en bicicleta en lugar de tiempos en coche.

Servicios define what you offer to Clientes — such as Afinación, regulation, or repair. Each Servicio has its own Duración, Precio, y Calendario Color. Clientes see these when Reserva online.

Setting up Servicios

Calendario colors

Servicio colors Ayuda you visually distinguish between Cita types in your Calendario. Choose de preset colors like blue, green, red, purple, etc. el Color is also used when syncing con Google Calendario.

el Panel is your central workspace. Here you find your Calendario, daily overview, quick actions y useful widgets — everything you need para a productive workday.

Ayuda IA

Usa el botón Ayuda IA en la barra lateral para hacer preguntas o consultar datos agregados sobre clientes, pianos y citas.

• Permitido: recuentos, totales, promedios y otros resúmenes numéricos.
• Bloqueado: nombres, datos de contacto, direcciones, notas, números de factura y otros datos personales.
• Las facturas abiertas se calculan desde los estados reales: enviadas, confirmadas y vencidas.

Panel layout

Your Panel is divided into three columns: a left panel con quick overviews, el Calendario in el center, y a right panel con statistics y widgets.

Panel izquierdo

• Mini Calendario — quickly navigate between dates
• Traffic lights — see el Día Estado at a glance (done, in progress, to do)
• Current Cita — shows el Cita you're working on right now
• Coming up Hoy — quick list of remaining Citas
• To process — Citas that still need follow-up

Calendario

Switch between Día, Semana y Mes views. Click on a Hora slot to Crear a new Cita. Drag Citas to move them. Double-click to Editar.

• Drag & drop — move Citas to a different Hora or Día
• Resize — drag el bottom edge of an Cita to change el Duración
• Ruta button — calculate travel times y Color-code your Citas
• Filters — Mostrar/Ocultar Cita types (field, workshop, private)

Panel derecho

• Hoy's Citas list con Cliente details
• Upcoming Citas para el Siguiente days
• Workshop / field Servicio statistics para el Día
• Mileage widget — current Mes km overview y quick-Añadir trips (Pro)

Creating an Cita

Completar citas

Después de visitar a un cliente, marque la cita como completada. Esto actualiza automáticamente el historial de afinación del piano.

El widget "Por procesar"

El panel izquierdo muestra una lista "Por procesar" con citas que ya pasaron pero que aún no se han marcado como completadas. Use los botones de filtro (7d, 30d, 90d, Todo) para ver más atrás en el tiempo.

Completar varias citas a la vez

Cuando tenga muchas citas pendientes (ej. después de vacaciones o una importación), use el botón "Completar todo" en la parte inferior de la lista pendiente. Esto marca todas las citas visibles como completadas y actualiza todas las fechas de afinación de pianos vinculados en un clic. Primero aparece un diálogo de confirmación.

PianoPlanner shows you how efficient your Horario is con a Color system. This way you can see at a glance whether your Día is well planned.

Leyenda de colores

How is Tiempo de viaje calculated?

Keep Todo your Cliente data in one place. Añadir Clientes, link their Pianos, track Servicio history y Enviar professional emails — Todo de a single overview.

Adding a Cliente

Dirección mediante Apple Maps o Google Maps

Además de escribir una dirección, puedes pegar un enlace de mapa o coordenadas en el campo de búsqueda de dirección al añadir o editar un cliente. Es útil cuando un cliente envía su ubicación por WhatsApp o correo electrónico, o cuando la calle exacta no está clara.

¿Qué puedes pegar?

• Enlace para compartir de Apple Maps, por ejemplo https://maps.apple/p/...
• Enlace para compartir de Google Maps, por ejemplo https://maps.app.goo.gl/...
• URL completa de Google Maps con coordenadas
• Coordenadas simples, por ejemplo 52.3676, 4.9041 o 52,3676° N, 4,9041° E
• Enlace geo: desde Android

¿Qué ocurre?

Cuando PianoPlanner reconoce un pin válido, aparece un mensaje verde "Ubicación GPS reconocida" con las coordenadas. Los campos de dirección vacíos pueden completarse automáticamente a partir del pin. Los campos que ya hayas escrito nunca se sobrescriben.

Cliente detail page

Click on a Cliente to see their full Perfil. Here you'll find:

• Todo linked Pianos con Servicio Estado
• Completar Cita history
• Personal Reserva link to Compartir con el Cliente
• Enviar Afinación invitations directly
• Contacto Información y Notas

Buscar & Filtrar

Use el Buscar bar to quickly find Clientes by Nombre, Correo electrónico, Ciudad or Teléfono number. el list updates as you Tipo.

Detección de duplicados

PianoPlanner detecta automáticamente posibles duplicados en tu base de datos de clientes basándose en nombre, correo electrónico, teléfono y dirección. Utiliza coincidencia difusa (algoritmo de Levenshtein), por lo que incluso los pequeños errores tipográficos son detectados.

Track every Piano you Servicio. Record Marca, Modelo, Número de serie, Año y Estado. Link Pianos to Clientes y keep a Completar Servicio history.

Adding a Piano

Página de detalle del piano

• Full Piano specifications y Estado Notas
• Servicio history — Todo past Citas y tunings
• Servicio Estado indicator: on Hora, coming due, or overdue
• Fotos — Subir images of el Piano para reference

Afinación intervals explained

Intervalo	Significado
0	Cliente initiates Contacto — no Automático reminders
3	Every 3 months — para concert Pianos or intensive use
6	Every 6 months — standard para most Pianos
12	Yearly — para Pianos con light use

¿Afinas con la app Pianoscope en iPhone o iPad? Guarda las mediciones de inarmonicidad directamente con el piano en PianoPlanner.

Cómo funciona

Reutilizar la medición

Pianoscope es la aplicación profesional de afinación para iPhone/iPad. Más información: pianoscope.app.

Sincronizar PianoPlanner con your Google Calendario para two-way Sincronizar. Citas appear in both calendars y updates son automatically synchronized.

Creando conexión

Sincronizar options

Opción	Descripción
Two-way Sincronizar	Changes in both calendars son synchronized
Solo a Google	Citas son only Enviado de PianoPlanner to Google
Include Tiempo de viaje	Automatically Añadir Tiempo de viaje to Calendario events

Do you use Outlook or Microsoft 365? Conectar your Calendario para seamless synchronization con PianoPlanner.

¿Qué necesitas?

• Una cuenta de Microsoft 365 o Outlook.com
• Access to your Calendario

Conectando

¿Qué se sincroniza?

• New Citas in PianoPlanner
• Changes to Hora y Fecha
• Cancelaciones

Apple Calendario works slightly differently than Google y Microsoft. You can subscribe your PianoPlanner Calendario in Apple Calendario, but this is one-way synchronization.

Creating an app-specific Contraseña

Conectar en PianoPlanner

Want to switch de Google Calendario to Apple Calendario (or vice versa)? You can do this sin losing any Citas. This is also relevant if you want to move away de US cloud Servicios y have more control over your data.

¿Por qué cambiar?

• Privacy: Apple verwerkt data in Europa (GDPR), Google in de VS
• Minder afhankelijk van Big Tech: Geen Google-account meer nodig voor je agenda
• Betere integratie: Apple Calendar werkt naadloos op iPhone, iPad en Mac
• Digitale soevereiniteit: Jouw data, jouw keuze waar het opgeslagen wordt

Cambio paso a paso

Comparación: Google vs Apple

	Google Calendar	Apple Calendar
Data Ubicación	EE.UU. (Google Cloud)	Europa (Apple iCloud)
Sincronizar method	Google API (OAuth)	CalDAV (App-wachtwoord)
Dirección	Bidireccional	Bidireccional
Privacidad (RGPD)	⚠️	✅

Not Todo Calendario synchronization is el same. Here you can see el differences between el methods.

Método	Dirección	Tiempo real	Best para
Google Calendar API	Bidireccional	Sí	Anyone con a Google account - most Completar Integración
Microsoft 365 / Outlook	Bidireccional	Sí	Usuarios de Microsoft 365 o Outlook
Apple CalDAV	Bidireccional	Sí	Anyone using iCloud Calendario as primary Calendario
Feed iCal	Solo lectura	Cada 15-60 min	Simple read-only Sincronizar con any Calendario app

Your Afinación Citas in your own trusted Calendario

Would you like your Afinación Citas to automatically appear in el Calendario you ya use on your Teléfono or computer (such as Samsung, Google, or Outlook)? That's easy — just Conectar el calendars.

Want confirmation emails to come de info@yourbusiness.com instead of noreply@pianoplanner.com? You can! con your own SMTP server.

¿Por qué usar tu propio SMTP?

• Emails come de your own domain (info@yourcompany.com)
• Apariencia más profesional
• Menos probabilidad de ser capturado por filtros de spam
• Full control over your Correo electrónico communication

Configuración SMTP

Campo	Ejemplo	Explicación
Host SMTP	smtp.mydomain.com	Your mail server Dirección (e.g. smtp.gmail.com)
Puerto	587 or 465	Normalmente 587 (TLS) o 465 (SSL)
Usuario	info@mydomain.com	Usually your full Correo electrónico Dirección
Contraseña	••••••••	Your Correo electrónico Contraseña or app-specific Contraseña
de Dirección	info@mydomain.com	el Correo electrónico Dirección shown as sender

Common Configuración

Proveedor	Host	Puerto
Gmail	smtp.gmail.com	587
Outlook/Microsoft 365	smtp.office365.com	587
TransIP	smtp.transip.email	587
Strato	smtp.strato.com	587

PianoPlanner automatically sends emails to your Clientes para Citas. You can fully customize these emails con your own text, branding, y logo. There son two editing modes: a simple mode para plain text y an advanced mode para HTML formatting.

Disponible Plantillas

• Bevestigingsmail — Wordt automatisch verstuurd als een klant een afspraak boekt
• Herinneringsmail — Wordt verstuurd 24/48 uur vóór de afspraak
• Annuleringsmail — Wordt verstuurd als u een afspraak annuleert
• Wijzigingsmail — Wordt verstuurd als datum/tijd verandert
• Stembeurt Uitnodiging — Voor het uitnodigen van klanten die toe zijn aan een stembeurt (handmatig én automatisch)

Email de cancelación al eliminar una cita

When you delete a future appointment from the dashboard, the customer is automatically notified by email. The setting Settings → Email → Send cancellation emails controls this and is on by default.

Cuándo no se envía el email de cancelación

• La cita es del pasado
• La cita es privada o de día completo
• El cliente no tiene dirección de email
• Desmarcaste la casilla de notificación en el diálogo de eliminación
• Desactivaste los emails de cancelación en Configuración → Email

Rebote de email — Detección y restablecimiento

Cuando un email no puede entregarse (dirección incorrecta, buzón lleno, dominio inexistente), se marca como rebotado.

¿Dónde ves los rebotes?

• Aparece un banner rojo en la página de detalle del cliente sobre el email rebotado.
• Un widget en el panel de control muestra cuántos clientes tienen un email rebotado.
• El registro de emails en Configuración → Email muestra el estado "Rebotado" o "Soft bounce".

Cómo restablecer un rebote

Open the customer, check or correct the email address, then click Mark checked on the red banner. The block is lifted and you can send mail to that address again.

el Plantilla Editor — Two Modes

Editing Plantilla

Disponible variables

Variables son special codes that son automatically replaced con real data. Tipo them exactly as shown (including el double curly braces) or click them in el editor.

Variable	Se reemplaza por
{{customerName}}	Cliente's Nombre, e.g. "John Smith"
{{date}}	Cita Fecha
{{time}}	Cita Iniciar Hora
{{service}}	Servicio Tipo (e.g., "Afinación")
{{piano_brand}}	Piano Marca (e.g., "Steinway")
{{piano_model}}	Piano Modelo
{{bookingLink}}	Cliente's personal Reserva link
{{companyName}}	Your Empresa Nombre
{{companyPhone}}	Your Teléfono number
{{companyEmail}}	Your Correo electrónico Dirección
{{reminderNumber}}	Sequential Recordatorio number (1, 2, 3...) — only para Automático reminders
{{unsubscribeLink}}	Unsubscribe link para el Cliente — only para Automático reminders

Automatically remind your Clientes when their Piano is due para Afinación. This is a powerful way to generate recurring Citas.

How to Enviar invitations?

Afinación Intervalo options

Opción	Descripción
Cliente initiates Contacto	No Automático reminders
3 meses	Pianos de cola de concierto, uso intensivo
6 meses	Standard para most Pianos
12 meses	Uso recreativo, hobby

Disponible variables para invitations

Variable	Se reemplaza por
{{lastTuningDate}}	{{lastTuningDate}}
{{daysSinceLastTuning}}	{{daysSinceLastTuning}}
{{monthsSinceLastTuning}}	{{monthsSinceLastTuning}}
{{service_interval}}	{{serviceInterval}}
{{bookingLink}}	{{bookingLink}}

PianoPlanner can automatically Enviar Afinación reminders to Clientes when their Piano is due para a Afinación. You don't have to do anything — el system checks para each Piano when el last Afinación fue, adds el Servicio Intervalo, y sends a Recordatorio at el right Hora.

¿Cómo funciona?

Configuración — Paso a paso

Configuración	Por defecto	Explicación
Eerste herinnering	30 dagen	How many days before el Afinación is due el first Correo electrónico is Enviado. para example: 30 days = Acerca de 1 Mes in advance.
Follow-up interval	14 dagen	How many days between el first y segundo Recordatorio. After that it becomes monthly.
Maximum per cyclus	4 herinneringen	Maximum number of emails per Piano per Afinación cycle. After reaching this number, el system stops.
Verzendtijdstip	09:00 uur	Around what Hora emails son Enviado. Choose a Hora when your Clientes son likely online.

Customize Correo electrónico Plantilla

Automático reminders use el same Plantilla as Manual Afinación invitations. You can customize this Plantilla via:

Variabele	Uitleg
{{reminderNumber}}	el sequential number of el Recordatorio (1, 2, 3...). Useful to mention in el text.
{{unsubscribeLink}}	A link that allows el Cliente to unsubscribe de reminders. Automatically placed at el bottom of el Correo electrónico.

Cliente Unsubscribe

At el bottom of every Automático Recordatorio is an unsubscribe link. When a Cliente clicks it, a clean page confirms they've been unsubscribed.

In el statistics in Configuración you can see how many Clientes have unsubscribed. Want to re-subscribe a Cliente? Contacto el helpdesk.

Panel Widget

Once you Activar Automático reminders, a widget appears on your Panel con three numbers: Total reminders Enviado, this Mes's count, y unsubscribed Clientes.

Envío manual desde la cola

On the Tuning Reminders page (the bell icon in the menu) you can open the Queue tab to see exactly which pianos are about to receive a reminder. Each row has a green "Send now" button that lets you send the reminder immediately, without waiting for the next automatic batch.

Aparece una confirmación con el nombre del cliente y el piano. Tras confirmar, el correo se envía inmediatamente y la fila desaparece de la cola (o pasa al siguiente número de recordatorio). El envío se registra en el mismo lugar que los automáticos, por lo que cuenta para el máximo por ciclo, fija la próxima fecha de recordatorio y aparece en la pestaña Historial.

El botón se desactiva (en gris, con tooltip) cuando no se permite el envío:

Motivo	Explicación
Cliente dado de baja	The customer used the unsubscribe link in an earlier reminder. They no longer receive automatic or manual tuning emails from you.
Ya tiene cita	Ya hay una cita de afinación futura en su agenda para este piano. Un recordatorio sería confuso.
Sin correo electrónico	La ficha del cliente no tiene correo electrónico. Añada uno primero en la página del cliente.
Máximo alcanzado	Ya se ha enviado el número máximo de recordatorios para este ciclo de afinación. Espere a la próxima afinación para iniciar un nuevo ciclo.

Requisitos

Every PianoPlanner user has a unique Reserva link. Compartir this con potential Clientes so they can Reservar an Cita themselves.

Paso a paso

Where can you use el link?

Compartir everywhere

• Your website - 'Reservar now' button
• Correo electrónico signature
• Negocio cards (as QR code)
• Bio de redes sociales
• Google My Business
• WhatsApp Estado

Visitas al taller o showroom

Si los clientes pueden venir a tu taller, sala de exposición, tienda o dirección de empresa, crea primero un servicio, por ejemplo "Visita al taller" o "Visita a la sala de exposición", con su propia duración y descripción. Después activa las visitas al taller en Configuración -> Reservas online y selecciona ese servicio en "Mostrar este servicio en la página de reservas del taller". PianoPlanner muestra una URL separada /workshop/tu-slug. Si seleccionas allí un servicio, queda reservado para el enlace de taller/showroom y ya no aparece en el enlace público normal de reservas. En segundo plano, Smart Suggestions revisa tu agenda. Si configuras horas de taller, esas horas se usan como ventana de disponibilidad para este enlace separado; si no, usa tu disponibilidad semanal normal.

Como configurarlo

1. Ve a Configuracion -> Datos de empresa y comprueba que la direccion del taller o de la empresa este completada.
2. Ve a Configuracion -> Servicios y crea un servicio como "Visita al taller" o "Visita al showroom", con la duracion y la descripcion correctas.
3. Ve a Configuracion -> Reservas online y activa tu enlace normal de reservas si aun no esta activo.
4. Activa "Permitir que los clientes reserven una visita al taller". Después elige el servicio en "Mostrar este servicio en la página de reservas del taller". El enlace separado de taller/showroom aparece debajo de tu enlace normal de reservas.
5. Copia o previsualiza el enlace de taller/showroom y ponlo en tu web, en emails o en un codigo QR. Usa el enlace normal de reservas para servicios en la ubicación del cliente.

• Usa el enlace normal de reservas para citas en la ubicacion del cliente.
• Usa el enlace de taller/showroom cuando los clientes deban venir a tu direccion. Si seleccionaste un servicio para ese enlace, esta pagina muestra solo ese servicio y lo oculta del enlace normal de reservas.
• PianoPlanner usa tu dirección de taller, o tu dirección de empresa si no hay una dirección de taller configurada. Los enlaces normales de reserva evitan las horas de taller si las configuras; el enlace de taller/sala de exposición usa esas horas, o vuelve a la disponibilidad semanal normal si no hay horas de taller activas.

Añadir to your website

Copiar this code y paste it on your website where you want el Reserva button to appear.

Como enlace simple

Como botón

Cuando un cliente potencial inicia el proceso de reserva pero no lo completa, sus datos de contacto se guardan como lead. Así nunca pierdes un cliente potencial, incluso si abandonan a mitad del proceso.

Gestionar tus leads

Ve a Leads en el menú lateral (bajo Planificación). Aquí verás todos tus leads con opciones de filtrado.

Resumen de estados

• Nuevo — Recién capturado, aún no contactado
• Contactado — Ya te has puesto en contacto
• Convertido — Se convirtió en cliente (cita reservada)
• Descartado — No interesado o no relevante

Enviar un correo de seguimiento

¿Ves un nuevo lead con correo electrónico? ¡Envíale un correo de seguimiento con un clic! El correo incluye un enlace a tu página de reservas con sus datos prellenados — para que pueda completar la reserva sin escribir nada de nuevo.

Convertir un lead en cliente

¿Has hablado con un lead y quiere programar? Conviértelo en un registro de cliente real directamente desde la página de leads.

Solicitudes de contacto

Cuando un cliente no encuentra un horario adecuado en tu página de reservas, puede hacer clic en "Contáctenos directamente". Recibes un correo con sus datos para llamarle y encontrar juntos un momento. Así no se pierde ningún cliente potencial.

Regular Clientes don't have to fill in their details every Hora. Every Cliente in PianoPlanner has a unique link con pre-filled details.

Step by step: Finding y sharing el link

What does el Cliente see?

When el Cliente opens el link:

• Their Nombre y Dirección ya filled in
• Their Piano(s) to choose de
• Inteligente Hora suggestions based on their Ubicación
• Only relevant Servicios
• Can Reservar directly sin an account

Set default Servicio

You can set a default Servicio per Cliente so it's automatically selected when they open their link.

Los clientes pueden reprogramar su cita mediante un enlace seguro en el correo de confirmacion cuando los cambios de autoservicio estan activados. No hace falta llamar ni enviar un correo: eligen una nueva hora entre las sugerencias inteligentes y confirman con un clic.

Permitir o bloquear cambios de autoservicio

Ve a Configuracion > Reservas en linea y usa "Los clientes pueden cancelar o reprogramar sus citas". Activalo si los clientes pueden gestionar cambios por si mismos. Desactivalo si quieres revisar primero cada cancelacion o reprogramacion.

• Activado: los correos de confirmacion pueden incluir un enlace para reprogramar y las paginas de reserva muestran acciones para cancelar/reprogramar.
• Desactivado: los nuevos correos de confirmacion no incluyen enlace para reprogramar y las paginas de reserva ocultan las acciones de cancelar/reprogramar.
• Los enlaces de correos antiguos todavia pueden abrir la pagina de reprogramacion, pero el servidor bloquea la carga, las sugerencias y la reprogramacion mientras esta opcion este desactivada.

¿Cómo funciona?

Reglas

• Rescheduling is only possible up to 24 horas before el Cita
• Past Citas cannot be rescheduled
• el link is unique per Cita y works only once
• Calendario Sincronizar (Google/Apple/Microsoft) is automatically triggered

Los recordatorios se restablecen automáticamente al reprogramar

Cuando una cita se mueve (por ti, por drag-drop o por el cliente), los recordatorios se restablecen automáticamente.

When Clientes Reservar via their personal link, they automatically see Inteligente Hora suggestions. el system analyzes your existing Citas y suggests el most efficient Hora slots.

¿Cómo funciona?

Instead of manually choosing a Fecha y Hora, el Cliente sees a list of Recomendado times. These son calculated based on:

• Existing Citas - Slots just before or after other Citas nearby
• Ubicación - Minimal Tiempo de viaje between Citas
• Working horas - Only within your Disponible times
• Theater horas - Separate horas para theaters if configured

Motores Smart Suggestions

Puede elegir el motor que mejor encaje con la calidad de sus datos y su estilo de planificación:

• V5.5 — Flexible: coloca primero las mejores opciones de ruta y mantiene disponibles slots de fallback menos ideales.
• V5.6 — Strict: elimina slots que generan demasiado viaje y mantiene el día más ajustado a la ruta y al horario laboral.
• V5.7 — Strict + Predictive: usa V5.6 como base y añade comportamiento aprendido del cliente, por ejemplo clientes que suelen reservar los viernes por la tarde.

What does el Cliente see?

Después de seleccionar un servicio, aparecen hasta 10 franjas horarias óptimas, ordenadas con la mejor opción primero:

• Recomendado - el most efficient Hora (green badge)
• Alternativa - Buenas opciones en otros días, ordenadas por fecha

el Cliente can also choose "Pick another Hora" to manually Seleccionar a Fecha y Hora.

Clientes lejanos

Para clientes fuera de tu zona de servicio habitual, el sistema busca automáticamente más adelante (hasta 4 semanas) para encontrar un día eficiente.

¿Tienes un hueco en tu agenda en una zona específica? Rellenar ruta te ayuda a encontrar clientes cercanos que necesitan afinación.

¿Cómo funciona?

Insignias de urgencia

Cada cliente recibe una insignia de color según cuándo se afinó por última vez:

• 🔴 Vencido — Pasado el intervalo de servicio
• 🟠 Debido — Dentro de un mes del intervalo
• 🟡 Pronto — Dentro de tres meses del intervalo
• 🟢 En plazo — Aún no vencido

Ruta Analysis helps you see how efficient your daily Horario is. Ver distances between Citas, get an efficiency score, y receive suggestions to optimize your Ruta.

Cómo acceder

Día Analysis

el Día Ver shows you:

• 📊 Efficiency Score (A-F grade) - How well your Ruta is optimized
• 🚗 Total Distancia - Sum of Todo trips between Citas
• ⏱️ Tiempo de viaje - Estimated driving Hora para Todo trips
• 📍 Trip List - Each journey con Iniciar, destination, km y minutos

Semana Analysis

el Semana Ver gives you a broader perspective:

• 📅 Puntuaciones diarias - Ve qué días tienen rutas eficientes vs ineficientes
• 📈 Media semanal - Porcentaje de eficiencia general
• ⚡ Cross-Día Opportunities - Suggestions to move Citas between days

Entender las puntuaciones de eficiencia

Nota	Puntuación	Qué significa
A	90-100%	Excellent! Your Ruta is highly optimized.
B	80-89%	Good Ruta con minor improvements possible.
C	70-79%	Acceptable, but consider el suggestions.
D	60-69%	Inefficient Ruta - follow el optimization tips.
F	<60%	Muy ineficiente - se necesita optimización significativa.

Optimización con 1 clic

When el system finds optimization opportunities, you'll see suggestions con an "Aplicar" button. Clicking it will:

• Check para conflicts con existing Citas
• Mostrar a confirmation con el proposed change
• Move el Cita if you Confirmar

Indicadores de urgencia

Cada sugerencia tiene un nivel de urgencia con color:

Badge	Cuándo	Acción
🔴 CRITICAL	You será late!	Actuar inmediatamente
🟠 HIGH	Riesgo de llegar tarde (<10 min margen)	Fix Hoy
🟡 MEDIUM	Viaje largo (>30km) o zigzag	Considerar
🟢 TIP	Oportunidad de optimización	Deseable

¿Tienes huecos entre citas que pierden tiempo? El botón Optimizar ajusta automáticamente tu agenda para minimizar tiempos de espera.

¿Cómo funciona?

¿Qué calcula Optimizar?

• Tiempo real de viaje desde tu dirección de empresa a la primera cita
• Tiempo real de viaje entre cada cita consecutiva
• Tu tiempo de margen configurado se añade después de cada tiempo de viaje
• La primera cita empieza a la hora de inicio laboral + tiempo de viaje

Entendiendo la vista previa

La vista previa muestra cada cita con su hora actual y la nueva hora propuesta. Las citas que no cambian se muestran en gris.

Theaters, concert halls, y other venues often have different Disponibilidad than private Clientes. They're mainly Disponible evenings y weekends - exactly when you're normally off! con Theater Disponibilidad you can set separate working horas para these special Clientes.

Beneficios del modo teatro

• 🎭 Separate Disponibilidad - Theaters don't see your 9-5 private slots
• ⚡ Last-minuto bookings - Theaters can Reservar con just 2 horas notice (you set this)
• 📅 Shorter Reserva window - Theaters often can't Plan far ahead
• 🎹 Concert-ready Afinación - They Reservar when they need it, before performances
• 💼 Extra income - Fill your evenings con well-paying theater work

Step-by-Step: Setting Up Theater horas

Marking a Cliente as "Theater"

Now tell PianoPlanner which Clientes should use theater horas:

Theater Reserva Window

Theaters often need to Reservar on short notice - a Piano might need Afinación before tonight's concert! You can set how far ahead theaters must/can Reservar:

el Ruta Optimizer uses Google Maps to calculate el most efficient order para your Citas. It can automatically reorder your Día to minimize Total Tiempo de viaje.

PianoPlanner has a built-in QR code generator para your Reserva page. Imprimir it on Negocio cards, flyers, or place it in your workshop — Clientes scan it y go directly to your Reserva page.

PianoPlanner automatically tracks el Servicio history of every Piano. This helps you remember when Pianos need Afinación - no more forgetting Clientes or guessing when you last visited!

¡Cómo funciona (automáticamente)!

PianoPlanner automatically updates "Last Afinación" based on:

• ✅ Completado Citas - When you Finalizar a Afinación, el Piano record updates
• ✅ Servicio records - Notas you Añadir to el Piano's history
• ✅ Manual Fecha entry - If you enter a past Afinación Fecha yourself

You don't have to do anything! Just Completar your Citas as normal, y PianoPlanner keeps track.

Historial climatico

Al completar una cita puedes registrar humedad, temperatura y una breve nota climatica. Las mediciones se guardan en el piano, creando un historial con el tiempo.

• Comprueba si un piano esta expuesto de forma recurrente a periodos secos o humedos
• Respalda consejos sobre humidificadores, ventilacion o condiciones de la sala con mediciones reales
• Guarda las notas climaticas junto con el historial de servicio en lugar de notas de papel separadas

Understanding el Estado Colors

Each Piano shows a Estado so you can see at a glance who needs attention:

Lo que ves	Lo que significa
● Última: 15 ene 2026	✅ Afinado recientemente - no se necesita acción aún
● Vence en 14 días	⚠️ Servicio coming up - Hora to Contacto Cliente!
● 30 días de retraso	🔴 Past due Fecha - definitely Hora to call!
● Aún no afinado	ℹ️ New Piano - no history recorded yet

Setting el Right Afinación Intervalo

Different Pianos need different care. A concert grand in a theater needs Afinación every few months, while a hobby Piano at Inicio might only need yearly Servicio. You set el Intervalo per Piano!

Step-by-Step: Changing a Piano's Intervalo

Manually Recording a Past Afinación

Did you tune a Piano before using PianoPlanner? You can enter el Fecha manually:

Los informes de estado permiten documentar el estado de un piano, conservar los hallazgos con el registro del piano y compartir un informe PDF profesional con el cliente.

Crear un informe

Como se vinculan los informes

Un informe de estado permanece vinculado a la cuenta propietaria, el cliente, el piano y, si se creo desde una cita, esa cita. Asi el historial de servicio, lecturas climaticas, hallazgos y trabajo posterior de taller quedan trazables por instrumento.

You can customize how el Calendario displays Hora slots. Choose between 1-hora slots or 1.5-hora slots depending on your typical Cita length.

Changing Slot Duración

Your preference is saved automatically y será remembered Siguiente Hora you visit.

¿Cambiando de otro sistema de gestión de afinación? El Hub de Importación de PianoPlanner facilita la transferencia de tus datos existentes — clientes, pianos, citas e historial de servicio.

Hub de Importación

Navigate to Management → Import to open the Import Hub. From here, choose the import method that fits your situation:

Método	Ideal para	Qué importa
Gazelle Importar	Migración desde Gazelle	Clientes, pianos, historial de servicio — todo en un flujo guiado con mapeo automático de campos
Importar contactos	Contactos del teléfono, archivos vCard, CSV	Clientes — nombres, direcciones, teléfonos, emails desde archivos .vcf o .csv
Importar calendario	Migración desde otro calendario	Citas desde archivos de calendario .ics — fechas, horas, descripciones
CSV Genérico	Cualquier otro sistema	Clientes y pianos desde CSV con detección automática de columnas (próximamente)

Asistente Gazelle

El asistente Gazelle es una guía paso a paso diseñada para usuarios de Gazelle. Exporta tus datos desde Gazelle como archivos CSV y súbelos al asistente. PianoPlanner mapea automáticamente los campos — clientes, pianos e historial se importan de una vez.

Que exportar desde Gazelle

Para la mejor migracion, exporta estos archivos CSV desde Gazelle: Clients.csv, Pianos.csv, Events.csv y Msl.csv. Si tienes dudas, contacta con soporte desde el paso de importacion del onboarding. Te indicaremos como entregar los archivos de forma segura; no envies archivos de clientes por correo normal.

Importar contactos

Importa clientes desde tus contactos del teléfono o un archivo vCard (.vcf). También puedes subir un CSV con datos de clientes. Nombres, direcciones, teléfonos y emails se importan automáticamente.

Importar calendario

Sube un archivo .ics exportado desde Apple Calendar, Google Calendar, Outlook o cualquier otra app de calendario. Las citas se crean con las fechas, horas y descripciones originales.

Importar options

Opción	¿Qué hace?
Activo only	Only Importar Clientes/Pianos marked as Activo
Omitir duplicates	Omitir Clientes that ya exist (based on Correo electrónico)
Include Empresa Nombre	Añadir Empresa Nombre to Cliente Nombre

¿De vacaciones o necesitas un día libre? Bloquea días en tu calendario para que los clientes no puedan reservar. Los días bloqueados también se excluyen de las Sugerencias Inteligentes.

Cómo bloquear días

Hay dos formas de bloquear días:

Desde el Panel

Desde Configuración

Ve a Configuración → Días bloqueados para ver todos tus períodos bloqueados. Añade nuevos, edita existentes o elimínalos.

¿Qué pasa cuando los días están bloqueados?

• La reserva online se desactiva — los clientes los ven como no disponibles
• Las Sugerencias Inteligentes omiten los días bloqueados
• Los días bloqueados aparecen en tu calendario con un estilo visual diferente
• La sincronización de calendario respeta los días bloqueados — aparecen como "Ocupado"

Need to track personal trips separately de Negocio Citas? Mark Citas as private to keep them separate in your mileage records y Sincronizar them to external calendars sin revealing details.

How to Crear a private Cita

Distinción visual

Private Citas appear in purple con a 🔒 icon in your Calendario, making them easy to distinguish de Negocio Citas.

Calendario Sincronizar

When synced to Google, Apple, or Microsoft calendars, private Citas appear as "Busy" sin showing any details, Ubicación, or Descripción. Your Privacidad is protected!

Keep a Impuesto-proof mileage administration. PianoPlanner automatically tracks kilometers de Citas, y you can Añadir Manual trips, Registrarse odometer readings y Exportar everything para your Impuesto return.

Dónde encontrarlo

• Dashboard — The km-widget in the right panel shows your current month and lets you quickly add trips
• Settings → Business → Km-registratie — Full overview with vehicle info, odometer readings, chart and exports
• Travel Report — Detailed trip list with route information and CSV export

Configuración del vehículo

Go to Configuración → Negocio → Mileage Tracking y fill in your license plate y vehicle Nombre. This appears on your mileage Informes y PDF exports.

Lecturas del cuentakilómetros

Registrarse your odometer readings periodically (e.g. at el Iniciar y end of el Año). This serves as proof para el Impuesto authorities y helps verify your trip records.

Automático tracking

Every Cita con a Cliente Dirección automatically generates a trip record. el system calculates el Distancia de your Negocio Dirección to el Cliente Ubicación.

Inteligente round-trip calculation

el system automatically determines if a trip is one-way or round-trip:

• Other Citas during el Día → One-way only (you Continuar to el Siguiente Ubicación)
• Last Cita of el Día → Return trip (real km Inicio via Google Maps)

Viajes manuales

para trips not linked to an Cita (e.g. picking up parts, visiting a supplier), Añadir Manual trips via el Panel mileage widget or via Configuración.

Exportar & Informes

• CSV export — Download all trips as a spreadsheet for your accountant
• PDF export — Generate a tax-proof report with vehicle details, odometer readings and trip list
• Monthly chart — Visual overview of business vs. private km per month

el Travel Informe gives you a detailed overview of Todo your trips over any period. Filtrar by Fecha range, see totals y Exportar a Completar expense Informe.

Cómo usar

Informe columns

Columna	Descripción
Fecha	Fecha of el Cita
Cliente	Cliente Nombre con link to detail page
Ubicación	Dirección of el Cita
Ruta	Open in Google Maps para navigation
Distancia	One-way Distancia in km
Tiempo de viaje	Estimated driving Hora

PianoPlanner works as a Progressive Web App (PWA) — you can Instalar it on your Teléfono or tablet y use it like a native app. No App Store needed.

Instalar on iPhone / iPad

Instalar on Android

Qué obtienes en el móvil

• Full Calendario Ver optimized para touch
• Quickly look up Clientes y Pianos
• Crear y Editar Citas on el go
• Crear y Enviar Facturas de your Teléfono
• Push notifications para new bookings

Completar citas en el movil

Desde la agenda PWA, toca una cita y completala en una sola hoja. Puedes registrar el pago, actualizar el piano, guardar una lectura climatica y decidir que hacer con un informe de estado.

• Elige el resultado del pago: borrador de factura, facturar mas tarde, tarjeta, efectivo o sin pago.
• Opcionalmente introduce humedad, temperatura y una breve nota climatica. La lectura se guarda en el piano.
• Elige sin informe, crear un borrador de informe de estado, o abrir el informe inmediatamente despues de completar la cita.
• Despues de completar, PianoPlanner muestra la accion relevante: abrir el borrador del informe, abrir el borrador de factura o continuar la ruta.

Navegación

La aplicacion movil tiene una barra de navegacion inferior con 5 pestanas: Calendario, Clientes, Pianos, Planificacion inteligente y Menu. Usa Menu para volver al lanzador, Ajustes, la aplicacion completa y facturacion.

Receive instant push notifications when a Cliente books an Cita online. Works on desktop y mobile (when el PWA is installed).

PianoPlanner admite bloques opcionales de taller y sala de exposición para trabajo en tu propia ubicación. Las reservas normales en la ubicación del cliente evitan estas horas si las configuras; el enlace separado de taller/sala de exposición las usa como horarios disponibles para visitas, o vuelve a tu disponibilidad semanal normal.

Setting up workshop horas

Ve a Configuración -> Disponibilidad -> Workshop Availability para configurar horas de taller separadas. Usa la disponibilidad semanal para toda tu semana laboral. Añade Workshop Availability solo si quieres bloques dedicados para los momentos en que estás en el taller, sala de exposición o ubicación de empresa.

Funciones

• Set workshop Disponibilidad per Día of el Semana
• Las reservas normales en la ubicación del cliente evitan las horas de taller
• El enlace de taller/sala de exposición usa horas de taller activas, si no la disponibilidad semanal normal
• Workshop Citas visible in your Agenda con a dedicated icon
• Workshop statistics in your Panel Informes

Inteligente Pick Integración

Smart Suggestions trata las horas de taller de forma diferente según el tipo de reserva. Las reservas normales en la ubicación del cliente evitan las horas de taller activas; el enlace separado de taller/sala de exposición ofrece horarios dentro de esas horas, o vuelve a la disponibilidad semanal normal si no hay horas de taller activas. Tu agenda se sigue comprobando para detectar conflictos.

Not every Cita needs a Cliente record. PianoPlanner lets you quickly Crear walk-in Citas y internal workshop tasks directly de your Panel.

Walk-in Citas

When a Cliente walks in unexpectedly, use el quick walk-in button on your Panel action sheet. Enter a Nombre y Servicio — no need to Crear a full Cliente record first.

Tasks sin Cliente

Need to block Hora para internal work? Crear a task sin linking it to a Cliente. Perfect para workshop maintenance, administrative work, or personal Hora blocks.

How to Crear

• de el Panel: tap el + button y choose 'Walk-in' or 'Task'
• Walk-in: enter a Nombre, choose a Servicio, y pick a Hora
• Task: Añadir a Descripción y Hora — no Cliente needed
• Both types appear in your Agenda y respect your Disponibilidad

el Workshop Proyecto Planner helps you Gestionar larger workshop jobs — Piano rebuilds, restorations, or any multi-step Proyecto. Track tasks, horas, deadlines, y link Proyectos to Clientes y Pianos.

Creating a Proyecto

Ve a Proyectos en el menú principal y haz clic en «Nuevo proyecto». Añade un título, vincula opcionalmente un cliente y un piano, define prioridad, estado y fecha límite, añade notas y estima las horas totales. También puedes crear un proyecto desde un piano o un informe de estado finalizado.

Gestión de tareas

Each Proyecto can have multiple tasks. Añadir tasks quickly con el inline input field at el bottom of el task list, or click a task to Editar details like estimated/actual horas y due dates.

• Click el circle to cycle Estado: To do → In progress → Done
• Drag tasks by el handle to reorder them
• Track estimated vs. actual horas per task
• Set due dates — overdue tasks son highlighted in red

Resumen de capacidad

El resumen de capacidad del listado de proyectos muestra las horas de taller usadas, planificadas y disponibles esta semana. La sobrecarga se muestra en el resumen. Se basa en las horas de taller configuradas en Configuración → Taller.

Funciones

• Vincular proyectos con clientes y pianos, o crearlos desde un piano o un informe de estado
• Prioridad levels: Low, Normal, High, Urgent
• Estado tracking: Planning → Activo → Paused → Completado
• Visual progress bar based on Completado tasks
• Seguimiento semanal de capacidad según tus horas de taller, con vistas de cuadrícula y cronología
• Filtrar, buscar y duplicar proyectos, asignar miembros del equipo y seguir materiales e historial de trabajo

Presupuestos y precios

Turn your Proyecto task list into a professional quote. Each task can include pricing Información that's automatically calculated y ready to Compartir con your Cliente.

Edición estilo Excel

el task list works like a spreadsheet. Click any cell to Editar inline. Changes son saved automatically as you Tipo. Press Enter to move to el Siguiente row, or Tab to move to el Siguiente column.

Tipos de tarea

• Labor — Work hours billed at your hourly rate (set in Settings → Workshop)
• Material — Parts, strings, felt, etc. Track cost price for profit calculation
• Other — Transport, disposal, rental costs

Resumen de costes

El resumen de costes muestra en tiempo real los totales de mano de obra, materiales y otros costes, incluido el precio de coste, el precio de venta y el margen. Solo las tareas marcadas como facturables (casilla verde) se incluyen en el presupuesto.

Exportar Quote

Click 'Copiar Quote' to Copiar a text version to your clipboard (perfect para pasting into emails), or click 'PDF' to open a professionally formatted quote ready para printing or saving as PDF.

PDF de presupuesto del servidor

El PDF del presupuesto lo genera PianoPlanner en el servidor. Puede incluir tu logo, descripcion del proyecto, direccion completa del cliente, numero de presupuesto, fecha de validez, condiciones y totales de IVA.

Aceptar presupuesto y facturar

Usa Aceptar y facturar para convertir un presupuesto de proyecto en un borrador de factura listo para enviar. PianoPlanner sugiere el tipo de factura más adecuado según el progreso del proyecto. El detalle también muestra diez fases de planificación, estados de materiales, totales del presupuesto con o sin IVA, historial de trabajo vinculado e indicadores de facturación.

• Factura parcial: factura tareas completadas y horas de taller trabajadas.
• Factura completa: factura todo el presupuesto de una vez.
• Factura de anticipo: factura un porcentaje fijo, por ejemplo 50%.
• La factura queda vinculada al proyecto, por lo que las tarjetas de proyecto pueden mostrar anticipo, factura parcial o totalmente facturado.

Del informe de estado al proyecto

Usa este flujo cuando una inspección se convierte en trabajo de taller. Mantiene hallazgos, presupuesto y planificación conectados.

Gestiona tu inventario de pianos — stock del showroom, instrumentos del taller y pianos vendidos. Sigue cada instrumento desde la llegada hasta la venta y planifica las sesiones de afinación en lote.

Añadir pianos

Ve a Inventario en el menú principal. Haz clic en 'Añadir piano' para introducir marca, modelo, número de serie, tipo (vertical, cola, digital) y ubicación interna. También puedes importar pianos en masa por CSV.

Ubicaciones y Estado

Cada piano tiene una ubicación (showroom, taller u otro) y un estado (en stock o vendido). Filtra y busca en tu inventario para encontrar cualquier instrumento rápidamente.

Planificación de lotes showroom

Selecciona varios pianos y haz clic en 'Crear lote showroom' para programar una sesión de afinación para todos a la vez. Establece la ubicación, duración estimada por piano y elige una fecha — o usa las Sugerencias Inteligentes.

Características

• Seguimiento de pianos por marca, modelo, número de serie y tipo
• Badges de ubicación: Showroom, Taller, Otro
• Seguimiento de estado: En Stock → Vendido
• Selección múltiple para afinación en lote showroom
• Integración con Sugerencias Inteligentes para planificación en lote
• Importación CSV para gestión masiva de inventario

PianoPlanner puede generar facturas UBL 2.1 XML legibles por máquina junto con tus PDF. Estas e-facturas cumplen con los estándares europeos y se adjuntan automáticamente al enviar facturas por email.

Estándares soportados

Estándar	País	Descripción
NLCIUS	🇳🇱 Netherlands	Implementación holandesa del estándar europeo de facturación electrónica
XRechnung	🇩🇪 Germany	Estándar alemán de facturación electrónica, obligatorio para facturas B2G
Peppol BIS 3.0	🇪🇺 EU	Estándar paneuropeo para facturas transfronterizas

Cómo funciona

Ve a Facturas → Configuración y busca el interruptor UBL. Cuando está activado, cada email de factura incluye automáticamente un adjunto UBL XML junto al PDF.

Opciones

• Auto (default) — UBL is enabled for EU customers, disabled for non-EU
• Always on — UBL XML attached to every invoice email
• Off — No UBL XML, only PDF

Before creating your first invoice, configure your invoicing settings. Go to Invoices and click the ⚙️ settings icon in the top bar.

Factura Numbering

There son two ways to Crear an Factura: de el Agenda or manually.

de el Agenda (Recomendado)

After completing an appointment, create an invoice directly from the agenda. Click on the appointment → choose "Create Invoice". The invoice is automatically prefilled with:

• Cliente Nombre y details
• Servicio Descripción con instrument (e.g. "Afinación — Steinway & Sons D")
• Cita Fecha in el Descripción
• Servicio Precio de your Servicios configuration
• Cliente Notas (as a separate text line)

Manual Factura

Go to Invoices → New Invoice. Search and select a customer, then add invoice lines manually. You can add regular lines with prices, or text-only lines for additional notes.

Sending Facturas

Once your invoice is ready, save it as "Sent". You can then email it directly to the customer with a PDF attachment. If you have Mollie configured, a payment link is automatically included.

PianoPlanner puede calcular la distancia real de ida desde tu dirección de empresa a la del cliente y añadir una línea de kilómetros a la factura.

Configura tu tarifa de viaje

Añade la línea a una factura

Al crear o editar una factura para un cliente, haz clic en "Añadir kilómetros". PianoPlanner calcula la distancia automáticamente.

Tarifas específicas por cliente

Algunos clientes pueden tener un acuerdo de viaje diferente. Abre el perfil del cliente y establece una tarifa personalizada.

con PianoPlanner on your homescreen you can Crear y Enviar Facturas directly de your Teléfono — even while you're still at el Cliente's Ubicación.

de a Cliente Perfil

Open a customer in the PWA, scroll down and tap "Create Invoice". A bottom sheet appears where you can:

• Seleccionar a Servicio — el Precio is automatically filled in
• Añadir a Descripción or Notas
• Choose el Factura Estado (Borrador, Enviado, Pagado)
• Enviar con enlace de pago — el cliente puede pagar en línea directamente

Flujo de trabajo típico en móvil

PianoPlanner handles IVA differently depending on el Cliente Tipo. This is determined automatically based on el Cliente Tipo set in el Cliente Perfil.

Private Clientes

Negocio / Institutions

Setting el Cliente Tipo

To ensure correct IVA handling, set el Cliente Tipo in each Cliente Perfil:

• Private — Precio inclusive IVA
• Negocio — Precio exclusive IVA
• Escuela — Precio exclusive IVA
• Iglesia — Precio exclusive IVA
• Teatro — Precio exclusive IVA

Acepta pagos con tarjeta de crédito y otros métodos de pago directamente en tus facturas a través de Mollie. Los clientes hacen clic en el enlace de pago en el correo de la factura y pagan al instante.

Configurar Mollie

Incluya un enlace de reserva personal en sus correos de facturación para que los clientes puedan programar inmediatamente su próxima afinación. El enlace utiliza el token de reserva único de cada cliente y sugiere automáticamente el periodo correcto según el intervalo de afinación del piano.

Cómo funciona

Cálculo inteligente de fecha

La fecha de inicio sugerida se calcula automáticamente: última fecha de afinación + intervalo. Si un cliente tiene varios pianos, PianoPlanner elige la próxima fecha de afinación más cercana. Ejemplo: un piano afinado el 9 de abril con intervalo de 6 meses sugiere el 9 de octubre.

PianoPlanner can sync your invoices directly to your accounting software, saving you from manual entry. Go to Settings → Integrations to connect your accounting package.

Disponible Integraciones

Currently three Integraciones son fully operational. More son being developed to Soporte técnicos de Pianos across el Netherlands, Belgium, y Germany.

Moneybird (Países Bajos/Bélgica)

Moneybird is a popular Dutch online Contabilidad package. PianoPlanner connects via el Moneybird API para Automático Factura synchronization.

Jortt (Países Bajos)

Jortt is a popular Dutch Contabilidad package designed para freelancers y small businesses. PianoPlanner connects via OAuth2 para secure, Automático Factura syncing.

Odoo (Internacional)

Odoo is an international open-source ERP system con a powerful Contabilidad module. PianoPlanner connects via Odoo's JSON-RPC API.

Sincronizar Log

Every Sincronizar action is logged. You can Ver el Sincronizar history in el Integración Configuración to see which Facturas han sido Enviado exitosamente y which ones encountered errors. This helps you quickly spot y resolve any issues.

Próximamente

We son actively working on Integraciones con more Contabilidad packages used by técnicos de Pianos across Europe:

• e-Boekhouden — Contabilidad en la nube holandesa
• Exact Online — Sistema ERP holandés/internacional
• DATEV 🇩🇪 — German market leader para Impuesto advisors
• lexoffice 🇩🇪 — Popular German cloud Contabilidad
• sevDesk 🇩🇪 — German online Contabilidad para freelancers
• Yuki 🇧🇪🇳🇱 — Dutch/Belgian Contabilidad con document processing
• Billit 🇧🇪 — Plataforma de facturación belga

PianoPlanner está disponible en 9 idiomas. Cambia tu idioma en cualquier momento — todos los menús, etiquetas, emails y plantillas de factura se adaptan.

Cómo cambiar el idioma

¿Qué cambia con tu idioma?

• Todos los menús, etiquetas y botones de la interfaz
• Plantillas de email enviadas a tus clientes
• Etiquetas y formato de facturas
• Páginas de reserva mostradas a tus clientes
• Formato de fechas y números

PianoPlanner ofrece planes de suscripción flexibles adaptados a sus necesidades. Gestione su suscripción, mejore, reduzca o actualice sus datos de pago en cualquier momento.

Planes disponibles

Plan	Precio	Funciones principales
Starter	Gratis	Planificación básica, hasta 25 clientes, 50 citas/año, exportación de calendario, confirmaciones por e-mail
Start	€24.50/mo	Clientes y citas ilimitados, optimizacion de rutas, Smart Suggestions, SMTP propio, importacion de datos
Pro	€39.50/mo	Todo en Start + sincronizacion bidireccional de calendario, facturacion, kilometraje e integraciones contables
Pro+	€49.50/mo	Todo en Pro + informes de estado, planificador de proyectos de taller, presupuestos y facturacion por fases
Master	€59.50/mo	Todo en Pro+ + enlaces de reserva para teatros, escuelas de musica y sedes
Teams	Bajo solicitud	Todo en Master + panel de equipo, planificacion multi-tecnico, pagina de reserva de equipo y portal de afinadores
Business	Bajo solicitud	Todo en Equipos + gestión de inventario, lotes de showroom (máx. 10 afinadores)

Gestionar suscripción

Working con multiple technicians? el Equipos Función lets you Gestionar a shared Cliente database, coordinated scheduling, y Equipo Reserva pages.

Getting started con Equipos

Roles del equipo

• Technician — uses the Tuner Portal to view and update assigned appointments.
• Planner — uses Team Dashboard to view the team calendar, assign appointments, use Smart Match and manage absences.
• Bookkeeper — has limited finance access where enabled.

Configuración de desplazamiento por miembro del equipo

Cada miembro del equipo tiene su propio modo de transporte (coche o bicicleta), distancia máxima de desplazamiento y dirección de casa. Abra el miembro del equipo en Teams para configurarlo. Las sugerencias inteligentes y los tiempos de viaje en la página de reservas del equipo usan el modo de transporte de cada miembro, de modo que un técnico en bicicleta obtiene tiempos realistas.

Cómo funciona el modo bicicleta

• Los tiempos en bicicleta provienen de rutas ciclistas reales de Google Maps (carriles bici, sin autopistas) — no de tiempos en coche con un factor de corrección.
• Las sugerencias inteligentes priorizan automáticamente a los clientes cercanos para los miembros en bicicleta. Para un cliente más lejano, un colega en coche obtiene mejor puntuación — así gana de forma natural el técnico adecuado.
• Los límites de desplazamiento (tiempo y distancia máximos) se comprueban con el tiempo real en bicicleta, de modo que un miembro en bicicleta nunca recibe un horario poco realista.
• Los tiempos suponen un ciclista medio (unos 16 km/h). Con una bicicleta eléctrica normalmente irá más rápido de lo previsto.

Acceso de planificador

El portal de tecnicos ofrece a los tecnicos una vista ligera de sus citas asignadas sin necesitar una cuenta completa de PianoPlanner. Los tecnicos usan el portal mediante magic link. Los planificadores tambien pueden recibir un enlace de acceso, pero se redirigen al panel de equipo con permisos de planificacion.

Enviar un enlace mágico

Funciones del portal

• Ver las citas de hoy y de la semana
• Actualizar estado: Confirmado, En camino, Completado
• Añadir notas a las citas
• Diseño adaptado a móvil — funciona en cualquier teléfono o tablet
• Registrar lecturas climaticas y crear un borrador de informe de estado al completar una cita asignada

Completar citas en el portal

Cuando un tecnico marca una cita asignada como completada, el portal puede guardar metodo de pago, actualizacion del piano, notas, humedad, temperatura y un borrador opcional de informe de estado.