Brugervejledning

Dine virksomhedsoplysninger vises i e-mailbekræftelser og på din reservationsside. Udfyld disse korrekt, så kunderne ved præcis, hvem du er.

Hvordan konfigurerer du dine virksomhedsoplysninger?

Din arbejdstid afgør, hvornår kunder kan bestille tider. Systemet viser kun tidsintervaller inden for disse timer.

Dage og tider

Vælg de dage, du arbejder, og indstil start- og sluttidspunkt for hver dag.

• Mulighed 1: Faste tidspunkter hver dag
• Mulighed 2: Forskellige tidspunkter pr. dag
• Mulighed 3: Nogle fridage

Starttid: aftale eller afgang

I Indstillinger → Bookinglink kan du vaelge, hvad starten pa din arbejdsdag betyder for online booking.

Indstilling	Resultat
Kundeaftalen kan starte pa dette tidspunkt	Hvis din dag starter kl. 09:00, kan kunder booke en forste aftale kl. 09:00.
Jeg kan kore fra mit vaerksted/hjem pa dette tidspunkt	Hvis din dag starter kl. 09:00 og rejsetiden er 25 minutter, starter den forste kundeaftale kl. 09:25.

Indstilling af buffere

Buffere hjælper dig med at holde tid mellem aftaler og forhindrer kunder i at booke for i sidste øjeblik.

Buffer type	Hvad gør dette?	Anbefales
Buffer før aftale	Minimum tid mellem bestilling og aftale	2 dage anbefales til planlægning
Buffer efter aftale	Ekstra tid efter en aftale for noter eller uventede forsinkelser	15 minutter anbefales
Minimum booking tid	Hvor lang tid i forvejen skal kunderne bestille?	2 dage giver dig tid til at planlægge

Under Indstillinger → Rejse- og serviceområde bestemmer du, hvor langt du vil køre. Slå "Aktiver rejsegrænser" til for at se og ændre indstillingerne. Der er fem indstillinger, hver med sin egen opgave:

🗺️ Serviceområde (online booking) — Hvor langt væk må en ny kunde bo for selv at booke online? Længere væk ser de din 'kontakt os'-besked.

🚗 Rejsetid mellem aftaler — Hvor længe vil du ideelt køre mellem to kunder på samme dag? For dine egne bookinger er det en grænse (med 15 % margen); i Teams-planlægningen bestemmer det kun rækkefølgen.

🏠 Rejsetid til første aftale — Turen hjemmefra til din første kunde må gerne være længere end mellem aftaler. Praktisk på landet. Tom = samme som ovenfor.

🛑 Absolut maksimal rejsetid — Hård øvre grænse for alle aftaler (også eksisterende kunder). Derudover vises tidspunkter aldrig.

⏳ Begræns ventetid mellem aftaler — Holder din dag kompakt ved at reducere unødvendig ventetid mellem aftaler. Kunder ser kun tider, der hænger stramt sammen. Falder tilbage til alle tider, hvis intet passer. Fra = ingen begrænsning.

Besked til fjerne steder

Denne besked vises til kunder, der bor for langt væk til at booke online.

Rigtige rejsetider

PianoPlanner bruger rigtige rejsetider fra Google Maps, hvor det er muligt. Kan en rejsetid ikke bestemmes – fx fordi en adresse ikke kan findes – vælger PianoPlanner den sikre side: med rejsegrænser slået til regner din egen bookingside turen som din maksimale rejsetid; i Teams-planlægningen tilbydes et tidspunkt ved siden af en anden aftale ikke, og turen hjemmefra kontrolleres kun, hvis der er sat et absolut maksimum. Tjek adressen, eller sæt en nål ved kunden, så den rigtige rejsetid kan bruges.

Transportform: bil eller cykel

Hvis du hovedsageligt arbejder paa cykel, skal du saette Transportform til Cykel under Indstillinger -> Rejsetid. PianoPlanner beregner derefter rutetjek, bookingsforslag, rejsetidsbuffer, ruteanalyse og kilometerforslag til fakturaer med cykeltider i stedet for biltider.

Tjenester definerer, hvad du tilbyder til kunder - såsom tuning, regulering eller reparation. Hver tjeneste har sin egen varighed, pris og kalenderfarve. Kunder ser disse, når de bestiller online.

Hævet prisen? Eksisterende prisaftaler gælder stadig

Hæver du prisen på en ydelse, efter at en kunde har booket? Så gælder den tidligere gemte pris stadig for den aftale. Når du åbner aftalen, ser du en besked om, at den aktuelle pris på ydelsen er højere. Kunden betaler fortsat det aftalte beløb.

Opsætning af tjenester

Kalender farver

Servicefarver hjælper dig med visuelt at skelne mellem aftaletyper i din kalender. Vælg mellem forudindstillede farver som blå, grøn, rød, lilla osv. Farven bruges også ved synkronisering med Google Kalender.

Dashboardet er dit centrale arbejdsområde. Her finder du din kalender, daglige oversigt, hurtige handlinger og nyttige widgets - alt hvad du har brug for til en produktiv arbejdsdag.

Nemmere planlægning fra dine lister

Kalenderen husker dato, visning og position; kunde- og klaverlister husker sortering og position. Opret aftale lader dig vælge tidspunktet; Planlæg finder en passende tid. Invitationer skelner mellem et klaver og en kundeinvitation. Under Teams → Rediger medlem kan du indstille arbejdstider; planlægningen bruger teknikerens arbejdstider, pauser og fravær.

Find menuen på alle skærme

På computer vises hele menuen til venstre. Ved tabletbredde bliver den til en kolonne med navngivne, tilgængelige ikoner. På mobil åbner du sidepanelet med knappen Menu øverst.

Søg i hjælp (⌘K)

Brug søgeknappen øverst i sidepanelet, eller tryk ⌘K / Ctrl+K, for at søge i denne vejledning. Ved enkle talspørgsmål, fx hvor mange kunder du har eller dine åbne fakturaer, ser du også dine egne totaler.

• Allowed: counts, totals, averages and other numeric summaries.
• Blocked: names, contact details, addresses, notes, invoice numbers and raw customer records.
• Open invoices are calculated from the real invoice statuses: sent, confirmed and overdue.

Dashboard layout

Dit dashboard er opdelt i tre kolonner: et venstre panel med hurtige oversigter, kalenderen i midten og et højre panel med statistik og widgets.

Venstre panel

• Minikalender — naviger hurtigt mellem datoer
• Trafiklys - se dagsstatus med et øjeblik (udført, i gang, at gøre)
• Aktuel aftale — viser den aftale, du arbejder på lige nu
• Kommer i dag - hurtig liste over resterende aftaler
• At behandle — aftaler, der stadig skal følges op

Kalender

Skift mellem dag-, uge- og månedsvisninger. Klik på et tidspunkt for at oprette en ny aftale. Træk aftaler for at flytte dem. Dobbeltklik for at redigere.

Solo-kalender: din uge og planlagte omsætning på et øjeblik

Vælg Liste i din Solo-kalender for at se aftaler dag for dag med de velkendte farver fra ugevisningen. For hver dag og øverst i ugen vises summen af kendte, planlagte aftalebeløb eksklusive moms. Mangler en aftale en pris, vises den kendte sum stadig sammen med antallet af aftaler uden pris. Det er et planlægningstal, ikke faktureret eller modtaget omsætning.

Dato- og tidsfelter bruger visningsformatet fra din browser og enhed. Den gemte aftaletid ændres ikke.

Udskriv din ugeplan

Brug printknappen i kalenderens værktøjslinje på computeren til at lave et ugeskema (ikke i den installerede app og ikke på smalle skærme). Vælg ugen ("Ugen vist i kalenderen", "Denne uge" eller "Næste uge"), A4 eller US Letter, layoutet Kompakt, Standard eller Rute, og om telefonnumre, aftalenoter og rejsetid og afstand skal med. Print det, eller gem det som PDF via din browser. I kalenderens teamvisning følges det valgte teknikerfilter.

• Træk og slip — flyt aftaler til et andet tidspunkt eller dag
• Tilpas størrelse — træk i den nederste kant af en aftale for at ændre varigheden
• Ruteknap — beregn rejsetider og farvekode dine aftaler
• Filtre — vis/skjul aftaletyper (felt, værksted, privat)

Højre panel

• Dagens aftaleliste med kundeoplysninger
• Kommende aftaler for de næste dage
• Værksteds-/marktjenestestatistik for dagen
• Kilometer-widget — oversigt over den aktuelle måneds km og ture med hurtig tilføjelse (Pro)

Oprettelse af en aftale

Afslutning af aftaler

Efter at have besøgt en kunde, skal du markere aftalen som afsluttet. Dette opdaterer klaverets stemmehistorik automatisk.

"At behandle"-widgetten

Det venstre panel viser en "Til behandling"-liste med aftaler, der er bestået, men som endnu ikke er markeret som afsluttede. Brug filterknapperne (7d, 30d, 90d, Alle) til at se længere tilbage i tiden.

Gennemførelse af flere aftaler på én gang

Når du har mange afventende aftaler (f.eks. efter en ferie eller import), skal du bruge knappen "Fuldfør alle" nederst på den afventende liste. Dette markerer alle synlige aftaler som afsluttede og opdaterer alle tilknyttede klaverstemningsdatoer med et enkelt klik. En bekræftelsesdialog vises først.

Aftaleeditoren på desktop har en større instrumentvælger, så du hurtigere kan finde og tilknytte det rigtige instrument.

Åbn en aftale på desktop, vælg kunden og åbn instrumentvælgeren. Søg efter instrument, mærke eller model, og bekræft valget.

PianoPlanner viser dig, hvor effektiv din tidsplan er med et farvesystem. På denne måde kan du med et øjeblik se, om din dag er godt planlagt.

Farveforklaring

Hvordan beregnes rejsetiden?

Gem alle dine kundedata ét sted. Tilføj kunder, tilknyt deres klaverer, spor servicehistorik og send professionelle e-mails - alt sammen fra en enkelt oversigt.

Opret en aftale fra en kunde

Du kan oprette en aftale fra en kunde på to måder.

• Smart aftale: brug denne mulighed, når PianoPlanner skal finde passende tider ud fra din kalender, dine rejsegrænser og eksisterende aftaler.
• Vælg dato og tid: brug denne mulighed, når du aftaler et præcist tidspunkt i samtale eller skriftligt med kunden.

Begge muligheder opretter en normal PianoPlanner-aftale, der er knyttet til de samme kunde- og instrumentdata.

Tilføjelse af en kunde

Adresse via Apple Maps eller Google Maps

Ud over at skrive en adresse kan du indsætte et kortlink eller koordinater i adressefeltet, når du tilføjer eller redigerer en kunde. Det er nyttigt, når en kunde sender sin placering via WhatsApp eller e-mail, eller når den præcise gadeadresse er uklar.

Hvad kan du indsætte?

• Apple Maps-delingslink, for eksempel https://maps.apple/p/...
• Google Maps-delingslink, for eksempel https://maps.app.goo.gl/...
• Fuld Google Maps-URL med koordinater
• Rene koordinater, for eksempel 52.3676, 4.9041 eller 52,3676° N, 4,9041° E
• geo:-link fra Android

Hvad sker der?

Når PianoPlanner genkender en gyldig pin, vises en grøn besked "GPS-placering genkendt" med koordinaterne. Tomme adressefelter kan udfyldes automatisk ud fra pinnen. Felter, du allerede har skrevet i, overskrives aldrig.

Kunde detalje side

Klik på en kunde for at se hele deres profil. Her finder du:

• Alle tilknyttede klaverer med servicestatus
• Fuldstændig aftalehistorik
• Personligt bookinglink til at dele med kunden
• Send tuning-invitationer direkte
• Kontaktoplysninger og noter

Søg og filtrer

Brug søgelinjen til hurtigt at finde kunder efter navn, e-mail, by eller telefonnummer. Listen opdateres, mens du skriver.

Dubletdetektion

PianoPlanner registrerer automatisk potentielle duplikerede kunder baseret på navn, e-mail, telefonnummer og adresse. Den bruger fuzzy matching (Levenshtein-algoritmen), så selv små tastefejl fanges.

Spor hvert klaver, du betjener. Optag mærke, model, serienummer, årgang og stand. Knyt klaverer til kunder og hold en komplet servicehistorik.

Tilføjelse af et klaver

Klaver detalje side

• Fuld klaverspecifikationer og tilstandsnoter
• Servicehistorik - alle tidligere aftaler og justeringer
• Servicestatusindikator: til tiden, forfalden eller forsinket
• Billeder — upload billeder af klaveret til reference

Tuning intervaller forklaret

Interval	Betydning
0	Kunden indleder kontakt - ingen automatiske påmindelser
1–12, 16, 24	Vælg det antal kalendermåneder, der passer til klaverets vedligeholdelsesplan.

Stemmer du med Pianoscope-appen på iPhone eller iPad? Gem inharmonicitetsmålingen af ​​hvert klaver direkte i PianoPlanner. Ved dit næste besøg er din måling et tryk væk - ikke mere at grave gennem iCloud Drive eller e-mail.

Hvordan det virker

Genbrug af målingen

Pianoscope er den professionelle tuning-app til iPhone/iPad. Flere oplysninger: pianoscope.app.

Synkroniser PianoPlanner med din Google Kalender for to-vejs synkronisering. Aftaler vises i begge kalendere, og opdateringer synkroniseres automatisk.

Oprettelse af forbindelse

Synkroniseringsmuligheder

Mulighed	Beskrivelse
To-vejs synkronisering	Ændringer i begge kalendere synkroniseres
Kun til Google	Aftaler sendes kun fra PianoPlanner til Google
Inkluder rejsetid	Tilføj automatisk rejsetid til kalenderbegivenheder

Importerede aftaler uden adresse

Til rejsetider og rutefarver bruger PianoPlanner feltet Sted i begivenheder fra din eksterne kalender. En adresse i titlen eller beskrivelsen genkendes ikke. Skriv adressen i feltet Sted, eller knyt aftalen til en kunde.

Hvis synkroniseringen ikke virker

Med tovejs kalendersynkronisering (Pro, Pro+ og Master) synkroniseres Google-, Apple- og Microsoft-kalendere i baggrunden hver 30. minut, så længe du har brugt PianoPlanner inden for de seneste 24 timer; "Synkroniser nu" under Indstillinger → Kalender starter en synkronisering med det samme. Viser status, at forbindelsen skal fornyes, så forbind igen der og giv tilladelse på ny.

Bruger du Outlook eller Microsoft 365? Tilslut din kalender for problemfri synkronisering med PianoPlanner.

Hvad har du brug for?

• En Microsoft 365- eller Outlook.com-konto
• Adgang til din kalender

Forbinder

Hvad bliver synkroniseret?

• Nye aftaler i PianoPlanner
• Ændringer i tid og dato
• Aflysninger

Forbind iCloud via CalDAV til tovejssynkronisering. Brug en app-specifik Apple-adgangskode, vælg kalenderen, og angiv synkroniseringsretningen i PianoPlanner.

Tilslutning i PianoPlanner

Gå til Indstillinger → Kalender → Apple, indtast din Apple-id-mail og app-specifikke adgangskode, vælg en kalender, og aktivér den ønskede retning. Kun én kalenderudbyder kan være aktiv ad gangen.

PianoPlanner tillader kun én aktiv kalenderudbyder ad gangen. Kontrollér dine aftaler, afbryd sikkert den nuværende udbyder, og forbind derefter Google, Microsoft eller Apple.

Skift trin for trin

Ikke al kalendersynkronisering er den samme. Her kan du se forskellene mellem metoderne.

Metode	Retning	Realtid	Bedst til
Google Calendar API	To-vejs	Ja	Alle med en Google-konto - den mest komplette integration
Microsoft 365 / Outlook	To-vejs	Ja	Microsoft 365 eller Outlook-brugere
Apple CalDAV	To-vejs	Ja	Enhver, der bruger iCloud-kalender som primær kalender
iCal-feed	Læsebeskyttet	Hvert 15-60 min	Enkel skrivebeskyttet synkronisering med enhver kalenderapp

Dine tuning-aftaler i din egen betroede kalender

Vil du have dine tuning-aftaler automatisk vist i den kalender, du allerede bruger på din telefon eller computer (såsom Samsung, Google eller Outlook)? Det er nemt – tilslut blot kalenderne.

Vil du have, at bekræftelses-e-mails kommer fra info@yourbusiness.com i stedet for noreply@pianoplanner.com? Du kan! Med din egen SMTP-server.

Hvorfor bruge din egen SMTP?

• E-mails kommer fra dit eget domæne (info@dinvirksomhed.com)
• Mere professionelt udseende
• Mindre tilbøjelige til at blive fanget af spamfiltre
• Fuld kontrol over din e-mail-kommunikation

SMTP-konfiguration

Felt	Eksempel	Forklaring
SMTP-vært	smtp.mydomain.com	Din mailserveradresse (f.eks. smtp.gmail.com)
Havn	587 or 465	Normalt 587 (TLS) eller 465 (SSL)
Brugernavn	info@mydomain.com	Normalt din fulde e-mailadresse
Adgangskode	••••••••	Din e-mail-adgangskode eller app-specifikke adgangskode
Fra adresse	info@mydomain.com	E-mailadressen vist som afsender

Fælles indstillinger

Udbyder	vært	Havn
Gmail	smtp.gmail.com	587
Outlook/Microsoft 365	smtp.office365.com	587
TransIP	smtp.transip.email	587
Strato	smtp.strato.com	587

PianoPlanner sender automatisk e-mails om aftaler. Du kan tilpasse tekst, layout og logo. Editoren har en Visuel tilstand til understøttet tekstformatering og en HTML-tilstand til at se eller redigere skabelonens kildekode.

Til bekræftelses-, påmindelses-, aflysnings- og stemmeinvitationsmailen og opfølgningen på leads kan du også bruge E-mail-designer: vælg en farve, tilpas emne, titel, hilsen, indledning og afslutning, og PianoPlanner sørger for layoutet med dit logo. "Gem kladde" gemmer dine ændringer som kladde; "Brug dette design" tager dem i brug. Skabeloneditoren er stadig tilgængelig.

Tilgængelige skabeloner

• Bekræftelses-e-mail — Sendes automatisk, når en kunde bestiller en aftale
• Påmindelsesmail — Sendes før aftalen på de tidspunkter, du vælger i e-mailmeddelelserne
• Annullerings-e-mail — Sendes, når du annullerer en aftale
• Ændrings-e-mail — Sendes, når dato/klokkeslæt ændres
• Tuning-invitation — Til at invitere kunder, der skal til en tuning (manuel og automatisk)
• Aftaleforslag — Sendes kun, når du foreslår ét præcist tidspunkt fra Fyld rute. Behold aftaleoplysningerne og knappen til at acceptere i skabelonen.
• Opfølgning på lead — Sender du selv fra siden Leads efter en forhåndsvisning til en person, der begyndte at booke, men ikke gjorde det færdigt. Linjen om sletning af oplysningerne tilføjes altid.

Du slår påmindelsesmails til eller fra under Indstillinger → Kommunikation → Meddelelser. Påmindelse 1 kan sendes fra 2 timer til 7 dage før aftalen (som standard 24 timer); påmindelse 2 er valgfri og skal ligge tættere på aftalen. Du vælger også, hvilke kunder der modtager dem.

Cancellation Mail When You Delete an Appointment

When you delete a future appointment from the dashboard, the customer is automatically notified by email. The setting Settings → Email → Send cancellation emails controls this and is on by default.

When no cancellation mail is sent

• The appointment is in the past
• The appointment is private or all-day
• The customer has no email address on file
• You unchecked the notify checkbox in the delete modal
• You disabled cancellation mails in Settings → Email

Email Bounces — Detection and Reset

When an email cannot be delivered (wrong address, mailbox full, domain blocks PianoPlanner) the bounce is captured and the email address is blocked from receiving further mail. This protects your sender reputation.

Where do you see bounces?

• A red banner appears on the customer detail page above the bounced email address
• A widget on the dashboard shows how many customers have a bounced email address
• The email log under Settings → Email shows the status "Bounced" or "Soft bounce" per attempt

How to reset a bounce

Open the customer, check or correct the email address, then click Mark checked on the red banner. The block is lifted and you can send mail to that address again.

Kommer e-mails ikke frem?

Kontrollér i denne rækkefølge: kundens spammappe; "Sendte e-mails" under Indstillinger → Kommunikation; et rødt bounce-banner på kunden; og, hvis du sender fra dit eget e-maildomæne, forbindelsestesten i dets indstillinger.

Skabeloneditoren – to tilstande

Redigering af skabelon

Tilgængelige variabler

Variabler er specielle koder, der automatisk erstattes med rigtige data. Indtast dem nøjagtigt som vist (inklusive de dobbelte krøllede klammeparenteser), eller klik på dem i editoren.

Variabel	Erstattet af
{{customerName}}	Kundens navn, f.eks. "John Smith"
{{date}}	Aftaledato
{{time}}	Aftale starttidspunkt
{{service}}	Tjenestetype (f.eks. "Tuning")
{{piano_brand}}	Klavermærke (f.eks. "Steinway")
{{piano_model}}	Klaver model
{{bookingLink}}	Kundens personlige bookinglink
{{companyName}}	Dit firmanavn
{{companyPhone}}	Dit telefonnummer
{{companyEmail}}	Din e-mailadresse
{{reminderNumber}}	Sekventielt rykkernummer (1, 2, 3...) — kun for automatiske påmindelser
{{unsubscribeLink}}	Afmeld link for kunden - kun for automatiske påmindelser

Påmind automatisk dine kunder, når deres klaver skal stemmes. Dette er en effektiv måde at generere tilbagevendende aftaler på.

Hvordan sender man invitationer?

Indstillingsintervalmuligheder

Mulighed	Beskrivelse
Kunden tager kontakt	Ingen automatiske påmindelser
3 måneder	Koncert grander, intensiv brug
6 måneder	Standard for de fleste klaverer
12 måneder	Fritidsbrug, hobby

Tilgængelige variabler for invitationer

Variabel	Erstattet af
{{lastTuningDate}}	{{lastTuningDate}}
{{daysSinceLastTuning}}	{{daysSinceLastTuning}}
{{monthsSinceLastTuning}}	{{monthsSinceLastTuning}}
{{service_interval}}	{{serviceInterval}}
{{bookingLink}}	{{bookingLink}}

Find kunder, der kan have brug for vedligeholdelse, gennemgå hver invitation, og vælg personlig kontakt eller online booking.

Åbn Påmindelser og vælg Kontakt igen. Vælg op til 25 kunder, vælg invitationsstil, og gennemgå og rediger hver e-mail før afsendelsen forberedes.

"Genkontakt" vises kun, når funktionen er slået til for din konto. Så længe afsendelse ikke også er slået til, kan du se og redigere e-mails, men ikke forberede afsendelsen; forberedelse kræver dine egne bekræftede e-mailindstillinger.

Kunder, hvis seneste stemning er mere end 3 kalenderår siden, foreslås. Kunder uden instrument eller uden kendt seneste stemning vælges aldrig automatisk; du kan selv vælge dem, og de får en neutral invitation. Kunder med en fremtidig aftale, et nyligt besøg, en udsættelse eller en blokeret e-mailadresse udelades.

Udeluk importeret historik fra automatiske invitationer. Nye afsluttede PianoPlanner-stemninger starter en ny cyklus, også for importerede kunder og klaverer.

PianoPlanner kan automatisk sende påmindelser om stemning til kunder, når deres klaver skal til en stemning. Du behøver ikke at gøre noget - systemet tjekker for hvert klaver, hvornår den sidste stemning var, tilføjer serviceintervallet og sender en påmindelse på det rigtige tidspunkt.

Hvordan virker det?

Opsætning — Trin for Trin

Indstilling	Standard	Forklaring
First reminder	30 days	Hvor mange dage før tuning skal sendes den første e-mail. For eksempel: 30 dage = cirka 1 måned i forvejen.
Follow-up interval	14 days	Hvor mange dage mellem første og anden påmindelse. Derefter bliver det månedligt.
Maximum per cycle	4 reminders	Maksimalt antal e-mails pr. klaver pr. stemmecyklus. Efter at have nået dette nummer, stopper systemet.
Send time	09:00	Omkring hvilket tidspunkt e-mails sendes. Vælg et tidspunkt, hvor dine kunder sandsynligvis er online.

Tilpas e-mailskabelon

Automatiske påmindelser bruger den samme skabelon som manuel tuning invitationer. Du kan tilpasse denne skabelon via:

Variabele	Uitleg
{{reminderNumber}}	Påmindelsens løbenummer (1, 2, 3...). Nyttigt at nævne i teksten.
{{unsubscribeLink}}	Et link, der giver kunden mulighed for at afmelde påmindelser. Placeres automatisk nederst i e-mailen.

Pause og udsættelse

Vil en kunde midlertidigt afmelde sig? Vælg "Sæt beskeder på pause" ved Beskeder på kundesiden, og vælg 1, 3, 6 eller 12 måneder. Indtil da får kunden ingen stemmepåmindelser, invitationer, forslag eller genaktiveringsmails for nogen af sine klaverer. Beskeder om en allerede booket aftale sendes stadig. Efter datoen slutter pausen af sig selv; "Genoptag" afslutter den tidligere. Permanent afmelding foretager kunden selv via linket i e-mailen, og den forbliver.

Standardpåmindelsen slutter med "Ikke det rigtige tidspunkt? Mind mig om det igen om 1 måned / 3 måneder / 6 måneder". Via linket bekræfter kunden en periode, og påmindelserne for det klaver udsættes; linket gælder i 60 dage. Disse links vises kun, når de automatiske stemmepåmindelser er slået til, også i invitationer, du selv sender. Hver invitation slutter med et afmeldingslink.

Kunde Afmeld

I bunden af hver automatisk påmindelse er et afmeldingslink. Når en kunde klikker på det, bekræfter en ren side, at de er blevet afmeldt.

I statistikken i indstillinger kan du se, hvor mange kunder der har afmeldt sig. Vil du gentilmelde en kunde? Kontakt helpdesk.

Dashboard-widget

Når du aktiverer automatiske påmindelser, vises en widget på dit dashboard med tre tal: samlede påmindelser sendt, denne måneds optælling og afmeldte kunder.

Send manuelt fra køen

På siden Stemme-påmindelser (klokke-ikonet i menuen) kan du åbne fanen Kø for at se præcis, hvilke klaverer der står til at modtage en påmindelse. Hver række har en grøn "Send nu"-knap, der lader dig sende påmindelsen med det samme, uden at vente på næste automatiske batch.

En bekræftelse vises med kundens navn og klaver. Efter bekræftelse sendes e-mailen straks, og rækken forsvinder fra køen (eller rykker til næste påmindelsesnummer). Afsendelsen logges samme sted som de automatiske, så den tæller mod maksimum pr. cyklus, sætter næste påmindelsesdato og vises i fanen Historik.

Knappen er deaktiveret (grå, med tooltip), når afsendelse ikke er tilladt:

Årsag	Forklaring
Kunde afmeldt	Kunden brugte afmeldingslinket i en tidligere påmindelse. De modtager hverken automatiske eller manuelle stemme-mails fra dig længere.
Har allerede en aftale	Der er allerede en fremtidig stemmeaftale i din kalender for dette klaver. En påmindelse ville være forvirrende.
Ingen e-mailadresse	Kundens oplysninger indeholder ingen e-mailadresse. Tilføj en på kundesiden først.
Maksimum nået	Det maksimale antal påmindelser for denne stemmecyklus er allerede sendt. Vent til næste stemning for en ny cyklus.

Krav

Hver PianoPlanner-bruger har et unikt bookinglink. Del dette med potentielle kunder, så de selv kan booke en tid.

Det gør kunden: vælger en ydelse, udfylder sine oplysninger og vælger derefter en tid. Så snart kunden fortsætter efter trinnet med oplysninger, gemmes kunden som lead, også hvis bookingen ikke gennemføres. Har kunden angivet en e-mailadresse, modtager kunden en bekræftelsesmail efter bookingen.

Trin for skridt

Hvor kan du bruge linket?

Del overalt

• Din hjemmeside - knappen 'Bestil nu'
• E-mail signatur
• Visitkort (som QR-kode)
• Biografi på sociale medier
• Google My Business
• WhatsApp status

Vaerksteds- eller showroombesoeg

Hvis kunder må komme til dit værksted, showroom, butik eller firmaadresse, skal du først oprette én ydelse med egen varighed og beskrivelse. Aktivér derefter det ekstra bookinglink under Indstillinger -> Online booking og vælg ydelsen under "Ydelse til dette bookinglink". Den valgte ydelse er reserveret til dette link og vises ikke længere i det normale offentlige bookinglink. Smart Suggestions kontrollerer den samme kalender, åbningstider, varighed, buffere og bookingregler. Ved showroombesøg kan du vise alle bookbare tider på den første ledige dag eller beholde den smarte udvælgelse på tværs af flere dage. Kunder vælger en dato i en månedskalender og ser derefter alle tider, der kan bookes den dag. Det gælder både værksteds- og showroom-besøg.

Saadan saetter du det op

1. Gaa til Indstillinger -> Virksomhedsoplysninger og kontroller, at din vaerkstedsadresse eller firmaadresse er udfyldt.
2. Gaa til Indstillinger -> Ydelser og opret en ydelse som "Vaerkstedsbesoeg" eller "Showroombesoeg" med korrekt varighed og beskrivelse.
3. Gaa til Indstillinger -> Online booking og aktiver dit normale bookinglink, hvis det ikke allerede er aktivt.
4. Aktiver "Tillad kunder at booke et vaerkstedsbesoeg". Vælg derefter ydelsen i "Vis denne ydelse på værkstedsbookingsiden". Det separate vaerksted/showroom-bookinglink vises under dit normale bookinglink.
5. Kopier eller aabn preview af vaerksted/showroom-bookinglinket og placer det paa din hjemmeside, i e-mail eller i en QR-kode. Brug det normale bookinglink til ydelser hos kunden.

• Brug det normale bookinglink til aftaler hos kunden.
• Brug bookinglinket til vaerksted/showroom, naar kunder skal komme til din adresse. Hvis du har valgt en ydelse til linket, viser siden kun den ydelse og skjuler den i det normale bookinglink.
• PianoPlanner bruger din værkstedsadresse, eller din firmaadresse hvis der ikke er angivet en værkstedsadresse. Normale bookinglinks undgår værkstedstider, hvis du angiver dem; værksteds-/showroomlinket bruger disse tider eller falder tilbage til normal uge-tilgængelighed, hvis ingen værkstedstider er aktive.

Tilføj til dit websted

Kopiér denne kode og indsæt den på din hjemmeside, hvor du ønsker at bookingknappen skal vises.

Som simpelt link

Som knap

Nye kunder kan valgfrit angive instrumenttype, mærke og model. Du afgør, om oplysningerne skal bruges i instrumentregistret.

De indsendte oplysninger vises med den nye aftale som kundens egne oplysninger, så du kan kontrollere dem før brug.

Når en potentiel kunde starter bookingprocessen, men ikke fuldfører den, gemmes deres kontaktoplysninger som et kundeemne. På denne måde mister du aldrig en potentiel kunde, selvom de opgiver reservationen halvvejs.

Håndtering af dine kundeemner

Gå til Leads i sidebjælkemenuen (under Planlægning). Her ser du alle dine leads med filtermuligheder.

Statusoversigt

• Ny — Lige fanget, endnu ikke kontaktet
• Kontaktet — Du har kontaktet dem
• Konverteret — De blev kunde (bestilte en tid)
• Afvist — Ikke interesseret eller irrelevant

Send en opfølgnings-e-mail

Ser du et nyt kundeemne med en e-mailadresse? Send en personlig opfølgende e-mail. Du ser først e-mailen præcis, som kunden modtager den, og du kan ændre emnet eller tilføje en personlig besked. E-mailen indeholder et link til din reservationsside med deres oplysninger udfyldt. Standardteksten ændrer du under E-mailskabeloner → Opfølgning på lead.

Convert a Lead to a Customer

Spoke to a lead and they want to schedule? Convert them to a real customer record with one click — no need to retype name, email, address or phone.

Kontaktanmodninger

Når en kunde ikke kan finde et passende tidspunkt på din bookingside, kan de klikke på "Kontakt os direkte". Du modtager en mail med deres detaljer, så du kan ringe til dem og finde en tid sammen. På denne måde går ingen potentielle kunder tabt - selv når de tilgængelige tidsintervaller ikke fungerer for dem.

Faste kunder behøver ikke at udfylde deres oplysninger hver gang. Hver kunde i PianoPlanner har et unikt link med forududfyldte detaljer.

Ledige tider starter ved det tidligst tilladte tidspunkt og vises kronologisk, så kunden ser de mest logiske muligheder først.

Med et personligt bookinglink kontrollerer privatkunder først den gemte besøgsadresse. Hvis de er flyttet, kan de ændre adressen, før de søger efter en passende tid. Når et adresseforslag er tilgængeligt, udfyldes adressefelterne samlet ved valg af forslaget. Deres tilknyttede klaverer og servicehistorik bevares. For teatre, skoler, kirker og erhvervskunder er adressen fast og kan ikke ændres via linket.

Trin for trin: Find og deling af linket

Hvad ser kunden?

Når kunden åbner linket:

• Deres navn og adresse er allerede udfyldt
• Deres klaver(er) at vælge imellem
• Smart tidsforslag baseret på deres placering
• Kun relevante tjenester
• Kan booke direkte uden en konto

Indstil standardtjeneste

Du kan indstille en standardtjeneste pr. kunde, så den automatisk vælges, når de åbner deres link.

Kunder kan selv flytte deres aftale via et sikkert link i bekraeftelsesmailen, naar selvbetjente kundeaendringer er slaaet til. Ingen telefon eller mail er noedvendig: De vaelger et nyt tidspunkt fra smarte forslag og bekraefter med et klik.

Tillad eller bloker selvbetjente kundeaendringer

Gaa til Indstillinger > Online booking og brug "Kunder maa selv aflyse eller flytte aftaler". Slaa det til, naar kunder selv maa styre aendringer. Slaa det fra, naar du foerst vil godkende hver aflysning eller flytning.

• Til: bekraeftelsesmails kan indeholde et flyttelink, og kundebookingsider viser handlinger til aflysning/flytning.
• Fra: nye bekraeftelsesmails indeholder ikke et flyttelink, og kundebookingsider skjuler handlinger til aflysning/flytning.
• Links fra aeldre mails kan stadig aabne flyttesiden, men serveren blokerer indlaesning, forslag og flytning, mens denne indstilling er slaaet fra.

Hvordan virker det?

Regler

• Det er kun muligt at omlægge tid indtil 24 timer før aftalen
• Tidligere aftaler kan ikke omlægges
• Linket er unikt pr. aftale og virker kun én gang
• Kalendersynkronisering (Google/Apple/Microsoft) udløses automatisk

Reminder mails reset automatically on reschedule

Når en aftale flyttes (af dig, ved træk og slip eller af kunden via ombookingslinket), nulstilles påmindelsesmarkeringerne. Kunden modtager så påmindelserne igen for den nye dato og tid, efter dine påmindelsesindstillinger — du skal ikke gøre noget.

Når kunder booker via deres personlige link, ser de automatisk smarte tidsforslag. Systemet analyserer dine eksisterende aftaler og foreslår de mest effektive tidsintervaller.

Hvordan virker det?

I stedet for manuelt at vælge dato og klokkeslæt, ser kunden en liste over anbefalede tidspunkter. Disse er beregnet ud fra:

• Eksisterende aftaler - Slots lige før eller efter andre aftaler i nærheden
• Beliggenhed - Minimal rejsetid mellem aftaler
• Arbejdstid - Kun inden for dine tilgængelige tider
• Teatertimer - Separate timer for biografer, hvis de er konfigureret

Smart Suggestions-engines

Du kan vælge den engine, der passer til din datakvalitet og planlægningsstil:

• Fleksibel (v5.5) — Rangerer mulige tider efter rejsetid, placering i ruten, dato, tidspunkt på dagen og eksisterende aftaler i samme område. Bruges, når du ikke vælger en version.
• Effektiv (v5.6) — Som Fleksibel, men holder det bedste valg inden for 30 dage efter den tidligste mulighed og bruger ydelsens buffere mellem aftaler.
• Smart (v5.7) — Bruger Effektiv som grundlag og giver en lille bonus til ugedage og tidspunkter, hvor denne kunde plejer at booke (fra 3 tidligere bookinger). Blokerer aldrig tider og lemper aldrig rejsegrænserne. Det virker, hvor kunden er kendt: webplanlæggeren, appen og ombooking. Via bookinglinks virker den som Effektiv.
• Optimal (v5.8) — Bruger de samme kontroller som Fleksibel og sætter tiden med mindst ekstra kørsel øverst. Ved lige meget ekstra kørsel vinder først den tidligere dato, derefter det foretrukne tidspunkt på dagen.

Med rejsegrænserne slået til behandler hver version dem som faste grænser for dine egne bookinger: rejsetiden mellem aftaler (med 15 % margin), dagens første tur og det absolutte maksimum. Med rejsegrænserne slået fra begrænser dine rejseindstillinger intet, hverken i din egen planlægning eller i teams; den valgte version gælder fortsat.

Hver version, også teamversionerne, beholder den tidligst mulige tid på listen. Ligger den bedste mulighed mere end 14 dage efter den tidligste, vises den tidligste tid først.

For teams findes Fleksibel, Effektiv og Optimal; der er ingen teamversion af Smart. Team-Fleksibel kombinerer ruteeffektivitet, arbejdsbyrde, tilgængelighed og egnethed hos teammedlemmer. Med rejsegrænserne slået til foretrækker Team-Effektiv tider inden for 1,5 gange din rejsetid mellem aftaler og bruger kun en tid ud over det, når intet passer inden for grænsen. Team-Optimal rangerer teammedlemmer og tider efter ekstra kørsel og bruger kun teammedlemmernes prioritet, når den ekstra kørsel højst afviger omkring 5 minutter. Med rejsegrænserne slået til overskrides det absolutte maksimum aldrig.

Vælg versionen under Indstillinger → Booking & Planlægning → Rejse- og serviceområde → Smarte forslag — version. Valget vises, når rejsegrænserne er slået til; et gemt valg gælder fortsat, hvis du slår dem fra. Solovalget bruges i webplanlæggeren, appen, dine bookinglinks og ved ombooking; teamvalget i teamplanlæggeren og teamets bookinglink. Uden valg bruges Fleksibel til dine egne bookinger.

Hvad ser kunden?

Når du har valgt en ydelse, vises anbefalede tider med det bedste valg øverst. Hvor mange du ser, og hvor langt frem der søges, afhænger af bookingsiden, dine bookingindstillinger, dit transportmiddel og den valgte periode:

• Anbefalet - Den mest effektive tid (grøn badge)
• Alternativ - Gode muligheder på andre dage, sorteret efter dato

Kunden kan også vælge "Vælg et andet tidspunkt" for manuelt at vælge dato og klokkeslæt.

Fjerne kunder

Kunder længere væk får en lavere score, så muligheder tæt på kommer først. Med rejsegrænserne slået til tilbydes en tid aldrig, hvis turen er længere end din absolutte maksimale rejsetid. For dine egne bookinger er rejsetiden mellem aftaler også en grænse (med 15 % margin); i teamplanlægning påvirker den især rækkefølgen (Team-Effektiv går kun ud over 1,5 gange den tid, når intet passer inden for grænsen).

Hvor langt frem der søges, følger dine bookingindstillinger og den side, der bruges. Planlæggeren og appen søger op til 180 dage frem i bil og 45 dage på cykel; personlige bookinglinks op til 180 dage, eller, fra et fakturalink med en dato efter de 180 dage, op til 60 dage efter den dato; ombooking op til 180 dage. Et fast antal forslag er ikke garanteret.

Har du et hul i kalenderen i et bestemt område? Fyld rute viser kunder i nærheden med et stemmeinterval og en e-mailadresse, de mest presserende først. Kunder, der allerede har en fremtidig aftale for det klaver eller har afmeldt e-mails, er ikke med. For hver kunde vælger du: send den normale invitation, så kunden selv vælger en tid, eller foreslå selv ét præcist tidspunkt.

Hvordan virker det?

Foreslå ét præcist tidspunkt

Brug Foreslå tidspunkt på én kunde. Kunden ser kun den valgte dato og tid og skal udtrykkeligt acceptere.

Hvornår kommer aftalen i din kalender?

Først når kunden accepterer. PianoPlanner kontrollerer da tidspunktet igen, inklusive varighed og buffere, opretter aftalen, hvis tiden stadig er ledig, og sender den normale bookingbekræftelse til kunden og, afhængigt af dine notifikationsindstillinger, til dig.

Er tiden blevet optaget i mellemtiden, oprettes der ingen dobbeltbooking. Kunden ser, at forslaget ikke længere er tilgængeligt, og bliver bedt om at kontakte dig.

Du kan foreslå samme tidspunkt til flere kunder, men det reserveres ikke til dem. Kun den første kunde, der accepterer, får det; senere accepter afvises. Foreslå derfor helst forskellige tider.

Et forslag sendes kun, når du trykker på "Send forslag" for en kunde. Det sendes aldrig automatisk, hverken som påmindelse eller som en del af en invitation.

Urgency badges

Hver kunde får et farvet badge baseret på, hvornår de sidst blev tunet:

• ⚠️ Forfalden — mere end 3 måneder over stemmeintervallet eller aldrig stemt
• ⏰ Forfalder — 1 til 3 måneder over stemmeintervallet
• 📅 Snart — skal stemmes denne måned
• ✅ Efter planen — skal stemmes om en måned eller senere

Ruteanalyse hjælper dig med at se, hvor effektiv din daglige tidsplan er. Se afstande mellem aftaler, få en effektivitetsscore, og modtag forslag til at spare rejsetid.

Sådan får du adgang

Dagsanalyse

Dagsvisningen viser dig:

• 📊 Effektivitetsscore (A-F karakter) - Hvor effektiv din rute er
• 🚗 Total distance - Summen af alle ture mellem aftaler
• ⏱️ Rejsetid - Estimeret køretid for alle ture
• 📍 Turliste - Hver rejse med start, destination, km og minutter
• 🗺️ Dagsrute - Vis dagen på et kort med nummererede stop, og åbn den kronologiske rute i Google Maps. Lange dage deles op i på hinanden følgende ruteafsnit; aftaler uden adresse er ikke med.

Ugeanalyse

Ugevisningen giver dig et bredere perspektiv:

• 📅 Daglige resultater - Se hvilke dage der har effektive kontra ineffektive ruter
• 📈 Ugentligt gennemsnit - Samlet effektivitetsprocent
• ⚡ Muligheder på tværs af dage - Forslag til at flytte aftaler mellem dage
• 🗺️ Dagskort – Åbn hver dags kronologiske rute direkte

Forståelse af effektivitetsscore

Karakter	Score	Hvad det betyder
A	90-100%	Fremragende! Din rute er meget effektiv.
B	80-89%	God rute med mulighed for mindre forbedringer.
C	70-79%	Acceptabelt, men overvej forslagene.
D	60-69%	Ineffektiv rute - se forslagene.
F	<60%	Meget ineffektiv - en masse ekstra rejsetid.

Flyt med ét klik

Når dagsanalysen finder et bedre tidspunkt for en aftale, ser du knappen "Flyt hurtigt til". Klikker du på den, vil PianoPlanner:

• Vise en bekræftelse med den foreslåede ændring
• Tjekke for konflikter med eksisterende aftaler
• Flytte aftalen, hvis du bekræfter

Hasteindikatorer

Hvert forslag har et farvet hasteniveau:

Badge	Hvornår	Handling
🔴 CRITICAL	Du kommer for sent!	Handl straks
🟠 HIGH	Risiko for at komme for sent (<10 min buffer)	Løs i dag
🟡 MEDIUM	Lang tur (>30 km) eller zigzag	Overvej
🟢 TIP	Mulig forbedring	Dejligt at have

Har du huller mellem dine aftaler, der spilder tid? Streamline-knappen strammer automatisk din tidsplan ved at genberegne aftaletider baseret på reelle rejsetider.

Hvordan virker det?

Hvad beregner Streamline?

• Reel rejsetid fra din virksomhedsadresse til den første aftale
• Reel rejsetid mellem hver på hinanden følgende aftale
• Din konfigurerede buffertid tilføjes efter hver rejsetid
• Den første aftale starter ved din arbejdstids start + rejsetid

Forstå forhåndsvisningen

Forhåndsvisningen viser hver aftale med dets aktuelle tidspunkt og det foreslåede nye tidspunkt. Aftaler, der ville flytte, er fremhævet, og du kan se den samlede sparede tid øverst i forhåndsvisningen.

Teatre, koncertsale og andre spillesteder har ofte en anden tilgængelighed end privatkunder. De er primært tilgængelige aftener og weekender - præcis når du normalt har fri! Med Theater Tilgængelighed kan du indstille separate arbejdstider for disse specielle kunder.

Fordele ved teatertilstand

• 🎭 Separat tilgængelighed - Teatre kan ikke se dine 9-5 private slots
• ⚡ Sidste øjeblik-reservationer - Teatre kan booke med kun 2 timers varsel (du angiver dette)
• 📅 Kortere bookingvindue - Teatre kan ofte ikke planlægge langt frem
• 🎹 Koncertklar tuning - De booker, når de har brug for det, før forestillinger
• 💼 Ekstra indtægt - Fyld dine aftener med godt betalt teaterarbejde

Trin-for-trin: Opsætning af teateråbningstider

Markering af en kunde som "teater"

Fortæl nu PianoPlanner, hvilke kunder der skal bruge teatertiden:

Teaterbestillingsvindue

Teatre skal ofte bookes med kort varsel - et klaver skal muligvis stemmes før aftenens koncert! Du kan indstille, hvor langt frem biograferne skal/kan booke:

PianoPlanner har en indbygget QR-kodegenerator til din bookingside. Udskriv det på visitkort, flyers, eller placer det på dit værksted - kunder scanner det og går direkte til din bookingside.

PianoPlanner tager højde for ydelsestypen, når du afslutter en aftale, så sidste stemmedato ikke ændres efter fx eftersyn eller reparation.

Angiv under Indstillinger → Ydelser, om en ydelse tæller som stemning. Ved afslutning viser PianoPlanner, om instrumentets stemmehistorik opdateres.

Denne måde at afslutte på indføres trinvist og er kun aktiv for udvalgte konti. For alle andre konti fungerer afslutning som beskrevet under Dashboard: afkrydsningen "Opdater tuning" afgør, om den seneste stemmedato opdateres.

PianoPlanner sporer automatisk servicehistorikken for hvert klaver. Dette hjælper dig med at huske, hvornår klaverer skal tunes - ikke længere at glemme kunder eller gætte, hvornår du sidst besøgte det!

Sådan fungerer det (automatisk!)

PianoPlanner opdaterer automatisk "Sidste tuning" baseret på:

• ✅ Afsluttede aftaler - Når du er færdig med en stemning, opdateres klaverpladen
• ✅ Serviceoptegnelser - Noter, du føjer til klaverets historie
• ✅ Manuel datoindtastning - Hvis du selv indtaster en tidligere indstillingsdato

Du behøver ikke at gøre noget! Du skal bare gennemføre dine aftaler som normalt, og PianoPlanner holder styr.

Klimahistorik

Naar du afslutter en aftale, kan du registrere luftfugtighed, temperatur og en kort klimanote. Maalingerne gemmes paa pianoet, saa du opbygger historik over tid.

• Se om et piano gentagne gange udsaettes for toerre eller fugtige perioder
• Underbyg raad om luftfugtere, ventilation eller rumforhold med faktiske maalinger
• Gem klimanoter sammen med servicehistorikken i stedet for separate papirnoter

Forstå statusfarverne

Hvert klaver viser en status, så du med et øjeblik kan se, hvem der har brug for opmærksomhed:

Hvad du ser	Hvad det betyder
● Sidst: 15. januar 2026	✅ For nylig tunet - ingen handling nødvendig endnu
● Forfalder om 14 dage	⚠️ Service på vej - tid til at kontakte kunde!
● 30 dage forsinket	🔴 Forfaldsdato - bestemt tid til at ringe!
● Ikke tunet endnu	ℹ️ Nyt klaver - ingen historie registreret endnu

Indstilling af det rigtige tuning-interval

Forskellige klaverer har brug for forskellig pleje. Et koncertflygel i et teater skal tunes med få måneders mellemrum, mens et hobbyklaver derhjemme måske kun har brug for årlig service. Du indstiller intervallet pr klaver!

Trin-for-trin: Ændring af et klaverinterval

Skift intervallet for flere klaverer på én gang

Markér under Klaverer de klaverer, du vil ændre, og klik på "Skift interval" i bjælken, der vises. Vælg intervallet, også "Kunden tager kontakt", og klik på Anvend. PianoPlanner beder dig først bekræfte, hvor mange klaverer der ændres.

Manuel optagelse af en tidligere tuning

Stemmede du et klaver, før du brugte PianoPlanner? Du kan indtaste datoen manuelt:

Tilstandsrapporter lader dig dokumentere et klavers tilstand, gemme fund i klaverets journal og dele en professionel PDF-rapport med kunden.

Opret en rapport

Hvordan rapporter er knyttet sammen

En tilstandsrapport forbliver knyttet til ejerkonto, kunde, klaver og, nar den er oprettet fra en aftale, den aftale. Det gor servicehistorik, klimamalinger, fund og senere vaerkstedsarbejde sporbare pr. instrument.

Du kan tilpasse, hvordan kalenderen viser tidsintervaller. Vælg mellem 1-times slots eller 1,5-times slots afhængigt af din typiske aftalelængde.

Ændring af slotvarighed

Dine præferencer gemmes automatisk og vil blive husket næste gang du besøger.

Vælg, hvilke timer der vises i kalenderen, fra tidlig morgen til kl. 24:00. Dette ændrer kun kalendervisningen, ikke dine arbejdstider eller bookingmuligheder.

Skifter du fra et andet klaverservicestyringssystem? PianoPlanner's Import Hub gør det nemt at bringe dine eksisterende data - kunder, klaverer, aftaler og servicehistorik.

Import Hub

Navigate to Management → Import to open the Import Hub. From here, choose the import method that fits your situation:

Metode	Bedst til	Hvad den importerer
Gazelle import	Migrerer fra Gazelle	Kunder, klaverer, servicehistorik - alt i én guidet arbejdsgang med automatisk feltkortlægning
Import af kontakter	Telefonkontakter, vCard-filer, CSV	Kunder — navne, adresser, telefonnumre, e-mails fra .vcf- eller .csv-filer
Kalender import	Flytter fra en anden kalender	Aftaler fra .ics-kalenderfiler — datoer, tidspunkter, beskrivelser
Pianocal Import	Skift fra Pianocal	Importér dine kunder og klaverer fra en Pianocal ClientList-eksport (.csv).
Generisk CSV	Ethvert andet system	Kunder og klaverer fra CSV med automatisk kolonneregistrering (kommer snart)

Gazelle-troldmand

Gazelle-guiden er en trin-for-trin guide, der er specielt designet til Gazelle-brugere. Eksporter dine data fra Gazelle som CSV-filer, og upload dem derefter i guiden. PianoPlanner kortlægger automatisk Gazelles felter til de korrekte kolonner - kunder, klaverer og servicehistorik importeres på én gang.

Hvad skal eksporteres fra Gazelle

For den bedste migrering skal du eksportere disse CSV-filer fra Gazelle: Clients.csv, Pianos.csv, Events.csv og Msl.csv. Er du i tvivl, så kontakt support fra importtrinnet i onboarding. Vi fortæller, hvordan du afleverer filerne sikkert; send ikke kundefiler via almindelig e-mail.

Klaverer fra CSV-skabelonen

Upload skabelonen Klaverer i trin 2 i importguiden. Klaverer knyttes til kunder via kolonnen customer_email, så importér dine kunder først. service_interval er stemningsintervallet i måneder (0 betyder, at kunden selv tager kontakt), og last_tuning_date bruger formatet ÅÅÅÅ-MM-DD. Efter importen viser oversigten, hvor mange klaverer der mangler en kunde, og hvor mange der mangler et stemningsinterval. Klaverer uden interval står på "Kunden tager kontakt" og får ingen automatiske påmindelser, før du ændrer intervallet.

Import af kontakter

Importer kunder fra dine telefonkontakter eller enhver vCard-fil (.vcf). Du kan også uploade en CSV-fil med kundedata. Navne, adresser, telefonnumre og e-mails importeres automatisk.

Kalender import

Upload en .ics-fil, der er eksporteret fra Apple Kalender, Google Kalender, Outlook eller enhver anden kalenderapp. Aftaler oprettes med de originale datoer, tidspunkter og beskrivelser.

Importmuligheder

Mulighed	Hvad gør det?
Kun aktiv	Importer kun kunder/klaverer markeret som aktive
Spring over dubletter	Spring over kunder, der allerede eksisterer (baseret på e-mail)
Inkluder firmanavn	Tilføj firmanavn til kundenavn

Skal du på ferie eller har du brug for en fridag? Bloker dage i din kalender, så kunder ikke kan booke tider i det tidsrum. Blokerede dage er også udelukket fra Smart Suggestions.

Sådan blokerer du dage

Der er to måder at blokere dage på:

Fra Dashboardet

Fra Indstillinger

Gå til Indstillinger → Blokerede dage for at se alle dine blokerede perioder med et øjeblik. Tilføj nye blokerede dage, rediger eksisterende, eller fjern dem. På hinanden følgende dage med samme titel er grupperet i intervaller.

Hvad sker der, når dage er spærret?

• Online booking er deaktiveret for disse dage - kunder ser dem som utilgængelige
• Smart Suggestions springer blokerede dage over, når de anbefaler aftaletidspunkter
• Blokerede dage vises i din kalender med en tydelig visuel stil
• Kalendersynkronisering respekterer blokerede dage – de vises som "Optaget" i eksterne kalendere

Har du brug for at spore personlige rejser adskilt fra forretningsaftaler? Marker aftaler som private for at holde dem adskilt i dine kilometerregistreringer og synkroniser dem til eksterne kalendere uden at afsløre detaljer.

Sådan opretter du en privat aftale

Visuel skelnen

Private aftaler vises i lilla med et 🔒-ikon i din kalender, hvilket gør dem nemme at skelne fra forretningsaftaler.

Kalendersynkronisering

Når de synkroniseres med Google-, Apple- eller Microsoft-kalendere, vises private aftaler som "Optaget" uden at vise nogen detaljer, placering eller beskrivelse. Dit privatliv er beskyttet!

Hold en skattesikker kilometeradministration. PianoPlanner sporer automatisk kilometer fra aftaler, og du kan tilføje manuelle ture, registrere kilometertælleraflæsninger og eksportere alt til din selvangivelse.

Hvor finder man det

• Dashboard — The km-widget in the right panel shows your current month and lets you quickly add trips
• Settings → Business → Km-registratie — Full overview with vehicle info, odometer readings, chart and exports
• Travel Report — Detailed trip list with route information and CSV export

Køretøjsopsætning

Gå til Indstillinger → Erhverv → Kilometersporing, og udfyld dit nummerplade og køretøjsnavn. Dette vises på dine kilometerrapporter og PDF-eksporter.

Kilometertælleraflæsninger

Registrer dine kilometertælleraflæsninger med jævne mellemrum (f.eks. i starten og slutningen af året). Dette tjener som bevis for skattemyndighederne og hjælper med at verificere dine rejseregistreringer.

Automatisk sporing

Hver aftale med en kundeadresse genererer automatisk en rejseregistrering. Systemet beregner afstanden fra din virksomhedsadresse til kundens placering.

Smart rundtursberegning

Systemet bestemmer automatisk, om en tur er envejs- eller returrejse:

• Andre aftaler i løbet af dagen → Kun én vej (du fortsætter til næste sted)
• Dagens sidste aftale → Hjemrejse (rigtig km hjem via Google Maps)

Manuelle ture

For ture, der ikke er knyttet til en aftale (f.eks. afhentning af dele, besøg af en leverandør), tilføj manuelle ture via dashboardets kilometertal-widget eller via Indstillinger.

Eksport og rapporter

• CSV export — Download all trips as a spreadsheet for your accountant
• PDF export — Generate a tax-proof report with vehicle details, odometer readings and trip list
• Monthly chart — Visual overview of business vs. private km per month

Rejserapporten giver dig et detaljeret overblik over alle dine rejser i enhver periode. Filtrer efter datointerval, se totaler og eksporter en komplet udgiftsrapport.

Sådan bruges

Rapport kolonner

kolonne	Beskrivelse
Dato	Dato for aftalen
Kunde	Kundenavn med link til detaljeside
Beliggenhed	Adresse for aftalen
Rute	Åbn i Google Maps for navigation
Afstand	Enkeltvejsafstand i km
Rejsetid	Estimeret køretid

PianoPlanner virker på din telefon og tablet. På iPhone og iPad installerer du det som webapp via Safari. På Android kan du installere PianoPlanner-appen eller webappen via Chrome.

Installer på iPhone/iPad

PianoPlanner-app til Android

På Android kan du også installere PianoPlanner-appen. Åbn pianoplanner.com/download på din telefon, download appen (APK), og følg trinnene på siden. Den kører på Android 7.0 eller nyere.

Knapperne øverst på en faktura, som PDF, gem og marker som betalt, ligger ikke længere under telefonens statuslinje, så du kan trykke på dem.

I en teamkonto: Som ejer af teamet vælger du, hvilken tekniker en ny aftale er til, og kalenderen viser hver tildelt aftale i teknikerens farve.

Download til Android

Installer på Android

Hvad du får på mobilen

• Fuld kalendervisning optimeret til berøring
• Slå hurtigt kunder og klaverer op
• Opret og rediger aftaler på farten
• Opret og send fakturaer fra din telefon
• Push-meddelelser for nye reservationer

Afslut aftaler pa mobil

Fra PWA-agendaen trykker du pa en aftale og afslutter den i et enkelt ark. Du kan registrere betaling, opdatere klaveret, gemme en klimamaling og vaelge hvad der skal ske med en tilstandsrapport.

• Vaelg betalingsresultat: fakturakladde, fakturer senere, kort, kontant eller ingen betaling.
• Indtast eventuelt luftfugtighed, temperatur og en kort klimanote. Malingen gemmes pa klaveret.
• Vaelg ingen rapport, opret en kladde til tilstandsrapport eller abn rapporten straks efter aftalen er afsluttet.
• Efter afslutning viser PianoPlanner den relevante naeste handling: abn rapportkladden, abn fakturakladden eller fortsat ruten.

Navigation

Mobilappen har en nederste navigationslinje med 5 faner: Kalender, Kunder, Klaverer, Smart plan og Menu. Brug Menu til at vende tilbage til launcheren, Indstillinger, den fulde app og fakturering.

Uden forbindelse viser appen de sider, den har gemt, og de data, der er indlæst tidligere; ændringer kræver en forbindelse. Indlæses appen ikke korrekt, så genindlæs den, eller fjern den og installér den igen.

Modtag øjeblikkelige push-beskeder, når en kunde bestiller en tid online. Fungerer på desktop og mobil (når PWA er installeret).

PianoPlanner understøtter valgfrie værksteds- og showroomblokke til arbejde på din egen adresse. Normale kundeaftaler på kundens adresse undgår disse timer, hvis du angiver dem; det separate værksteds-/showroomlink bruger dem som tilgængelige besøgstider eller falder tilbage til din normale uge-tilgængelighed.

Opsætning af værkstedstider

Gå til Indstillinger -> Tilgængelighed -> Workshop Availability for at konfigurere separate værkstedstider. Brug uge-tilgængelighed til hele din arbejdsuge. Tilføj kun Workshop Availability, når du ønsker faste blokke til de tidspunkter, hvor du er på værkstedet, i showroomet eller på firmaadressen.

Funktioner

• Indstil værkstedstilgængelighed pr. dag i ugen
• Normale kundeaftaler på kundens adresse undgår værkstedstider
• Værksteds-/showroomlinket bruger aktive værkstedstider, ellers normal uge-tilgængelighed
• Workshop-aftaler er synlige i din dagsorden med et dedikeret ikon
• Workshopstatistik i dine dashboardrapporter

Smart Pick-integration

Smart Suggestions behandler værkstedstider forskelligt efter bookingtype. Normale kundeaftaler på kundens adresse undgår aktive værkstedstider; det separate værksteds-/showroomlink tilbyder tider inden for disse timer eller falder tilbage til normal uge-tilgængelighed, hvis ingen værkstedstider er aktive. Din kalender tjekkes stadig for konflikter.

Ikke alle aftaler kræver en kundejournal. PianoPlanner lader dig hurtigt oprette walk-in-aftaler og interne værkstedsopgaver direkte fra dit dashboard.

Walk-in aftaler

Når en kunde kommer uventet ind, skal du bruge den hurtige walk-in-knap på dit dashboard handlingsark. Indtast et navn og en service – det er ikke nødvendigt at oprette en komplet kunderegistrering først.

Opgaver uden kunde

Har du brug for at spærre tid til internt arbejde? Opret en opgave uden at knytte den til en kunde. Perfekt til værkstedsvedligeholdelse, administrativt arbejde eller personlige tidsblokke.

Hvordan man skaber

• Fra betjeningspanelet: Tryk på knappen + og vælg 'Walk-in' eller 'Opgave'
• Walk-in: Indtast et navn, vælg en tjeneste, og vælg et tidspunkt
• Opgave: Tilføj en beskrivelse og tid - ingen kunde nødvendig
• Begge typer vises i din dagsorden og respekterer din tilgængelighed

Lav et klart tilbud til kunden uden først at oprette et projekt.

Tilbudsoverblikket viser hvert tilbud med kunde, beløb, gyldighedsdato og status. Brug statuskortene til at filtrere kladder samt låste, sendte og udløbne tilbud. Standardtekster til e-mail med variabler administreres under tilbudsindstillinger.

Tilbud er tilgængelige fra Pro, ligesom fakturaer.

1. Opret tilbud
2. Vælg kunde
3. Tilføj produkt eller ydelse…
4. Fælles liste med fakturaer. Eksisterende tilbudslinjer beholder den kopierede beskrivelse og pris.
5. Indstil udgangspunkter
6. Indtast egne mængder og priser ekskl. moms. Intet sendes automatisk.
7. Gem kladde
8. Se PDF
9. Download PDF
10. Udsted denne version
11. Send…

PDF-visning og download gemmer dine ændringer og viser en kladde. En gyldighedsdato er ikke påkrævet. Det er valgfrit at udstede en endelig version.

Send tilbuddet pr. e-mail fra tilbudssiden. Først gemmes den endelige version, og præcis den PDF vedhæftes. Hver afsendelse gemmes ved tilbuddet; kan leveringen ikke bekræftes, så tjek med din kunde, før du sender igen.

E-mailen indeholder et personligt link. Med det ser din kunde præcis den sendte version og accepterer med navn og et flueben; at åbne linket accepterer aldrig. Linket virker til og med gyldighedsdatoen. Sender du en nyere version, udløber det gamle link: kun den senest sendte version kan accepteres. Du kan også selv trække et link tilbage.

Efter accepten viser tilbuddet, hvem der accepterede og hvornår. Du og din kunde får automatisk en bekræftelse med tilbuddet vedhæftet. Mislykkes en bekræftelse, kan du sende den igen fra tilbuddet.

Med Opret faktura i tilbuddets menu laver du tilbuddet om til et fakturaudkast. Har din kunde accepteret online, bruges præcis den accepterede version, også hvis du har ændret tilbuddet bagefter; ellers den nyeste udstedte version. Linjer, beløb, moms og valuta overføres uændret, og intet sendes. Hvert tilbud får én faktura; tilbuddet viser derefter Åbn faktura. Kun kontoejeren kan gøre dette.

Workshop Project Planner hjælper dig med at administrere større værkstedsjob - klaverombygninger, restaureringer eller ethvert flertrinsprojekt. Spor opgaver, timer, deadlines og link projekter til kunder og klaverer.

Oprettelse af et projekt

Gå til Projekter i hovedmenuen, og klik på 'Nyt projekt'. Giv projektet en titel, knyt eventuelt en kunde og et klaver til, angiv prioritet, status og deadline, tilføj noter, og beregn det samlede antal timer. Du kan også oprette et projekt fra et klaver eller en færdiggjort tilstandsrapport.

Håndtering af opgaver

Hvert projekt kan have flere opgaver. Tilføj hurtigt opgaver med feltet nederst i opgavelisten, eller klik på en opgave for at redigere type, beskrivelse, noter, antal og enhed, pris, kostpris, fakturerbar, arbejdede timer, status og forfaldsdato. Materialestatus og, hvis din konto har et team, det tildelte teammedlem angives direkte i opgavelisten. Planlagte timer kommer fra tilknyttede værkstedsaftaler.

• Klik på cirklen for at skifte status: At gøre → I gang → Udført
• Træk opgaver i håndtaget for at omarrangere dem
• Spor estimerede vs. faktiske timer pr. opgave
• Indstil forfaldsdatoer — forfaldne opgaver er fremhævet med rødt

Kapacitetsoversigt

Kapacitetsoversigten på projektoversigten viser brugte, planlagte og tilgængelige værkstedstimer denne uge. Overbooking vises i oversigten. Den er baseret på dine værkstedstimer under Indstillinger → Værksted.

Materialelinjer har deres egen status: Ikke bestilt, Bestilt, Modtaget eller Monteret. Fra projektoversigten åbner du en central bestillingsliste med de materialer, der endnu ikke er modtaget, fra projekter med status Planlægning, Aktiv eller Pause; der kan du opdatere status, og en linje forsvinder fra listen, så snart den er modtaget eller installeret.

Funktioner

• Knyt projekter til kunder og klaverer, eller opret dem fra et klaver eller en tilstandsrapport
• Prioritetsniveauer: Lav, Normal, Høj, Haster
• Statussporing: Planlægning → Aktiv → Pause → Fuldført
• Visuel statuslinje baseret på udførte opgaver
• Ugentlig kapacitetsstyring baseret på dine værkstedstimer med gitter- og tidslinjevisning
• Filtrér, søg og duplikér projekter (en kopi starter igen ved Planlægning med alle opgaver åbne), tildel opgaver til teammedlemmer, hvis din konto har et team, og hold styr på materialer og arbejdshistorik

Åbn et projekt for fasebjælken, opgavefremdrift, timer, materialer, arbejdshistorik og tilbud. Derfra kan du duplikere, redigere eller slette det og gå direkte til den tilknyttede kunde eller det tilknyttede klaver. Tidslinjevisningen er tilgængelig på større skærme.

Tilbud og priser

Gør din projektopgaveliste til et professionelt tilbud. Hver opgave kan inkludere prisoplysninger, der er automatisk beregnet og klar til at dele med din kunde.

Excel-stil redigering

Opgavelisten fungerer som et regneark. Klik på en celle for at redigere inline. Ændringer gemmes automatisk, mens du skriver. Tryk på Enter for at gå til næste række, eller på Tab for at gå til næste kolonne.

Opgavetyper

• Labor — Arbejdstimer faktureret til din timepris (indstillet i Indstillinger → Workshop)
• Material — Dele, strenge, filt osv. Spor kostpris til fortjenesteberegning
• Andet — Transport, bortskaffelse, lejeomkostninger

Omkostningsoversigt

Omkostningsoversigten viser løbende totaler for arbejde, materialer og øvrige omkostninger, inklusive kostpris, salgspris og avance. Kun opgaver markeret som fakturerbare (grønt felt) medtages i tilbuddet.

Eksporter tilbud

Klik på 'Kopiér tilbud' for at kopiere en tekstversion til dit udklipsholder (perfekt til at indsætte i e-mails), eller klik på 'PDF' for at åbne et professionelt formateret tilbud klar til udskrivning eller lagring som PDF.

Servergenereret tilbuds-PDF

Tilbuds-PDF en genereres af PianoPlanner pa serveren. Den kan indeholde logo, projektbeskrivelse, fuld kundeadresse, tilbudsnummer, gyldighedsdato, tilbudsvilkar og moms-totaler.

Accepter tilbud og fakturer

Brug Accepter og fakturer til at gøre et projekttilbud til en fakturakladde, der er klar til afsendelse. PianoPlanner foreslår den sikreste fakturatype ud fra projektets fremdrift. Projektdetaljen viser også planlægningsfaserne, materialestatus, tilbudstotaler med eller uden moms og den tilknyttede arbejdshistorik.

• Delfaktura: fakturer afsluttede opgaver og arbejdede vaerkstedstimer.
• Fuld faktura: fakturer hele tilbuddet pa en gang.
• Acont faktura: fakturer en fast procentdel, f.eks. 50%.
• Fakturaen forbliver knyttet til projektet, sa projektkort kan vise a conto, delfaktura eller fuldt faktureret.

Ved en efterfølgende faktura tilføjer PianoPlanner en negativ linje "allerede faktureret" for tidligere sendte, bekræftede, betalte eller forfaldne fakturaer for projektet; kladder tæller ikke med. Kontrollér linjer og beløb, før du sender fakturaen.

De ti faser: Modtagelse → Diagnose / inspektion → Tilbud → Godkendt / planlagt → Forberedelse → Udførelse → Kontrol / justering → Klar til aflevering → Afleveret / afsluttet → Faktureret.

Condition report to project flow

Use this workflow when an inspection grows into workshop work. It keeps findings, pricing, and hour registration in one chain.

Administrer dit klaverlager - udstillingslokaler, værkstedsinstrumenter og solgte klaverer. Spor hvert instrument fra ankomst til salg, og planlæg showroomtuning batches effektivt.

Tilføjelse af klaverer

Naviger til Inventory i hovedmenuen. Klik på 'Tilføj klaver' for at indtaste mærke, model, serienummer, type (opretstående, grand, digital, cembalo) og intern placering. Du kan også importere klaverer i bulk via CSV.

Placeringer og status

Hvert klaver har en placering (showroom, værksted eller andet) og en status (på lager eller solgt). Filtrer og søg i din beholdning for hurtigt at finde ethvert instrument.

Showroom Batch Planlægning

Vælg flere klaverer, og klik på 'Create Showroom Batch' for at planlægge en stemmesession for dem alle på én gang. Indstil placeringen, anslået varighed pr. klaver, og vælg en dato - eller brug Smart Suggestions til at finde det bedste tidspunkt.

Funktioner

• Spor klaverer efter mærke, model, serienummer og type
• Placeringsmærker: Showroom, Workshop, Andet
• Statussporing: På lager → Solgt
• Bulk udvalgte klaverer til batchtuning i showroom
• Smart Suggestions-integration til batchplanlægning
• CSV-import til håndtering af masselager

PianoPlanner kan generere maskinlæsbare UBL 2.1 XML-fakturaer sammen med dine PDF-fakturaer. Disse e-fakturaer overholder europæiske standarder og vedhæftes automatisk, når der sendes fakturaer via e-mail.

Understøttede standarder

Standard	Land	Beskrivelse
NLCIUS	🇳🇱 Netherlands	Hollandsk implementering af EU's e-faktureringsstandard
XRechnung	🇩🇪 Germany	Tysk e-faktureringsstandard, obligatorisk for B2G-fakturaer
Peppol BIS 3.0	🇪🇺 EU	Paneuropæisk e-faktureringsstandard for grænseoverskridende fakturaer

Hvordan det virker

Gå til Fakturaer → Indstillinger, og se efter UBL-knappen. Når det er aktiveret, inkluderer hver faktura-e-mail automatisk en UBL XML-vedhæftet fil sammen med PDF-filen. Den korrekte standard vælges baseret på din kundes land.

Valgmuligheder

• Auto (standard) — UBL er aktiveret for EU-kunder, deaktiveret for ikke-EU
• Altid på — UBL XML vedhæftet hver faktura-e-mail
• Off — Ingen UBL XML, kun PDF

Vælg Standard, Noto Sans, Noto Serif eller tilgængelig Georgia i fakturaindstillinger. PDF-forhåndsvisningen viser det præcise resultat.

Before creating your first invoice, configure your invoicing settings. Go to Invoices and click the ⚙️ settings icon in the top bar.

Fakturanummerering

Der er to måder at oprette en faktura på: fra dagsordenen eller manuelt.

Fra dagsordenen (anbefales)

After completing an appointment, create an invoice directly from the agenda. Click on the appointment → choose "Create Invoice". The invoice is automatically prefilled with:

• Kundens navn og detaljer
• Tjenestebeskrivelse med instrument (f.eks. "Tuning — Steinway & Sons D")
• Aftaledato i beskrivelsen
• Servicepris fra din servicekonfiguration
• Kundebemærkninger (som en separat tekstlinje)

Manuel faktura

Go to Invoices → New Invoice. Search and select a customer, then add invoice lines manually. You can add regular lines with prices, or text-only lines for additional notes.

Afsendelse af fakturaer

Once your invoice is ready, save it as "Sent". You can then email it directly to the customer with a PDF attachment. If you have Mollie configured, a payment link is automatically included.

PianoPlanner can calculate the real one-way distance from your company address to the customer address and add it as a travel charge on the invoice. This customer billing rate is separate from the fiscal mileage rate used for internal mileage tracking.

Set your customer travel rate

Add the line to an invoice

When you create or edit an invoice for a customer, click "Add mileage". PianoPlanner uses the appointment's stored company-to-customer distance when available, or calculates it from your company address to the customer address. The result is added as one clear invoice line with the total amount.

Customer-specific rates

Some customers may have a different travel agreement. Open the customer profile, edit the billing section, and enable a customer-specific travel charge. That rate overrides the default invoice settings for that customer only.

Med PianoPlanner på din startskærm kan du oprette og sende fakturaer direkte fra din telefon - selv mens du stadig er hos kunden.

Fra en kundeprofil

Open a customer in the PWA, scroll down and tap "Create Invoice". A bottom sheet appears where you can:

• Vælg en service — prisen udfyldes automatisk
• Tilføj en beskrivelse eller noter
• Vælg fakturastatus (kladde, sendt, betalt)
• Send med betalingslink — kunden kan betale online med det samme

Typisk mobil arbejdsgang

Fakturaindstillinger og kundetype bestemmer, om indtastede priser er inklusive eller eksklusive skat. Landeprofilen ændrer kun etiketter og layout; vælg og kontrollér den relevante skattesats for din virksomhed.

Privatkunder

Erhverv / Institutioner

Indstilling af kundetype

For at sikre korrekt momshåndtering skal du indstille kundetypen i hver kundeprofil:

• Individuel — Pris inklusiv moms
• Forretning — Pris eksklusiv moms
• Skole — Pris eksklusiv moms
• kirke — Pris eksklusiv moms
• Teater — Pris eksklusiv moms

Accepter kreditkort og andre online betalinger direkte på dine fakturaer via Mollie. Kunder klikker på betalingslinket i fakturamailen og betaler med det samme.

Opsætning af Mollie

Inkluder et personligt bookinglink i dine faktura-e-mails, så kunder straks kan planlægge deres næste tuning. Linket bruger hver kundes unikke reservationstoken og foreslår automatisk den rigtige tidsramme baseret på deres klaver's serviceinterval.

Hvordan det virker

Smart datoberegning

Den foreslåede startdato beregnes automatisk: sidste indstillingsdato + serviceinterval. Hvis en kunde har flere klaverer, vælger PianoPlanner den tidligste næste stemningsdato. For eksempel: et klaver stemt den 9. april med et 6-måneders interval vil foreslå 9. oktober som udgangspunkt.

PianoPlanner kan synkronisere dine fakturaer direkte til dit regnskabssoftware, hvilket sparer dig for manuel indtastning. Gå til Indstillinger → Integrationer for at forbinde din regnskabspakke.

Tilgængelige integrationer

Moneybird, Jortt, Odoo og e-Boekhouden er tilgængelige i de aktuelle integrationsindstillinger.

Moneybird (Holland/Belgien)

Moneybird er en populær hollandsk online regnskabspakke. PianoPlanner forbinder via Moneybird API for automatisk fakturasynkronisering.

e-Boekhouden (Netherlands)

Forbind e-Boekhouden med et API-token. PianoPlanner kan synkronisere fakturaer og relationer og kontrollere, om synkroniserede fakturaer er betalt.

Jortt (Holland)

Jortt er en populær hollandsk regnskabspakke designet til freelancere og små virksomheder. PianoPlanner forbinder via OAuth2 for sikker, automatisk fakturasynkronisering.

Odoo (international)

Odoo er et internationalt open source ERP-system med et kraftfuldt regnskabsmodul. PianoPlanner forbinder via Odoos JSON-RPC API.

Synkroniseringslog

Hver synkroniseringshandling logges. Du kan se synkroniseringshistorikken i integrationsindstillingerne for at se, hvilke fakturaer der er blevet sendt, og hvilke der er stødt på fejl. Dette hjælper dig med hurtigt at finde og løse eventuelle problemer.

Ikke integreret endnu

Disse pakker vises som orientering, men har i øjeblikket ingen aktiv PianoPlanner-forbindelse:

• Exact Online — Hollandsk/internationalt ERP-system
• DATEV 🇩🇪 — Tysk markedsleder for skatterådgivere
• lexoffice 🇩🇪 — Populær tysk skyregnskab
• sevDesk 🇩🇪 — Tysk online regnskab for freelancere
• Yuki 🇧🇪🇳🇱 — Hollandsk/belgisk regnskab med dokumentbehandling
• Billit 🇧🇪 — belgisk faktureringsplatform

PianoPlanner understøtter 14 aktive lokaliteter via 13 sprogfiler. Skift grænsefladesprog når som helst; English (Ireland) genbruger den kanoniske engelske tekst med irsk regional formatering.

Hvordan man skifter sprog

Hvad ændrer sig med dit sprog?

• Alle menuer, etiketter og knapper i grænsefladen
• Email skabeloner sendt til dine kunder
• Fakturaetiketter og formatering
• Bookingsider vist til dine kunder
• Dato- og talformatering

PianoPlanner tilbyder fleksible abonnementsplaner, der passer til dine behov. Administrer dit abonnement, opgrader, nedgrader eller opdater dine betalingsoplysninger til enhver tid.

Tilgængelige planer

Planlæg	Pris	Nøglefunktioner
Start	€29.50/mo	Ubegrænsede kunder og aftaler, ruteanalyse, Smart Suggestions, egen SMTP, dataimport
Pro	€39.50/mo	Alt i Start + tovejs kalendersynkronisering, tilbud og fakturering, koerselsregistrering, regnskabsintegrationer
Pro+	€49.50/mo	Alt i Pro + tilstandsrapporter, bookinglinks til teatre, vaerkstedsprojektplanlaegger og faseopdelt fakturering
Master	€59.50/mo	Alt i Pro+ + bookinglinks til musikskoler
Teams	Se siden Abonnement (op til 5 stemmere)	Teamoversigt, planlægning for flere teknikere, teambookingside og teknikerportal. Teknikere følger deres aftaler via deres eget iCal-feed; tovejs kalendersynkronisering er ikke en del af Teams.

Du starter med en gratis prøveperiode på 30 dage med Pro+-funktionerne. Der kræves ingen betalingsoplysninger. Den præcise slutdato kan du se på siden Abonnement og øverst på dit dashboard.

Administrer abonnement

Arbejder du med flere teknikere? Teams-funktionen lader dig administrere en delt kundedatabase, koordineret planlægning og holdbookingssider.

Teamkalender: ugeoversigt som liste

Skift mellem gitter og liste i Teamkalenderens ugevisning. Listen bruger det samme filter for teammedlemmer, også for aftaler uden tildelt medarbejder. Åbn aftaler direkte fra listen; private aftaler, heldagsaftaler og fravær er fortsat tydeligt markeret.

Kom godt i gang med Teams

Teamroller

• Tekniker — bruger teknikerportalen til at se og opdatere tildelte aftaler.
• Planlaegger — bruger teamdashboardet til at se teamkalenderen, tildele aftaler, bruge Smart Match og administrere fravaer.

Rejseindstillinger pr. teammedlem

Hvert teammedlem har sit eget transportmiddel (bil eller cykel) og sin hjemmeadresse. Åbn teammedlemmet i Teams for at indstille det. Smarte forslag og rejsetider på teamets bookingside bruger teammedlemmets eget transportmiddel, så en cyklende stemmer får realistiske cykeltider. Serviceområdet indstiller du separat; se “En stemmers serviceområde” nedenfor.

Sådan fungerer cykeltilstand

• Cykeltider kommer fra rigtige Google Maps-cykelruter (cykelstier, ingen motorveje) — ikke biltider med en korrektionsfaktor.
• Smarte forslag prioriterer automatisk kunder i nærheden for cyklende teammedlemmer. For en kunde længere væk scorer en kørende kollega bedre — så vinder den rette tekniker helt naturligt.
• Et serviceområde efter rejsetid regner med den reelle cykeltid. Et serviceområde i kilometer er en afstand i luftlinje.
• Tiderne forudsætter en gennemsnitlig cyklist (ca. 16 km/t). Med en elcykel er du som regel hurtigere end planlagt.

Planlaeggeradgang

Teknikerportalen giver teknikere en let visning af deres tildelte aftaler uden en fuld PianoPlanner-konto. Teknikere bruger portalen via magic link. Planlaeggere kan ogsa modtage et adgangslink, men videresendes til teamdashboardet med planlaegningsrettigheder.

Sender et magisk link

Portal funktioner

• Se dagens og denne uges tildelte aftaler
• Opdater aftalestatus: Bekræftet, Undervejs, Afsluttet
• Tilføj noter til aftaler
• Mobilvenligt design – fungerer på enhver telefon eller tablet
• Registrer klimamalinger og opret en kladde til tilstandsrapport mens en tildelt aftale afsluttes

Afslut aftaler i portalen

Nar en tekniker markerer en tildelt aftale som afsluttet, kan portalen gemme betalingsmetode, klaveropdatering, noter, luftfugtighed, temperatur og en valgfri tilstandsrapportkladde.