Brugervejledning

Dine virksomhedsoplysninger vises i e-mailbekræftelser og på din reservationsside. Udfyld disse korrekt, så kunderne ved præcis, hvem du er.

Hvordan konfigurerer du dine virksomhedsoplysninger?

Din arbejdstid afgør, hvornår kunder kan bestille tider. Systemet viser kun tidsintervaller inden for disse timer.

Dage og tider

Vælg de dage, du arbejder, og indstil start- og sluttidspunkt for hver dag.

• Mulighed 1: Faste tidspunkter hver dag
• Mulighed 2: Forskellige tidspunkter pr. dag
• Mulighed 3: Nogle fridage

Starttid: aftale eller afgang

I Indstillinger → Bookinglink kan du vaelge, hvad starten pa din arbejdsdag betyder for online booking.

Indstilling	Resultat
Kundeaftalen kan starte pa dette tidspunkt	Hvis din dag starter kl. 09:00, kan kunder booke en forste aftale kl. 09:00.
Jeg kan kore fra mit vaerksted/hjem pa dette tidspunkt	Hvis din dag starter kl. 09:00 og rejsetiden er 25 minutter, starter den forste kundeaftale kl. 09:25.

Indstilling af buffere

Buffere hjælper dig med at holde tid mellem aftaler og forhindrer kunder i at booke for i sidste øjeblik.

Buffer type	Hvad gør dette?	Anbefales
Buffer før aftale	Minimum tid mellem bestilling og aftale	2 dage anbefales til planlægning
Buffer efter aftale	Ekstra tid efter en aftale for noter eller uventede forsinkelser	15 minutter anbefales
Minimum booking tid	Hvor lang tid i forvejen skal kunderne bestille?	2 dage giver dig tid til at planlægge

Dit serviceområde bestemmer, hvor langt du er villig til at køre til aftaler. Dette hjælper systemet med at komme med smarte forslag og forhindrer reservationer, der er for langt væk.

Hvordan indstiller du dit serviceområde?

Transportform: bil eller cykel

Hvis du hovedsageligt arbejder paa cykel, skal du saette Transportform til Cykel under Indstillinger -> Rejsetid. PianoPlanner beregner derefter rutetjek, bookingsforslag, rejsetidsbuffer, ruteanalyse og kilometerforslag til fakturaer med cykeltider i stedet for biltider.

Tjenester definerer, hvad du tilbyder til kunder - såsom tuning, regulering eller reparation. Hver tjeneste har sin egen varighed, pris og kalenderfarve. Kunder ser disse, når de bestiller online.

Opsætning af tjenester

Kalender farver

Servicefarver hjælper dig med visuelt at skelne mellem aftaletyper i din kalender. Vælg mellem forudindstillede farver som blå, grøn, rød, lilla osv. Farven bruges også ved synkronisering med Google Kalender.

Dashboardet er dit centrale arbejdsområde. Her finder du din kalender, daglige oversigt, hurtige handlinger og nyttige widgets - alt hvad du har brug for til en produktiv arbejdsdag.

AI Help

Use the AI Help button in the sidebar to ask help questions or aggregate data questions, such as totals, counts and averages.

• Allowed: counts, totals, averages and other numeric summaries.
• Blocked: names, contact details, addresses, notes, invoice numbers and raw customer records.
• Open invoices are calculated from the real invoice statuses: sent, confirmed and overdue.

Dashboard layout

Dit dashboard er opdelt i tre kolonner: et venstre panel med hurtige oversigter, kalenderen i midten og et højre panel med statistik og widgets.

Venstre panel

• Minikalender — naviger hurtigt mellem datoer
• Trafiklys - se dagsstatus med et øjeblik (udført, i gang, at gøre)
• Aktuel aftale — viser den aftale, du arbejder på lige nu
• Kommer i dag - hurtig liste over resterende aftaler
• At behandle — aftaler, der stadig skal følges op

Kalender

Skift mellem dag-, uge- og månedsvisninger. Klik på et tidspunkt for at oprette en ny aftale. Træk aftaler for at flytte dem. Dobbeltklik for at redigere.

• Træk og slip — flyt aftaler til et andet tidspunkt eller dag
• Tilpas størrelse — træk i den nederste kant af en aftale for at ændre varigheden
• Ruteknap — beregn rejsetider og farvekode dine aftaler
• Filtre — vis/skjul aftaletyper (felt, værksted, privat)

Højre panel

• Dagens aftaleliste med kundeoplysninger
• Kommende aftaler for de næste dage
• Værksteds-/marktjenestestatistik for dagen
• Kilometer-widget — oversigt over den aktuelle måneds km og ture med hurtig tilføjelse (Pro)

Oprettelse af en aftale

Afslutning af aftaler

Efter at have besøgt en kunde, skal du markere aftalen som afsluttet. Dette opdaterer klaverets stemmehistorik automatisk.

"At behandle"-widgetten

Det venstre panel viser en "Til behandling"-liste med aftaler, der er bestået, men som endnu ikke er markeret som afsluttede. Brug filterknapperne (7d, 30d, 90d, Alle) til at se længere tilbage i tiden.

Gennemførelse af flere aftaler på én gang

Når du har mange afventende aftaler (f.eks. efter en ferie eller import), skal du bruge knappen "Fuldfør alle" nederst på den afventende liste. Dette markerer alle synlige aftaler som afsluttede og opdaterer alle tilknyttede klaverstemningsdatoer med et enkelt klik. En bekræftelsesdialog vises først.

PianoPlanner viser dig, hvor effektiv din tidsplan er med et farvesystem. På denne måde kan du med et øjeblik se, om din dag er godt planlagt.

Farveforklaring

Hvordan beregnes rejsetiden?

Gem alle dine kundedata ét sted. Tilføj kunder, tilknyt deres klaverer, spor servicehistorik og send professionelle e-mails - alt sammen fra en enkelt oversigt.

Tilføjelse af en kunde

Kunde detalje side

Klik på en kunde for at se hele deres profil. Her finder du:

• Alle tilknyttede klaverer med servicestatus
• Fuldstændig aftalehistorik
• Personligt bookinglink til at dele med kunden
• Send tuning-invitationer direkte
• Kontaktoplysninger og noter

Søg og filtrer

Brug søgelinjen til hurtigt at finde kunder efter navn, e-mail, by eller telefonnummer. Listen opdateres, mens du skriver.

Dubletdetektion

PianoPlanner registrerer automatisk potentielle duplikerede kunder baseret på navn, e-mail, telefonnummer og adresse. Den bruger fuzzy matching (Levenshtein-algoritmen), så selv små tastefejl fanges.

Spor hvert klaver, du betjener. Optag mærke, model, serienummer, årgang og stand. Knyt klaverer til kunder og hold en komplet servicehistorik.

Tilføjelse af et klaver

Klaver detalje side

• Fuld klaverspecifikationer og tilstandsnoter
• Servicehistorik - alle tidligere aftaler og justeringer
• Servicestatusindikator: til tiden, forfalden eller forsinket
• Billeder — upload billeder af klaveret til reference

Tuning intervaller forklaret

Interval	Betydning
0	Kunden indleder kontakt - ingen automatiske påmindelser
3	Hver 3. måned — til koncertklaverer eller intensiv brug
6	Hver 6. måned - standard for de fleste klaverer
12	Årligt — for klaverer med let brug

Stemmer du med Pianoscope-appen på iPhone eller iPad? Gem inharmonicitetsmålingen af ​​hvert klaver direkte i PianoPlanner. Ved dit næste besøg er din måling et tryk væk - ikke mere at grave gennem iCloud Drive eller e-mail.

Hvordan det virker

Genbrug af målingen

Pianoscope er den professionelle tuning-app til iPhone/iPad. Flere oplysninger: pianoscope.app.

Synkroniser PianoPlanner med din Google Kalender for to-vejs synkronisering. Aftaler vises i begge kalendere, og opdateringer synkroniseres automatisk.

Oprettelse af forbindelse

Synkroniseringsmuligheder

Mulighed	Beskrivelse
To-vejs synkronisering	Ændringer i begge kalendere synkroniseres
Kun til Google	Aftaler sendes kun fra PianoPlanner til Google
Inkluder rejsetid	Tilføj automatisk rejsetid til kalenderbegivenheder

Bruger du Outlook eller Microsoft 365? Tilslut din kalender for problemfri synkronisering med PianoPlanner.

Hvad har du brug for?

• En Microsoft 365- eller Outlook.com-konto
• Adgang til din kalender

Forbinder

Hvad bliver synkroniseret?

• Nye aftaler i PianoPlanner
• Ændringer i tid og dato
• Aflysninger

Apple Kalender fungerer lidt anderledes end Google og Microsoft. Du kan abonnere på din PianoPlanner-kalender i Apple Calendar, men dette er envejssynkronisering.

Oprettelse af en app-specifik adgangskode

Tilslutning i PianoPlanner

Vil du skifte fra Google Kalender til Apple Kalender (eller omvendt)? Du kan gøre dette uden at miste nogen aftaler. Dette er også relevant, hvis du vil væk fra amerikanske cloud-tjenester og have mere kontrol over dine data.

Hvorfor skifte?

• Privacy: Apple verwerkt data in Europa (GDPR), Google in de VS
• Minder afhankelijk van Big Tech: Geen Google-account meer nodig voor je agenda
• Betere integratie: Apple Calendar werkt naadloos op iPhone, iPad en Mac
• Digitale soevereiniteit: Jouw data, jouw keuze waar het opgeslagen wordt

Trin-for-trin skift

Sammenligning: Google vs Apple

	Google Calendar	Apple Calendar
Dataplacering	USA (Google Cloud)	Europa (Apple iCloud)
Synkroniseringsmetode	Google API (OAuth)	CalDAV (App-wachtwoord)
Retning	To-vejs	To-vejs
Privatliv (GDPR)	⚠️	✅

Ikke al kalendersynkronisering er den samme. Her kan du se forskellene mellem metoderne.

Metode	Retning	Realtid	Bedst til
Google Calendar API	To-vejs	Ja	Alle med en Google-konto - den mest komplette integration
Microsoft 365 / Outlook	To-vejs	Ja	Microsoft 365 eller Outlook-brugere
Apple CalDAV	To-vejs	Ja	Enhver, der bruger iCloud-kalender som primær kalender
iCal-feed	Læsebeskyttet	Hvert 15-60 min	Enkel skrivebeskyttet synkronisering med enhver kalenderapp

Dine tuning-aftaler i din egen betroede kalender

Vil du have dine tuning-aftaler automatisk vist i den kalender, du allerede bruger på din telefon eller computer (såsom Samsung, Google eller Outlook)? Det er nemt – tilslut blot kalenderne.

Vil du have, at bekræftelses-e-mails kommer fra info@yourbusiness.com i stedet for noreply@pianoplanner.com? Du kan! Med din egen SMTP-server.

Hvorfor bruge din egen SMTP?

• E-mails kommer fra dit eget domæne (info@dinvirksomhed.com)
• Mere professionelt udseende
• Mindre tilbøjelige til at blive fanget af spamfiltre
• Fuld kontrol over din e-mail-kommunikation

SMTP-konfiguration

Felt	Eksempel	Forklaring
SMTP-vært	smtp.mydomain.com	Din mailserveradresse (f.eks. smtp.gmail.com)
Havn	587 or 465	Normalt 587 (TLS) eller 465 (SSL)
Brugernavn	info@mydomain.com	Normalt din fulde e-mailadresse
Adgangskode	••••••••	Din e-mail-adgangskode eller app-specifikke adgangskode
Fra adresse	info@mydomain.com	E-mailadressen vist som afsender

Fælles indstillinger

Udbyder	vært	Havn
Gmail	smtp.gmail.com	587
Outlook/Microsoft 365	smtp.office365.com	587
TransIP	smtp.transip.email	587
Strato	smtp.strato.com	587

PianoPlanner sender automatisk e-mails til dine kunder for aftaler. Du kan tilpasse disse e-mails fuldt ud med din egen tekst, branding og logo. Der er to redigeringstilstande: en simpel tilstand til almindelig tekst og en avanceret tilstand til HTML-formatering.

Tilgængelige skabeloner

• Bevestigingsmail — Wordt automatisch verstuurd als een klant een afspraak boekt
• Herinneringsmail — Wordt verstuurd 24/48 uur vóór de afspraak
• Annuleringsmail — Wordt verstuurd als u een afspraak annuleert
• Wijzigingsmail — Wordt verstuurd als datum/tijd verandert
• Stembeurt Uitnodiging — Voor het uitnodigen van klanten die toe zijn aan een stembeurt (handmatig én automatisch)

Cancellation Mail When You Delete an Appointment

When you delete a future appointment from the dashboard, the customer is automatically notified by email. The setting Settings → Email → Send cancellation emails controls this and is on by default.

When no cancellation mail is sent

• The appointment is in the past
• The appointment is private or all-day
• The customer has no email address on file
• You unchecked the notify checkbox in the delete modal
• You disabled cancellation mails in Settings → Email

Email Bounces — Detection and Reset

When an email cannot be delivered (wrong address, mailbox full, domain blocks PianoPlanner) the bounce is captured and the email address is blocked from receiving further mail. This protects your sender reputation.

Where do you see bounces?

• A red banner appears on the customer detail page above the bounced email address
• A widget on the dashboard shows how many customers have a bounced email address
• The email log under Settings → Email shows the status "Bounced" or "Soft bounce" per attempt

How to reset a bounce

Open the customer, check or correct the email address, then click Mark checked on the red banner. The block is lifted and you can send mail to that address again.

Skabeloneditoren – to tilstande

Redigering af skabelon

Tilgængelige variabler

Variabler er specielle koder, der automatisk erstattes med rigtige data. Indtast dem nøjagtigt som vist (inklusive de dobbelte krøllede klammeparenteser), eller klik på dem i editoren.

Variabel	Erstattet af
{{customerName}}	Kundens navn, f.eks. "John Smith"
{{date}}	Udnævnelsesdato
{{time}}	Aftale starttidspunkt
{{service}}	Tjenestetype (f.eks. "Tuning")
{{piano_brand}}	Klavermærke (f.eks. "Steinway")
{{piano_model}}	Klaver model
{{bookingLink}}	Kundens personlige bookinglink
{{companyName}}	Dit firmanavn
{{companyPhone}}	Dit telefonnummer
{{companyEmail}}	Din e-mailadresse
{{reminderNumber}}	Sekventielt rykkernummer (1, 2, 3...) — kun for automatiske påmindelser
{{unsubscribeLink}}	Afmeld link for kunden - kun for automatiske påmindelser

Påmind automatisk dine kunder, når deres klaver skal stemmes. Dette er en effektiv måde at generere tilbagevendende aftaler på.

Hvordan sender man invitationer?

Indstillingsintervalmuligheder

Mulighed	Beskrivelse
Kunden tager kontakt	Ingen automatiske påmindelser
3 måneder	Koncert grander, intensiv brug
6 måneder	Standard for de fleste klaverer
12 måneder	Fritidsbrug, hobby

Tilgængelige variabler for invitationer

Variabel	Erstattet af
{{lastTuningDate}}	{{lastTuningDate}}
{{daysSinceLastTuning}}	{{daysSinceLastTuning}}
{{monthsSinceLastTuning}}	{{monthsSinceLastTuning}}
{{service_interval}}	{{serviceInterval}}
{{bookingLink}}	{{bookingLink}}

PianoPlanner kan automatisk sende påmindelser om stemning til kunder, når deres klaver skal til en stemning. Du behøver ikke at gøre noget - systemet tjekker for hvert klaver, hvornår den sidste stemning var, tilføjer serviceintervallet og sender en påmindelse på det rigtige tidspunkt.

Hvordan virker det?

Opsætning — Trin for Trin

Indstilling	Standard	Forklaring
Eerste herinnering	30 dagen	Hvor mange dage før tuning skal sendes den første e-mail. For eksempel: 30 dage = cirka 1 måned i forvejen.
Follow-up interval	14 dagen	Hvor mange dage mellem første og anden påmindelse. Derefter bliver det månedligt.
Maximum per cyclus	4 herinneringen	Maksimalt antal e-mails pr. klaver pr. stemmecyklus. Efter at have nået dette nummer, stopper systemet.
Verzendtijdstip	09:00 uur	Omkring hvilket tidspunkt e-mails sendes. Vælg et tidspunkt, hvor dine kunder sandsynligvis er online.

Tilpas e-mailskabelon

Automatiske påmindelser bruger den samme skabelon som manuel tuning invitationer. Du kan tilpasse denne skabelon via:

Variabele	Uitleg
{{reminderNumber}}	Påmindelsens løbenummer (1, 2, 3...). Nyttigt at nævne i teksten.
{{unsubscribeLink}}	Et link, der giver kunden mulighed for at afmelde påmindelser. Placeres automatisk nederst i e-mailen.

Kunde Afmeld

I bunden af hver automatisk påmindelse er et afmeldingslink. Når en kunde klikker på det, bekræfter en ren side, at de er blevet afmeldt.

I statistikken i indstillinger kan du se, hvor mange kunder der har afmeldt sig. Vil du gentilmelde en kunde? Kontakt helpdesk.

Dashboard-widget

Når du aktiverer automatiske påmindelser, vises en widget på dit dashboard med tre tal: samlede påmindelser sendt, denne måneds optælling og afmeldte kunder.

Send manuelt fra køen

On the Tuning Reminders page (the bell icon in the menu) you can open the Queue tab to see exactly which pianos are about to receive a reminder. Each row has a green "Send now" button that lets you send the reminder immediately, without waiting for the next automatic batch.

En bekræftelse vises med kundens navn og klaver. Efter bekræftelse sendes e-mailen straks, og rækken forsvinder fra køen (eller rykker til næste påmindelsesnummer). Afsendelsen logges samme sted som de automatiske, så den tæller mod maksimum pr. cyklus, sætter næste påmindelsesdato og vises i fanen Historik.

Knappen er deaktiveret (grå, med tooltip), når afsendelse ikke er tilladt:

Årsag	Forklaring
Kunde afmeldt	The customer used the unsubscribe link in an earlier reminder. They no longer receive automatic or manual tuning emails from you.
Har allerede en aftale	Der er allerede en fremtidig stemmeaftale i din kalender for dette klaver. En påmindelse ville være forvirrende.
Ingen e-mailadresse	Kundens oplysninger indeholder ingen e-mailadresse. Tilføj en på kundesiden først.
Maksimum nået	Det maksimale antal påmindelser for denne stemmecyklus er allerede sendt. Vent til næste stemning for en ny cyklus.

Krav

Hver PianoPlanner-bruger har et unikt bookinglink. Del dette med potentielle kunder, så de selv kan booke en tid.

Trin for skridt

Hvor kan du bruge linket?

Del overalt

• Din hjemmeside - knappen 'Bestil nu'
• E-mail signatur
• Visitkort (som QR-kode)
• Biografi på sociale medier
• Google My Business
• WhatsApp status

Vaerksteds- eller showroombesoeg

Hvis kunder må komme til dit værksted, showroom, butik eller firmaadresse, skal du først oprette en ydelse, f.eks. "Værkstedsbesøg" eller "Showroombesøg", med egen varighed og beskrivelse. Aktivér derefter værkstedsbesøg under Indstillinger -> Online booking og vælg ydelsen i "Vis denne ydelse på værkstedsbookingsiden". PianoPlanner viser en separat /workshop/din-slug booking-URL. Hvis du vælger en ydelse dér, er den reserveret til værksteds-/showroomlinket og vises ikke længere i det normale offentlige bookinglink. I baggrunden tjekker Smart Suggestions din kalender. Hvis du angiver værkstedstider, bruges de som tilgængelighedsvindue for dette separate link; ellers bruger det din normale uge-tilgængelighed.

Saadan saetter du det op

1. Gaa til Indstillinger -> Virksomhedsoplysninger og kontroller, at din vaerkstedsadresse eller firmaadresse er udfyldt.
2. Gaa til Indstillinger -> Ydelser og opret en ydelse som "Vaerkstedsbesoeg" eller "Showroombesoeg" med korrekt varighed og beskrivelse.
3. Gaa til Indstillinger -> Online booking og aktiver dit normale bookinglink, hvis det ikke allerede er aktivt.
4. Aktiver "Tillad kunder at booke et vaerkstedsbesoeg". Vælg derefter ydelsen i "Vis denne ydelse på værkstedsbookingsiden". Det separate vaerksted/showroom-bookinglink vises under dit normale bookinglink.
5. Kopier eller aabn preview af vaerksted/showroom-bookinglinket og placer det paa din hjemmeside, i e-mail eller i en QR-kode. Brug det normale bookinglink til ydelser hos kunden.

• Brug det normale bookinglink til aftaler hos kunden.
• Brug bookinglinket til vaerksted/showroom, naar kunder skal komme til din adresse. Hvis du har valgt en ydelse til linket, viser siden kun den ydelse og skjuler den i det normale bookinglink.
• PianoPlanner bruger din værkstedsadresse, eller din firmaadresse hvis der ikke er angivet en værkstedsadresse. Normale bookinglinks undgår værkstedstider, hvis du angiver dem; værksteds-/showroomlinket bruger disse tider eller falder tilbage til normal uge-tilgængelighed, hvis ingen værkstedstider er aktive.

Tilføj til dit websted

Kopiér denne kode og indsæt den på din hjemmeside, hvor du ønsker at bookingknappen skal vises.

Som simpelt link

Som knap

Når en potentiel kunde starter bookingprocessen, men ikke fuldfører den, gemmes deres kontaktoplysninger som et kundeemne. På denne måde mister du aldrig en potentiel kunde, selvom de opgiver reservationen halvvejs.

Håndtering af dine kundeemner

Gå til Leads i sidebjælkemenuen (under Planlægning). Her ser du alle dine leads med filtermuligheder.

Statusoversigt

• Ny — Lige fanget, endnu ikke kontaktet
• Kontaktet — Du har kontaktet dem
• Konverteret — De blev kunde (bestilte en tid)
• Afvist — Ikke interesseret eller irrelevant

Send en opfølgnings-e-mail

Ser du et nyt kundeemne med en e-mailadresse? Send dem en opfølgende e-mail med et enkelt klik! E-mailen indeholder et link tilbage til din reservationsside med deres detaljer udfyldt - så de kan gennemføre reservationen uden at indtaste noget igen.

Convert a Lead to a Customer

Spoke to a lead and they want to schedule? Convert them to a real customer record with one click — no need to retype name, email, address or phone.

Kontaktanmodninger

Når en kunde ikke kan finde et passende tidspunkt på din bookingside, kan de klikke på "Kontakt os direkte". Du modtager en mail med deres detaljer, så du kan ringe til dem og finde en tid sammen. På denne måde går ingen potentielle kunder tabt - selv når de tilgængelige tidsintervaller ikke fungerer for dem.

Faste kunder behøver ikke at udfylde deres oplysninger hver gang. Hver kunde i PianoPlanner har et unikt link med forududfyldte detaljer.

Trin for trin: Find og deling af linket

Hvad ser kunden?

Når kunden åbner linket:

• Deres navn og adresse er allerede udfyldt
• Deres klaver(er) at vælge imellem
• Smart tidsforslag baseret på deres placering
• Kun relevante tjenester
• Kan booke direkte uden en konto

Indstil standardtjeneste

Du kan indstille en standardtjeneste pr. kunde, så den automatisk vælges, når de åbner deres link.

Kunder kan omlægge deres egen aftale via et sikkert link i bekræftelsesmailen. Ingen telefonopkald eller e-mail nødvendig - de vælger et nyt tidspunkt fra smarte forslag og bekræfter med et enkelt klik.

Hvordan virker det?

Regler

• Det er kun muligt at omlægge tid indtil 24 timer før aftalen
• Tidligere aftaler kan ikke omlægges
• Linket er unikt pr. aftale og virker kun én gang
• Kalendersynkronisering (Google/Apple/Microsoft) udløses automatisk

Reminder mails reset automatically on reschedule

When an appointment is moved (by you, by drag-drop, or by the customer via the reschedule link) the reminder flags are cleared. The customer receives a fresh 24/48-hour reminder for the new date and time — no manual action needed.

Når kunder booker via deres personlige link, ser de automatisk smarte tidsforslag. Systemet analyserer dine eksisterende aftaler og foreslår de mest effektive tidsintervaller.

Hvordan virker det?

I stedet for manuelt at vælge dato og klokkeslæt, ser kunden en liste over anbefalede tidspunkter. Disse er beregnet ud fra:

• Eksisterende aftaler - Slots lige før eller efter andre aftaler i nærheden
• Beliggenhed - Minimal rejsetid mellem aftaler
• Arbejdstid - Kun inden for dine tilgængelige tider
• Teatertimer - Separate timer for biografer, hvis de er konfigureret

Smart Suggestions-engines

Du kan vælge den engine, der passer til din datakvalitet og planlægningsstil:

• V5.5 — Flexible: viser de bedste rutevalg først, mens mindre ideelle fallback-tider stadig er tilgængelige.
• V5.6 — Strict: fjerner tider, der skaber for meget rejsetid, og holder dagen strammere omkring rute- og arbejdstidslogik.
• V5.7 — Strict + Predictive: bruger V5.6 som base og tilføjer lært kundeadfærd, for eksempel kunder der normalt booker fredag eftermiddag.

Hvad ser kunden?

Når du har valgt en tjeneste, vises op til 10 optimale tidsintervaller, sorteret med det bedste valg først:

• Anbefalet - Den mest effektive tid (grøn badge)
• Alternativ - Gode muligheder på andre dage, sorteret efter dato

Kunden kan også vælge "Vælg et andet tidspunkt" for manuelt at vælge dato og klokkeslæt.

Fjerne kunder

For kunder uden for dit normale serviceområde søger systemet automatisk længere frem (op til 6 måneder) for at finde de bedste muligheder. I stedet for at blokere fjerne kunder giver længere rejsetider en lidt lavere score – men der vises stadig gode muligheder. Systemet bliver ved med at søge, indtil det finder mindst 10 forslag.

Har du et hul i din tidsplan inden for et specifikt område? Route Fill hjælper dig med at finde nærliggende kunder, der skal til en tuning, og lader dig sende dem en invitation med et enkelt klik.

Hvordan virker det?

Urgency badges

Hver kunde får et farvet badge baseret på, hvornår de sidst blev tunet:

• 🔴 Forsinket — Efter serviceintervallet
• Forfalder — Inden for en måned efter intervallet
• 🟡 Snart — Inden for tre måneder efter intervallet
• 🟢 Efter planen - Forfalder endnu ikke

Ruteanalyse hjælper dig med at se, hvor effektiv din daglige tidsplan er. Se afstande mellem aftaler, få en effektivitetsscore, og modtag forslag til at optimere din rute.

Sådan får du adgang

Dagsanalyse

Dagsvisningen viser dig:

• 📊 Effektivitetsscore (A-F karakter) - Hvor godt din rute er optimeret
• 🚗 Total distance - Summen af alle ture mellem aftaler
• ⏱️ Rejsetid - Estimeret køretid for alle ture
• 📍 Turliste - Hver rejse med start, destination, km og minutter

Ugeanalyse

Ugevisningen giver dig et bredere perspektiv:

• 📅 Daglige resultater - Se hvilke dage der har effektive kontra ineffektive ruter
• 📈 Ugentligt gennemsnit - Samlet effektivitetsprocent
• ⚡ Muligheder på tværs af dage - Forslag til at flytte aftaler mellem dage

Forståelse af effektivitetsscore

Karakter	Score	Hvad det betyder
A	90-100%	Fremragende! Din rute er meget optimeret.
B	80-89%	God rute med mulighed for mindre forbedringer.
C	70-79%	Acceptabelt, men overvej forslagene.
D	60-69%	Ineffektiv rute - følg optimeringstipsene.
F	<60%	Meget ineffektiv - betydelig optimering nødvendig.

Optimering med 1 klik

Når systemet finder optimeringsmuligheder, vil du se forslag med knappen "Anvend". Ved at klikke på det vil:

• Tjek for konflikter med eksisterende aftaler
• Vis en bekræftelse med den foreslåede ændring
• Flyt aftalen, hvis du bekræfter

Hasteindikatorer

Hvert forslag har et farvet hasteniveau:

Badge	Hvornår	Handling
🔴 CRITICAL	Du kommer for sent!	Handl straks
🟠 HIGH	Risiko for at komme for sent (<10 min buffer)	Løs i dag
🟡 MEDIUM	Lang tur (>30 km) eller zigzag	Overvej
🟢 TIP	Mulighed for optimering	Dejligt at have

Har du huller mellem dine aftaler, der spilder tid? Streamline-knappen strammer automatisk din tidsplan ved at genberegne aftaletider baseret på reelle rejsetider.

Hvordan virker det?

Hvad beregner Streamline?

• Reel rejsetid fra din virksomhedsadresse til den første aftale
• Reel rejsetid mellem hver på hinanden følgende aftale
• Din konfigurerede buffertid tilføjes efter hver rejsetid
• Den første aftale starter ved din arbejdstids start + rejsetid

Forstå forhåndsvisningen

Forhåndsvisningen viser hver aftale med dets aktuelle tidspunkt og det foreslåede nye tidspunkt. Aftaler, der ville flytte, er fremhævet, og du kan se den samlede sparede tid øverst i forhåndsvisningen.

Teatre, koncertsale og andre spillesteder har ofte en anden tilgængelighed end privatkunder. De er primært tilgængelige aftener og weekender - præcis når du normalt har fri! Med Theater Tilgængelighed kan du indstille separate arbejdstider for disse specielle kunder.

Fordele ved teatertilstand

• 🎭 Separat tilgængelighed - Teatre kan ikke se dine 9-5 private slots
• ⚡ Sidste øjeblik-reservationer - Teatre kan booke med kun 2 timers varsel (du angiver dette)
• 📅 Kortere bookingvindue - Teatre kan ofte ikke planlægge langt frem
• 🎹 Koncertklar tuning - De booker, når de har brug for det, før forestillinger
• 💼 Ekstra indtægt - Fyld dine aftener med godt betalt teaterarbejde

Trin-for-trin: Opsætning af teateråbningstider

Markering af en kunde som "teater"

Fortæl nu PianoPlanner, hvilke kunder der skal bruge teatertiden:

Teaterbestillingsvindue

Teatre skal ofte bookes med kort varsel - et klaver skal muligvis stemmes før aftenens koncert! Du kan indstille, hvor langt frem biograferne skal/kan booke:

Ruteoptimeringsværktøjet bruger Google Maps til at beregne den mest effektive rækkefølge for dine aftaler. Den kan automatisk omorganisere din dag for at minimere den samlede rejsetid.

PianoPlanner har en indbygget QR-kodegenerator til din bookingside. Udskriv det på visitkort, flyers, eller placer det på dit værksted - kunder scanner det og går direkte til din bookingside.

PianoPlanner sporer automatisk servicehistorikken for hvert klaver. Dette hjælper dig med at huske, hvornår klaverer skal tunes - ikke længere at glemme kunder eller gætte, hvornår du sidst besøgte det!

Sådan fungerer det (automatisk!)

PianoPlanner opdaterer automatisk "Sidste tuning" baseret på:

• ✅ Afsluttede aftaler - Når du er færdig med en stemning, opdateres klaverpladen
• ✅ Serviceoptegnelser - Noter, du føjer til klaverets historie
• ✅ Manuel datoindtastning - Hvis du selv indtaster en tidligere indstillingsdato

Du behøver ikke at gøre noget! Du skal bare gennemføre dine aftaler som normalt, og PianoPlanner holder styr.

Klimahistorik

Naar du afslutter en aftale, kan du registrere luftfugtighed, temperatur og en kort klimanote. Maalingerne gemmes paa pianoet, saa du opbygger historik over tid.

• Se om et piano gentagne gange udsaettes for toerre eller fugtige perioder
• Underbyg raad om luftfugtere, ventilation eller rumforhold med faktiske maalinger
• Gem klimanoter sammen med servicehistorikken i stedet for separate papirnoter

Forstå statusfarverne

Hvert klaver viser en status, så du med et øjeblik kan se, hvem der har brug for opmærksomhed:

Hvad du ser	Hvad det betyder
● Sidst: 15. januar 2026	✅ For nylig tunet - ingen handling nødvendig endnu
● Forfalder om 14 dage	⚠️ Service på vej - tid til at kontakte kunde!
● 30 dage forsinket	🔴 Forfaldsdato - bestemt tid til at ringe!
● Ikke tunet endnu	ℹ️ Nyt klaver - ingen historie registreret endnu

Indstilling af det rigtige tuning-interval

Forskellige klaverer har brug for forskellig pleje. Et koncertflygel i et teater skal tunes med få måneders mellemrum, mens et hobbyklaver derhjemme måske kun har brug for årlig service. Du indstiller intervallet pr klaver!

Trin-for-trin: Ændring af et klaverinterval

Manuel optagelse af en tidligere tuning

Stemmede du et klaver, før du brugte PianoPlanner? Du kan indtaste datoen manuelt:

Du kan tilpasse, hvordan kalenderen viser tidsintervaller. Vælg mellem 1-times slots eller 1,5-times slots afhængigt af din typiske aftalelængde.

Ændring af slotvarighed

Dine præferencer gemmes automatisk og vil blive husket næste gang du besøger.

Skifter du fra et andet klaverservicestyringssystem? PianoPlanner's Import Hub gør det nemt at bringe dine eksisterende data - kunder, klaverer, aftaler og servicehistorik.

Import Hub

Navigate to Settings → Import to open the Import Hub. From here, choose the import method that fits your situation:

Metode	Bedst til	Hvad den importerer
Gazelle import	Migrerer fra Gazelle	Kunder, klaverer, servicehistorik - alt i én guidet arbejdsgang med automatisk feltkortlægning
Import af kontakter	Telefonkontakter, vCard-filer, CSV	Kunder — navne, adresser, telefonnumre, e-mails fra .vcf- eller .csv-filer
Kalender import	Flytter fra en anden kalender	Aftaler fra .ics-kalenderfiler — datoer, tidspunkter, beskrivelser
Generisk CSV	Ethvert andet system	Kunder og klaverer fra CSV med automatisk kolonneregistrering (kommer snart)

Gazelle-troldmand

Gazelle-guiden er en trin-for-trin guide, der er specielt designet til Gazelle-brugere. Eksporter dine data fra Gazelle som CSV-filer, og upload dem derefter i guiden. PianoPlanner kortlægger automatisk Gazelles felter til de korrekte kolonner - kunder, klaverer og servicehistorik importeres på én gang.

Import af kontakter

Importer kunder fra dine telefonkontakter eller enhver vCard-fil (.vcf). Du kan også uploade en CSV-fil med kundedata. Navne, adresser, telefonnumre og e-mails importeres automatisk.

Kalender import

Upload en .ics-fil, der er eksporteret fra Apple Kalender, Google Kalender, Outlook eller enhver anden kalenderapp. Aftaler oprettes med de originale datoer, tidspunkter og beskrivelser.

Importmuligheder

Mulighed	Hvad gør det?
Kun aktiv	Importer kun kunder/klaverer markeret som aktive
Spring over dubletter	Spring over kunder, der allerede eksisterer (baseret på e-mail)
Inkluder firmanavn	Tilføj firmanavn til kundenavn

Skal du på ferie eller har du brug for en fridag? Bloker dage i din kalender, så kunder ikke kan booke tider i det tidsrum. Blokerede dage er også udelukket fra Smart Suggestions.

Sådan blokerer du dage

Der er to måder at blokere dage på:

Fra Dashboardet

Fra Indstillinger

Gå til Indstillinger → Blokerede dage for at se alle dine blokerede perioder med et øjeblik. Tilføj nye blokerede dage, rediger eksisterende, eller fjern dem. På hinanden følgende dage med samme titel er grupperet i intervaller.

Hvad sker der, når dage er spærret?

• Online booking er deaktiveret for disse dage - kunder ser dem som utilgængelige
• Smart Suggestions springer blokerede dage over, når de anbefaler aftaletidspunkter
• Blokerede dage vises i din kalender med en tydelig visuel stil
• Kalendersynkronisering respekterer blokerede dage – de vises som "Optaget" i eksterne kalendere

Har du brug for at spore personlige rejser adskilt fra forretningsaftaler? Marker aftaler som private for at holde dem adskilt i dine kilometerregistreringer og synkroniser dem til eksterne kalendere uden at afsløre detaljer.

Sådan opretter du en privat aftale

Visuel skelnen

Private aftaler vises i lilla med et 🔒-ikon i din kalender, hvilket gør dem nemme at skelne fra forretningsaftaler.

Kalendersynkronisering

Når de synkroniseres med Google-, Apple- eller Microsoft-kalendere, vises private aftaler som "Optaget" uden at vise nogen detaljer, placering eller beskrivelse. Dit privatliv er beskyttet!

Hold en skattesikker kilometeradministration. PianoPlanner sporer automatisk kilometer fra aftaler, og du kan tilføje manuelle ture, registrere kilometertælleraflæsninger og eksportere alt til din selvangivelse.

Hvor finder man det

• Dashboard — The km-widget in the right panel shows your current month and lets you quickly add trips
• Settings → Business → Km-registratie — Full overview with vehicle info, odometer readings, chart and exports
• Travel Report — Detailed trip list with route information and CSV export

Køretøjsopsætning

Gå til Indstillinger → Erhverv → Kilometersporing, og udfyld dit nummerplade og køretøjsnavn. Dette vises på dine kilometerrapporter og PDF-eksporter.

Kilometertælleraflæsninger

Registrer dine kilometertælleraflæsninger med jævne mellemrum (f.eks. i starten og slutningen af året). Dette tjener som bevis for skattemyndighederne og hjælper med at verificere dine rejseregistreringer.

Automatisk sporing

Hver aftale med en kundeadresse genererer automatisk en rejseregistrering. Systemet beregner afstanden fra din virksomhedsadresse til kundens placering.

Smart rundtursberegning

Systemet bestemmer automatisk, om en tur er envejs- eller returrejse:

• Andre aftaler i løbet af dagen → Kun én vej (du fortsætter til næste sted)
• Dagens sidste aftale → Hjemrejse (rigtig km hjem via Google Maps)

Manuelle ture

For ture, der ikke er knyttet til en aftale (f.eks. afhentning af dele, besøg af en leverandør), tilføj manuelle ture via dashboardets kilometertal-widget eller via Indstillinger.

Eksport og rapporter

• CSV export — Download all trips as a spreadsheet for your accountant
• PDF export — Generate a tax-proof report with vehicle details, odometer readings and trip list
• Monthly chart — Visual overview of business vs. private km per month

Rejserapporten giver dig et detaljeret overblik over alle dine rejser i enhver periode. Filtrer efter datointerval, se totaler og eksporter en komplet udgiftsrapport.

Sådan bruges

Rapport kolonner

kolonne	Beskrivelse
Dato	Dato for udnævnelsen
Kunde	Kundenavn med link til detaljeside
Beliggenhed	Adresse på udnævnelsen
Rute	Åbn i Google Maps for navigation
Afstand	Enkeltvejsafstand i km
Rejsetid	Estimeret køretid

PianoPlanner fungerer som en Progressive Web App (PWA) - du kan installere den på din telefon eller tablet og bruge den som en indbygget app. Ingen App Store nødvendig.

Installer på iPhone/iPad

Installer på Android

Hvad du får på mobilen

• Fuld kalendervisning optimeret til berøring
• Slå hurtigt kunder og klaverer op
• Opret og rediger aftaler på farten
• Opret og send fakturaer fra din telefon
• Push-meddelelser for nye reservationer

Navigation

Mobilappen har en nederste navigationslinje med 5 faner: Kalender, Kunder, Klaverer, Smart plan og Menu. Brug Menu til at vende tilbage til launcheren, Indstillinger, den fulde app og fakturering.

Modtag øjeblikkelige push-beskeder, når en kunde bestiller en tid online. Fungerer på desktop og mobil (når PWA er installeret).

PianoPlanner understøtter valgfrie værksteds- og showroomblokke til arbejde på din egen adresse. Normale kundeaftaler på kundens adresse undgår disse timer, hvis du angiver dem; det separate værksteds-/showroomlink bruger dem som tilgængelige besøgstider eller falder tilbage til din normale uge-tilgængelighed.

Opsætning af værkstedstider

Gå til Indstillinger -> Tilgængelighed -> Workshop Availability for at konfigurere separate værkstedstider. Brug uge-tilgængelighed til hele din arbejdsuge. Tilføj kun Workshop Availability, når du ønsker faste blokke til de tidspunkter, hvor du er på værkstedet, i showroomet eller på firmaadressen.

Funktioner

• Indstil værkstedstilgængelighed pr. dag i ugen
• Normale kundeaftaler på kundens adresse undgår værkstedstider
• Værksteds-/showroomlinket bruger aktive værkstedstider, ellers normal uge-tilgængelighed
• Workshop-aftaler er synlige i din dagsorden med et dedikeret ikon
• Workshopstatistik i dine dashboardrapporter

Smart Pick-integration

Smart Suggestions behandler værkstedstider forskelligt efter bookingtype. Normale kundeaftaler på kundens adresse undgår aktive værkstedstider; det separate værksteds-/showroomlink tilbyder tider inden for disse timer eller falder tilbage til normal uge-tilgængelighed, hvis ingen værkstedstider er aktive. Din kalender tjekkes stadig for konflikter.

Ikke alle aftaler kræver en kundejournal. PianoPlanner lader dig hurtigt oprette walk-in-aftaler og interne værkstedsopgaver direkte fra dit dashboard.

Walk-in aftaler

Når en kunde kommer uventet ind, skal du bruge den hurtige walk-in-knap på dit dashboard handlingsark. Indtast et navn og en service – det er ikke nødvendigt at oprette en komplet kunderegistrering først.

Opgaver uden kunde

Har du brug for at spærre tid til internt arbejde? Opret en opgave uden at knytte den til en kunde. Perfekt til værkstedsvedligeholdelse, administrativt arbejde eller personlige tidsblokke.

Hvordan man skaber

• Fra betjeningspanelet: Tryk på knappen + og vælg 'Walk-in' eller 'Opgave'
• Walk-in: Indtast et navn, vælg en tjeneste, og vælg et tidspunkt
• Opgave: Tilføj en beskrivelse og tid - ingen kunde nødvendig
• Begge typer vises i din dagsorden og respekterer din tilgængelighed

Workshop Project Planner hjælper dig med at administrere større værkstedsjob - klaverombygninger, restaureringer eller ethvert flertrinsprojekt. Spor opgaver, timer, deadlines og link projekter til kunder og klaverer.

Oprettelse af et projekt

Naviger til Projekter i hovedmenuen, og klik på 'Nyt projekt'. Giv det en titel, tilknyt eventuelt en kunde og klaver, sæt en prioritet og deadline, og anslå det samlede antal timer.

Håndtering af opgaver

Hvert projekt kan have flere opgaver. Tilføj opgaver hurtigt med det indbyggede inputfelt nederst på opgavelisten, eller klik på en opgave for at redigere detaljer som estimerede/faktiske timer og forfaldsdatoer.

• Klik på cirklen for at skifte status: At gøre → I gang → Udført
• Træk opgaver i håndtaget for at omarrangere dem
• Spor estimerede vs. faktiske timer pr. opgave
• Indstil forfaldsdatoer — forfaldne opgaver er fremhævet med rødt

Kapacitetsoversigt

Kapacitetsbjælken på projektoversigten viser, hvor mange workshoptimer du har brugt i forhold til ledige i denne uge. Dette er baseret på dine værkstedstimer konfigureret i Indstillinger → Værksted.

Funktioner

• Link projekter til kunder og klaverer
• Prioritetsniveauer: Lav, Normal, Høj, Haster
• Statussporing: Planlægning → Aktiv → Pause → Fuldført
• Visuel statuslinje baseret på udførte opgaver
• Ugentlig kapacitetssporing baseret på dine værkstedstimer
• Filtrer og søg på tværs af alle dine projekter

Tilbud og priser

Gør din projektopgaveliste til et professionelt tilbud. Hver opgave kan inkludere prisoplysninger, der er automatisk beregnet og klar til at dele med din kunde.

Excel-stil redigering

Opgavelisten fungerer som et regneark. Klik på en celle for at redigere inline. Ændringer gemmes automatisk, mens du skriver. Tryk på Enter for at gå til næste række, eller på Tab for at gå til næste kolonne.

Opgavetyper

• Labor — Work hours billed at your hourly rate (set in Settings → Workshop)
• Material — Parts, strings, felt, etc. Track cost price for profit calculation
• Other — Transport, disposal, rental costs

Omkostningsoversigt

Omkostningsoversigten nederst viser totaler i realtid for arbejdskraft, materialer og andre omkostninger. Kun opgaver markeret som 'fakturerbare' (grønt afkrydsningsfelt) er inkluderet i tilbuddet. Slå fakturerbar fra for interne opgaver, du ikke vil opkræve betaling for.

Eksporter tilbud

Klik på 'Kopiér tilbud' for at kopiere en tekstversion til dit udklipsholder (perfekt til at indsætte i e-mails), eller klik på 'PDF' for at åbne et professionelt formateret tilbud klar til udskrivning eller lagring som PDF.

Administrer dit klaverlager - udstillingslokaler, værkstedsinstrumenter og solgte klaverer. Spor hvert instrument fra ankomst til salg, og planlæg showroomtuning batches effektivt.

Tilføjelse af klaverer

Naviger til Inventory i hovedmenuen. Klik på 'Tilføj klaver' for at indtaste mærke, model, serienummer, type (opretstående, grand, digital) og intern placering. Du kan også importere klaverer i bulk via CSV.

Placeringer og status

Hvert klaver har en placering (showroom, værksted eller andet) og en status (på lager eller solgt). Filtrer og søg i din beholdning for hurtigt at finde ethvert instrument.

Showroom Batch Planlægning

Vælg flere klaverer, og klik på 'Create Showroom Batch' for at planlægge en stemmesession for dem alle på én gang. Indstil placeringen, anslået varighed pr. klaver, og vælg en dato - eller brug Smart Suggestions til at finde det bedste tidspunkt.

Funktioner

• Spor klaverer efter mærke, model, serienummer og type
• Placeringsmærker: Showroom, Workshop, Andet
• Statussporing: På lager → Solgt
• Bulk udvalgte klaverer til batchtuning i showroom
• Smart Suggestions-integration til batchplanlægning
• CSV-import til håndtering af masselager

PianoPlanner kan generere maskinlæsbare UBL 2.1 XML-fakturaer sammen med dine PDF-fakturaer. Disse e-fakturaer overholder europæiske standarder og vedhæftes automatisk, når der sendes fakturaer via e-mail.

Understøttede standarder

Standard	Land	Beskrivelse
NLCIUS	🇳🇱 Netherlands	Hollandsk implementering af EU's e-faktureringsstandard
XRechnung	🇩🇪 Germany	Tysk e-faktureringsstandard, obligatorisk for B2G-fakturaer
Peppol BIS 3.0	🇪🇺 EU	Paneuropæisk e-faktureringsstandard for grænseoverskridende fakturaer

Hvordan det virker

Gå til Fakturaer → Indstillinger, og se efter UBL-knappen. Når det er aktiveret, inkluderer hver faktura-e-mail automatisk en UBL XML-vedhæftet fil sammen med PDF-filen. Den korrekte standard vælges baseret på din kundes land.

Valgmuligheder

• Auto (default) — UBL is enabled for EU customers, disabled for non-EU
• Always on — UBL XML attached to every invoice email
• Off — No UBL XML, only PDF

Before creating your first invoice, configure your invoicing settings. Go to Invoices and click the ⚙️ settings icon in the top bar.

Fakturanummerering

Der er to måder at oprette en faktura på: fra dagsordenen eller manuelt.

Fra dagsordenen (anbefales)

After completing an appointment, create an invoice directly from the agenda. Click on the appointment → choose "Create Invoice". The invoice is automatically prefilled with:

• Kundens navn og detaljer
• Tjenestebeskrivelse med instrument (f.eks. "Tuning — Steinway & Sons D")
• Aftaledato i beskrivelsen
• Servicepris fra din servicekonfiguration
• Kundebemærkninger (som en separat tekstlinje)

Manuel faktura

Go to Invoices → New Invoice. Search and select a customer, then add invoice lines manually. You can add regular lines with prices, or text-only lines for additional notes.

Afsendelse af fakturaer

Once your invoice is ready, save it as "Sent". You can then email it directly to the customer with a PDF attachment. If you have Mollie configured, a payment link is automatically included.

PianoPlanner can calculate the real one-way distance from your company address to the customer address and add it as a travel charge on the invoice. This customer billing rate is separate from the fiscal mileage rate used for internal mileage tracking.

Set your customer travel rate

Add the line to an invoice

When you create or edit an invoice for a customer, click "Add mileage". PianoPlanner uses the appointment's stored company-to-customer distance when available, or calculates it from your company address to the customer address. The result is added as one clear invoice line with the total amount.

Customer-specific rates

Some customers may have a different travel agreement. Open the customer profile, edit the billing section, and enable a customer-specific travel charge. That rate overrides the default invoice settings for that customer only.

Med PianoPlanner på din startskærm kan du oprette og sende fakturaer direkte fra din telefon - selv mens du stadig er hos kunden.

Fra en kundeprofil

Open a customer in the PWA, scroll down and tap "Create Invoice". A bottom sheet appears where you can:

• Vælg en service — prisen udfyldes automatisk
• Tilføj en beskrivelse eller noter
• Vælg fakturastatus (kladde, sendt, betalt)
• Send med betalingslink — kunden kan betale online med det samme

Typisk mobil arbejdsgang

PianoPlanner håndterer moms forskelligt alt efter kundetype. Dette bestemmes automatisk ud fra den kundetype, der er indstillet i kundeprofilen.

Privatkunder

Erhverv / Institutioner

Indstilling af kundetype

For at sikre korrekt momshåndtering skal du indstille kundetypen i hver kundeprofil:

• Individuel — Pris inklusiv moms
• Forretning — Pris eksklusiv moms
• Skole — Pris eksklusiv moms
• kirke — Pris eksklusiv moms
• Teater — Pris eksklusiv moms

Accepter kreditkort og andre online betalinger direkte på dine fakturaer via Mollie. Kunder klikker på betalingslinket i fakturamailen og betaler med det samme.

Opsætning af Mollie

Inkluder et personligt bookinglink i dine faktura-e-mails, så kunder straks kan planlægge deres næste tuning. Linket bruger hver kundes unikke reservationstoken og foreslår automatisk den rigtige tidsramme baseret på deres klaver's serviceinterval.

Hvordan det virker

Smart datoberegning

Den foreslåede startdato beregnes automatisk: sidste indstillingsdato + serviceinterval. Hvis en kunde har flere klaverer, vælger PianoPlanner den tidligste næste stemningsdato. For eksempel: et klaver stemt den 9. april med et 6-måneders interval vil foreslå 9. oktober som udgangspunkt.

PianoPlanner can sync your invoices directly to your accounting software, saving you from manual entry. Go to Settings → Integrations to connect your accounting package.

Tilgængelige integrationer

I øjeblikket er tre integrationer fuldt operationelle. Flere udvikles til at støtte klaverteknikere i hele Holland, Belgien og Tyskland.

Moneybird (Holland/Belgien)

Moneybird er en populær hollandsk online regnskabspakke. PianoPlanner forbinder via Moneybird API for automatisk fakturasynkronisering.

Jortt (Holland)

Jortt er en populær hollandsk regnskabspakke designet til freelancere og små virksomheder. PianoPlanner forbinder via OAuth2 for sikker, automatisk fakturasynkronisering.

Odoo (international)

Odoo er et internationalt open source ERP-system med et kraftfuldt regnskabsmodul. PianoPlanner forbinder via Odoos JSON-RPC API.

Synkroniseringslog

Hver synkroniseringshandling logges. Du kan se synkroniseringshistorikken i integrationsindstillingerne for at se, hvilke fakturaer der er blevet sendt, og hvilke der er stødt på fejl. Dette hjælper dig med hurtigt at finde og løse eventuelle problemer.

Kommer snart

Vi arbejder aktivt på integrationer med flere regnskabspakker, der bruges af klaverteknikere i hele Europa:

• e-Boekhouden — Hollandsk skybogholderi
• Exact Online — Hollandsk/internationalt ERP-system
• DATEV 🇩🇪 — Tysk markedsleder for skatterådgivere
• lexoffice 🇩🇪 — Populær tysk skyregnskab
• sevDesk 🇩🇪 — Tysk online regnskab for freelancere
• Yuki 🇧🇪🇳🇱 — Hollandsk/belgisk regnskab med dokumentbehandling
• Billit 🇧🇪 — belgisk faktureringsplatform

PianoPlanner er tilgængelig på 9 sprog. Skift dit grænsefladesprog til enhver tid - alle menuer, etiketter, e-mails og fakturaskabeloner tilpasser sig dit valgte sprog.

Hvordan man skifter sprog

Hvad ændrer sig med dit sprog?

• Alle menuer, etiketter og knapper i grænsefladen
• Email skabeloner sendt til dine kunder
• Fakturaetiketter og formatering
• Bookingsider vist til dine kunder
• Dato- og talformatering

PianoPlanner tilbyder fleksible abonnementsplaner, der passer til dine behov. Administrer dit abonnement, opgrader, nedgrader eller opdater dine betalingsoplysninger til enhver tid.

Tilgængelige planer

Planlæg	Pris	Nøglefunktioner
Starter	Gratis	Grundlæggende planlægning, op til 25 kunder, 50 aftaler/år, kalendereksport, e-mailbekræftelser
Solo	€24.50/mo	Ubegrænsede kunder og aftaler, ruteoptimering, smarte forslag, tilpasset SMTP, dataimport
Pro	€39.50/mo	Alt i Solo + tovejs kalendersynkronisering, fakturering, kilometersporing, regnskabsintegration
Teams	€69.50/mo	Alt i Pro + team dashboard, multi-tekniker planlægning, team booking side, projekt planlægger (max 5 tunere, + € 15/ekstra)
Business	€109.50/mo	Alt i Teams + lagerstyring, showroom batches (max 10 tunere)

Administrer abonnement

Arbejder du med flere teknikere? Teams-funktionen lader dig administrere en delt kundedatabase, koordineret planlægning og holdbookingssider.

Kom godt i gang med Teams

Teamroller

• Technician — uses the Tuner Portal to view and update assigned appointments.
• Planner — uses Team Dashboard to view the team calendar, assign appointments, use Smart Match and manage absences.
• Bookkeeper — has limited finance access where enabled.

Planlaeggeradgang

Teknikerportalen giver teknikere en let visning af deres tildelte aftaler uden en fuld PianoPlanner-konto. Teknikere bruger portalen via magic link. Planlaeggere kan ogsa modtage et adgangslink, men videresendes til teamdashboardet med planlaegningsrettigheder.

Sender et magisk link

Portal funktioner

• Se dagens og denne uges tildelte aftaler
• Opdater aftalestatus: Bekræftet, Undervejs, Afsluttet
• Tilføj noter til aftaler
• Mobilvenligt design – fungerer på enhver telefon eller tablet