Guida utente

I tuoi dati aziendali appaiono nelle email di conferma e nella tua pagina di prenotazione. Compilali correttamente così i clienti sanno esattamente chi sei.

Come configurare i dati aziendali?

I tuoi orari di lavoro determinano quando i clienti possono prenotare appuntamenti. Il sistema mostra solo le fasce orarie all'interno di questi orari.

Giorni e orari

Seleziona i giorni in cui lavori e imposta l'orario di inizio e fine per ogni giorno.

• Opzione 1: Orari fissi ogni giorno
• Opzione 2: Orari diversi per giorno
• Opzione 3: Alcuni giorni liberi

Ora di inizio: appuntamento o partenza

In Impostazioni → Link di prenotazione puoi scegliere cosa significa l inizio della giornata per le prenotazioni online.

Impostazione	Risultato
L appuntamento cliente puo iniziare a quest ora	Se la giornata inizia alle 09:00, i clienti possono prenotare un primo appuntamento alle 09:00.
Posso partire dal laboratorio/casa a quest ora	Se la giornata inizia alle 09:00 e il viaggio dura 25 minuti, il primo appuntamento cliente inizia alle 09:25.

Impostare i buffer

I buffer ti aiutano a mantenere del tempo tra gli appuntamenti e impediscono ai clienti di prenotare all'ultimo momento.

Tipo di buffer	Cosa fa?	Consigliato
Buffer prima dell'appuntamento	Tempo minimo tra la prenotazione e l'appuntamento	2 giorni consigliati per la pianificazione
Buffer dopo l'appuntamento	Tempo extra dopo un appuntamento per note o ritardi imprevisti	15 minuti consigliati
Tempo minimo di prenotazione	Con quanto anticipo devono prenotare i clienti?	2 giorni ti danno tempo per pianificare

In Impostazioni → Viaggio e area di servizio decidi quanto lontano vuoi spostarti. Attiva «Abilita limiti di viaggio» per vedere e modificare queste impostazioni. Ci sono cinque impostazioni, ognuna con il proprio compito:

🗺️ Area di servizio (prenotazione online) — Fino a che distanza può abitare un nuovo cliente per prenotare online da solo? Oltre vedono il tuo messaggio 'contattaci'.

🚗 Tempo di viaggio tra appuntamenti — Quanto vuoi guidare idealmente tra due clienti nello stesso giorno? Per le tue prenotazioni è un limite (con un margine del 15%); nella pianificazione Teams determina solo l'ordine.

🏠 Tempo di viaggio al primo appuntamento — Il tragitto da casa al primo cliente può essere più lungo che tra appuntamenti. Utile nelle zone rurali. Vuoto = come sopra.

🛑 Tempo di viaggio massimo assoluto — Limite superiore rigido per tutti gli appuntamenti (inclusi clienti esistenti). Oltre, gli orari non appaiono mai.

⏳ Limitare il tempo di attesa tra gli appuntamenti — Mantiene la tua giornata compatta riducendo il tempo di attesa inutile tra gli appuntamenti. I clienti vedono solo orari che si collegano in modo serrato. Torna a tutti gli orari se nulla è adatto. Disattivato = nessun limite.

Messaggio per posizioni lontane

Questo messaggio viene mostrato ai clienti che vivono troppo lontano per prenotare online.

Tempi di viaggio reali

PianoPlanner usa tempi di viaggio reali di Google Maps ogni volta che può. Se un tempo di viaggio non può essere determinato — ad esempio perché un indirizzo non viene trovato — PianoPlanner resta sul sicuro: con i limiti di viaggio attivi, la tua pagina di prenotazione conta quel tragitto come il tuo tempo di viaggio massimo; nella pianificazione Teams un orario accanto a un altro appuntamento non viene proposto, e il tragitto da casa viene controllato solo se è impostato un massimo assoluto. Controlla l'indirizzo o imposta un segnaposto per il cliente, così da poter usare il tempo di viaggio reale.

Mezzo di trasporto: auto o bici

Se lavori soprattutto in bici, imposta il mezzo di trasporto su Bici in Impostazioni -> Tempo di viaggio. PianoPlanner calcola controlli di percorso, suggerimenti di prenotazione, buffer di viaggio, analisi del percorso e suggerimenti chilometrici per le fatture con tempi in bici invece che in auto.

I servizi definiscono cosa offri ai clienti — come accordatura, regolazione o riparazione. Ogni servizio ha la sua durata, prezzo e colore calendario. I clienti li vedono quando prenotano online.

Tariffa aumentata? I prezzi già concordati restano validi

Aumenti la tariffa di un servizio dopo che un cliente ha prenotato? Per quell’appuntamento continua a valere il prezzo precedentemente salvato. Quando apri l’appuntamento, un avviso indica che la tariffa attuale del servizio è più alta. Il cliente continua a pagare l’importo concordato.

Configurare i servizi

Colori calendario

I colori dei servizi ti aiutano a distinguere visivamente i tipi di appuntamento nel tuo calendario. Scegli tra colori preimpostati come blu, verde, rosso, viola, ecc. Il colore viene usato anche nella sincronizzazione con Google Calendar.

La dashboard è il tuo spazio di lavoro centrale. Qui trovi il tuo calendario, la panoramica giornaliera, le azioni rapide e widget utili — tutto ciò che ti serve per una giornata di lavoro produttiva.

Pianificare più facilmente dagli elenchi

Il calendario ricorda data, vista e posizione; gli elenchi di clienti e pianoforti conservano ordinamento e posizione. Crea appuntamento permette di scegliere l’orario; Pianifica cerca un momento adatto. Gli inviti distinguono un pianoforte da un invito al cliente. In Team → Modifica membro puoi impostare gli orari; la pianificazione rispetta gli orari, le pause e le assenze del tecnico.

Trovare il menu su ogni schermo

Sul desktop il menu completo appare a sinistra. Alla larghezza di un tablet diventa una colonna di icone etichettate e accessibili. Su mobile, usa il pulsante Menu in alto per aprire la barra laterale.

Cerca nella guida (⌘K)

Usa il pulsante di ricerca in alto nella barra laterale, oppure premi ⌘K / Ctrl+K, per cercare in questa guida. Per domande numeriche semplici, come quanti clienti hai o le fatture aperte, vedi anche i tuoi totali.

• Consentito: conteggi, totali, medie e altri riepiloghi numerici.
• Bloccato: nomi, dati di contatto, indirizzi, note, numeri fattura e altri dati personali.
• Le fatture aperte vengono calcolate dagli stati reali delle fatture: inviate, confermate e scadute.

Layout della dashboard

La tua dashboard è divisa in tre colonne: un pannello sinistro con panoramiche rapide, il calendario al centro e un pannello destro con statistiche e widget.

Pannello sinistro

• Mini calendario — naviga rapidamente tra le date
• Semafori — vedi lo stato del giorno a colpo d'occhio (fatto, in corso, da fare)
• Appuntamento corrente — mostra l'appuntamento a cui stai lavorando ora
• Prossimi oggi — lista rapida degli appuntamenti rimanenti
• Da elaborare — appuntamenti che necessitano ancora di follow-up

Calendario

Passa dalla vista giornaliera, settimanale e mensile. Clicca su una fascia oraria per creare un nuovo appuntamento. Trascina gli appuntamenti per spostarli. Doppio clic per modificare.

Agenda Solo: settimana e ricavi previsti a colpo d’occhio

Scegli Elenco nell’agenda Solo per vedere gli appuntamenti giorno per giorno, con i colori familiari della vista settimanale. Ogni giorno e l’intestazione della settimana mostrano la somma degli importi noti degli appuntamenti pianificati, IVA esclusa. Se manca un prezzo, la somma nota resta visibile e viene indicato quanti appuntamenti sono senza prezzo. È un valore di pianificazione, non un ricavo già fatturato o incassato.

I campi di data e ora usano il formato di visualizzazione del browser e del dispositivo. L’orario salvato dell’appuntamento non cambia.

Stampa la pianificazione settimanale

Usa il pulsante di stampa nella barra degli strumenti dell'agenda sul computer per creare un foglio di lavoro settimanale (non nell'app installata né su schermi stretti). Scegli la settimana («Settimana mostrata nel calendario», «Settimana corrente» o «Settimana successiva»), A4 o US Letter, il layout Compatto, Standard o Percorso e se includere numeri di telefono, note dell’appuntamento e tempo e distanza di viaggio. Stampalo o salvalo in PDF dal browser. Nella modalità team dell'agenda viene rispettato il filtro tecnico scelto.

• Drag & drop — sposta gli appuntamenti a un orario o giorno diverso
• Ridimensiona — trascina il bordo inferiore di un appuntamento per cambiarne la durata
• Pulsante Percorso — calcola i tempi di viaggio e colora i tuoi appuntamenti
• Filtri — mostra/nascondi tipi di appuntamento (sul campo, officina, privato)

Pannello destro

• Lista appuntamenti di oggi con dettagli cliente
• Prossimi appuntamenti per i giorni successivi
• Statistiche officina / servizio sul campo per la giornata
• Widget chilometri — panoramica km del mese corrente e aggiunta rapida viaggi (Pro)

Creazione di un appuntamento

Completare appuntamenti

Dopo aver visitato un cliente, segna l'appuntamento come completato. Questo aggiorna automaticamente la cronologia di accordatura del pianoforte.

Il widget "Da elaborare"

Il pannello sinistro mostra un elenco "Da elaborare" con appuntamenti già passati ma non ancora segnati come completati. Usa i pulsanti filtro (7g, 30g, 90g, Tutto) per guardare più indietro nel tempo.

Completare più appuntamenti contemporaneamente

Quando hai molti appuntamenti in sospeso (es. dopo una vacanza o un'importazione), usa il pulsante "Completa tutto" in fondo alla lista in sospeso. Questo segna tutti gli appuntamenti visibili come completati e aggiorna tutte le date di accordatura dei pianoforti collegati con un clic. Prima appare un dialogo di conferma.

L'editor desktop offre un selettore più ampio per trovare e collegare più rapidamente lo strumento corretto.

Apri un appuntamento sul desktop, scegli il cliente e poi il selettore dello strumento. Cerca per strumento, marca o modello e conferma la scelta.

PianoPlanner ti mostra quanto è efficiente il tuo programma con un sistema di colori. In questo modo puoi vedere a colpo d'occhio se la tua giornata è ben pianificata.

Legenda colori

Come viene calcolato il tempo di viaggio?

Tieni tutti i dati dei tuoi clienti in un unico posto. Aggiungi clienti, collega i loro pianoforti, traccia la cronologia del servizio e invia email professionali — tutto da un'unica panoramica.

Crea un appuntamento da un cliente

Puoi creare un appuntamento da un cliente in due modi.

• Appuntamento intelligente: usa questa opzione quando PianoPlanner deve trovare orari adatti in base al calendario, ai limiti di viaggio e agli appuntamenti esistenti.
• Scegli data e ora: usa questa opzione quando concordi un orario preciso parlando o scrivendo con il cliente.

Entrambe le opzioni creano un normale appuntamento PianoPlanner collegato agli stessi dati del cliente e dello strumento.

Aggiungere un cliente

Indirizzo tramite Apple Maps o Google Maps

Oltre a digitare un indirizzo, puoi incollare un link della mappa o delle coordinate nel campo di ricerca indirizzo quando aggiungi o modifichi un cliente. È utile quando un cliente invia la propria posizione via WhatsApp o e-mail, oppure quando la via esatta non è chiara.

Cosa puoi incollare?

• Link di condivisione Apple Maps, ad esempio https://maps.apple/p/...
• Link di condivisione Google Maps, ad esempio https://maps.app.goo.gl/...
• URL completo di Google Maps con coordinate
• Coordinate semplici, ad esempio 52.3676, 4.9041 o 52,3676° N, 4,9041° E
• Link geo: da Android

Cosa succede?

Quando PianoPlanner riconosce un pin valido, compare un messaggio verde "Posizione GPS riconosciuta" con le coordinate. I campi indirizzo vuoti possono essere compilati automaticamente dal pin. I campi già inseriti non vengono mai sovrascritti.

Pagina dettaglio cliente

Clicca su un cliente per vedere il suo profilo completo. Qui troverai:

• Tutti i pianoforti collegati con stato del servizio
• Cronologia completa degli appuntamenti
• Link di prenotazione personale da condividere con il cliente
• Invia inviti di accordatura direttamente
• Informazioni di contatto e note

Cerca e filtra

Usa la barra di ricerca per trovare rapidamente clienti per nome, email, città o numero di telefono. La lista si aggiorna mentre digiti.

Rilevamento duplicati

PianoPlanner rileva automaticamente potenziali duplicati nel database clienti in base a nome, email, telefono e indirizzo. Utilizza il matching approssimativo (algoritmo di Levenshtein), quindi vengono rilevati anche piccoli errori di battitura.

Traccia ogni pianoforte che assisti. Registra marca, modello, numero di serie, anno e condizioni. Collega i pianoforti ai clienti e mantieni una cronologia completa del servizio.

Aggiungere un pianoforte

Pagina dettaglio pianoforte

• Specifiche complete del pianoforte e note sulle condizioni
• Cronologia del servizio — tutti gli appuntamenti e le accordature passate
• Indicatore stato del servizio: in regola, in scadenza o scaduto
• Foto — carica immagini del pianoforte per riferimento

Intervalli di accordatura spiegati

Intervallo	Significato
0	Il cliente prende contatto — nessun promemoria automatico
1–12, 16, 24	Scegli il numero di mesi di calendario adatto al programma di manutenzione di questo pianoforte.

Accorli con l'app Pianoscope su iPhone o iPad? Salva le misurazioni di inarmonicità direttamente con il pianoforte in PianoPlanner.

Come funziona

Riutilizzo della misurazione

Pianoscope è l'app professionale di accordatura per iPhone/iPad. Maggiori informazioni: pianoscope.app.

Sincronizza PianoPlanner con il tuo Google Calendar per la sincronizzazione bidirezionale. Gli appuntamenti appaiono in entrambi i calendari e gli aggiornamenti vengono sincronizzati automaticamente.

Creazione connessione

Opzioni di sincronizzazione

Opzione	Descrizione
Sincronizzazione bidirezionale	Le modifiche in entrambi i calendari vengono sincronizzate
Solo verso Google	Gli appuntamenti vengono inviati solo da PianoPlanner a Google
Includi tempo di viaggio	Aggiungi automaticamente il tempo di viaggio agli eventi del calendario

Appuntamenti importati senza indirizzo

Per i tempi di viaggio e i colori del percorso, PianoPlanner usa il campo Luogo degli eventi del tuo calendario esterno. Un indirizzo nel titolo o nella descrizione non viene riconosciuto. Inserisci l'indirizzo nel campo Luogo o collega l'appuntamento a un cliente.

Se la sincronizzazione non funziona

Con la sincronizzazione bidirezionale (Pro, Pro+ e Master), i calendari Google, Apple e Microsoft vengono sincronizzati in background ogni 30 minuti, purché tu abbia usato PianoPlanner nelle ultime 24 ore; «Sincronizza ora» in Impostazioni → Calendario avvia subito una sincronizzazione. Se lo stato indica che il collegamento va rinnovato, ricollegati lì e concedi di nuovo l'autorizzazione.

Usi Outlook o Microsoft 365? Collega il tuo calendario per una sincronizzazione senza interruzioni con PianoPlanner.

Di cosa hai bisogno?

• Un account Microsoft 365 o Outlook.com
• Accesso al tuo calendario

Connessione

Cosa viene sincronizzato?

• Nuovi appuntamenti in PianoPlanner
• Modifiche di orario e data
• Cancellazioni

Collega iCloud tramite CalDAV per la sincronizzazione bidirezionale. Usa una password Apple specifica per l’app, scegli il calendario e imposta la direzione di sincronizzazione in PianoPlanner.

Collegamento in PianoPlanner

Vai a Impostazioni → Calendario → Apple, inserisci l’e-mail dell’Apple ID e la password specifica per l’app, scegli un calendario e abilita la direzione richiesta. Può essere attivo un solo provider di calendario alla volta.

PianoPlanner consente un solo provider di calendario attivo alla volta. Controlla gli appuntamenti, scollega in sicurezza il provider attuale e collega Google, Microsoft o Apple.

Passaggio passo per passo

Non tutta la sincronizzazione del calendario è uguale. Qui puoi vedere le differenze tra i metodi.

Metodo	Direzione	Tempo reale	Ideale per
Google Calendar API	Bidirezionale	Sì	Chiunque con un account Google — integrazione più completa
Microsoft 365 / Outlook	Bidirezionale	Sì	Utenti Microsoft 365 o Outlook
Apple CalDAV	Bidirezionale	Sì	Chiunque usi iCloud Calendar come calendario principale
Feed iCal	Solo lettura	Ogni 15-60 min	Sincronizzazione semplice in sola lettura con qualsiasi app calendario

I tuoi appuntamenti di accordatura nel tuo calendario di fiducia

Vuoi che i tuoi appuntamenti di accordatura appaiano automaticamente nel calendario che usi già sul telefono o computer (come Samsung, Google o Outlook)? È facile — basta collegare i calendari.

Vuoi che le email di conferma arrivino da info@latuaazienda.com invece di noreply@pianoplanner.com? Puoi! Con il tuo server SMTP.

Perché usare il proprio SMTP?

• Le email provengono dal tuo dominio (info@latuaazienda.com)
• Aspetto più professionale
• Meno probabilità di finire nello spam
• Pieno controllo sulla tua comunicazione email

Configurazione SMTP

Campo	Esempio	Spiegazione
Host SMTP	smtp.mydomain.com	L'indirizzo del tuo server di posta (ad es. smtp.gmail.com)
Porta	587 or 465	Solitamente 587 (TLS) o 465 (SSL)
Nome utente	info@mydomain.com	Solitamente il tuo indirizzo email completo
Password	••••••••	La tua password email o password specifica per app
Indirizzo mittente	info@mydomain.com	L'indirizzo email mostrato come mittente

Impostazioni comuni

Fornitore	Host	Porta
Gmail	smtp.gmail.com	587
Outlook/Microsoft 365	smtp.office365.com	587
TransIP	smtp.transip.email	587
Strato	smtp.strato.com	587

PianoPlanner invia automaticamente e-mail per gli appuntamenti. Puoi adattare testo, layout e logo. L’editor offre una modalità Visuale per la formattazione supportata e una modalità HTML per visualizzare o modificare il codice sorgente del modello.

Per le e-mail di conferma, promemoria, annullamento, invito all'accordatura e follow-up lead puoi usare anche il «Designer di email»: scegli un colore, modifica oggetto, titolo, saluto, introduzione e chiusura, e PianoPlanner si occupa dell'impaginazione con il tuo logo. «Salva bozza» conserva le modifiche come bozza; «Usa questo design» le mette in uso. L'editor dei modelli resta disponibile.

Modelli disponibili

• Email di conferma — Inviata automaticamente quando un cliente prenota un appuntamento
• E-mail di promemoria — Inviata prima dell'appuntamento nei momenti che scegli nelle notifiche e-mail
• Email di cancellazione — Inviata quando cancelli un appuntamento
• Email di modifica — Inviata quando cambiano data/ora
• Invito di accordatura — Per invitare clienti che necessitano di un'accordatura (manuale e automatico)
• Proposta di appuntamento — Inviata solo quando proponi un orario esatto da Riempi percorso. Lascia nel modello i dati dell'appuntamento e il pulsante per accettare.
• Follow-up lead — Lo invii tu dalla pagina Lead, dopo un'anteprima, a chi ha iniziato a prenotare senza completare. La frase per chiedere la cancellazione dei dati viene sempre aggiunta.

Attivi o disattivi le e-mail di promemoria in Impostazioni → Comunicazione → Notifiche. Il promemoria 1 può partire da 2 ore a 7 giorni prima dell'appuntamento (24 ore di default); il promemoria 2 è facoltativo e deve essere più vicino all'appuntamento. Scegli anche quali clienti li ricevono.

Email di cancellazione quando elimini un appuntamento

Quando elimini un appuntamento futuro dal pannello di controllo, il cliente riceve automaticamente un'email di cancellazione.

Quando l'email di cancellazione non viene inviata

• L'appuntamento è nel passato
• L'appuntamento è privato o a giornata intera
• Il cliente non ha un indirizzo email registrato
• Hai deselezionato la casella di notifica nella finestra di eliminazione
• Hai disattivato le email di cancellazione in Impostazioni → Email

Bounce email — Rilevamento e ripristino

Quando un'email non può essere consegnata (indirizzo errato, casella piena, dominio inesistente), viene contrassegnata come bounce.

Dove vedi i bounce?

• Un banner rosso appare sulla pagina dettaglio cliente sopra l'email respinta.
• Un widget nel pannello di controllo mostra quanti clienti hanno un'email respinta.
• Il registro email in Impostazioni → Email mostra lo stato "Respinto" o "Soft bounce".

Come ripristinare un bounce

Apri il cliente, controlla o correggi l'indirizzo email, quindi clicca su Segna come contattabile per ripristinare lo stato.

Le e-mail non arrivano?

Controlla in quest'ordine: la cartella spam del cliente; «Email inviate» in Impostazioni → Comunicazione; un banner rosso di mancato recapito sul cliente; e, se invii dal tuo dominio e-mail, il test di connessione nelle sue impostazioni.

L'Editor modelli — Due modalità

Modifica modello

Variabili disponibili

Le variabili sono codici speciali che vengono automaticamente sostituiti con dati reali. Digitale esattamente come mostrato (incluse le doppie parentesi graffe) o cliccale nell'editor.

Variabile	Sostituito da
{{customerName}}	Nome del cliente, ad es. "Mario Rossi"
{{date}}	Data dell'appuntamento
{{time}}	Ora di inizio dell'appuntamento
{{service}}	Tipo di servizio (ad es. "Accordatura")
{{piano_brand}}	Marca del pianoforte (ad es. "Steinway")
{{piano_model}}	Modello del pianoforte
{{bookingLink}}	Link di prenotazione personale del cliente
{{companyName}}	Nome della tua azienda
{{companyPhone}}	Il tuo numero di telefono
{{companyEmail}}	Il tuo indirizzo email
{{reminderNumber}}	Numero sequenziale del promemoria (1, 2, 3...) — solo per promemoria automatici
{{unsubscribeLink}}	Link di cancellazione per il cliente — solo per promemoria automatici

Ricorda automaticamente ai tuoi clienti quando il loro pianoforte necessita di un'accordatura. Questo è un modo efficace per generare appuntamenti ricorrenti.

Come inviare gli inviti?

Opzioni intervallo di accordatura

Opzione	Descrizione
Il cliente contatta	Nessun promemoria automatico
3 mesi	Pianoforti a coda da concerto, uso intensivo
6 mesi	Standard per la maggior parte dei pianoforti
12 mesi	Uso ricreativo, hobby

Variabili disponibili per gli inviti

Variabile	Sostituito da
{{lastTuningDate}}	{{lastTuningDate}}
{{daysSinceLastTuning}}	{{daysSinceLastTuning}}
{{monthsSinceLastTuning}}	{{monthsSinceLastTuning}}
{{service_interval}}	{{serviceInterval}}
{{bookingLink}}	{{bookingLink}}

Trova i clienti che potrebbero aver bisogno di manutenzione, controlla ogni invito e scegli tra contatto personale e prenotazione online.

Apri Promemoria e scegli Ricontatta. Seleziona fino a 25 clienti, scegli lo stile e controlla e modifica ogni e-mail prima di preparare l'invio.

«Ricontatta» compare solo se è stato attivato per il tuo account. Finché anche l'invio non è attivo, puoi vedere e modificare le e-mail, ma non preparare l'invio; la preparazione richiede le tue impostazioni e-mail verificate.

Vengono proposti i clienti la cui ultima accordatura risale a più di 3 anni solari fa. I clienti senza strumento o senza ultima accordatura nota non vengono mai selezionati automaticamente; puoi selezionarli tu e ricevono un invito neutro. Sono esclusi i clienti con un appuntamento futuro, una visita recente, un rinvio o un indirizzo e-mail bloccato.

Escludi la cronologia importata dagli inviti automatici. Le nuove accordature completate in PianoPlanner avviano un nuovo ciclo, anche per clienti e pianoforti importati.

PianoPlanner può inviare automaticamente promemoria di accordatura ai clienti quando il loro pianoforte necessita di un'accordatura. Non devi fare nulla — il sistema controlla per ogni pianoforte quando è stata l'ultima accordatura, aggiunge l'intervallo di servizio e invia un promemoria al momento giusto.

Come funziona?

Configurazione — Passo dopo passo

Impostazione	Predefinito	Spiegazione
First reminder	30 days	Quanti giorni prima che l'accordatura sia dovuta viene inviata la prima email. Ad esempio: 30 giorni = circa 1 mese in anticipo.
Follow-up interval	14 days	Quanti giorni tra il primo e il secondo promemoria. Dopo diventa mensile.
Maximum per cycle	4 reminders	Numero massimo di email per pianoforte per ciclo di accordatura. Raggiunto questo numero, il sistema si ferma.
Send time	09:00	Intorno a che ora vengono inviate le email. Scegli un orario in cui i tuoi clienti sono probabilmente online.

Personalizzare il modello email

I promemoria automatici usano lo stesso modello degli inviti manuali di accordatura. Puoi personalizzare questo modello tramite:

Variabele	Uitleg
{{reminderNumber}}	Il numero sequenziale del promemoria (1, 2, 3...). Utile da menzionare nel testo.
{{unsubscribeLink}}	Un link che permette al cliente di disiscriversi dai promemoria. Posizionato automaticamente in fondo all'email.

Sospendere e rimandare

Un cliente vuole disiscriversi temporaneamente? Nella scheda cliente, alla voce Messaggi, scegli «Sospendi messaggi» e seleziona 1, 3, 6 o 12 mesi. Fino ad allora il cliente non riceve promemoria di accordatura, inviti, proposte o e-mail di riattivazione, per nessuno dei suoi pianoforti. I messaggi su un appuntamento già prenotato vengono comunque inviati. Dopo la data la pausa termina da sola; «Riprendi» la termina prima. La disiscrizione definitiva la fa il cliente stesso con il link nell'e-mail, e resta valida.

Il promemoria standard termina con «Non è il momento giusto? Ricordamelo tra 1 mese / 3 mesi / 6 mesi». Con quel link il cliente conferma un periodo e i promemoria per quel pianoforte vengono rimandati; il link vale 60 giorni. Questi link compaiono solo se i promemoria automatici di accordatura sono attivi, anche negli inviti che invii tu. Ogni invito termina con un link per annullare l’iscrizione.

Disiscrizione del cliente

In fondo a ogni promemoria automatico c'è un link di disiscrizione. Quando un cliente lo clicca, una pagina pulita conferma che si è disiscritto.

Nelle statistiche nelle impostazioni puoi vedere quanti clienti si sono disiscritti. Vuoi reiscrivere un cliente? Contatta l'helpdesk.

Widget dashboard

Una volta abilitati i promemoria automatici, un widget appare sulla dashboard con tre numeri: promemoria totali inviati, conteggio di questo mese e clienti disiscritti.

Invio manuale dalla coda

Nella pagina Promemoria di accordatura (icona campanella nel menu) puoi aprire la scheda Coda per vedere esattamente quali pianoforti stanno per ricevere un promemoria. Ogni riga ha un pulsante verde "Invia ora" che ti permette di inviare il promemoria immediatamente, senza aspettare il prossimo invio automatico.

Appare una conferma con il nome del cliente e il pianoforte. Dopo la conferma, l'email viene inviata immediatamente e la riga scompare dalla coda (o passa al numero di promemoria successivo). L'invio è registrato nello stesso posto di quelli automatici, quindi conta verso il massimo per ciclo, imposta la prossima data di promemoria e appare nella scheda Cronologia.

Il pulsante è disabilitato (grigio, con tooltip) quando l'invio non è consentito:

Motivo	Spiegazione
Cliente cancellato	Il cliente ha usato il link di disiscrizione in un promemoria precedente. Non riceve più email di accordatura automatiche né manuali da lei.
Ha già un appuntamento	Nel tuo calendario c'è già un appuntamento di accordatura futuro per questo pianoforte. Un promemoria sarebbe fuorviante.
Nessun indirizzo email	La scheda cliente non ha un indirizzo email. Aggiungine uno sulla pagina cliente prima.
Massimo raggiunto	È già stato inviato il numero massimo di promemoria per questo ciclo di accordatura. Attendi la prossima accordatura per avviare un nuovo ciclo.

Requisiti

Ogni utente PianoPlanner ha un link di prenotazione unico. Condividilo con i potenziali clienti così possono prenotare un appuntamento autonomamente.

Cosa fa il cliente: sceglie un servizio, inserisce i suoi dati e poi sceglie un orario. Appena prosegue dopo il passaggio dei dati, viene salvato come contatto, anche se non completa la prenotazione. Se il cliente ha inserito un indirizzo e-mail, dopo la prenotazione riceve un'e-mail di conferma.

Passo dopo passo

Dove puoi usare il link?

Condividi ovunque

• Il tuo sito web - Pulsante 'Prenota ora'
• Firma email
• Biglietti da visita (come codice QR)
• Bio social media
• Google My Business
• Stato WhatsApp

Visite in laboratorio o showroom

Se i clienti possono venire nella tua officina, showroom, negozio o sede aziendale, crea prima un servizio con durata e descrizione proprie. Attiva poi il link di prenotazione aggiuntivo in Impostazioni -> Prenotazione online e scegli quel servizio in "Servizio per questo link di prenotazione". Il servizio scelto è riservato a questo link e non appare più nel normale link pubblico. Smart Suggestions controlla la stessa agenda, gli orari, la durata, i buffer e le regole di prenotazione. Per una visita showroom puoi mostrare tutti gli orari prenotabili del primo giorno disponibile oppure mantenere la selezione intelligente su più giorni. I clienti scelgono una data nel calendario mensile e vedono poi tutti gli orari prenotabili di quel giorno. Vale allo stesso modo per visite in laboratorio e showroom.

Come configurarlo

1. Vai in Impostazioni -> Dati aziendali e controlla che sia inserito l’indirizzo del laboratorio o l’indirizzo aziendale.
2. Vai in Impostazioni -> Servizi e crea un servizio come "Visita in laboratorio" o "Visita showroom", con durata e descrizione corrette.
3. Vai in Impostazioni -> Prenotazione online e abilita il normale link di prenotazione se non e ancora attivo.
4. Abilita "Consenti ai clienti di prenotare una visita in laboratorio". Poi scegli il servizio in "Mostra questo servizio nella pagina di prenotazione del laboratorio". Il link separato laboratorio/showroom appare sotto il normale link di prenotazione.
5. Copia o apri l’anteprima del link laboratorio/showroom e inseriscilo nel sito web, nelle email o in un codice QR. Usa il normale link di prenotazione per i servizi presso il cliente.

• Usa il normale link di prenotazione per appuntamenti presso la sede del cliente.
• Usa il link laboratorio/showroom quando i clienti devono venire al tuo indirizzo. Se hai scelto un servizio per quel link, questa pagina mostra solo quel servizio e lo nasconde dal normale link di prenotazione.
• PianoPlanner usa l’indirizzo della tua officina, oppure l’indirizzo aziendale se non è impostato un indirizzo officina. I link di prenotazione normali evitano gli orari di officina se li imposti; il link officina/showroom usa quegli orari, oppure torna alla disponibilità settimanale normale se non ci sono orari di officina attivi.

Aggiungi al tuo sito web

Copia questo codice e incollalo sul tuo sito web dove vuoi che appaia il pulsante di prenotazione.

Come link semplice

Come pulsante

I nuovi clienti possono indicare tipo, marca e modello dello strumento. Decidi tu se usare i dati nella scheda dello strumento.

I dati inviati appaiono con il nuovo appuntamento come informazioni fornite dal cliente, così puoi verificarli prima di usarli.

Quando un potenziale cliente inizia il processo di prenotazione ma non lo completa, i suoi dati di contatto vengono salvati come lead. In questo modo non perdi mai un potenziale cliente, anche se abbandona a metà processo.

Gestire i tuoi lead

Vai a Lead nel menu laterale (sotto Pianificazione). Qui vedrai tutti i tuoi lead con opzioni di filtro.

Panoramica degli stati

• Nuovo — Appena acquisito, non ancora contattato
• Contattato — Hai preso contatto
• Convertito — È diventato cliente (appuntamento prenotato)
• Rifiutato — Non interessato o non rilevante

Invia un'email di follow-up

Vedi un nuovo lead con indirizzo email? Inviagli un'email di follow-up personale. Prima vedi l'email esattamente come la riceverà il cliente e puoi modificare l'oggetto o aggiungere un messaggio personale. L'email include un link alla tua pagina di prenotazione con i dati precompilati. Il testo standard si modifica in Modelli email → Follow-up lead.

Converti un lead in cliente

Hai parlato con un lead e vuole programmare? Convertilo in un vero record cliente direttamente dalla pagina lead.

Richieste di contatto

Quando un cliente non trova un orario adatto nella tua pagina di prenotazione, può cliccare su "Contattaci direttamente". Ricevi un'email con i suoi dati per chiamarlo e trovare insieme un momento. Così nessun potenziale cliente viene perso.

I clienti abituali non devono compilare i loro dati ogni volta. Ogni cliente in PianoPlanner ha un link unico con i dati precompilati.

Gli orari disponibili iniziano dal primo momento consentito e sono mostrati in ordine cronologico, così il cliente vede prima le opzioni più logiche.

Con il link personale di prenotazione, i clienti privati controllano prima l’indirizzo della visita salvato. Se si sono trasferiti, possono modificarlo prima di cercare un orario adatto. Quando è disponibile un suggerimento, selezionandolo si compilano insieme i campi dell’indirizzo. I pianoforti collegati e la cronologia della manutenzione restano associati. Per teatri, scuole, chiese e aziende l’indirizzo è fisso e non può essere modificato tramite il link.

Passo dopo passo: Trovare e condividere il link

Cosa vede il cliente?

Quando il cliente apre il link:

• Il suo nome e indirizzo già compilati
• I suoi pianoforti tra cui scegliere
• Suggerimenti di orario intelligenti basati sulla sua posizione
• Solo servizi pertinenti
• Può prenotare direttamente senza account

Imposta servizio predefinito

Puoi impostare un servizio predefinito per cliente così viene selezionato automaticamente quando apre il suo link.

I clienti possono riprogrammare il proprio appuntamento tramite un link sicuro nell'email di conferma quando le modifiche self-service sono abilitate. Nessuna telefonata o email necessaria: scelgono un nuovo orario tra i suggerimenti intelligenti e confermano con un clic.

Consentire o bloccare le modifiche self-service

Vai a Impostazioni > Prenotazione online e usa "I clienti possono annullare o riprogrammare gli appuntamenti". Attivalo se i clienti possono gestire le modifiche da soli. Disattivalo se vuoi che ogni annullamento o riprogrammazione passi prima da te.

• Attivo: le email di conferma possono includere un link per riprogrammare e le pagine di prenotazione mostrano le azioni annulla/riprogramma.
• Disattivo: le nuove email di conferma non includono un link per riprogrammare e le pagine di prenotazione nascondono le azioni annulla/riprogramma.
• I link nelle email precedenti possono ancora aprire la pagina di riprogrammazione, ma il server blocca caricamento, suggerimenti e riprogrammazione finche questa impostazione e disattivata.

Come funziona?

Regole

• La riprogrammazione è possibile solo fino a 24 ore prima dell'appuntamento
• Gli appuntamenti passati non possono essere riprogrammati
• Il link è unico per appuntamento e funziona solo una volta
• La sincronizzazione calendario (Google/Apple/Microsoft) viene attivata automaticamente

Le email di promemoria si resettano automaticamente con la riprogrammazione

Quando un appuntamento viene spostato (da te, trascinandolo o dal cliente tramite il link di riprogrammazione), i contrassegni dei promemoria vengono azzerati. Il cliente riceve di nuovo i promemoria per la nuova data e ora, secondo le tue impostazioni dei promemoria: non devi fare nulla.

Quando i clienti prenotano tramite il loro link personale, vedono automaticamente suggerimenti di orario intelligenti. Il sistema analizza i tuoi appuntamenti esistenti e suggerisce le fasce orarie più efficienti.

Come funziona?

Invece di scegliere manualmente data e ora, il cliente vede un elenco di orari consigliati. Questi sono calcolati in base a:

• Appuntamenti esistenti - Fasce subito prima o dopo altri appuntamenti nelle vicinanze
• Posizione - Tempo di viaggio minimo tra appuntamenti
• Orari di lavoro - Solo entro i tuoi orari disponibili
• Orari teatro - Orari separati per i teatri se configurati

Motori Smart Suggestions

Puoi scegliere il motore più adatto alla qualità dei tuoi dati e al tuo stile di pianificazione:

• Flessibile (v5.5) — Ordina gli orari possibili per tempo di viaggio, posizione nel percorso, data, momento della giornata e appuntamenti esistenti nella stessa zona. Viene usato se non scegli una versione.
• Efficiente (v5.6) — Come Flessibile, ma mantiene la scelta migliore entro 30 giorni dalla prima possibilità e usa i margini del servizio tra gli appuntamenti.
• Intelligente (v5.7) — Usa Efficiente come base e dà un piccolo bonus ai giorni e ai momenti della giornata in cui questo cliente prenota di solito (da 3 prenotazioni precedenti). Non blocca mai orari e non allenta mai i limiti di viaggio. Funziona dove il cliente è noto: il pianificatore web, l'app e la riprogrammazione. Nei link di prenotazione funziona come Efficiente.
• Ottimale (v5.8) — Usa gli stessi controlli di Flessibile e mette in cima l'orario che aggiunge meno guida. A parità di guida aggiuntiva vince prima la data più anticipata, poi il momento della giornata preferito.

Con i limiti di viaggio attivi, ogni versione li tratta come limiti rigidi per le tue prenotazioni: il tempo di viaggio tra appuntamenti (con un margine del 15%), il primo tragitto della giornata e il massimo assoluto. Con i limiti di viaggio disattivati, le tue impostazioni di viaggio non limitano nulla, né nella tua pianificazione né in quella del team; la versione scelta resta valida.

Ogni versione, anche le versioni team, mantiene nella lista il primo orario possibile. Se l'opzione migliore cade più di 14 giorni dopo il primo orario possibile, viene mostrato per primo quest'ultimo.

Per i team sono disponibili Flessibile, Efficiente e Ottimale; non esiste una versione team di Intelligente. Team Flessibile combina efficienza del percorso, carico di lavoro, disponibilità e idoneità dei membri. Con i limiti di viaggio attivi, Team Efficiente preferisce orari entro 1,5 volte il tuo tempo di viaggio tra appuntamenti e usa un orario oltre solo se entro quel limite non c'è nulla. Team Ottimale ordina membri e orari per guida aggiuntiva e usa la priorità dei membri solo quando la guida aggiuntiva differisce di circa 5 minuti o meno. Con i limiti di viaggio attivi, il massimo assoluto non viene mai superato.

Scegli la versione in Impostazioni → Prenotazione e pianificazione → Viaggio e area di servizio → Smart Suggestions — versione. La scelta compare quando i limiti di viaggio sono attivi; una scelta salvata resta valida se li disattivi. La scelta individuale vale nel pianificatore web, nell'app, nei tuoi link di prenotazione e nella riprogrammazione; quella del team nel pianificatore del team e nel link di prenotazione del team. Senza una scelta, per le tue prenotazioni viene usato Flessibile.

Cosa vede il cliente?

Dopo aver scelto un servizio compaiono gli orari consigliati, con la scelta migliore in cima. Quanti orari vedi e fino a quando si cerca dipende dalla pagina di prenotazione, dalle impostazioni di prenotazione, dal mezzo di trasporto e dal periodo scelto:

• Consigliato - L'orario più efficiente (badge verde)
• Alternativa - Buone opzioni in altri giorni, ordinate per data

Il cliente può anche scegliere "Scegli un altro orario" per selezionare manualmente data e ora.

Clienti lontani

I clienti più lontani ricevono un punteggio più basso, così le opzioni vicine vengono prima. Con i limiti di viaggio attivi, un orario non viene mai offerto se il tragitto supera il tuo tempo di viaggio massimo assoluto. Per le tue prenotazioni anche il tempo di viaggio tra appuntamenti è un limite (con un margine del 15%); nella pianificazione del team determina soprattutto l'ordine (Team Efficiente supera 1,5 volte quel tempo solo se entro quel limite non c'è nulla).

Fino a quando si cerca dipende dalle impostazioni di prenotazione e dalla pagina usata. Il pianificatore e l'app cercano fino a 180 giorni in auto e 45 giorni in bicicletta; i link di prenotazione personali fino a 180 giorni oppure, da un link di fattura con una data oltre quei 180 giorni, fino a 60 giorni dopo quella data; la riprogrammazione fino a 180 giorni. Un numero fisso di suggerimenti non è garantito.

Hai un buco in agenda in una zona precisa? Riempi percorso mostra i clienti vicini con un intervallo di accordatura e un indirizzo e-mail, i più urgenti per primi. Non compaiono i clienti che hanno già un appuntamento futuro per quel pianoforte o che si sono disiscritti dalle e-mail. Per ogni cliente scegli: inviare l'invito normale, così sceglie lui un orario, oppure proporre tu un orario esatto.

Come funziona?

Proponi un orario preciso

Usa Proponi orario per un cliente. Vedrà solo la data e l’ora scelte e dovrà accettarle esplicitamente.

Quando compare l'appuntamento nella tua agenda?

Solo quando il cliente accetta. PianoPlanner controlla di nuovo l'orario, durata e margini compresi, crea l'appuntamento se è ancora libero e invia la normale conferma di prenotazione al cliente e, secondo le tue impostazioni di notifica, a te.

Se nel frattempo l'orario è stato occupato, non viene creata una doppia prenotazione. Il cliente vede che la proposta non è più disponibile e gli viene chiesto di contattarti.

Puoi proporre lo stesso orario a più clienti, ma non viene riservato per loro. Lo ottiene solo il primo cliente che accetta; le accettazioni successive vengono rifiutate. Meglio quindi proporre orari diversi.

Una proposta viene inviata solo quando premi «Invia proposta» per un cliente. Non viene mai inviata automaticamente, né come promemoria né come parte di un invito.

Badge di urgenza

Ogni cliente riceve un badge colorato in base all'ultima accordatura:

• ⚠️ Scaduto — oltre 3 mesi dopo l'intervallo di accordatura, o mai accordato
• ⏰ In scadenza — da 1 a 3 mesi dopo l'intervallo di accordatura
• 📅 Presto — da fare questo mese
• ✅ In regola — da fare tra un mese o più

L'Analisi percorso ti aiuta a vedere quanto è efficiente il tuo programma giornaliero. Visualizza le distanze tra appuntamenti, ottieni un punteggio di efficienza e ricevi suggerimenti per risparmiare tempo di viaggio.

Come accedere

Analisi giornaliera

La vista giornaliera ti mostra:

• 📊 Punteggio di efficienza (voto A-F) - Quanto è efficiente il tuo percorso
• 🚗 Distanza totale - Somma di tutti i viaggi tra appuntamenti
• ⏱️ Tempo di viaggio - Tempo di guida stimato per tutti i viaggi
• 📍 Elenco viaggi - Ogni viaggio con partenza, destinazione, km e minuti
• 🗺️ Percorso del giorno - Mostra la giornata su una mappa con tappe numerate e apri il percorso cronologico in Google Maps. Le giornate lunghe vengono divise in tratti di percorso consecutivi; gli appuntamenti senza indirizzo non sono inclusi.

Analisi settimanale

La vista settimanale ti dà una prospettiva più ampia:

• 📅 Punteggi giornalieri - Vedi quali giorni hanno percorsi efficienti vs inefficienti
• 📈 Media settimanale - Percentuale di efficienza complessiva
• ⚡ Opportunità tra i giorni - Suggerimenti per spostare appuntamenti tra i giorni
• 🗺️ Mappe giornaliere - Apri direttamente l'itinerario cronologico di ogni giorno

Capire i punteggi di efficienza

Voto	Punteggio	Significato
A	90-100%	Eccellente! Il tuo percorso è molto efficiente.
B	80-89%	Buon percorso con piccoli miglioramenti possibili.
C	70-79%	Accettabile, ma considera i suggerimenti.
D	60-69%	Percorso inefficiente - consulta i suggerimenti.
F	<60%	Molto inefficiente - parecchio tempo di viaggio in più.

Sposta con un clic

Quando l'analisi del giorno trova un orario più adatto per un appuntamento, vedrai un pulsante "Spostamento rapido a". Se lo clicchi, PianoPlanner:

• Mostra una conferma con la modifica proposta
• Verifica conflitti con appuntamenti esistenti
• Sposta l'appuntamento se confermi

Indicatori di urgenza

Ogni suggerimento ha un livello di urgenza colorato:

Badge	Quando	Azione
🔴 CRITICAL	Arriverai in ritardo!	Agisci immediatamente
🟠 HIGH	Rischio di ritardo (<10 min di margine)	Risolvi oggi
🟡 MEDIUM	Viaggio lungo (>30km) o zigzag	Da valutare
🟢 TIP	Miglioramento possibile	Utile ma non urgente

Hai buchi tra i tuoi appuntamenti che sprecano tempo? Il pulsante Ottimizza stringe automaticamente il tuo programma ricalcolando gli orari degli appuntamenti in base ai tempi di viaggio reali.

Come funziona?

Cosa calcola Ottimizza?

• Tempo di viaggio reale dal tuo indirizzo aziendale al primo appuntamento
• Tempo di viaggio reale tra ogni appuntamento consecutivo
• Il tuo tempo di buffer configurato viene aggiunto dopo ogni tempo di viaggio
• Il primo appuntamento inizia all'inizio dei tuoi orari di lavoro + tempo di viaggio

Capire l'anteprima

L'anteprima mostra ogni appuntamento con il suo orario attuale e il nuovo orario proposto. Gli appuntamenti che si sposterebbero sono evidenziati, e puoi vedere il tempo totale risparmiato in cima all'anteprima.

Teatri, sale da concerto e altri luoghi hanno spesso disponibilità diverse dai clienti privati. Sono disponibili principalmente la sera e nei weekend — esattamente quando normalmente sei libero! Con la Disponibilità teatro puoi impostare orari di lavoro separati per questi clienti speciali.

Vantaggi della modalità teatro

• 🎭 Disponibilità separata - I teatri non vedono le tue fasce 9-17 private
• ⚡ Prenotazioni last-minute - I teatri possono prenotare con solo 2 ore di anticipo (lo imposti tu)
• 📅 Finestra di prenotazione più breve - I teatri spesso non possono pianificare troppo in anticipo
• 🎹 Accordatura per concerti - Prenotano quando ne hanno bisogno, prima degli spettacoli
• 💼 Guadagno extra - Riempi le tue sere con lavori teatrali ben pagati

Passo dopo passo: Impostare gli orari teatro

Contrassegnare un cliente come "Teatro"

Ora dì a PianoPlanner quali clienti devono usare gli orari teatro:

Finestra di prenotazione teatro

I teatri spesso devono prenotare con poco preavviso — un pianoforte potrebbe necessitare di accordatura prima del concerto di stasera! Puoi impostare con quanto anticipo i teatri devono/possono prenotare:

PianoPlanner ha un generatore di codici QR integrato per la tua pagina di prenotazione. Stampalo su biglietti da visita, volantini o posizionalo nella tua officina — i clienti lo scansionano e vanno direttamente alla tua pagina di prenotazione.

Al completamento di un appuntamento PianoPlanner considera il tipo di servizio, evitando modifiche errate alla data dell'ultima accordatura.

In Impostazioni → Servizi indica se un servizio conta come accordatura. Al completamento PianoPlanner mostra se la cronologia dello strumento verrà aggiornata.

Questo modo di completare viene introdotto gradualmente ed è attivo solo per alcuni account. Per tutti gli altri account il completamento funziona come descritto in Dashboard: la casella «Aggiorna accordatura» decide se la data dell'ultima accordatura viene aggiornata.

PianoPlanner traccia automaticamente la cronologia di servizio di ogni pianoforte. Questo ti aiuta a ricordare quando i pianoforti necessitano di accordatura — niente più clienti dimenticati o ipotesi su quando hai visitato l'ultima volta!

Come funziona (automaticamente!)

PianoPlanner aggiorna automaticamente "Ultima accordatura" in base a:

• ✅ Appuntamenti completati - Quando finisci un'accordatura, il record del pianoforte si aggiorna
• ✅ Record di servizio - Note che aggiungi alla cronologia del pianoforte
• ✅ Inserimento manuale della data - Se inserisci tu stesso una data di accordatura passata

Non devi fare nulla! Completa semplicemente i tuoi appuntamenti come al solito e PianoPlanner tiene traccia.

Storico climatico

Quando completi un appuntamento puoi registrare umidita, temperatura e una breve nota climatica. Le misurazioni vengono salvate sul pianoforte, creando uno storico nel tempo.

• Vedi se un pianoforte e esposto ricorrentemente a periodi secchi o umidi
• Supporta consigli su umidificatori, ventilazione o condizioni della stanza con misurazioni reali
• Conserva le note climatiche insieme allo storico di servizio invece che in note cartacee separate

Capire i colori di stato

Ogni pianoforte mostra uno stato così puoi vedere a colpo d'occhio chi necessita di attenzione:

Cosa vedi	Cosa significa
● Ultimo: 15 Gen 2026	✅ Recentemente accordato - nessuna azione necessaria ancora
● Tra 14 giorni	⚠️ Servizio in arrivo - è ora di contattare il cliente!
● 30 giorni in ritardo	🔴 Oltre la scadenza - sicuramente è ora di chiamare!
● Non ancora accordato	ℹ️ Nuovo pianoforte - nessuna cronologia registrata ancora

Impostare il giusto intervallo di accordatura

Pianoforti diversi necessitano di cure diverse. Un pianoforte a coda da concerto in un teatro necessita di accordatura ogni pochi mesi, mentre un pianoforte hobby a casa potrebbe necessitare solo di servizio annuale. Imposti l'intervallo per pianoforte!

Passo dopo passo: Cambiare l'intervallo di un pianoforte

Modificare l'intervallo di più pianoforti contemporaneamente

In Pianoforti, seleziona i pianoforti da modificare e fai clic su «Modifica intervallo» nella barra che compare. Scegli l'intervallo, anche «Il cliente prende contatto», e fai clic su Applica. PianoPlanner ti chiede prima di confermare quanti pianoforti verranno modificati.

Registrare manualmente un'accordatura passata

Hai accordato un pianoforte prima di usare PianoPlanner? Puoi inserire la data manualmente:

I rapporti condizioni permettono di documentare lo stato di un pianoforte, conservare i rilievi nella scheda dello strumento e condividere un PDF professionale con il cliente.

Creare un rapporto

Come sono collegati i rapporti

Un rapporto condizioni resta collegato all account proprietario, al cliente, al pianoforte e, se creato da un appuntamento, a quell appuntamento. Cosi storico servizi, letture climatiche, rilievi e futuri lavori di laboratorio restano tracciabili per strumento.

Puoi personalizzare come il calendario mostra le fasce orarie. Scegli tra fasce di 1 ora o 1,5 ore in base alla durata tipica dei tuoi appuntamenti.

Cambiare la durata delle fasce

La tua preferenza viene salvata automaticamente e ricordata alla prossima visita.

Scegli quali ore mostrare nel calendario, dal primo mattino fino alle 24:00. Questo cambia solo la visualizzazione, non l’orario di lavoro o la disponibilità per le prenotazioni.

Stai cambiando da un altro sistema di gestione dell'accordatura? L'Hub di Importazione di PianoPlanner facilita il trasferimento dei tuoi dati esistenti — clienti, pianoforti, appuntamenti e cronologia dei servizi.

Hub di Importazione

Navigate to Management → Import to open the Import Hub. From here, choose the import method that fits your situation:

Metodo	Ideale per	Cosa importa
Importazione Gazelle	Migrazione da Gazelle	Clienti, pianoforti, cronologia servizi — tutto in un flusso guidato con mappatura automatica dei campi
Importa contatti	Contatti del telefono, file vCard, CSV	Clienti — nomi, indirizzi, telefoni, email da file .vcf o .csv
Importa calendario	Migrazione da un altro calendario	Appuntamenti da file calendario .ics — date, orari, descrizioni
Importazione Pianocal	Passaggio da Pianocal	Importa i tuoi clienti e pianoforti da un'esportazione ClientList di Pianocal (.csv).
CSV Generico	Qualsiasi altro sistema	Clienti e pianoforti da CSV con rilevamento automatico delle colonne (in arrivo)

Assistente Gazelle

L'assistente Gazelle è una guida passo-passo progettata per gli utenti Gazelle. Esporta i tuoi dati da Gazelle come file CSV e caricali nell'assistente. PianoPlanner mappa automaticamente i campi — clienti, pianoforti e cronologia vengono importati in un colpo solo.

Cosa esportare da Gazelle

Per la migrazione migliore, esporta questi file CSV da Gazelle: Clients.csv, Pianos.csv, Events.csv e Msl.csv. Se hai dubbi, contatta il supporto dal passaggio di importazione nell onboarding. Ti diremo come consegnare i file in modo sicuro; non inviare file clienti tramite normale e-mail.

Pianoforti dal modello CSV

Carica il modello Pianoforti al passo 2 della procedura di importazione. I pianoforti vengono collegati ai clienti tramite la colonna customer_email, quindi importa prima i clienti. service_interval è l'intervallo di accordatura in mesi (0 significa che il cliente prende contatto) e last_tuning_date usa il formato AAAA-MM-GG. Dopo l'importazione, il riepilogo mostra quanti pianoforti non hanno un cliente e quanti non hanno un intervallo di accordatura. I pianoforti senza intervallo sono impostati su «Il cliente prende contatto» e non ricevono promemoria automatici finché non modifichi l'intervallo.

Importa contatti

Importa clienti dai contatti del telefono o da un file vCard (.vcf). Puoi anche caricare un CSV con i dati dei clienti. Nomi, indirizzi, numeri di telefono e email vengono importati automaticamente.

Importa calendario

Carica un file .ics esportato da Apple Calendario, Google Calendar, Outlook o qualsiasi altra app. Gli appuntamenti vengono creati con date, orari e descrizioni originali.

Opzioni di importazione

Opzione	Cosa fa?
Solo attivi	Importa solo clienti/pianoforti contrassegnati come attivi
Salta duplicati	Salta i clienti che esistono già (in base all'email)
Includi nome azienda	Aggiungi il nome dell'azienda al nome del cliente

In vacanza o hai bisogno di un giorno libero? Blocca i giorni nel calendario così i clienti non possono prenotare. I giorni bloccati sono esclusi anche dai Suggerimenti Intelligenti.

Come bloccare i giorni

Ci sono due modi per bloccare i giorni:

Dalla Dashboard

Dalle Impostazioni

Vai su Impostazioni → Giorni bloccati per vedere tutti i tuoi periodi bloccati. Aggiungi nuovi, modifica o elimina esistenti.

Cosa succede quando i giorni sono bloccati?

• La prenotazione online è disattivata — i clienti vedono quei giorni come non disponibili
• I Suggerimenti Intelligenti saltano i giorni bloccati
• I giorni bloccati appaiono nel calendario con uno stile visivo distinto
• La sincronizzazione calendario rispetta i giorni bloccati — appaiono come "Occupato"

Hai bisogno di tracciare i viaggi personali separatamente da quelli di lavoro? Contrassegna gli appuntamenti come privati per tenerli separati nei tuoi registri chilometrici e sincronizzarli con calendari esterni senza rivelare dettagli.

Come creare un appuntamento privato

Distinzione visiva

Gli appuntamenti privati appaiono in viola con un'icona 🔒 nel tuo calendario, rendendoli facili da distinguere dagli appuntamenti di lavoro.

Sincronizzazione calendario

Quando sincronizzati con Google, Apple o Microsoft, gli appuntamenti privati appaiono come "Occupato" senza mostrare dettagli, posizione o descrizione. La tua privacy è protetta!

Mantieni un'amministrazione chilometrica a prova di fisco. PianoPlanner traccia automaticamente i chilometri dagli appuntamenti, e puoi aggiungere viaggi manuali, registrare letture del contachilometri ed esportare tutto per la dichiarazione dei redditi.

Dove trovarlo

• Dashboard — The km-widget in the right panel shows your current month and lets you quickly add trips
• Settings → Business → Km-registratie — Full overview with vehicle info, odometer readings, chart and exports
• Travel Report — Detailed trip list with route information and CSV export

Configurazione veicolo

Vai su Impostazioni → Azienda → Tracciamento chilometri e inserisci la tua targa e il nome del veicolo. Questi appaiono nei tuoi rapporti chilometrici e nelle esportazioni PDF.

Letture contachilometri

Registra periodicamente le letture del contachilometri (ad es. all'inizio e alla fine dell'anno). Questo serve come prova per le autorità fiscali e aiuta a verificare i tuoi registri di viaggio.

Tracciamento automatico

Ogni appuntamento con un indirizzo cliente genera automaticamente un record di viaggio. Il sistema calcola la distanza dal tuo indirizzo aziendale alla posizione del cliente.

Calcolo intelligente andata e ritorno

Il sistema determina automaticamente se un viaggio è solo andata o andata e ritorno:

• Altri appuntamenti durante il giorno → Solo andata (continui verso la prossima destinazione)
• Ultimo appuntamento della giornata → Viaggio di ritorno (km reali a casa tramite Google Maps)

Viaggi manuali

Per viaggi non legati a un appuntamento (ad es. ritiro pezzi, visita a un fornitore), aggiungi viaggi manuali tramite il widget chilometri della dashboard o tramite Impostazioni.

Esportazione e rapporti

• CSV export — Download all trips as a spreadsheet for your accountant
• PDF export — Generate a tax-proof report with vehicle details, odometer readings and trip list
• Monthly chart — Visual overview of business vs. private km per month

Il Rapporto di viaggio ti dà una panoramica dettagliata di tutti i tuoi viaggi in qualsiasi periodo. Filtra per intervallo di date, visualizza i totali ed esporta un rapporto spese completo.

Come usarlo

Colonne del rapporto

Colonna	Descrizione
Data	Data dell'appuntamento
Cliente	Nome del cliente con link alla pagina dettaglio
Posizione	Indirizzo dell'appuntamento
Percorso	Apri in Google Maps per la navigazione
Distanza	Distanza solo andata in km
Tempo di viaggio	Tempo di guida stimato

PianoPlanner funziona sul tuo telefono e tablet. Su iPhone e iPad lo installi come app web tramite Safari. Su Android puoi installare l'app PianoPlanner, oppure l'app web tramite Chrome.

Installa su iPhone / iPad

App PianoPlanner per Android

Su Android puoi anche installare l'app PianoPlanner. Apri pianoplanner.com/download sul telefono, scarica l'app (APK) e segui i passaggi di quella pagina. Funziona con Android 7.0 o versioni successive.

I pulsanti nella parte superiore di una fattura, come PDF, salva e segna come pagata, non finiscono più sotto la barra di stato del telefono: ora puoi toccarli.

In un account team: come proprietario del team scegli a quale tecnico assegnare un nuovo appuntamento, e l’agenda mostra ogni appuntamento assegnato con il colore del tecnico.

Scarica per Android

Installa su Android

Cosa ottieni su mobile

• Vista calendario completa ottimizzata per il tocco
• Cerca rapidamente clienti e pianoforti
• Crea e modifica appuntamenti in movimento
• Crea e invia fatture dal telefono
• Notifiche push per nuove prenotazioni

Completare appuntamenti da mobile

Dall agenda PWA tocca un appuntamento e completalo in un unico pannello. Puoi registrare il pagamento, aggiornare il pianoforte, salvare una lettura climatica e decidere cosa fare con un rapporto condizioni.

• Scegli il risultato del pagamento: bozza fattura, fatturare piu tardi, carta, contanti o nessun pagamento.
• Inserisci facoltativamente umidita, temperatura e una breve nota climatica. La lettura viene salvata sul pianoforte.
• Scegli nessun rapporto, crea una bozza di rapporto condizioni o apri subito il rapporto dopo aver completato l appuntamento.
• Dopo il completamento, PianoPlanner mostra l azione pertinente: aprire la bozza del rapporto, aprire la bozza fattura o continuare il percorso.

Navigazione

L'app mobile ha una barra di navigazione inferiore con 5 schede: Calendario, Clienti, Pianoforti, Pianificazione Smart e Menu. Usa Menu per tornare al launcher, alle impostazioni, all'app completa e alla fatturazione.

Senza connessione l'app mostra le pagine che ha salvato e i dati caricati in precedenza; le modifiche richiedono una connessione. Se l'app non si carica bene, ricaricala, oppure rimuovila e installala di nuovo.

Ricevi notifiche push istantanee quando un cliente prenota un appuntamento online. Funziona su desktop e mobile (quando la PWA è installata).

PianoPlanner supporta blocchi opzionali per officina e showroom per il lavoro presso la tua sede. Le prenotazioni normali presso il cliente evitano questi orari se li imposti; il link separato officina/showroom li usa come orari disponibili per le visite, oppure torna alla tua disponibilità settimanale normale.

Impostare le ore officina

Vai a Impostazioni -> Disponibilità -> Workshop Availability per configurare orari separati per l’officina. Usa la disponibilità settimanale per l’intera settimana lavorativa. Aggiungi Workshop Availability solo se vuoi blocchi dedicati per i momenti in cui sei in officina, showroom o sede aziendale.

Funzionalità

• Imposta la disponibilità officina per giorno della settimana
• Le prenotazioni normali presso il cliente evitano gli orari di officina
• Il link officina/showroom usa gli orari di officina attivi, altrimenti la disponibilità settimanale normale
• Gli appuntamenti officina sono visibili nella tua agenda con un'icona dedicata
• Statistiche officina nei rapporti della dashboard

Integrazione Smart Pick

Smart Suggestions tratta gli orari di officina in modo diverso per tipo di prenotazione. Le prenotazioni normali presso il cliente evitano gli orari di officina attivi; il link separato officina/showroom propone orari dentro quelle fasce, oppure torna alla disponibilità settimanale normale se non ci sono orari di officina attivi. L’agenda viene comunque controllata per conflitti.

Non ogni appuntamento necessita di un record cliente. PianoPlanner ti permette di creare rapidamente appuntamenti walk-in e attività interne di officina direttamente dalla dashboard.

Appuntamenti walk-in

Quando un cliente arriva inaspettatamente, usa il pulsante rapido walk-in nel foglio azioni della dashboard. Inserisci un nome e servizio — non serve creare prima un record cliente completo.

Attività senza cliente

Devi bloccare tempo per lavoro interno? Crea un'attività senza collegarla a un cliente. Perfetto per manutenzione officina, lavoro amministrativo o blocchi di tempo personale.

Come creare

• Dalla dashboard: tocca il pulsante + e scegli 'Walk-in' o 'Attività'
• Walk-in: inserisci un nome, scegli un servizio e seleziona un orario
• Attività: aggiungi una descrizione e un orario — nessun cliente necessario
• Entrambi i tipi appaiono nella tua agenda e rispettano la tua disponibilità

Crea una proposta chiara per il cliente senza creare prima un progetto.

La panoramica dei preventivi mostra ogni preventivo con cliente, importo, data di validità e stato. Usa le schede di stato per filtrare bozze e preventivi registrati, inviati o scaduti. I testi e-mail predefiniti con variabili si gestiscono nelle impostazioni dei preventivi.

I preventivi sono disponibili da Pro, come le fatture.

1. Crea preventivo
2. Seleziona cliente
3. Aggiungi prodotto o servizio…
4. Elenco condiviso con le fatture. Le righe dei preventivi esistenti mantengono la descrizione e il prezzo copiati.
5. Configura modelli iniziali
6. Inserisci quantità e prezzi al netto delle imposte. Nulla viene inviato automaticamente.
7. Salva bozza
8. Visualizza PDF
9. Scarica PDF
10. Emetti questa versione
11. Invia…

L’anteprima e il download PDF salvano le modifiche e mostrano una bozza. Non è richiesta una data di validità. L’emissione di una versione definitiva è facoltativa.

Invia il preventivo via e-mail dalla pagina del preventivo. Prima viene salvata la versione definitiva e viene allegato esattamente quel PDF. Ogni invio viene registrato con il preventivo; se la consegna non può essere confermata, verifica con il cliente prima di inviare di nuovo.

L’e-mail contiene un link personale. Con esso il cliente vede esattamente la versione inviata e la accetta con nome e casella di spunta; aprire il link non equivale mai ad accettare. Il link funziona fino alla data di validità inclusa. Se invia una versione più recente, il vecchio link scade: si può accettare solo l’ultima versione inviata. Può anche revocare un link.

Dopo l’accettazione il preventivo mostra chi l’ha accettato e quando. Lei e il cliente ricevete automaticamente una conferma con il preventivo in allegato. Se una conferma non va a buon fine, può inviarla di nuovo dal preventivo.

Con Crea fattura nel menu del preventivo trasforma il preventivo in una bozza di fattura. Se il cliente ha accettato online, viene usata esattamente la versione accettata, anche se ha modificato il preventivo in seguito; altrimenti la versione emessa più recente. Righe, importi, IVA e valuta vengono ripresi senza modifiche e non viene inviato nulla. Ogni preventivo ha una fattura; il preventivo mostra poi Apri fattura. Solo il titolare dell’account può farlo.

Il Pianificatore progetti officina ti aiuta a gestire lavori di officina più grandi — ricostruzioni di pianoforti, restauri o qualsiasi progetto a più fasi. Traccia attività, ore, scadenze e collega progetti a clienti e pianoforti.

Creare un progetto

Vai su Progetti nel menu principale e clicca su 'Nuovo progetto'. Inserisci un titolo, collega facoltativamente cliente e pianoforte, imposta priorità, stato e scadenza, aggiungi note e stima le ore totali. Puoi anche creare un progetto da un pianoforte o da un rapporto condizioni finalizzato.

Gestire le attività

Ogni progetto può avere più attività. Aggiungi rapidamente attività con il campo in fondo all'elenco oppure fai clic su un'attività per modificarne tipo, descrizione, note, quantità e unità, prezzo, costo, fatturabile, ore lavorate, stato e scadenza. Lo stato del materiale e, se il tuo account ha un team, il membro assegnato si impostano direttamente nell'elenco delle attività. Le ore pianificate provengono dagli appuntamenti di laboratorio collegati.

• Clicca il cerchio per cambiare stato: Da fare → In corso → Completata
• Trascina le attività dalla maniglia per riordinarle
• Traccia ore stimate vs. effettive per attività
• Imposta date di scadenza — le attività in ritardo sono evidenziate in rosso

Panoramica capacità

Il riepilogo capacità nella panoramica progetti mostra le ore officina utilizzate, pianificate e disponibili questa settimana. L'overbooking è visibile nel riepilogo. I dati si basano sulle ore officina configurate in Impostazioni → Officina.

Le righe di materiale hanno un proprio stato: Non ordinato, Ordinato, Ricevuto o Installato. Dalla panoramica dei progetti apri un elenco ordini centrale con i materiali non ancora ricevuti dei progetti in Pianificazione, Attivo o In pausa; lì puoi aggiornare lo stato, e una riga esce dall'elenco appena viene ricevuta o installata.

Funzionalità

• Collega i progetti a clienti e pianoforti oppure creali da un pianoforte o da un rapporto condizioni
• Livelli di priorità: Bassa, Normale, Alta, Urgente
• Tracciamento stato: Pianificazione → Attivo → In pausa → Completato
• Barra di progresso visiva basata sulle attività completate
• Monitoraggio settimanale della capacità in base alle ore officina, con viste griglia e cronologia
• Filtrare, cercare e duplicare progetti (una copia riparte da Pianificazione con tutte le attività aperte), assegnare attività ai membri del team se il tuo account ne ha uno e seguire materiali e storico dei lavori

Apri un progetto per vedere la barra delle fasi, l'avanzamento delle attività, le ore, i materiali, lo storico dei lavori e il preventivo. Da lì puoi duplicarlo, modificarlo o eliminarlo e passare direttamente al cliente o al pianoforte collegato. La vista cronologica è disponibile sugli schermi più grandi.

Preventivi e prezzi

Trasforma l'elenco attività del tuo progetto in un preventivo professionale. Ogni attività può includere informazioni sui prezzi che vengono calcolate automaticamente e pronte da condividere con il cliente.

Modifica stile Excel

L'elenco attività funziona come un foglio di calcolo. Clicca qualsiasi cella per modificare in linea. Le modifiche vengono salvate automaticamente mentre digiti. Premi Invio per passare alla riga successiva, o Tab per passare alla colonna successiva.

Tipi di attività

• Manodopera — Ore di lavoro fatturate alla tua tariffa oraria (impostata in Impostazioni → Officina)
• Materiale — Parti, corde, feltro, ecc. Traccia il prezzo di costo per il calcolo del profitto
• Altro — Trasporto, smaltimento, costi di noleggio

Panoramica costi

Il riepilogo costi mostra in tempo reale i totali di manodopera, materiali e altri costi, inclusi prezzo di costo, prezzo di vendita e margine. Solo le attività contrassegnate come fatturabili (casella verde) vengono incluse nel preventivo.

Esporta preventivo

Clicca 'Copia preventivo' per copiare una versione testuale negli appunti (perfetta per incollare nelle email), o clicca 'PDF' per aprire un preventivo formattato professionalmente pronto per la stampa o il salvataggio come PDF.

PDF preventivo server-side

Il PDF del preventivo viene generato da PianoPlanner sul server. Puo includere logo, descrizione progetto, indirizzo completo cliente, numero preventivo, data di validita, condizioni e totali IVA.

Accetta preventivo e fattura

Usa Accetta e fattura per trasformare un preventivo di progetto in una bozza di fattura pronta da inviare. PianoPlanner propone il tipo di fattura più sicuro in base all'avanzamento del progetto. Il dettaglio del progetto mostra anche le fasi di pianificazione, gli stati dei materiali, i totali del preventivo IVA inclusa o esclusa e lo storico dei lavori collegato.

• Fattura parziale: fattura attivita completate e ore di laboratorio lavorate.
• Fattura completa: fattura l intero preventivo in una volta.
• Fattura di acconto: fattura una percentuale fissa, ad esempio 50%.
• La fattura resta collegata al progetto, quindi le schede progetto possono mostrare acconto, fattura parziale o completamente fatturato.

In una fattura successiva PianoPlanner aggiunge una riga negativa «già fatturato» per le fatture precedenti del progetto inviate, confermate, pagate o scadute; le bozze non contano. Controlla righe e importi prima di inviare la fattura.

Le dieci fasi: Accettazione → Diagnosi / ispezione → Preventivo → Approvato / pianificato → Preparazione → Esecuzione → Controllo / regolazione → Pronto per la consegna → Consegnato / completato → Fatturato.

Flusso dal rapporto condizioni al progetto

Usa questo flusso quando un'ispezione si trasforma in lavoro d'officina. Mantiene risultati, preventivo e pianificazione collegati.

Gestisci il tuo inventario di pianoforti — stock showroom, strumenti da officina e pianoforti venduti. Traccia ogni strumento dall'arrivo alla vendita e pianifica le sessioni di accordatura in lotto.

Aggiungere pianoforti

Vai su Inventario nel menu principale. Clicca 'Aggiungi pianoforte' per inserire marca, modello, numero di serie, tipo (verticale, a coda, digitale, clavicembalo) e posizione interna. Puoi anche importare in massa tramite CSV.

Posizioni e Stato

Ogni pianoforte ha una posizione (showroom, officina o altro) e uno stato (in stock o venduto). Filtra e cerca nel tuo inventario per trovare rapidamente qualsiasi strumento.

Pianificazione Lotti Showroom

Seleziona più pianoforti e clicca 'Crea Lotto Showroom' per programmare una sessione di accordatura per tutti in una volta. Imposta posizione, durata stimata per pianoforte e scegli una data — o usa i Suggerimenti Intelligenti.

Funzionalità

• Traccia pianoforti per marca, modello, numero di serie e tipo
• Badge posizione: Showroom, Officina, Altro
• Tracciamento stato: In Stock → Venduto
• Selezione multipla per accordatura in lotto showroom
• Integrazione Suggerimenti Intelligenti per pianificazione lotti
• Importazione CSV per gestione inventario di massa

PianoPlanner può generare fatture UBL 2.1 XML leggibili da macchina insieme ai PDF. Queste e-fatture rispettano gli standard europei e vengono allegate automaticamente alle email.

Standard supportati

Standard	Paese	Descrizione
NLCIUS	🇳🇱 Netherlands	Implementazione olandese dello standard europeo di fatturazione elettronica
XRechnung	🇩🇪 Germany	Standard tedesco di fatturazione elettronica, obbligatorio per fatture B2G
Peppol BIS 3.0	🇪🇺 EU	Standard paneuropeo per fatture transfrontaliere

Come funziona

Vai su Fatture → Impostazioni e cerca l'interruttore UBL. Quando attivato, ogni email di fattura include automaticamente un allegato UBL XML insieme al PDF.

Opzioni

• Auto (predefinito) — UBL attivato per clienti UE, disattivato per non-UE
• Sempre attivo — UBL XML allegato a ogni email di fattura
• Disattivato — Nessun UBL XML, solo PDF

Scegli Standard, Noto Sans, Noto Serif o Georgia disponibile nelle impostazioni fattura. L’anteprima PDF mostra il risultato esatto.

Before creating your first invoice, configure your invoicing settings. Go to Invoices and click the ⚙️ settings icon in the top bar.

Numerazione fatture

Ci sono due modi per creare una fattura: dall'agenda o manualmente.

Dall'agenda (consigliato)

After completing an appointment, create an invoice directly from the agenda. Click on the appointment → choose "Create Invoice". The invoice is automatically prefilled with:

• Nome e dati del cliente
• Descrizione servizio con strumento (ad es. "Accordatura — Steinway & Sons D")
• Data appuntamento nella descrizione
• Prezzo del servizio dalla configurazione servizi
• Note del cliente (come riga di testo separata)

Fattura manuale

Go to Invoices → New Invoice. Search and select a customer, then add invoice lines manually. You can add regular lines with prices, or text-only lines for additional notes.

Invio fatture

Once your invoice is ready, save it as "Sent". You can then email it directly to the customer with a PDF attachment. If you have Mollie configured, a payment link is automatically included.

PianoPlanner può calcolare la distanza reale di sola andata dal tuo indirizzo aziendale all'indirizzo del cliente e aggiungere una riga di chilometraggio alla fattura.

Imposta la tariffa viaggio per il cliente

Aggiungi la riga alla fattura

Quando crei o modifichi una fattura per un cliente, clicca "Aggiungi chilometraggio". PianoPlanner calcola automaticamente la distanza.

Tariffe specifiche per cliente

Alcuni clienti possono avere un accordo di viaggio diverso. Apri il profilo cliente e imposta una tariffa personalizzata.

Con PianoPlanner sulla tua schermata home puoi creare e inviare fatture direttamente dal telefono — anche mentre sei ancora dal cliente.

Dal profilo cliente

Open a customer in the PWA, scroll down and tap "Create Invoice". A bottom sheet appears where you can:

• Selezionare un servizio — il prezzo viene compilato automaticamente
• Aggiungere una descrizione o note
• Scegliere lo stato fattura (bozza, inviata, pagata)
• Inviare con link di pagamento — il cliente può pagare online immediatamente

Flusso di lavoro mobile tipico

Le impostazioni della fattura e il tipo di cliente determinano se i prezzi inseriti includono o escludono le imposte. Il profilo paese cambia solo etichette e layout; scegli e verifica l’aliquota applicabile alla tua attività.

Clienti privati

Aziende / Istituzioni

Impostare il tipo di cliente

Per garantire la corretta gestione dell'IVA, imposta il tipo di cliente in ogni profilo cliente:

• Privato — Prezzo IVA inclusa
• Azienda — Prezzo IVA esclusa
• Scuola — Prezzo IVA esclusa
• Chiesa — Prezzo IVA esclusa
• Teatro — Prezzo IVA esclusa

Accetta pagamenti con carta di credito e altri metodi direttamente sulle tue fatture tramite Mollie. I clienti cliccano il link di pagamento nell'email della fattura e pagano istantaneamente.

Configurare Mollie

Includi un link di prenotazione personale nelle email delle fatture in modo che i clienti possano programmare immediatamente la prossima accordatura. Il link utilizza il token di prenotazione unico di ogni cliente e suggerisce automaticamente il periodo giusto in base all'intervallo di accordatura del pianoforte.

Come funziona

Calcolo intelligente della data

La data di inizio suggerita viene calcolata automaticamente: ultima accordatura + intervallo. Se un cliente ha più pianoforti, PianoPlanner sceglie la prossima data di accordatura più vicina. Esempio: un pianoforte accordato il 9 aprile con intervallo di 6 mesi suggerisce il 9 ottobre.

PianoPlanner può sincronizzare le tue fatture direttamente con il tuo software contabile, risparmiandoti l'inserimento manuale. Vai su Impostazioni → Integrazioni per collegare il tuo pacchetto contabile.

Integrazioni disponibili

Moneybird, Jortt, Odoo ed e-Boekhouden sono disponibili nelle impostazioni di integrazione attuali.

Moneybird (Paesi Bassi/Belgio)

Moneybird è un popolare pacchetto contabile online olandese. PianoPlanner si collega tramite l'API Moneybird per la sincronizzazione automatica delle fatture.

e-Boekhouden (Netherlands)

Collega e-Boekhouden con un token API. PianoPlanner può sincronizzare fatture e relazioni e verificare se le fatture sincronizzate sono state pagate.

Jortt (Paesi Bassi)

Jortt è un popolare pacchetto contabile olandese progettato per freelancer e piccole imprese. PianoPlanner si collega tramite OAuth2 per la sincronizzazione sicura e automatica delle fatture.

Odoo (Internazionale)

Odoo è un sistema ERP internazionale open-source con un potente modulo contabile. PianoPlanner si collega tramite l'API JSON-RPC di Odoo.

Registro sincronizzazione

Ogni azione di sincronizzazione viene registrata. Puoi visualizzare la cronologia delle sincronizzazioni nelle impostazioni di integrazione per vedere quali fatture sono state inviate con successo e quali hanno riscontrato errori. Questo ti aiuta a individuare e risolvere rapidamente eventuali problemi.

Non ancora integrato

Questi pacchetti sono mostrati come riferimento ma attualmente non dispongono di un collegamento PianoPlanner attivo:

• Exact Online — Sistema ERP olandese/internazionale
• DATEV 🇩🇪 — Leader di mercato tedesco per i consulenti fiscali
• lexoffice 🇩🇪 — Popolare contabilità cloud tedesca
• sevDesk 🇩🇪 — Contabilità online tedesca per freelancer
• Yuki 🇧🇪🇳🇱 — Contabilità olandese/belga con elaborazione documenti
• Billit 🇧🇪 — Piattaforma di fatturazione belga

PianoPlanner supporta 14 impostazioni locali attive tramite 13 file di lingua. Puoi cambiare la lingua dell’interfaccia in qualsiasi momento; English (Ireland) riutilizza il testo inglese canonico con la formattazione regionale irlandese.

Come cambiare lingua

Cosa cambia con la lingua?

• Tutti i menu, etichette e pulsanti dell'interfaccia
• Modelli email inviati ai clienti
• Etichette e formattazione fatture
• Pagine di prenotazione mostrate ai clienti
• Formato date e numeri

PianoPlanner offre piani di abbonamento flessibili per le tue esigenze. Gestisci il tuo abbonamento, fai l'upgrade, il downgrade o aggiorna i tuoi dati di pagamento in qualsiasi momento.

Piani disponibili

Piano	Prezzo	Caratteristiche principali
Start	€29.50/mo	Clienti e appuntamenti illimitati, analisi dei percorsi, Smart Suggestions, SMTP personalizzato, import dati
Pro	€39.50/mo	Tutto in Start + sincronizzazione calendario bidirezionale, preventivi e fatturazione, chilometraggio, integrazioni contabili
Pro+	€49.50/mo	Tutto in Pro + report sulle condizioni, link prenotazione teatri, pianificatore progetti di laboratorio e fatturazione a fasi
Master	€59.50/mo	Tutto in Pro+ + link prenotazione per scuole di musica
Teams	Vedi la pagina Abbonamento (fino a 5 accordatori)	Dashboard del team, pianificazione per più tecnici, pagina di prenotazione del team e portale del tecnico. I tecnici seguono i propri appuntamenti tramite un feed iCal personale; la sincronizzazione bidirezionale del calendario non fa parte di Teams.

Inizi con una prova gratuita di 30 giorni con le funzioni Pro+. Non servono dati di pagamento. La data di fine esatta è indicata nella pagina Abbonamento e in alto nella Dashboard.

Gestisci abbonamento

Lavori con più tecnici? La funzionalità Team ti permette di gestire un database clienti condiviso, programmazione coordinata e pagine di prenotazione del team.

Agenda del team: elenco settimanale

Passa dalla griglia all’elenco nella vista settimanale dell’agenda del team. L’elenco usa lo stesso filtro per i membri, inclusi gli appuntamenti non assegnati. Apri gli appuntamenti dall’elenco; quelli privati o di un’intera giornata e le assenze restano riconoscibili.

Iniziare con i Team

Ruoli del team

• Tecnico — usa il portale tecnico per visualizzare e aggiornare gli appuntamenti assegnati.
• Pianificatore — usa la dashboard del team per vedere il calendario, assegnare appuntamenti, usare Smart Match e gestire le assenze.

Impostazioni di viaggio per membro del team

Ogni membro del team ha il proprio mezzo di trasporto (auto o bicicletta) e indirizzo di casa. Apri il membro in Teams per impostarli. I suggerimenti intelligenti e i tempi di viaggio della pagina di prenotazione del team usano il mezzo del membro stesso, così un accordatore in bicicletta ottiene tempi realistici. L’area di servizio si imposta a parte; vedi «Area di servizio di un accordatore» qui sotto.

Come funziona la modalità bicicletta

• I tempi in bicicletta provengono da veri percorsi ciclabili di Google Maps (piste ciclabili, niente autostrade) — non da tempi in auto con un fattore di correzione.
• I suggerimenti intelligenti privilegiano automaticamente i clienti vicini per i membri in bicicletta. Per un cliente più lontano, un collega in auto ottiene un punteggio migliore — così vince naturalmente il tecnico giusto.
• Un’area per tempo di viaggio usa il tempo reale in bicicletta. Un’area in chilometri è una distanza in linea d’aria.
• I tempi presuppongono un ciclista medio (circa 16 km/h). Con una e-bike sarai di solito più veloce del previsto.

Accesso pianificatore

Il portale tecnico offre ai tecnici una vista leggera degli appuntamenti assegnati senza richiedere un account PianoPlanner completo. I tecnici usano il portale tramite magic link. Anche i pianificatori possono ricevere un link di accesso, ma vengono reindirizzati alla dashboard del team con diritti di pianificazione.

Inviare un link magico

Funzionalità del portale

• Visualizza gli appuntamenti di oggi e della settimana
• Aggiorna stato: Confermato, In viaggio, Completato
• Aggiungi note agli appuntamenti
• Design ottimizzato per mobile — funziona su qualsiasi telefono o tablet
• Registrare letture climatiche e creare una bozza di rapporto condizioni durante il completamento di un appuntamento assegnato

Completare appuntamenti nel portale

Quando un tecnico segna un appuntamento assegnato come completato, il portale puo salvare metodo di pagamento, aggiornamento pianoforte, note, umidita, temperatura e una bozza opzionale di rapporto condizioni.