Guida utente

I tuoi dati aziendali appaiono nelle email di conferma e nella tua pagina di prenotazione. Compilali correttamente così i clienti sanno esattamente chi sei.

Come configurare i dati aziendali?

I tuoi orari di lavoro determinano quando i clienti possono prenotare appuntamenti. Il sistema mostra solo le fasce orarie all'interno di questi orari.

Giorni e orari

Seleziona i giorni in cui lavori e imposta l'orario di inizio e fine per ogni giorno.

• Opzione 1: Orari fissi ogni giorno
• Opzione 2: Orari diversi per giorno
• Opzione 3: Alcuni giorni liberi

Ora di inizio: appuntamento o partenza

In Impostazioni → Link di prenotazione puoi scegliere cosa significa l inizio della giornata per le prenotazioni online.

Impostazione	Risultato
L appuntamento cliente puo iniziare a quest ora	Se la giornata inizia alle 09:00, i clienti possono prenotare un primo appuntamento alle 09:00.
Posso partire dal laboratorio/casa a quest ora	Se la giornata inizia alle 09:00 e il viaggio dura 25 minuti, il primo appuntamento cliente inizia alle 09:25.

Impostare i buffer

I buffer ti aiutano a mantenere del tempo tra gli appuntamenti e impediscono ai clienti di prenotare all'ultimo momento.

Tipo di buffer	Cosa fa?	Consigliato
Buffer prima dell'appuntamento	Tempo minimo tra la prenotazione e l'appuntamento	2 giorni consigliati per la pianificazione
Buffer dopo l'appuntamento	Tempo extra dopo un appuntamento per note o ritardi imprevisti	15 minuti consigliati
Tempo minimo di prenotazione	Con quanto anticipo devono prenotare i clienti?	2 giorni ti danno tempo per pianificare

La tua area di servizio determina fino a che distanza sei disposto a guidare per gli appuntamenti. Questo aiuta il sistema a fare suggerimenti intelligenti e previene prenotazioni troppo distanti.

Come impostare l'area di servizio?

Mezzo di trasporto: auto o bici

Se lavori soprattutto in bici, imposta il mezzo di trasporto su Bici in Impostazioni -> Tempo di viaggio. PianoPlanner calcola controlli di percorso, suggerimenti di prenotazione, buffer di viaggio, analisi del percorso e suggerimenti chilometrici per le fatture con tempi in bici invece che in auto.

I servizi definiscono cosa offri ai clienti — come accordatura, regolazione o riparazione. Ogni servizio ha la sua durata, prezzo e colore calendario. I clienti li vedono quando prenotano online.

Configurare i servizi

Colori calendario

I colori dei servizi ti aiutano a distinguere visivamente i tipi di appuntamento nel tuo calendario. Scegli tra colori preimpostati come blu, verde, rosso, viola, ecc. Il colore viene usato anche nella sincronizzazione con Google Calendar.

La dashboard è il tuo spazio di lavoro centrale. Qui trovi il tuo calendario, la panoramica giornaliera, le azioni rapide e widget utili — tutto ciò che ti serve per una giornata di lavoro produttiva.

Assistenza IA

Usa il pulsante Assistenza IA nella barra laterale per porre domande o interrogare dati aggregati su clienti, pianoforti e appuntamenti.

• Consentito: conteggi, totali, medie e altri riepiloghi numerici.
• Bloccato: nomi, dati di contatto, indirizzi, note, numeri fattura e altri dati personali.
• Le fatture aperte vengono calcolate dagli stati reali delle fatture: inviate, confermate e scadute.

Layout della dashboard

La tua dashboard è divisa in tre colonne: un pannello sinistro con panoramiche rapide, il calendario al centro e un pannello destro con statistiche e widget.

Pannello sinistro

• Mini calendario — naviga rapidamente tra le date
• Semafori — vedi lo stato del giorno a colpo d'occhio (fatto, in corso, da fare)
• Appuntamento corrente — mostra l'appuntamento a cui stai lavorando ora
• Prossimi oggi — lista rapida degli appuntamenti rimanenti
• Da elaborare — appuntamenti che necessitano ancora di follow-up

Calendario

Passa dalla vista giornaliera, settimanale e mensile. Clicca su una fascia oraria per creare un nuovo appuntamento. Trascina gli appuntamenti per spostarli. Doppio clic per modificare.

• Drag & drop — sposta gli appuntamenti a un orario o giorno diverso
• Ridimensiona — trascina il bordo inferiore di un appuntamento per cambiarne la durata
• Pulsante Percorso — calcola i tempi di viaggio e colora i tuoi appuntamenti
• Filtri — mostra/nascondi tipi di appuntamento (sul campo, officina, privato)

Pannello destro

• Lista appuntamenti di oggi con dettagli cliente
• Prossimi appuntamenti per i giorni successivi
• Statistiche officina / servizio sul campo per la giornata
• Widget chilometri — panoramica km del mese corrente e aggiunta rapida viaggi (Pro)

Creazione di un appuntamento

Completare appuntamenti

Dopo aver visitato un cliente, segna l'appuntamento come completato. Questo aggiorna automaticamente la cronologia di accordatura del pianoforte.

Il widget "Da elaborare"

Il pannello sinistro mostra un elenco "Da elaborare" con appuntamenti già passati ma non ancora segnati come completati. Usa i pulsanti filtro (7g, 30g, 90g, Tutto) per guardare più indietro nel tempo.

Completare più appuntamenti contemporaneamente

Quando hai molti appuntamenti in sospeso (es. dopo una vacanza o un'importazione), usa il pulsante "Completa tutto" in fondo alla lista in sospeso. Questo segna tutti gli appuntamenti visibili come completati e aggiorna tutte le date di accordatura dei pianoforti collegati con un clic. Prima appare un dialogo di conferma.

PianoPlanner ti mostra quanto è efficiente il tuo programma con un sistema di colori. In questo modo puoi vedere a colpo d'occhio se la tua giornata è ben pianificata.

Legenda colori

Come viene calcolato il tempo di viaggio?

Tieni tutti i dati dei tuoi clienti in un unico posto. Aggiungi clienti, collega i loro pianoforti, traccia la cronologia del servizio e invia email professionali — tutto da un'unica panoramica.

Aggiungere un cliente

Indirizzo tramite Apple Maps o Google Maps

Oltre a digitare un indirizzo, puoi incollare un link della mappa o delle coordinate nel campo di ricerca indirizzo quando aggiungi o modifichi un cliente. È utile quando un cliente invia la propria posizione via WhatsApp o e-mail, oppure quando la via esatta non è chiara.

Cosa puoi incollare?

• Link di condivisione Apple Maps, ad esempio https://maps.apple/p/...
• Link di condivisione Google Maps, ad esempio https://maps.app.goo.gl/...
• URL completo di Google Maps con coordinate
• Coordinate semplici, ad esempio 52.3676, 4.9041 o 52,3676° N, 4,9041° E
• Link geo: da Android

Cosa succede?

Quando PianoPlanner riconosce un pin valido, compare un messaggio verde "Posizione GPS riconosciuta" con le coordinate. I campi indirizzo vuoti possono essere compilati automaticamente dal pin. I campi già inseriti non vengono mai sovrascritti.

Pagina dettaglio cliente

Clicca su un cliente per vedere il suo profilo completo. Qui troverai:

• Tutti i pianoforti collegati con stato del servizio
• Cronologia completa degli appuntamenti
• Link di prenotazione personale da condividere con il cliente
• Invia inviti di accordatura direttamente
• Informazioni di contatto e note

Cerca e filtra

Usa la barra di ricerca per trovare rapidamente clienti per nome, email, città o numero di telefono. La lista si aggiorna mentre digiti.

Rilevamento duplicati

PianoPlanner rileva automaticamente potenziali duplicati nel database clienti in base a nome, email, telefono e indirizzo. Utilizza il matching approssimativo (algoritmo di Levenshtein), quindi vengono rilevati anche piccoli errori di battitura.

Traccia ogni pianoforte che assisti. Registra marca, modello, numero di serie, anno e condizioni. Collega i pianoforti ai clienti e mantieni una cronologia completa del servizio.

Aggiungere un pianoforte

Pagina dettaglio pianoforte

• Specifiche complete del pianoforte e note sulle condizioni
• Cronologia del servizio — tutti gli appuntamenti e le accordature passate
• Indicatore stato del servizio: in regola, in scadenza o scaduto
• Foto — carica immagini del pianoforte per riferimento

Intervalli di accordatura spiegati

Intervallo	Significato
0	Il cliente prende contatto — nessun promemoria automatico
3	Ogni 3 mesi — per pianoforti da concerto o uso intensivo
6	Ogni 6 mesi — standard per la maggior parte dei pianoforti
12	Annuale — per pianoforti con uso leggero

Accorli con l'app Pianoscope su iPhone o iPad? Salva le misurazioni di inarmonicità direttamente con il pianoforte in PianoPlanner.

Come funziona

Riutilizzo della misurazione

Pianoscope è l'app professionale di accordatura per iPhone/iPad. Maggiori informazioni: pianoscope.app.

Sincronizza PianoPlanner con il tuo Google Calendar per la sincronizzazione bidirezionale. Gli appuntamenti appaiono in entrambi i calendari e gli aggiornamenti vengono sincronizzati automaticamente.

Creazione connessione

Opzioni di sincronizzazione

Opzione	Descrizione
Sincronizzazione bidirezionale	Le modifiche in entrambi i calendari vengono sincronizzate
Solo verso Google	Gli appuntamenti vengono inviati solo da PianoPlanner a Google
Includi tempo di viaggio	Aggiungi automaticamente il tempo di viaggio agli eventi del calendario

Usi Outlook o Microsoft 365? Collega il tuo calendario per una sincronizzazione senza interruzioni con PianoPlanner.

Di cosa hai bisogno?

• Un account Microsoft 365 o Outlook.com
• Accesso al tuo calendario

Connessione

Cosa viene sincronizzato?

• Nuovi appuntamenti in PianoPlanner
• Modifiche di orario e data
• Cancellazioni

Apple Calendar funziona in modo leggermente diverso da Google e Microsoft. Puoi iscrivere il tuo calendario PianoPlanner in Apple Calendar, ma si tratta di una sincronizzazione unidirezionale.

Creazione di una password specifica per l'app

Collegamento in PianoPlanner

Vuoi passare da Google Calendar ad Apple Calendar (o viceversa)? Puoi farlo senza perdere alcun appuntamento. Questo è rilevante anche se vuoi allontanarti dai servizi cloud statunitensi e avere più controllo sui tuoi dati.

Perché cambiare?

• Privacy: Apple verwerkt data in Europa (GDPR), Google in de VS
• Minder afhankelijk van Big Tech: Geen Google-account meer nodig voor je agenda
• Betere integratie: Apple Calendar werkt naadloos op iPhone, iPad en Mac
• Digitale soevereiniteit: Jouw data, jouw keuze waar het opgeslagen wordt

Passaggio passo dopo passo

Confronto: Google vs Apple

	Google Calendar	Apple Calendar
Posizione dati	USA (Google Cloud)	Europa (Apple iCloud)
Metodo di sincronizzazione	Google API (OAuth)	CalDAV (App-wachtwoord)
Direzione	Bidirezionale	Bidirezionale
Privacy (GDPR)	⚠️	✅

Non tutta la sincronizzazione del calendario è uguale. Qui puoi vedere le differenze tra i metodi.

Metodo	Direzione	Tempo reale	Ideale per
Google Calendar API	Bidirezionale	Sì	Chiunque con un account Google — integrazione più completa
Microsoft 365 / Outlook	Bidirezionale	Sì	Utenti Microsoft 365 o Outlook
Apple CalDAV	Bidirezionale	Sì	Chiunque usi iCloud Calendar come calendario principale
Feed iCal	Solo lettura	Ogni 15-60 min	Sincronizzazione semplice in sola lettura con qualsiasi app calendario

I tuoi appuntamenti di accordatura nel tuo calendario di fiducia

Vuoi che i tuoi appuntamenti di accordatura appaiano automaticamente nel calendario che usi già sul telefono o computer (come Samsung, Google o Outlook)? È facile — basta collegare i calendari.

Vuoi che le email di conferma arrivino da info@latuaazienda.com invece di noreply@pianoplanner.com? Puoi! Con il tuo server SMTP.

Perché usare il proprio SMTP?

• Le email provengono dal tuo dominio (info@latuaazienda.com)
• Aspetto più professionale
• Meno probabilità di finire nello spam
• Pieno controllo sulla tua comunicazione email

Configurazione SMTP

Campo	Esempio	Spiegazione
Host SMTP	smtp.mydomain.com	L'indirizzo del tuo server di posta (ad es. smtp.gmail.com)
Porta	587 or 465	Solitamente 587 (TLS) o 465 (SSL)
Nome utente	info@mydomain.com	Solitamente il tuo indirizzo email completo
Password	••••••••	La tua password email o password specifica per app
Indirizzo mittente	info@mydomain.com	L'indirizzo email mostrato come mittente

Impostazioni comuni

Fornitore	Host	Porta
Gmail	smtp.gmail.com	587
Outlook/Microsoft 365	smtp.office365.com	587
TransIP	smtp.transip.email	587
Strato	smtp.strato.com	587

PianoPlanner invia automaticamente email ai tuoi clienti per gli appuntamenti. Puoi personalizzare completamente queste email con il tuo testo, branding e logo. Ci sono due modalità di modifica: una modalità semplice per testo normale e una modalità avanzata per la formattazione HTML.

Modelli disponibili

• Bevestigingsmail — Wordt automatisch verstuurd als een klant een afspraak boekt
• Herinneringsmail — Wordt verstuurd 24/48 uur vóór de afspraak
• Annuleringsmail — Wordt verstuurd als u een afspraak annuleert
• Wijzigingsmail — Wordt verstuurd als datum/tijd verandert
• Stembeurt Uitnodiging — Voor het uitnodigen van klanten die toe zijn aan een stembeurt (handmatig én automatisch)

Email di cancellazione quando elimini un appuntamento

When you delete a future appointment from the dashboard, the customer is automatically notified by email. The setting Settings → Email → Send cancellation emails controls this and is on by default.

Quando l'email di cancellazione non viene inviata

• L'appuntamento è nel passato
• L'appuntamento è privato o a giornata intera
• Il cliente non ha un indirizzo email registrato
• Hai deselezionato la casella di notifica nella finestra di eliminazione
• Hai disattivato le email di cancellazione in Impostazioni → Email

Bounce email — Rilevamento e ripristino

Quando un'email non può essere consegnata (indirizzo errato, casella piena, dominio inesistente), viene contrassegnata come bounce.

Dove vedi i bounce?

• Un banner rosso appare sulla pagina dettaglio cliente sopra l'email respinta.
• Un widget nel pannello di controllo mostra quanti clienti hanno un'email respinta.
• Il registro email in Impostazioni → Email mostra lo stato "Respinto" o "Soft bounce".

Come ripristinare un bounce

Open the customer, check or correct the email address, then click Mark checked on the red banner. The block is lifted and you can send mail to that address again.

L'Editor modelli — Due modalità

Modifica modello

Variabili disponibili

Le variabili sono codici speciali che vengono automaticamente sostituiti con dati reali. Digitale esattamente come mostrato (incluse le doppie parentesi graffe) o cliccale nell'editor.

Variabile	Sostituito da
{{customerName}}	Nome del cliente, ad es. "Mario Rossi"
{{date}}	Data dell'appuntamento
{{time}}	Ora di inizio dell'appuntamento
{{service}}	Tipo di servizio (ad es. "Accordatura")
{{piano_brand}}	Marca del pianoforte (ad es. "Steinway")
{{piano_model}}	Modello del pianoforte
{{bookingLink}}	Link di prenotazione personale del cliente
{{companyName}}	Nome della tua azienda
{{companyPhone}}	Il tuo numero di telefono
{{companyEmail}}	Il tuo indirizzo email
{{reminderNumber}}	Numero sequenziale del promemoria (1, 2, 3...) — solo per promemoria automatici
{{unsubscribeLink}}	Link di cancellazione per il cliente — solo per promemoria automatici

Ricorda automaticamente ai tuoi clienti quando il loro pianoforte necessita di un'accordatura. Questo è un modo efficace per generare appuntamenti ricorrenti.

Come inviare gli inviti?

Opzioni intervallo di accordatura

Opzione	Descrizione
Il cliente contatta	Nessun promemoria automatico
3 mesi	Pianoforti a coda da concerto, uso intensivo
6 mesi	Standard per la maggior parte dei pianoforti
12 mesi	Uso ricreativo, hobby

Variabili disponibili per gli inviti

Variabile	Sostituito da
{{lastTuningDate}}	{{lastTuningDate}}
{{daysSinceLastTuning}}	{{daysSinceLastTuning}}
{{monthsSinceLastTuning}}	{{monthsSinceLastTuning}}
{{service_interval}}	{{serviceInterval}}
{{bookingLink}}	{{bookingLink}}

PianoPlanner può inviare automaticamente promemoria di accordatura ai clienti quando il loro pianoforte necessita di un'accordatura. Non devi fare nulla — il sistema controlla per ogni pianoforte quando è stata l'ultima accordatura, aggiunge l'intervallo di servizio e invia un promemoria al momento giusto.

Come funziona?

Configurazione — Passo dopo passo

Impostazione	Predefinito	Spiegazione
Eerste herinnering	30 dagen	Quanti giorni prima che l'accordatura sia dovuta viene inviata la prima email. Ad esempio: 30 giorni = circa 1 mese in anticipo.
Follow-up interval	14 dagen	Quanti giorni tra il primo e il secondo promemoria. Dopo diventa mensile.
Maximum per cyclus	4 herinneringen	Numero massimo di email per pianoforte per ciclo di accordatura. Raggiunto questo numero, il sistema si ferma.
Verzendtijdstip	09:00 uur	Intorno a che ora vengono inviate le email. Scegli un orario in cui i tuoi clienti sono probabilmente online.

Personalizzare il modello email

I promemoria automatici usano lo stesso modello degli inviti manuali di accordatura. Puoi personalizzare questo modello tramite:

Variabele	Uitleg
{{reminderNumber}}	Il numero sequenziale del promemoria (1, 2, 3...). Utile da menzionare nel testo.
{{unsubscribeLink}}	Un link che permette al cliente di disiscriversi dai promemoria. Posizionato automaticamente in fondo all'email.

Disiscrizione del cliente

In fondo a ogni promemoria automatico c'è un link di disiscrizione. Quando un cliente lo clicca, una pagina pulita conferma che si è disiscritto.

Nelle statistiche nelle impostazioni puoi vedere quanti clienti si sono disiscritti. Vuoi reiscrivere un cliente? Contatta l'helpdesk.

Widget dashboard

Una volta abilitati i promemoria automatici, un widget appare sulla dashboard con tre numeri: promemoria totali inviati, conteggio di questo mese e clienti disiscritti.

Invio manuale dalla coda

On the Tuning Reminders page (the bell icon in the menu) you can open the Queue tab to see exactly which pianos are about to receive a reminder. Each row has a green "Send now" button that lets you send the reminder immediately, without waiting for the next automatic batch.

Appare una conferma con il nome del cliente e il pianoforte. Dopo la conferma, l'email viene inviata immediatamente e la riga scompare dalla coda (o passa al numero di promemoria successivo). L'invio è registrato nello stesso posto di quelli automatici, quindi conta verso il massimo per ciclo, imposta la prossima data di promemoria e appare nella scheda Cronologia.

Il pulsante è disabilitato (grigio, con tooltip) quando l'invio non è consentito:

Motivo	Spiegazione
Cliente cancellato	The customer used the unsubscribe link in an earlier reminder. They no longer receive automatic or manual tuning emails from you.
Ha già un appuntamento	Nel tuo calendario c'è già un appuntamento di accordatura futuro per questo pianoforte. Un promemoria sarebbe fuorviante.
Nessun indirizzo email	La scheda cliente non ha un indirizzo email. Aggiungine uno sulla pagina cliente prima.
Massimo raggiunto	È già stato inviato il numero massimo di promemoria per questo ciclo di accordatura. Attendi la prossima accordatura per avviare un nuovo ciclo.

Requisiti

Ogni utente PianoPlanner ha un link di prenotazione unico. Condividilo con i potenziali clienti così possono prenotare un appuntamento autonomamente.

Passo dopo passo

Dove puoi usare il link?

Condividi ovunque

• Il tuo sito web - Pulsante 'Prenota ora'
• Firma email
• Biglietti da visita (come codice QR)
• Bio social media
• Google My Business
• Stato WhatsApp

Visite in laboratorio o showroom

Se i clienti possono venire nella tua officina, showroom, negozio o sede aziendale, crea prima un servizio, ad esempio "Visita in officina" o "Visita showroom", con durata e descrizione proprie. Poi abilita le visite in officina in Impostazioni -> Prenotazione online e seleziona quel servizio in "Mostra questo servizio nella pagina di prenotazione del laboratorio". PianoPlanner mostra un URL separato /workshop/tuo-slug. Se selezioni un servizio lì, resta riservato al link officina/showroom e non appare più nel normale link pubblico di prenotazione. Dietro le quinte, Smart Suggestions controlla la tua agenda. Se imposti orari di officina, questi vengono usati come finestra di disponibilità per questo link separato; altrimenti usa la tua disponibilità settimanale normale.

Come configurarlo

1. Vai in Impostazioni -> Dati aziendali e controlla che sia inserito l’indirizzo del laboratorio o l’indirizzo aziendale.
2. Vai in Impostazioni -> Servizi e crea un servizio come "Visita in laboratorio" o "Visita showroom", con durata e descrizione corrette.
3. Vai in Impostazioni -> Prenotazione online e abilita il normale link di prenotazione se non e ancora attivo.
4. Abilita "Consenti ai clienti di prenotare una visita in laboratorio". Poi scegli il servizio in "Mostra questo servizio nella pagina di prenotazione del laboratorio". Il link separato laboratorio/showroom appare sotto il normale link di prenotazione.
5. Copia o apri l’anteprima del link laboratorio/showroom e inseriscilo nel sito web, nelle email o in un codice QR. Usa il normale link di prenotazione per i servizi presso il cliente.

• Usa il normale link di prenotazione per appuntamenti presso la sede del cliente.
• Usa il link laboratorio/showroom quando i clienti devono venire al tuo indirizzo. Se hai scelto un servizio per quel link, questa pagina mostra solo quel servizio e lo nasconde dal normale link di prenotazione.
• PianoPlanner usa l’indirizzo della tua officina, oppure l’indirizzo aziendale se non è impostato un indirizzo officina. I link di prenotazione normali evitano gli orari di officina se li imposti; il link officina/showroom usa quegli orari, oppure torna alla disponibilità settimanale normale se non ci sono orari di officina attivi.

Aggiungi al tuo sito web

Copia questo codice e incollalo sul tuo sito web dove vuoi che appaia il pulsante di prenotazione.

Come link semplice

Come pulsante

Quando un potenziale cliente inizia il processo di prenotazione ma non lo completa, i suoi dati di contatto vengono salvati come lead. In questo modo non perdi mai un potenziale cliente, anche se abbandona a metà processo.

Gestire i tuoi lead

Vai a Lead nel menu laterale (sotto Pianificazione). Qui vedrai tutti i tuoi lead con opzioni di filtro.

Panoramica degli stati

• Nuovo — Appena acquisito, non ancora contattato
• Contattato — Hai preso contatto
• Convertito — È diventato cliente (appuntamento prenotato)
• Rifiutato — Non interessato o non rilevante

Invia un'email di follow-up

Vedi un nuovo lead con indirizzo email? Inviagli un'email di follow-up con un clic! L'email include un link alla tua pagina di prenotazione con i dati precompilati — così può completare la prenotazione senza reinserire nulla.

Converti un lead in cliente

Hai parlato con un lead e vuole programmare? Convertilo in un vero record cliente direttamente dalla pagina lead.

Richieste di contatto

Quando un cliente non trova un orario adatto nella tua pagina di prenotazione, può cliccare su "Contattaci direttamente". Ricevi un'email con i suoi dati per chiamarlo e trovare insieme un momento. Così nessun potenziale cliente viene perso.

I clienti abituali non devono compilare i loro dati ogni volta. Ogni cliente in PianoPlanner ha un link unico con i dati precompilati.

Passo dopo passo: Trovare e condividere il link

Cosa vede il cliente?

Quando il cliente apre il link:

• Il suo nome e indirizzo già compilati
• I suoi pianoforti tra cui scegliere
• Suggerimenti di orario intelligenti basati sulla sua posizione
• Solo servizi pertinenti
• Può prenotare direttamente senza account

Imposta servizio predefinito

Puoi impostare un servizio predefinito per cliente così viene selezionato automaticamente quando apre il suo link.

I clienti possono riprogrammare il proprio appuntamento tramite un link sicuro nell'email di conferma quando le modifiche self-service sono abilitate. Nessuna telefonata o email necessaria: scelgono un nuovo orario tra i suggerimenti intelligenti e confermano con un clic.

Consentire o bloccare le modifiche self-service

Vai a Impostazioni > Prenotazione online e usa "I clienti possono annullare o riprogrammare gli appuntamenti". Attivalo se i clienti possono gestire le modifiche da soli. Disattivalo se vuoi che ogni annullamento o riprogrammazione passi prima da te.

• Attivo: le email di conferma possono includere un link per riprogrammare e le pagine di prenotazione mostrano le azioni annulla/riprogramma.
• Disattivo: le nuove email di conferma non includono un link per riprogrammare e le pagine di prenotazione nascondono le azioni annulla/riprogramma.
• I link nelle email precedenti possono ancora aprire la pagina di riprogrammazione, ma il server blocca caricamento, suggerimenti e riprogrammazione finche questa impostazione e disattivata.

Come funziona?

Regole

• La riprogrammazione è possibile solo fino a 24 ore prima dell'appuntamento
• Gli appuntamenti passati non possono essere riprogrammati
• Il link è unico per appuntamento e funziona solo una volta
• La sincronizzazione calendario (Google/Apple/Microsoft) viene attivata automaticamente

Le email di promemoria si resettano automaticamente con la riprogrammazione

Quando un appuntamento viene spostato (da te, tramite drag-drop, o dal cliente tramite la pagina di riprogrammazione), i promemoria vengono resettati automaticamente.

Quando i clienti prenotano tramite il loro link personale, vedono automaticamente suggerimenti di orario intelligenti. Il sistema analizza i tuoi appuntamenti esistenti e suggerisce le fasce orarie più efficienti.

Come funziona?

Invece di scegliere manualmente data e ora, il cliente vede un elenco di orari consigliati. Questi sono calcolati in base a:

• Appuntamenti esistenti - Fasce subito prima o dopo altri appuntamenti nelle vicinanze
• Posizione - Tempo di viaggio minimo tra appuntamenti
• Orari di lavoro - Solo entro i tuoi orari disponibili
• Orari teatro - Orari separati per i teatri se configurati

Motori Smart Suggestions

Puoi scegliere il motore più adatto alla qualità dei tuoi dati e al tuo stile di pianificazione:

• V5.5 — Flexible: mette in alto le migliori opzioni di percorso, mantenendo disponibili anche fasce di fallback meno ideali.
• V5.6 — Strict: rimuove le fasce che creano troppo viaggio e mantiene la giornata più stretta intorno a percorso e orari di lavoro.
• V5.7 — Strict + Predictive: usa V5.6 come base e aggiunge il comportamento cliente appreso, ad esempio clienti che di solito prenotano il venerdì pomeriggio.

Cosa vede il cliente?

Dopo aver selezionato un servizio, appaiono fino a 10 fasce orarie ottimali, ordinate con la scelta migliore per prima:

• Consigliato - L'orario più efficiente (badge verde)
• Alternativa - Buone opzioni in altri giorni, ordinate per data

Il cliente può anche scegliere "Scegli un altro orario" per selezionare manualmente data e ora.

Clienti lontani

Per i clienti fuori dalla tua zona di servizio abituale, il sistema cerca automaticamente più avanti (fino a 6 mesi) per trovare le migliori opzioni. Invece di bloccare i clienti lontani, i tempi di viaggio più lunghi risultano in un punteggio leggermente inferiore - ma le buone opzioni vengono comunque mostrate. Il sistema continua a cercare fino a trovare almeno 10 suggerimenti.

Hai un buco nel tuo programma in una zona specifica? Riempi percorso ti aiuta a trovare clienti vicini che necessitano di un'accordatura e ti permette di inviare loro un invito con un clic.

Come funziona?

Badge di urgenza

Ogni cliente riceve un badge colorato in base all'ultima accordatura:

• 🔴 Scaduto — Oltre l'intervallo di servizio
• 🟠 In scadenza — Entro un mese dall'intervallo
• 🟡 Presto — Entro tre mesi dall'intervallo
• 🟢 In regola — Non ancora in scadenza

L'Analisi percorso ti aiuta a vedere quanto è efficiente il tuo programma giornaliero. Visualizza le distanze tra appuntamenti, ottieni un punteggio di efficienza e ricevi suggerimenti per ottimizzare il tuo percorso.

Come accedere

Analisi giornaliera

La vista giornaliera ti mostra:

• 📊 Punteggio di efficienza (voto A-F) - Quanto è ottimizzato il tuo percorso
• 🚗 Distanza totale - Somma di tutti i viaggi tra appuntamenti
• ⏱️ Tempo di viaggio - Tempo di guida stimato per tutti i viaggi
• 📍 Elenco viaggi - Ogni viaggio con partenza, destinazione, km e minuti

Analisi settimanale

La vista settimanale ti dà una prospettiva più ampia:

• 📅 Punteggi giornalieri - Vedi quali giorni hanno percorsi efficienti vs inefficienti
• 📈 Media settimanale - Percentuale di efficienza complessiva
• ⚡ Opportunità tra i giorni - Suggerimenti per spostare appuntamenti tra i giorni

Capire i punteggi di efficienza

Voto	Punteggio	Significato
A	90-100%	Eccellente! Il tuo percorso è altamente ottimizzato.
B	80-89%	Buon percorso con piccoli miglioramenti possibili.
C	70-79%	Accettabile, ma considera i suggerimenti.
D	60-69%	Percorso inefficiente - segui i suggerimenti di ottimizzazione.
F	<60%	Molto inefficiente - necessaria un'ottimizzazione significativa.

Ottimizzazione con un clic

Quando il sistema trova opportunità di ottimizzazione, vedrai suggerimenti con un pulsante "Applica". Cliccandolo:

• Verifica conflitti con appuntamenti esistenti
• Mostra una conferma con la modifica proposta
• Sposta l'appuntamento se confermi

Indicatori di urgenza

Ogni suggerimento ha un livello di urgenza colorato:

Badge	Quando	Azione
🔴 CRITICAL	Arriverai in ritardo!	Agisci immediatamente
🟠 HIGH	Rischio di ritardo (<10 min di margine)	Risolvi oggi
🟡 MEDIUM	Viaggio lungo (>30km) o zigzag	Da valutare
🟢 TIP	Opportunità di ottimizzazione	Utile ma non urgente

Hai buchi tra i tuoi appuntamenti che sprecano tempo? Il pulsante Ottimizza stringe automaticamente il tuo programma ricalcolando gli orari degli appuntamenti in base ai tempi di viaggio reali.

Come funziona?

Cosa calcola Ottimizza?

• Tempo di viaggio reale dal tuo indirizzo aziendale al primo appuntamento
• Tempo di viaggio reale tra ogni appuntamento consecutivo
• Il tuo tempo di buffer configurato viene aggiunto dopo ogni tempo di viaggio
• Il primo appuntamento inizia all'inizio dei tuoi orari di lavoro + tempo di viaggio

Capire l'anteprima

L'anteprima mostra ogni appuntamento con il suo orario attuale e il nuovo orario proposto. Gli appuntamenti che si sposterebbero sono evidenziati, e puoi vedere il tempo totale risparmiato in cima all'anteprima.

Teatri, sale da concerto e altri luoghi hanno spesso disponibilità diverse dai clienti privati. Sono disponibili principalmente la sera e nei weekend — esattamente quando normalmente sei libero! Con la Disponibilità teatro puoi impostare orari di lavoro separati per questi clienti speciali.

Vantaggi della modalità teatro

• 🎭 Disponibilità separata - I teatri non vedono le tue fasce 9-17 private
• ⚡ Prenotazioni last-minute - I teatri possono prenotare con solo 2 ore di anticipo (lo imposti tu)
• 📅 Finestra di prenotazione più breve - I teatri spesso non possono pianificare troppo in anticipo
• 🎹 Accordatura per concerti - Prenotano quando ne hanno bisogno, prima degli spettacoli
• 💼 Guadagno extra - Riempi le tue sere con lavori teatrali ben pagati

Passo dopo passo: Impostare gli orari teatro

Contrassegnare un cliente come "Teatro"

Ora dì a PianoPlanner quali clienti devono usare gli orari teatro:

Finestra di prenotazione teatro

I teatri spesso devono prenotare con poco preavviso — un pianoforte potrebbe necessitare di accordatura prima del concerto di stasera! Puoi impostare con quanto anticipo i teatri devono/possono prenotare:

L'Ottimizzatore percorso usa Google Maps per calcolare l'ordine più efficiente per i tuoi appuntamenti. Può riordinare automaticamente la tua giornata per minimizzare il tempo di viaggio totale.

PianoPlanner ha un generatore di codici QR integrato per la tua pagina di prenotazione. Stampalo su biglietti da visita, volantini o posizionalo nella tua officina — i clienti lo scansionano e vanno direttamente alla tua pagina di prenotazione.

PianoPlanner traccia automaticamente la cronologia di servizio di ogni pianoforte. Questo ti aiuta a ricordare quando i pianoforti necessitano di accordatura — niente più clienti dimenticati o ipotesi su quando hai visitato l'ultima volta!

Come funziona (automaticamente!)

PianoPlanner aggiorna automaticamente "Ultima accordatura" in base a:

• ✅ Appuntamenti completati - Quando finisci un'accordatura, il record del pianoforte si aggiorna
• ✅ Record di servizio - Note che aggiungi alla cronologia del pianoforte
• ✅ Inserimento manuale della data - Se inserisci tu stesso una data di accordatura passata

Non devi fare nulla! Completa semplicemente i tuoi appuntamenti come al solito e PianoPlanner tiene traccia.

Storico climatico

Quando completi un appuntamento puoi registrare umidita, temperatura e una breve nota climatica. Le misurazioni vengono salvate sul pianoforte, creando uno storico nel tempo.

• Vedi se un pianoforte e esposto ricorrentemente a periodi secchi o umidi
• Supporta consigli su umidificatori, ventilazione o condizioni della stanza con misurazioni reali
• Conserva le note climatiche insieme allo storico di servizio invece che in note cartacee separate

Capire i colori di stato

Ogni pianoforte mostra uno stato così puoi vedere a colpo d'occhio chi necessita di attenzione:

Cosa vedi	Cosa significa
● Ultimo: 15 Gen 2026	✅ Recentemente accordato - nessuna azione necessaria ancora
● Tra 14 giorni	⚠️ Servizio in arrivo - è ora di contattare il cliente!
● 30 giorni in ritardo	🔴 Oltre la scadenza - sicuramente è ora di chiamare!
● Non ancora accordato	ℹ️ Nuovo pianoforte - nessuna cronologia registrata ancora

Impostare il giusto intervallo di accordatura

Pianoforti diversi necessitano di cure diverse. Un pianoforte a coda da concerto in un teatro necessita di accordatura ogni pochi mesi, mentre un pianoforte hobby a casa potrebbe necessitare solo di servizio annuale. Imposti l'intervallo per pianoforte!

Passo dopo passo: Cambiare l'intervallo di un pianoforte

Registrare manualmente un'accordatura passata

Hai accordato un pianoforte prima di usare PianoPlanner? Puoi inserire la data manualmente:

I rapporti condizioni permettono di documentare lo stato di un pianoforte, conservare i rilievi nella scheda dello strumento e condividere un PDF professionale con il cliente.

Creare un rapporto

Come sono collegati i rapporti

Un rapporto condizioni resta collegato all account proprietario, al cliente, al pianoforte e, se creato da un appuntamento, a quell appuntamento. Cosi storico servizi, letture climatiche, rilievi e futuri lavori di laboratorio restano tracciabili per strumento.

Puoi personalizzare come il calendario mostra le fasce orarie. Scegli tra fasce di 1 ora o 1,5 ore in base alla durata tipica dei tuoi appuntamenti.

Cambiare la durata delle fasce

La tua preferenza viene salvata automaticamente e ricordata alla prossima visita.

Stai cambiando da un altro sistema di gestione dell'accordatura? L'Hub di Importazione di PianoPlanner facilita il trasferimento dei tuoi dati esistenti — clienti, pianoforti, appuntamenti e cronologia dei servizi.

Hub di Importazione

Navigate to Management → Import to open the Import Hub. From here, choose the import method that fits your situation:

Metodo	Ideale per	Cosa importa
Importazione Gazelle	Migrazione da Gazelle	Clienti, pianoforti, cronologia servizi — tutto in un flusso guidato con mappatura automatica dei campi
Importa contatti	Contatti del telefono, file vCard, CSV	Clienti — nomi, indirizzi, telefoni, email da file .vcf o .csv
Importa calendario	Migrazione da un altro calendario	Appuntamenti da file calendario .ics — date, orari, descrizioni
CSV Generico	Qualsiasi altro sistema	Clienti e pianoforti da CSV con rilevamento automatico delle colonne (in arrivo)

Assistente Gazelle

L'assistente Gazelle è una guida passo-passo progettata per gli utenti Gazelle. Esporta i tuoi dati da Gazelle come file CSV e caricali nell'assistente. PianoPlanner mappa automaticamente i campi — clienti, pianoforti e cronologia vengono importati in un colpo solo.

Cosa esportare da Gazelle

Per la migrazione migliore, esporta questi file CSV da Gazelle: Clients.csv, Pianos.csv, Events.csv e Msl.csv. Se hai dubbi, contatta il supporto dal passaggio di importazione nell onboarding. Ti diremo come consegnare i file in modo sicuro; non inviare file clienti tramite normale e-mail.

Importa contatti

Importa clienti dai contatti del telefono o da un file vCard (.vcf). Puoi anche caricare un CSV con i dati dei clienti. Nomi, indirizzi, numeri di telefono e email vengono importati automaticamente.

Importa calendario

Carica un file .ics esportato da Apple Calendario, Google Calendar, Outlook o qualsiasi altra app. Gli appuntamenti vengono creati con date, orari e descrizioni originali.

Opzioni di importazione

Opzione	Cosa fa?
Solo attivi	Importa solo clienti/pianoforti contrassegnati come attivi
Salta duplicati	Salta i clienti che esistono già (in base all'email)
Includi nome azienda	Aggiungi il nome dell'azienda al nome del cliente

In vacanza o hai bisogno di un giorno libero? Blocca i giorni nel calendario così i clienti non possono prenotare. I giorni bloccati sono esclusi anche dai Suggerimenti Intelligenti.

Come bloccare i giorni

Ci sono due modi per bloccare i giorni:

Dalla Dashboard

Dalle Impostazioni

Vai su Impostazioni → Giorni bloccati per vedere tutti i tuoi periodi bloccati. Aggiungi nuovi, modifica o elimina esistenti.

Cosa succede quando i giorni sono bloccati?

• La prenotazione online è disattivata — i clienti vedono quei giorni come non disponibili
• I Suggerimenti Intelligenti saltano i giorni bloccati
• I giorni bloccati appaiono nel calendario con uno stile visivo distinto
• La sincronizzazione calendario rispetta i giorni bloccati — appaiono come "Occupato"

Hai bisogno di tracciare i viaggi personali separatamente da quelli di lavoro? Contrassegna gli appuntamenti come privati per tenerli separati nei tuoi registri chilometrici e sincronizzarli con calendari esterni senza rivelare dettagli.

Come creare un appuntamento privato

Distinzione visiva

Gli appuntamenti privati appaiono in viola con un'icona 🔒 nel tuo calendario, rendendoli facili da distinguere dagli appuntamenti di lavoro.

Sincronizzazione calendario

Quando sincronizzati con Google, Apple o Microsoft, gli appuntamenti privati appaiono come "Occupato" senza mostrare dettagli, posizione o descrizione. La tua privacy è protetta!

Mantieni un'amministrazione chilometrica a prova di fisco. PianoPlanner traccia automaticamente i chilometri dagli appuntamenti, e puoi aggiungere viaggi manuali, registrare letture del contachilometri ed esportare tutto per la dichiarazione dei redditi.

Dove trovarlo

• Dashboard — The km-widget in the right panel shows your current month and lets you quickly add trips
• Settings → Business → Km-registratie — Full overview with vehicle info, odometer readings, chart and exports
• Travel Report — Detailed trip list with route information and CSV export

Configurazione veicolo

Vai su Impostazioni → Azienda → Tracciamento chilometri e inserisci la tua targa e il nome del veicolo. Questi appaiono nei tuoi rapporti chilometrici e nelle esportazioni PDF.

Letture contachilometri

Registra periodicamente le letture del contachilometri (ad es. all'inizio e alla fine dell'anno). Questo serve come prova per le autorità fiscali e aiuta a verificare i tuoi registri di viaggio.

Tracciamento automatico

Ogni appuntamento con un indirizzo cliente genera automaticamente un record di viaggio. Il sistema calcola la distanza dal tuo indirizzo aziendale alla posizione del cliente.

Calcolo intelligente andata e ritorno

Il sistema determina automaticamente se un viaggio è solo andata o andata e ritorno:

• Altri appuntamenti durante il giorno → Solo andata (continui verso la prossima destinazione)
• Ultimo appuntamento della giornata → Viaggio di ritorno (km reali a casa tramite Google Maps)

Viaggi manuali

Per viaggi non legati a un appuntamento (ad es. ritiro pezzi, visita a un fornitore), aggiungi viaggi manuali tramite il widget chilometri della dashboard o tramite Impostazioni.

Esportazione e rapporti

• CSV export — Download all trips as a spreadsheet for your accountant
• PDF export — Generate a tax-proof report with vehicle details, odometer readings and trip list
• Monthly chart — Visual overview of business vs. private km per month

Il Rapporto di viaggio ti dà una panoramica dettagliata di tutti i tuoi viaggi in qualsiasi periodo. Filtra per intervallo di date, visualizza i totali ed esporta un rapporto spese completo.

Come usarlo

Colonne del rapporto

Colonna	Descrizione
Data	Data dell'appuntamento
Cliente	Nome del cliente con link alla pagina dettaglio
Posizione	Indirizzo dell'appuntamento
Percorso	Apri in Google Maps per la navigazione
Distanza	Distanza solo andata in km
Tempo di viaggio	Tempo di guida stimato

PianoPlanner funziona come Progressive Web App (PWA) — puoi installarla sul tuo telefono o tablet e usarla come un'app nativa. Nessun App Store necessario.

Installa su iPhone / iPad

Installa su Android

Cosa ottieni su mobile

• Vista calendario completa ottimizzata per il tocco
• Cerca rapidamente clienti e pianoforti
• Crea e modifica appuntamenti in movimento
• Crea e invia fatture dal telefono
• Notifiche push per nuove prenotazioni

Completare appuntamenti da mobile

Dall agenda PWA tocca un appuntamento e completalo in un unico pannello. Puoi registrare il pagamento, aggiornare il pianoforte, salvare una lettura climatica e decidere cosa fare con un rapporto condizioni.

• Scegli il risultato del pagamento: bozza fattura, fatturare piu tardi, carta, contanti o nessun pagamento.
• Inserisci facoltativamente umidita, temperatura e una breve nota climatica. La lettura viene salvata sul pianoforte.
• Scegli nessun rapporto, crea una bozza di rapporto condizioni o apri subito il rapporto dopo aver completato l appuntamento.
• Dopo il completamento, PianoPlanner mostra l azione pertinente: aprire la bozza del rapporto, aprire la bozza fattura o continuare il percorso.

Navigazione

L'app mobile ha una barra di navigazione inferiore con 5 schede: Calendario, Clienti, Pianoforti, Pianificazione Smart e Menu. Usa Menu per tornare al launcher, alle impostazioni, all'app completa e alla fatturazione.

Ricevi notifiche push istantanee quando un cliente prenota un appuntamento online. Funziona su desktop e mobile (quando la PWA è installata).

PianoPlanner supporta blocchi opzionali per officina e showroom per il lavoro presso la tua sede. Le prenotazioni normali presso il cliente evitano questi orari se li imposti; il link separato officina/showroom li usa come orari disponibili per le visite, oppure torna alla tua disponibilità settimanale normale.

Impostare le ore officina

Vai a Impostazioni -> Disponibilità -> Workshop Availability per configurare orari separati per l’officina. Usa la disponibilità settimanale per l’intera settimana lavorativa. Aggiungi Workshop Availability solo se vuoi blocchi dedicati per i momenti in cui sei in officina, showroom o sede aziendale.

Funzionalità

• Imposta la disponibilità officina per giorno della settimana
• Le prenotazioni normali presso il cliente evitano gli orari di officina
• Il link officina/showroom usa gli orari di officina attivi, altrimenti la disponibilità settimanale normale
• Gli appuntamenti officina sono visibili nella tua agenda con un'icona dedicata
• Statistiche officina nei rapporti della dashboard

Integrazione Smart Pick

Smart Suggestions tratta gli orari di officina in modo diverso per tipo di prenotazione. Le prenotazioni normali presso il cliente evitano gli orari di officina attivi; il link separato officina/showroom propone orari dentro quelle fasce, oppure torna alla disponibilità settimanale normale se non ci sono orari di officina attivi. L’agenda viene comunque controllata per conflitti.

Non ogni appuntamento necessita di un record cliente. PianoPlanner ti permette di creare rapidamente appuntamenti walk-in e attività interne di officina direttamente dalla dashboard.

Appuntamenti walk-in

Quando un cliente arriva inaspettatamente, usa il pulsante rapido walk-in nel foglio azioni della dashboard. Inserisci un nome e servizio — non serve creare prima un record cliente completo.

Attività senza cliente

Devi bloccare tempo per lavoro interno? Crea un'attività senza collegarla a un cliente. Perfetto per manutenzione officina, lavoro amministrativo o blocchi di tempo personale.

Come creare

• Dalla dashboard: tocca il pulsante + e scegli 'Walk-in' o 'Attività'
• Walk-in: inserisci un nome, scegli un servizio e seleziona un orario
• Attività: aggiungi una descrizione e un orario — nessun cliente necessario
• Entrambi i tipi appaiono nella tua agenda e rispettano la tua disponibilità

Il Pianificatore progetti officina ti aiuta a gestire lavori di officina più grandi — ricostruzioni di pianoforti, restauri o qualsiasi progetto a più fasi. Traccia attività, ore, scadenze e collega progetti a clienti e pianoforti.

Creare un progetto

Vai su Progetti nel menu principale e clicca su 'Nuovo progetto'. Inserisci un titolo, collega facoltativamente cliente e pianoforte, imposta priorità, stato e scadenza, aggiungi note e stima le ore totali. Puoi anche creare un progetto da un pianoforte o da un rapporto condizioni finalizzato.

Gestire le attività

Ogni progetto può avere più attività. Aggiungi attività rapidamente con il campo di input in linea in fondo all'elenco attività, o clicca un'attività per modificare dettagli come ore stimate/effettive e date di scadenza.

• Clicca il cerchio per cambiare stato: Da fare → In corso → Completata
• Trascina le attività dalla maniglia per riordinarle
• Traccia ore stimate vs. effettive per attività
• Imposta date di scadenza — le attività in ritardo sono evidenziate in rosso

Panoramica capacità

Il riepilogo capacità nella panoramica progetti mostra le ore officina utilizzate, pianificate e disponibili questa settimana. L'overbooking è visibile nel riepilogo. I dati si basano sulle ore officina configurate in Impostazioni → Officina.

Funzionalità

• Collega i progetti a clienti e pianoforti oppure creali da un pianoforte o da un rapporto condizioni
• Livelli di priorità: Bassa, Normale, Alta, Urgente
• Tracciamento stato: Pianificazione → Attivo → In pausa → Completato
• Barra di progresso visiva basata sulle attività completate
• Monitoraggio settimanale della capacità in base alle ore officina, con viste griglia e cronologia
• Filtra, cerca e duplica i progetti, assegna membri del team e monitora materiali e cronologia lavori

Preventivi e prezzi

Trasforma l'elenco attività del tuo progetto in un preventivo professionale. Ogni attività può includere informazioni sui prezzi che vengono calcolate automaticamente e pronte da condividere con il cliente.

Modifica stile Excel

L'elenco attività funziona come un foglio di calcolo. Clicca qualsiasi cella per modificare in linea. Le modifiche vengono salvate automaticamente mentre digiti. Premi Invio per passare alla riga successiva, o Tab per passare alla colonna successiva.

Tipi di attività

• Labor — Work hours billed at your hourly rate (set in Settings → Workshop)
• Material — Parts, strings, felt, etc. Track cost price for profit calculation
• Other — Transport, disposal, rental costs

Panoramica costi

Il riepilogo costi mostra in tempo reale i totali di manodopera, materiali e altri costi, inclusi prezzo di costo, prezzo di vendita e margine. Solo le attività contrassegnate come fatturabili (casella verde) vengono incluse nel preventivo.

Esporta preventivo

Clicca 'Copia preventivo' per copiare una versione testuale negli appunti (perfetta per incollare nelle email), o clicca 'PDF' per aprire un preventivo formattato professionalmente pronto per la stampa o il salvataggio come PDF.

PDF preventivo server-side

Il PDF del preventivo viene generato da PianoPlanner sul server. Puo includere logo, descrizione progetto, indirizzo completo cliente, numero preventivo, data di validita, condizioni e totali IVA.

Accetta preventivo e fattura

Usa Accetta e fattura per trasformare un preventivo di progetto in una bozza fattura pronta da inviare. PianoPlanner suggerisce il tipo di fattura più adatto in base all'avanzamento del progetto. Il dettaglio mostra anche dieci fasi di pianificazione, stati dei materiali, totali del preventivo con o senza IVA, cronologia lavori collegata e badge di fatturazione.

• Fattura parziale: fattura attivita completate e ore di laboratorio lavorate.
• Fattura completa: fattura l intero preventivo in una volta.
• Fattura di acconto: fattura una percentuale fissa, ad esempio 50%.
• La fattura resta collegata al progetto, quindi le schede progetto possono mostrare acconto, fattura parziale o completamente fatturato.

Flusso dal rapporto condizioni al progetto

Usa questo flusso quando un'ispezione si trasforma in lavoro d'officina. Mantiene risultati, preventivo e pianificazione collegati.

Gestisci il tuo inventario di pianoforti — stock showroom, strumenti da officina e pianoforti venduti. Traccia ogni strumento dall'arrivo alla vendita e pianifica le sessioni di accordatura in lotto.

Aggiungere pianoforti

Vai su Inventario nel menu principale. Clicca 'Aggiungi pianoforte' per inserire marca, modello, numero di serie, tipo (verticale, a coda, digitale) e posizione interna. Puoi anche importare in massa tramite CSV.

Posizioni e Stato

Ogni pianoforte ha una posizione (showroom, officina o altro) e uno stato (in stock o venduto). Filtra e cerca nel tuo inventario per trovare rapidamente qualsiasi strumento.

Pianificazione Lotti Showroom

Seleziona più pianoforti e clicca 'Crea Lotto Showroom' per programmare una sessione di accordatura per tutti in una volta. Imposta posizione, durata stimata per pianoforte e scegli una data — o usa i Suggerimenti Intelligenti.

Funzionalità

• Traccia pianoforti per marca, modello, numero di serie e tipo
• Badge posizione: Showroom, Officina, Altro
• Tracciamento stato: In Stock → Venduto
• Selezione multipla per accordatura in lotto showroom
• Integrazione Suggerimenti Intelligenti per pianificazione lotti
• Importazione CSV per gestione inventario di massa

PianoPlanner può generare fatture UBL 2.1 XML leggibili da macchina insieme ai PDF. Queste e-fatture rispettano gli standard europei e vengono allegate automaticamente alle email.

Standard supportati

Standard	Paese	Descrizione
NLCIUS	🇳🇱 Netherlands	Implementazione olandese dello standard europeo di fatturazione elettronica
XRechnung	🇩🇪 Germany	Standard tedesco di fatturazione elettronica, obbligatorio per fatture B2G
Peppol BIS 3.0	🇪🇺 EU	Standard paneuropeo per fatture transfrontaliere

Come funziona

Vai su Fatture → Impostazioni e cerca l'interruttore UBL. Quando attivato, ogni email di fattura include automaticamente un allegato UBL XML insieme al PDF.

Opzioni

• Auto (default) — UBL is enabled for EU customers, disabled for non-EU
• Always on — UBL XML attached to every invoice email
• Off — No UBL XML, only PDF

Before creating your first invoice, configure your invoicing settings. Go to Invoices and click the ⚙️ settings icon in the top bar.

Numerazione fatture

Ci sono due modi per creare una fattura: dall'agenda o manualmente.

Dall'agenda (consigliato)

After completing an appointment, create an invoice directly from the agenda. Click on the appointment → choose "Create Invoice". The invoice is automatically prefilled with:

• Nome e dati del cliente
• Descrizione servizio con strumento (ad es. "Accordatura — Steinway & Sons D")
• Data appuntamento nella descrizione
• Prezzo del servizio dalla configurazione servizi
• Note del cliente (come riga di testo separata)

Fattura manuale

Go to Invoices → New Invoice. Search and select a customer, then add invoice lines manually. You can add regular lines with prices, or text-only lines for additional notes.

Invio fatture

Once your invoice is ready, save it as "Sent". You can then email it directly to the customer with a PDF attachment. If you have Mollie configured, a payment link is automatically included.

PianoPlanner può calcolare la distanza reale di sola andata dal tuo indirizzo aziendale all'indirizzo del cliente e aggiungere una riga di chilometraggio alla fattura.

Imposta la tariffa viaggio per il cliente

Aggiungi la riga alla fattura

Quando crei o modifichi una fattura per un cliente, clicca "Aggiungi chilometraggio". PianoPlanner calcola automaticamente la distanza.

Tariffe specifiche per cliente

Alcuni clienti possono avere un accordo di viaggio diverso. Apri il profilo cliente e imposta una tariffa personalizzata.

Con PianoPlanner sulla tua schermata home puoi creare e inviare fatture direttamente dal telefono — anche mentre sei ancora dal cliente.

Dal profilo cliente

Open a customer in the PWA, scroll down and tap "Create Invoice". A bottom sheet appears where you can:

• Selezionare un servizio — il prezzo viene compilato automaticamente
• Aggiungere una descrizione o note
• Scegliere lo stato fattura (bozza, inviata, pagata)
• Inviare con link di pagamento — il cliente può pagare online immediatamente

Flusso di lavoro mobile tipico

PianoPlanner gestisce l'IVA in modo diverso a seconda del tipo di cliente. Questo viene determinato automaticamente in base al tipo cliente impostato nel profilo cliente.

Clienti privati

Aziende / Istituzioni

Impostare il tipo di cliente

Per garantire la corretta gestione dell'IVA, imposta il tipo di cliente in ogni profilo cliente:

• Privato — Prezzo IVA inclusa
• Azienda — Prezzo IVA esclusa
• Scuola — Prezzo IVA esclusa
• Chiesa — Prezzo IVA esclusa
• Teatro — Prezzo IVA esclusa

Accetta pagamenti con carta di credito e altri metodi direttamente sulle tue fatture tramite Mollie. I clienti cliccano il link di pagamento nell'email della fattura e pagano istantaneamente.

Configurare Mollie

Includi un link di prenotazione personale nelle email delle fatture in modo che i clienti possano programmare immediatamente la prossima accordatura. Il link utilizza il token di prenotazione unico di ogni cliente e suggerisce automaticamente il periodo giusto in base all'intervallo di accordatura del pianoforte.

Come funziona

Calcolo intelligente della data

La data di inizio suggerita viene calcolata automaticamente: ultima accordatura + intervallo. Se un cliente ha più pianoforti, PianoPlanner sceglie la prossima data di accordatura più vicina. Esempio: un pianoforte accordato il 9 aprile con intervallo di 6 mesi suggerisce il 9 ottobre.

PianoPlanner can sync your invoices directly to your accounting software, saving you from manual entry. Go to Settings → Integrations to connect your accounting package.

Integrazioni disponibili

Attualmente tre integrazioni sono pienamente operative. Altre sono in fase di sviluppo per supportare tecnici di pianoforti nei Paesi Bassi, Belgio e Germania.

Moneybird (Paesi Bassi/Belgio)

Moneybird è un popolare pacchetto contabile online olandese. PianoPlanner si collega tramite l'API Moneybird per la sincronizzazione automatica delle fatture.

Jortt (Paesi Bassi)

Jortt è un popolare pacchetto contabile olandese progettato per freelancer e piccole imprese. PianoPlanner si collega tramite OAuth2 per la sincronizzazione sicura e automatica delle fatture.

Odoo (Internazionale)

Odoo è un sistema ERP internazionale open-source con un potente modulo contabile. PianoPlanner si collega tramite l'API JSON-RPC di Odoo.

Registro sincronizzazione

Ogni azione di sincronizzazione viene registrata. Puoi visualizzare la cronologia delle sincronizzazioni nelle impostazioni di integrazione per vedere quali fatture sono state inviate con successo e quali hanno riscontrato errori. Questo ti aiuta a individuare e risolvere rapidamente eventuali problemi.

In arrivo

Stiamo lavorando attivamente su integrazioni con più pacchetti contabili utilizzati dai tecnici di pianoforti in tutta Europa:

• e-Boekhouden — Contabilità cloud olandese
• Exact Online — Sistema ERP olandese/internazionale
• DATEV 🇩🇪 — Leader di mercato tedesco per i consulenti fiscali
• lexoffice 🇩🇪 — Popolare contabilità cloud tedesca
• sevDesk 🇩🇪 — Contabilità online tedesca per freelancer
• Yuki 🇧🇪🇳🇱 — Contabilità olandese/belga con elaborazione documenti
• Billit 🇧🇪 — Piattaforma di fatturazione belga

PianoPlanner è disponibile in 9 lingue. Cambia la lingua in qualsiasi momento — tutti i menu, etichette, email e modelli di fattura si adattano.

Come cambiare lingua

Cosa cambia con la lingua?

• Tutti i menu, etichette e pulsanti dell'interfaccia
• Modelli email inviati ai clienti
• Etichette e formattazione fatture
• Pagine di prenotazione mostrate ai clienti
• Formato date e numeri

PianoPlanner offre piani di abbonamento flessibili per le tue esigenze. Gestisci il tuo abbonamento, fai l'upgrade, il downgrade o aggiorna i tuoi dati di pagamento in qualsiasi momento.

Piani disponibili

Piano	Prezzo	Caratteristiche principali
Starter	Gratuito	Programmazione base, fino a 25 clienti, 50 appuntamenti/anno, esportazione calendario, conferme e-mail
Start	€24.50/mo	Clienti e appuntamenti illimitati, ottimizzazione percorsi, Smart Suggestions, SMTP personalizzato, import dati
Pro	€39.50/mo	Tutto in Start + sincronizzazione calendario bidirezionale, fatturazione, chilometraggio, integrazioni contabili
Pro+	€49.50/mo	Tutto in Pro + report sulle condizioni, pianificatore progetti di laboratorio, preventivi e fatturazione a fasi
Master	€59.50/mo	Tutto in Pro+ + link prenotazione per teatri, scuole di musica e sedi
Teams	Su richiesta	Tutto in Master + dashboard team, pianificazione multi-tecnico, pagina prenotazione team e portale accordatori
Business	Su richiesta	Tutto in Team + gestione inventario, lotti showroom (max 10 accordatori)

Gestisci abbonamento

Lavori con più tecnici? La funzionalità Team ti permette di gestire un database clienti condiviso, programmazione coordinata e pagine di prenotazione del team.

Iniziare con i Team

Ruoli del team

• Technician — uses the Tuner Portal to view and update assigned appointments.
• Planner — uses Team Dashboard to view the team calendar, assign appointments, use Smart Match and manage absences.
• Bookkeeper — has limited finance access where enabled.

Impostazioni di viaggio per membro del team

Ogni membro del team ha la propria modalità di trasporto (auto o bicicletta), distanza massima di viaggio e indirizzo di casa. Apri il membro del team in Teams per configurarle. I suggerimenti intelligenti e i tempi di viaggio sulla pagina di prenotazione del team usano la modalità di trasporto di ciascun membro, così un tecnico in bicicletta ottiene tempi realistici.

Come funziona la modalità bicicletta

• I tempi in bicicletta provengono da veri percorsi ciclabili di Google Maps (piste ciclabili, niente autostrade) — non da tempi in auto con un fattore di correzione.
• I suggerimenti intelligenti privilegiano automaticamente i clienti vicini per i membri in bicicletta. Per un cliente più lontano, un collega in auto ottiene un punteggio migliore — così vince naturalmente il tecnico giusto.
• I limiti di viaggio (tempo e distanza massimi) vengono verificati sul tempo reale in bicicletta, così un membro in bicicletta non riceve mai un programma irrealistico.
• I tempi presuppongono un ciclista medio (circa 16 km/h). Con una e-bike sarai di solito più veloce del previsto.

Accesso pianificatore

Il portale tecnico offre ai tecnici una vista leggera degli appuntamenti assegnati senza richiedere un account PianoPlanner completo. I tecnici usano il portale tramite magic link. Anche i pianificatori possono ricevere un link di accesso, ma vengono reindirizzati alla dashboard del team con diritti di pianificazione.

Inviare un link magico

Funzionalità del portale

• Visualizza gli appuntamenti di oggi e della settimana
• Aggiorna stato: Confermato, In viaggio, Completato
• Aggiungi note agli appuntamenti
• Design ottimizzato per mobile — funziona su qualsiasi telefono o tablet
• Registrare letture climatiche e creare una bozza di rapporto condizioni durante il completamento di un appuntamento assegnato

Completare appuntamenti nel portale

Quando un tecnico segna un appuntamento assegnato come completato, il portale puo salvare metodo di pagamento, aggiornamento pianoforte, note, umidita, temperatura e una bozza opzionale di rapporto condizioni.