Guida utente

I tuoi dati aziendali appaiono nelle email di conferma e nella tua pagina di prenotazione. Compilali correttamente così i clienti sanno esattamente chi sei.

Come configurare i dati aziendali?

I tuoi orari di lavoro determinano quando i clienti possono prenotare appuntamenti. Il sistema mostra solo le fasce orarie all'interno di questi orari.

Giorni e orari

Seleziona i giorni in cui lavori e imposta l'orario di inizio e fine per ogni giorno.

• Opzione 1: Orari fissi ogni giorno
• Opzione 2: Orari diversi per giorno
• Opzione 3: Alcuni giorni liberi

Impostare i buffer

I buffer ti aiutano a mantenere del tempo tra gli appuntamenti e impediscono ai clienti di prenotare all'ultimo momento.

Tipo di buffer	Cosa fa?	Consigliato
Buffer prima dell'appuntamento	Tempo minimo tra la prenotazione e l'appuntamento	2 giorni consigliati per la pianificazione
Buffer dopo l'appuntamento	Tempo extra dopo un appuntamento per note o ritardi imprevisti	15 minuti consigliati
Tempo minimo di prenotazione	Con quanto anticipo devono prenotare i clienti?	2 giorni ti danno tempo per pianificare

La tua area di servizio determina fino a che distanza sei disposto a guidare per gli appuntamenti. Questo aiuta il sistema a fare suggerimenti intelligenti e previene prenotazioni troppo distanti.

Come impostare l'area di servizio?

I servizi definiscono cosa offri ai clienti — come accordatura, regolazione o riparazione. Ogni servizio ha la sua durata, prezzo e colore calendario. I clienti li vedono quando prenotano online.

Configurare i servizi

Colori calendario

I colori dei servizi ti aiutano a distinguere visivamente i tipi di appuntamento nel tuo calendario. Scegli tra colori preimpostati come blu, verde, rosso, viola, ecc. Il colore viene usato anche nella sincronizzazione con Google Calendar.

La dashboard è il tuo spazio di lavoro centrale. Qui trovi il tuo calendario, la panoramica giornaliera, le azioni rapide e widget utili — tutto ciò che ti serve per una giornata di lavoro produttiva.

Layout della dashboard

La tua dashboard è divisa in tre colonne: un pannello sinistro con panoramiche rapide, il calendario al centro e un pannello destro con statistiche e widget.

Pannello sinistro

• Mini calendario — naviga rapidamente tra le date
• Semafori — vedi lo stato del giorno a colpo d'occhio (fatto, in corso, da fare)
• Appuntamento corrente — mostra l'appuntamento a cui stai lavorando ora
• Prossimi oggi — lista rapida degli appuntamenti rimanenti
• Da elaborare — appuntamenti che necessitano ancora di follow-up

Calendario

Passa dalla vista giornaliera, settimanale e mensile. Clicca su una fascia oraria per creare un nuovo appuntamento. Trascina gli appuntamenti per spostarli. Doppio clic per modificare.

• Drag & drop — sposta gli appuntamenti a un orario o giorno diverso
• Ridimensiona — trascina il bordo inferiore di un appuntamento per cambiarne la durata
• Pulsante Percorso — calcola i tempi di viaggio e colora i tuoi appuntamenti
• Filtri — mostra/nascondi tipi di appuntamento (sul campo, officina, privato)

Pannello destro

• Lista appuntamenti di oggi con dettagli cliente
• Prossimi appuntamenti per i giorni successivi
• Statistiche officina / servizio sul campo per la giornata
• Widget chilometri — panoramica km del mese corrente e aggiunta rapida viaggi (Pro)

Creazione di un appuntamento

PianoPlanner ti mostra quanto è efficiente il tuo programma con un sistema di colori. In questo modo puoi vedere a colpo d'occhio se la tua giornata è ben pianificata.

Legenda colori

Come viene calcolato il tempo di viaggio?

Tieni tutti i dati dei tuoi clienti in un unico posto. Aggiungi clienti, collega i loro pianoforti, traccia la cronologia del servizio e invia email professionali — tutto da un'unica panoramica.

Aggiungere un cliente

Pagina dettaglio cliente

Clicca su un cliente per vedere il suo profilo completo. Qui troverai:

• Tutti i pianoforti collegati con stato del servizio
• Cronologia completa degli appuntamenti
• Link di prenotazione personale da condividere con il cliente
• Invia inviti di accordatura direttamente
• Informazioni di contatto e note

Cerca e filtra

Usa la barra di ricerca per trovare rapidamente clienti per nome, email, città o numero di telefono. La lista si aggiorna mentre digiti.

Traccia ogni pianoforte che assisti. Registra marca, modello, numero di serie, anno e condizioni. Collega i pianoforti ai clienti e mantieni una cronologia completa del servizio.

Aggiungere un pianoforte

Pagina dettaglio pianoforte

• Specifiche complete del pianoforte e note sulle condizioni
• Cronologia del servizio — tutti gli appuntamenti e le accordature passate
• Indicatore stato del servizio: in regola, in scadenza o scaduto
• Foto — carica immagini del pianoforte per riferimento

Intervalli di accordatura spiegati

Intervallo	Significato
0	Il cliente prende contatto — nessun promemoria automatico
3	Ogni 3 mesi — per pianoforti da concerto o uso intensivo
6	Ogni 6 mesi — standard per la maggior parte dei pianoforti
12	Annuale — per pianoforti con uso leggero

Sincronizza PianoPlanner con il tuo Google Calendar per la sincronizzazione bidirezionale. Gli appuntamenti appaiono in entrambi i calendari e gli aggiornamenti vengono sincronizzati automaticamente.

Creazione connessione

Opzioni di sincronizzazione

Opzione	Descrizione
Sincronizzazione bidirezionale	Le modifiche in entrambi i calendari vengono sincronizzate
Solo verso Google	Gli appuntamenti vengono inviati solo da PianoPlanner a Google
Includi tempo di viaggio	Aggiungi automaticamente il tempo di viaggio agli eventi del calendario

Usi Outlook o Microsoft 365? Collega il tuo calendario per una sincronizzazione senza interruzioni con PianoPlanner.

Di cosa hai bisogno?

• Un account Microsoft 365 o Outlook.com
• Accesso al tuo calendario

Connessione

Cosa viene sincronizzato?

• Nuovi appuntamenti in PianoPlanner
• Modifiche di orario e data
• Cancellazioni

Apple Calendar funziona in modo leggermente diverso da Google e Microsoft. Puoi iscrivere il tuo calendario PianoPlanner in Apple Calendar, ma si tratta di una sincronizzazione unidirezionale.

Creazione di una password specifica per l'app

Collegamento in PianoPlanner

Vuoi passare da Google Calendar ad Apple Calendar (o viceversa)? Puoi farlo senza perdere alcun appuntamento. Questo è rilevante anche se vuoi allontanarti dai servizi cloud statunitensi e avere più controllo sui tuoi dati.

Perché cambiare?

• Privacy: Apple verwerkt data in Europa (GDPR), Google in de VS
• Minder afhankelijk van Big Tech: Geen Google-account meer nodig voor je agenda
• Betere integratie: Apple Calendar werkt naadloos op iPhone, iPad en Mac
• Digitale soevereiniteit: Jouw data, jouw keuze waar het opgeslagen wordt

Passaggio passo dopo passo

Confronto: Google vs Apple

	Google Calendar	Apple Calendar
Posizione dati	USA (Google Cloud)	Europa (Apple iCloud)
Metodo di sincronizzazione	Google API (OAuth)	CalDAV (App-wachtwoord)
Direzione	Bidirezionale	Bidirezionale
Privacy (GDPR)	⚠️	✅

Non tutta la sincronizzazione del calendario è uguale. Qui puoi vedere le differenze tra i metodi.

Metodo	Direzione	Tempo reale	Ideale per
Google Calendar API	Bidirezionale	Sì	Chiunque con un account Google — integrazione più completa
Microsoft 365 / Outlook	Bidirezionale	Sì	Utenti Microsoft 365 o Outlook
Apple CalDAV	Bidirezionale	Sì	Chiunque usi iCloud Calendar come calendario principale
Feed iCal	Solo lettura	Ogni 15-60 min	Sincronizzazione semplice in sola lettura con qualsiasi app calendario

I tuoi appuntamenti di accordatura nel tuo calendario di fiducia

Vuoi che i tuoi appuntamenti di accordatura appaiano automaticamente nel calendario che usi già sul telefono o computer (come Samsung, Google o Outlook)? È facile — basta collegare i calendari.

Vuoi che le email di conferma arrivino da info@latuaazienda.com invece di noreply@pianoplanner.com? Puoi! Con il tuo server SMTP.

Perché usare il proprio SMTP?

• Le email provengono dal tuo dominio (info@latuaazienda.com)
• Aspetto più professionale
• Meno probabilità di finire nello spam
• Pieno controllo sulla tua comunicazione email

Configurazione SMTP

Campo	Esempio	Spiegazione
Host SMTP	smtp.mydomain.com	L'indirizzo del tuo server di posta (ad es. smtp.gmail.com)
Porta	587 or 465	Solitamente 587 (TLS) o 465 (SSL)
Nome utente	info@mydomain.com	Solitamente il tuo indirizzo email completo
Password	••••••••	La tua password email o password specifica per app
Indirizzo mittente	info@mydomain.com	L'indirizzo email mostrato come mittente

Impostazioni comuni

Provider	Host	Porta
Gmail	smtp.gmail.com	587
Outlook/Microsoft 365	smtp.office365.com	587
TransIP	smtp.transip.email	587
Strato	smtp.strato.com	587

PianoPlanner invia automaticamente email ai tuoi clienti per gli appuntamenti. Puoi personalizzare completamente queste email con il tuo testo, branding e logo. Ci sono due modalità di modifica: una modalità semplice per testo normale e una modalità avanzata per la formattazione HTML.

Modelli disponibili

• Bevestigingsmail — Wordt automatisch verstuurd als een klant een afspraak boekt
• Herinneringsmail — Wordt verstuurd 24/48 uur vóór de afspraak
• Annuleringsmail — Wordt verstuurd als u een afspraak annuleert
• Wijzigingsmail — Wordt verstuurd als datum/tijd verandert
• Stembeurt Uitnodiging — Voor het uitnodigen van klanten die toe zijn aan een stembeurt (handmatig én automatisch)

L'Editor modelli — Due modalità

Modifica modello

Variabili disponibili

Le variabili sono codici speciali che vengono automaticamente sostituiti con dati reali. Digitale esattamente come mostrato (incluse le doppie parentesi graffe) o cliccale nell'editor.

Variabile	Sostituito da
{{customerName}}	Nome del cliente, ad es. "Mario Rossi"
{{date}}	Data dell'appuntamento
{{time}}	Ora di inizio dell'appuntamento
{{service}}	Tipo di servizio (ad es. "Accordatura")
{{piano_brand}}	Marca del pianoforte (ad es. "Steinway")
{{piano_model}}	Modello del pianoforte
{{bookingLink}}	Link di prenotazione personale del cliente
{{companyName}}	Nome della tua azienda
{{companyPhone}}	Il tuo numero di telefono
{{companyEmail}}	Il tuo indirizzo email
{{reminderNumber}}	Numero sequenziale del promemoria (1, 2, 3...) — solo per promemoria automatici
{{unsubscribeLink}}	Link di cancellazione per il cliente — solo per promemoria automatici

Ricorda automaticamente ai tuoi clienti quando il loro pianoforte necessita di un'accordatura. Questo è un modo efficace per generare appuntamenti ricorrenti.

Come inviare gli inviti?

Opzioni intervallo di accordatura

Opzione	Descrizione
Il cliente contatta	Nessun promemoria automatico
3 mesi	Pianoforti a coda da concerto, uso intensivo
6 mesi	Standard per la maggior parte dei pianoforti
12 mesi	Uso ricreativo, hobby

Variabili disponibili per gli inviti

Variabile	Sostituito da
{{lastTuningDate}}	{{lastTuningDate}}
{{daysSinceLastTuning}}	{{daysSinceLastTuning}}
{{monthsSinceLastTuning}}	{{monthsSinceLastTuning}}
{{service_interval}}	{{serviceInterval}}
{{bookingLink}}	{{bookingLink}}

PianoPlanner può inviare automaticamente promemoria di accordatura ai clienti quando il loro pianoforte necessita di un'accordatura. Non devi fare nulla — il sistema controlla per ogni pianoforte quando è stata l'ultima accordatura, aggiunge l'intervallo di servizio e invia un promemoria al momento giusto.

Come funziona?

Configurazione — Passo dopo passo

Impostazione	Predefinito	Spiegazione
Eerste herinnering	30 dagen	Quanti giorni prima che l'accordatura sia dovuta viene inviata la prima email. Ad esempio: 30 giorni = circa 1 mese in anticipo.
Follow-up interval	14 dagen	Quanti giorni tra il primo e il secondo promemoria. Dopo diventa mensile.
Maximum per cyclus	4 herinneringen	Numero massimo di email per pianoforte per ciclo di accordatura. Raggiunto questo numero, il sistema si ferma.
Verzendtijdstip	09:00 uur	Intorno a che ora vengono inviate le email. Scegli un orario in cui i tuoi clienti sono probabilmente online.

Personalizzare il modello email

I promemoria automatici usano lo stesso modello degli inviti manuali di accordatura. Puoi personalizzare questo modello tramite:

Variabele	Uitleg
{{reminderNumber}}	Il numero sequenziale del promemoria (1, 2, 3...). Utile da menzionare nel testo.
{{unsubscribeLink}}	Un link che permette al cliente di disiscriversi dai promemoria. Posizionato automaticamente in fondo all'email.

Disiscrizione del cliente

In fondo a ogni promemoria automatico c'è un link di disiscrizione. Quando un cliente lo clicca, una pagina pulita conferma che si è disiscritto.

Nelle statistiche nelle impostazioni puoi vedere quanti clienti si sono disiscritti. Vuoi reiscrivere un cliente? Contatta l'helpdesk.

Widget dashboard

Una volta abilitati i promemoria automatici, un widget appare sulla dashboard con tre numeri: promemoria totali inviati, conteggio di questo mese e clienti disiscritti.

Requisiti

Ogni utente PianoPlanner ha un link di prenotazione unico. Condividilo con i potenziali clienti così possono prenotare un appuntamento autonomamente.

Passo dopo passo

Dove puoi usare il link?

Condividi ovunque

• Il tuo sito web - Pulsante 'Prenota ora'
• Firma email
• Biglietti da visita (come codice QR)
• Bio social media
• Google My Business
• Stato WhatsApp

Aggiungi al tuo sito web

Copia questo codice e incollalo sul tuo sito web dove vuoi che appaia il pulsante di prenotazione.

Come link semplice

Come pulsante

I clienti abituali non devono compilare i loro dati ogni volta. Ogni cliente in PianoPlanner ha un link unico con i dati precompilati.

Passo dopo passo: Trovare e condividere il link

Cosa vede il cliente?

Quando il cliente apre il link:

• Il suo nome e indirizzo già compilati
• I suoi pianoforti tra cui scegliere
• Suggerimenti di orario intelligenti basati sulla sua posizione
• Solo servizi pertinenti
• Può prenotare direttamente senza account

Imposta servizio predefinito

Puoi impostare un servizio predefinito per cliente così viene selezionato automaticamente quando apre il suo link.

I clienti possono riprogrammare il proprio appuntamento tramite un link sicuro nell'email di conferma. Niente telefonate o email necessarie — scelgono un nuovo orario dai suggerimenti intelligenti e confermano con un clic.

Come funziona?

Regole

• La riprogrammazione è possibile solo fino a 24 ore prima dell'appuntamento
• Gli appuntamenti passati non possono essere riprogrammati
• Il link è unico per appuntamento e funziona solo una volta
• La sincronizzazione calendario (Google/Apple/Microsoft) viene attivata automaticamente

Quando i clienti prenotano tramite il loro link personale, vedono automaticamente suggerimenti di orario intelligenti. Il sistema analizza i tuoi appuntamenti esistenti e suggerisce le fasce orarie più efficienti.

Come funziona?

Invece di scegliere manualmente data e ora, il cliente vede un elenco di orari consigliati. Questi sono calcolati in base a:

• Appuntamenti esistenti - Fasce subito prima o dopo altri appuntamenti nelle vicinanze
• Posizione - Tempo di viaggio minimo tra appuntamenti
• Orari di lavoro - Solo entro i tuoi orari disponibili
• Orari teatro - Orari separati per i teatri se configurati

Cosa vede il cliente?

Dopo aver selezionato un servizio, appaiono fino a 10 fasce orarie ottimali, ordinate con la scelta migliore per prima:

• Consigliato - L'orario più efficiente (badge verde)
• Alternativa - Buone opzioni in altri giorni, ordinate per data

Il cliente può anche scegliere "Scegli un altro orario" per selezionare manualmente data e ora.

Clienti lontani

Per i clienti fuori dalla tua zona di servizio abituale, il sistema cerca automaticamente più avanti (fino a 6 mesi) per trovare le migliori opzioni. Invece di bloccare i clienti lontani, i tempi di viaggio più lunghi risultano in un punteggio leggermente inferiore - ma le buone opzioni vengono comunque mostrate. Il sistema continua a cercare fino a trovare almeno 10 suggerimenti.

Suggerimenti consapevoli del traffico

Quando la Previsione traffico è attivata nelle tue impostazioni, i suggerimenti intelligenti tengono conto dell'ora di punta e dei tipici modelli di traffico.

Hai un buco nel tuo programma in una zona specifica? Riempi percorso ti aiuta a trovare clienti vicini che necessitano di un'accordatura e ti permette di inviare loro un invito con un clic.

Come funziona?

Badge di urgenza

Ogni cliente riceve un badge colorato in base all'ultima accordatura:

• 🔴 Scaduto — Oltre l'intervallo di servizio
• 🟠 In scadenza — Entro un mese dall'intervallo
• 🟡 Presto — Entro tre mesi dall'intervallo
• 🟢 In regola — Non ancora in scadenza

L'Analisi percorso ti aiuta a vedere quanto è efficiente il tuo programma giornaliero. Visualizza le distanze tra appuntamenti, ottieni un punteggio di efficienza e ricevi suggerimenti per ottimizzare il tuo percorso.

Come accedere

Analisi giornaliera

La vista giornaliera ti mostra:

• 📊 Punteggio di efficienza (voto A-F) - Quanto è ottimizzato il tuo percorso
• 🚗 Distanza totale - Somma di tutti i viaggi tra appuntamenti
• ⏱️ Tempo di viaggio - Tempo di guida stimato per tutti i viaggi
• 📍 Elenco viaggi - Ogni viaggio con partenza, destinazione, km e minuti

Analisi settimanale

La vista settimanale ti dà una prospettiva più ampia:

• 📅 Punteggi giornalieri - Vedi quali giorni hanno percorsi efficienti vs inefficienti
• 📈 Media settimanale - Percentuale di efficienza complessiva
• ⚡ Opportunità tra i giorni - Suggerimenti per spostare appuntamenti tra i giorni

Capire i punteggi di efficienza

Voto	Punteggio	Significato
A	90-100%	Eccellente! Il tuo percorso è altamente ottimizzato.
B	80-89%	Buon percorso con piccoli miglioramenti possibili.
C	70-79%	Accettabile, ma considera i suggerimenti.
D	60-69%	Percorso inefficiente - segui i suggerimenti di ottimizzazione.
F	<60%	Molto inefficiente - necessaria un'ottimizzazione significativa.

Ottimizzazione con un clic

Quando il sistema trova opportunità di ottimizzazione, vedrai suggerimenti con un pulsante "Applica". Cliccandolo:

• Verifica conflitti con appuntamenti esistenti
• Mostra una conferma con la modifica proposta
• Sposta l'appuntamento se confermi

Indicatori di urgenza

Ogni suggerimento ha un livello di urgenza colorato:

Badge	Quando	Azione
🔴 CRITICAL	Arriverai in ritardo!	Agisci immediatamente
🟠 HIGH	Rischio di ritardo (<10 min di margine)	Risolvi oggi
🟡 MEDIUM	Viaggio lungo (>30km) o zigzag	Da valutare
🟢 TIP	Opportunità di ottimizzazione	Utile ma non urgente

Hai buchi tra i tuoi appuntamenti che sprecano tempo? Il pulsante Ottimizza stringe automaticamente il tuo programma ricalcolando gli orari degli appuntamenti in base ai tempi di viaggio reali.

Come funziona?

Cosa calcola Ottimizza?

• Tempo di viaggio reale dal tuo indirizzo aziendale al primo appuntamento
• Tempo di viaggio reale tra ogni appuntamento consecutivo
• Il tuo tempo di buffer configurato viene aggiunto dopo ogni tempo di viaggio
• Il primo appuntamento inizia all'inizio dei tuoi orari di lavoro + tempo di viaggio

Capire l'anteprima

L'anteprima mostra ogni appuntamento con il suo orario attuale e il nuovo orario proposto. Gli appuntamenti che si sposterebbero sono evidenziati, e puoi vedere il tempo totale risparmiato in cima all'anteprima.

PianoPlanner può tenere conto delle condizioni di traffico reali nel calcolo dei tempi di viaggio. Invece di usare solo il tempo di guida standard, il sistema considera il traffico previsto per il giorno e l'ora specifici di ogni appuntamento.

Come funziona?

Quando la previsione traffico è abilitata, ogni calcolo del tempo di viaggio considera l'orario di partenza previsto. Un viaggio nelle ore di punta del lunedì mattina mostrerà un tempo di viaggio più lungo dello stesso viaggio in una tranquilla domenica pomeriggio.

Dove viene utilizzata?

• Suggerimenti intelligenti - I suggerimenti di prenotazione tengono conto del traffico nelle ore di punta
• Colori percorso - I colori del calendario riflettono tempi di viaggio realistici
• Analisi percorso - L'analisi usa durate consapevoli del traffico
• Ottimizza - I programmi ottimizzati tengono conto dei modelli di traffico

Come abilitare

Teatri, sale da concerto e altri luoghi hanno spesso disponibilità diverse dai clienti privati. Sono disponibili principalmente la sera e nei weekend — esattamente quando normalmente sei libero! Con la Disponibilità teatro puoi impostare orari di lavoro separati per questi clienti speciali.

Vantaggi della modalità teatro

• 🎭 Disponibilità separata - I teatri non vedono le tue fasce 9-17 private
• ⚡ Prenotazioni last-minute - I teatri possono prenotare con solo 2 ore di anticipo (lo imposti tu)
• 📅 Finestra di prenotazione più breve - I teatri spesso non possono pianificare troppo in anticipo
• 🎹 Accordatura per concerti - Prenotano quando ne hanno bisogno, prima degli spettacoli
• 💼 Guadagno extra - Riempi le tue sere con lavori teatrali ben pagati

Passo dopo passo: Impostare gli orari teatro

Contrassegnare un cliente come "Teatro"

Ora dì a PianoPlanner quali clienti devono usare gli orari teatro:

Finestra di prenotazione teatro

I teatri spesso devono prenotare con poco preavviso — un pianoforte potrebbe necessitare di accordatura prima del concerto di stasera! Puoi impostare con quanto anticipo i teatri devono/possono prenotare:

L'Ottimizzatore percorso usa Google Maps per calcolare l'ordine più efficiente per i tuoi appuntamenti. Può riordinare automaticamente la tua giornata per minimizzare il tempo di viaggio totale.

PianoPlanner ha un generatore di codici QR integrato per la tua pagina di prenotazione. Stampalo su biglietti da visita, volantini o posizionalo nella tua officina — i clienti lo scansionano e vanno direttamente alla tua pagina di prenotazione.

PianoPlanner traccia automaticamente la cronologia di servizio di ogni pianoforte. Questo ti aiuta a ricordare quando i pianoforti necessitano di accordatura — niente più clienti dimenticati o ipotesi su quando hai visitato l'ultima volta!

Come funziona (automaticamente!)

PianoPlanner aggiorna automaticamente "Ultima accordatura" in base a:

• ✅ Appuntamenti completati - Quando finisci un'accordatura, il record del pianoforte si aggiorna
• ✅ Record di servizio - Note che aggiungi alla cronologia del pianoforte
• ✅ Inserimento manuale della data - Se inserisci tu stesso una data di accordatura passata

Non devi fare nulla! Completa semplicemente i tuoi appuntamenti come al solito e PianoPlanner tiene traccia.

Capire i colori di stato

Ogni pianoforte mostra uno stato così puoi vedere a colpo d'occhio chi necessita di attenzione:

Cosa vedi	Cosa significa
● Ultimo: 15 Gen 2026	✅ Recentemente accordato - nessuna azione necessaria ancora
● Tra 14 giorni	⚠️ Servizio in arrivo - è ora di contattare il cliente!
● 30 giorni in ritardo	🔴 Oltre la scadenza - sicuramente è ora di chiamare!
● Non ancora accordato	ℹ️ Nuovo pianoforte - nessuna cronologia registrata ancora

Impostare il giusto intervallo di accordatura

Pianoforti diversi necessitano di cure diverse. Un pianoforte a coda da concerto in un teatro necessita di accordatura ogni pochi mesi, mentre un pianoforte hobby a casa potrebbe necessitare solo di servizio annuale. Imposti l'intervallo per pianoforte!

Passo dopo passo: Cambiare l'intervallo di un pianoforte

Registrare manualmente un'accordatura passata

Hai accordato un pianoforte prima di usare PianoPlanner? Puoi inserire la data manualmente:

Puoi personalizzare come il calendario mostra le fasce orarie. Scegli tra fasce di 1 ora o 1,5 ore in base alla durata tipica dei tuoi appuntamenti.

Cambiare la durata delle fasce

La tua preferenza viene salvata automaticamente e ricordata alla prossima visita.

Stai passando da un altro sistema di gestione per pianoforti? PianoPlanner rende facile importare i tuoi clienti e pianoforti esistenti.

Cosa puoi importare?

• Clienti - Nomi, indirizzi, numeri di telefono, indirizzi email
• Pianoforti - Marca, modello, numero di serie, anno, tipo, posizione
• Cronologia servizio - Le date dell'ultima accordatura vengono conservate

Come importare

Opzioni di importazione

Opzione	Cosa fa?
Solo attivi	Importa solo clienti/pianoforti contrassegnati come attivi
Salta duplicati	Salta i clienti che esistono già (in base all'email)
Includi nome azienda	Aggiungi il nome dell'azienda al nome del cliente

Altri formati di importazione

Oltre al CSV, PianoPlanner supporta anche i seguenti formati di importazione:

• Importazione Gazelle — Stai passando da Gazelle (software gestione pianoforti)? Usa la procedura guidata dedicata sotto Impostazioni → Importa → Gazelle. Riconosce automaticamente il formato di esportazione Gazelle.
• Importazione vCard (.vcf) — Importa contatti direttamente dal tuo telefono o client email. Esporta i tuoi contatti come file .vcf e caricalo su PianoPlanner.
• Importazione Calendario (.ics) — Importa appuntamenti dal tuo calendario esistente (Google, Apple, Outlook). Esporta come file .ics e caricalo per trasferire i tuoi appuntamenti esistenti.

Hai bisogno di tracciare i viaggi personali separatamente da quelli di lavoro? Contrassegna gli appuntamenti come privati per tenerli separati nei tuoi registri chilometrici e sincronizzarli con calendari esterni senza rivelare dettagli.

Come creare un appuntamento privato

Distinzione visiva

Gli appuntamenti privati appaiono in viola con un'icona 🔒 nel tuo calendario, rendendoli facili da distinguere dagli appuntamenti di lavoro.

Sincronizzazione calendario

Quando sincronizzati con Google, Apple o Microsoft, gli appuntamenti privati appaiono come "Occupato" senza mostrare dettagli, posizione o descrizione. La tua privacy è protetta!

Mantieni un'amministrazione chilometrica a prova di fisco. PianoPlanner traccia automaticamente i chilometri dagli appuntamenti, e puoi aggiungere viaggi manuali, registrare letture del contachilometri ed esportare tutto per la dichiarazione dei redditi.

Dove trovarlo

• Dashboard — The km-widget in the right panel shows your current month and lets you quickly add trips
• Settings → Business → Km-registratie — Full overview with vehicle info, odometer readings, chart and exports
• Travel Report — Detailed trip list with route information and CSV export

Configurazione veicolo

Vai su Impostazioni → Azienda → Tracciamento chilometri e inserisci la tua targa e il nome del veicolo. Questi appaiono nei tuoi rapporti chilometrici e nelle esportazioni PDF.

Letture contachilometri

Registra periodicamente le letture del contachilometri (ad es. all'inizio e alla fine dell'anno). Questo serve come prova per le autorità fiscali e aiuta a verificare i tuoi registri di viaggio.

Tracciamento automatico

Ogni appuntamento con un indirizzo cliente genera automaticamente un record di viaggio. Il sistema calcola la distanza dal tuo indirizzo aziendale alla posizione del cliente.

Calcolo intelligente andata e ritorno

Il sistema determina automaticamente se un viaggio è solo andata o andata e ritorno:

• Altri appuntamenti durante il giorno → Solo andata (continui verso la prossima destinazione)
• Ultimo appuntamento della giornata → Viaggio di ritorno (km reali a casa tramite Google Maps)

Viaggi manuali

Per viaggi non legati a un appuntamento (ad es. ritiro pezzi, visita a un fornitore), aggiungi viaggi manuali tramite il widget chilometri della dashboard o tramite Impostazioni.

Esportazione e rapporti

• CSV export — Download all trips as a spreadsheet for your accountant
• PDF export — Generate a tax-proof report with vehicle details, odometer readings and trip list
• Monthly chart — Visual overview of business vs. private km per month

Il Rapporto di viaggio ti dà una panoramica dettagliata di tutti i tuoi viaggi in qualsiasi periodo. Filtra per intervallo di date, visualizza i totali ed esporta un rapporto spese completo.

Come usarlo

Colonne del rapporto

Colonna	Descrizione
Data	Data dell'appuntamento
Cliente	Nome del cliente con link alla pagina dettaglio
Posizione	Indirizzo dell'appuntamento
Percorso	Apri in Google Maps per la navigazione
Distanza	Distanza solo andata in km
Tempo di viaggio	Tempo di guida stimato

PianoPlanner funziona come Progressive Web App (PWA) — puoi installarla sul tuo telefono o tablet e usarla come un'app nativa. Nessun App Store necessario.

Installa su iPhone / iPad

Installa su Android

Cosa ottieni su mobile

• Vista calendario completa ottimizzata per il tocco
• Cerca rapidamente clienti e pianoforti
• Crea e modifica appuntamenti in movimento
• Crea e invia fatture dal telefono
• Notifiche push per nuove prenotazioni

Ricevi notifiche push istantanee quando un cliente prenota un appuntamento online. Funziona su desktop e mobile (quando la PWA è installata).

PianoPlanner supporta fasce orarie dedicate per il lavoro nella tua officina. Imposta le tue ore di disponibilità officina e verranno automaticamente bloccate nel calendario di prenotazione online.

Impostare le ore officina

Vai su Impostazioni → Officina per configurare la disponibilità della tua officina. Puoi impostare orari diversi per ogni giorno della settimana, proprio come i tuoi normali orari di lavoro.

Funzionalità

• Imposta la disponibilità officina per giorno della settimana
• Le ore officina vengono automaticamente bloccate per le prenotazioni online
• Smart Pick rispetta le ore officina — nessun suggerimento sovrapposto
• Gli appuntamenti officina sono visibili nella tua agenda con un'icona dedicata
• Statistiche officina nei rapporti della dashboard

Integrazione Smart Pick

Quando usi Smart Pick per suggerire orari di appuntamento, evita automaticamente le tue ore officina. Questo garantisce che ai clienti non venga mai offerta una fascia oraria in conflitto con il tuo programma officina.

Non ogni appuntamento necessita di un record cliente. PianoPlanner ti permette di creare rapidamente appuntamenti walk-in e attività interne di officina direttamente dalla dashboard.

Appuntamenti walk-in

Quando un cliente arriva inaspettatamente, usa il pulsante rapido walk-in nel foglio azioni della dashboard. Inserisci un nome e servizio — non serve creare prima un record cliente completo.

Attività senza cliente

Devi bloccare tempo per lavoro interno? Crea un'attività senza collegarla a un cliente. Perfetto per manutenzione officina, lavoro amministrativo o blocchi di tempo personale.

Come creare

• Dalla dashboard: tocca il pulsante + e scegli 'Walk-in' o 'Attività'
• Walk-in: inserisci un nome, scegli un servizio e seleziona un orario
• Attività: aggiungi una descrizione e un orario — nessun cliente necessario
• Entrambi i tipi appaiono nella tua agenda e rispettano la tua disponibilità

Il Pianificatore progetti officina ti aiuta a gestire lavori di officina più grandi — ricostruzioni di pianoforti, restauri o qualsiasi progetto a più fasi. Traccia attività, ore, scadenze e collega progetti a clienti e pianoforti.

Creare un progetto

Vai su Progetti nel menu principale e clicca 'Nuovo progetto'. Dagli un titolo, collega facoltativamente un cliente e pianoforte, imposta una priorità e scadenza, e stima le ore totali.

Gestire le attività

Ogni progetto può avere più attività. Aggiungi attività rapidamente con il campo di input in linea in fondo all'elenco attività, o clicca un'attività per modificare dettagli come ore stimate/effettive e date di scadenza.

• Clicca il cerchio per cambiare stato: Da fare → In corso → Completata
• Trascina le attività dalla maniglia per riordinarle
• Traccia ore stimate vs. effettive per attività
• Imposta date di scadenza — le attività in ritardo sono evidenziate in rosso

Panoramica capacità

La barra di capacità nella panoramica progetti mostra quante ore officina hai utilizzato vs. disponibili questa settimana. Questo si basa sulle tue ore officina configurate in Impostazioni → Officina.

Funzionalità

• Collega progetti a clienti e pianoforti
• Livelli di priorità: Bassa, Normale, Alta, Urgente
• Tracciamento stato: Pianificazione → Attivo → In pausa → Completato
• Barra di progresso visiva basata sulle attività completate
• Tracciamento capacità settimanale basato sulle tue ore officina
• Filtra e cerca in tutti i tuoi progetti

Preventivi e prezzi

Trasforma l'elenco attività del tuo progetto in un preventivo professionale. Ogni attività può includere informazioni sui prezzi che vengono calcolate automaticamente e pronte da condividere con il cliente.

Modifica stile Excel

L'elenco attività funziona come un foglio di calcolo. Clicca qualsiasi cella per modificare in linea. Le modifiche vengono salvate automaticamente mentre digiti. Premi Invio per passare alla riga successiva, o Tab per passare alla colonna successiva.

Tipi di attività

• Labor — Work hours billed at your hourly rate (set in Settings → Workshop)
• Material — Parts, strings, felt, etc. Track cost price for profit calculation
• Other — Transport, disposal, rental costs

Panoramica costi

La panoramica costi in fondo mostra i totali in tempo reale per manodopera, materiali e altri costi. Solo le attività contrassegnate come 'fatturabili' (casella verde) sono incluse nel preventivo. Disattiva fatturabile per attività interne che non vuoi addebitare.

Esporta preventivo

Clicca 'Copia preventivo' per copiare una versione testuale negli appunti (perfetta per incollare nelle email), o clicca 'PDF' per aprire un preventivo formattato professionalmente pronto per la stampa o il salvataggio come PDF.

Before creating your first invoice, configure your invoicing settings. Go to Invoices and click the ⚙️ settings icon in the top bar.

Numerazione fatture

Ci sono due modi per creare una fattura: dall'agenda o manualmente.

Dall'agenda (consigliato)

After completing an appointment, create an invoice directly from the agenda. Click on the appointment → choose "Create Invoice". The invoice is automatically prefilled with:

• Nome e dati del cliente
• Descrizione servizio con strumento (ad es. "Accordatura — Steinway & Sons D")
• Data appuntamento nella descrizione
• Prezzo del servizio dalla configurazione servizi
• Note del cliente (come riga di testo separata)

Fattura manuale

Go to Invoices → New Invoice. Search and select a customer, then add invoice lines manually. You can add regular lines with prices, or text-only lines for additional notes.

Invio fatture

Once your invoice is ready, save it as "Sent". You can then email it directly to the customer with a PDF attachment. If you have Mollie configured, a payment link is automatically included.

Con PianoPlanner sulla tua schermata home puoi creare e inviare fatture direttamente dal telefono — anche mentre sei ancora dal cliente.

Dal profilo cliente

Open a customer in the PWA, scroll down and tap "Create Invoice". A bottom sheet appears where you can:

• Selezionare un servizio — il prezzo viene compilato automaticamente
• Aggiungere una descrizione o note
• Scegliere lo stato fattura (bozza, inviata, pagata)
• Inviare con link di pagamento — il cliente può pagare tramite iDEAL / Wero immediatamente

Flusso di lavoro mobile tipico

PianoPlanner gestisce l'IVA in modo diverso a seconda del tipo di cliente. Questo viene determinato automaticamente in base al tipo cliente impostato nel profilo cliente.

Clienti privati

Aziende / Istituzioni

Impostare il tipo di cliente

Per garantire la corretta gestione dell'IVA, imposta il tipo di cliente in ogni profilo cliente:

• Privato — Prezzo IVA inclusa
• Azienda — Prezzo IVA esclusa
• Scuola — Prezzo IVA esclusa
• Chiesa — Prezzo IVA esclusa
• Teatro — Prezzo IVA esclusa

Accetta pagamenti iDEAL, carta di credito e Wero direttamente sulle tue fatture tramite Mollie. I clienti cliccano il link di pagamento nell'email della fattura e pagano istantaneamente.

Configurare Mollie

PianoPlanner can sync your invoices directly to your accounting software, saving you from manual entry. Go to Settings → Integrations to connect your accounting package.

Integrazioni disponibili

Attualmente tre integrazioni sono pienamente operative. Altre sono in fase di sviluppo per supportare tecnici di pianoforti nei Paesi Bassi, Belgio e Germania.

Moneybird (Paesi Bassi/Belgio)

Moneybird è un popolare pacchetto contabile online olandese. PianoPlanner si collega tramite l'API Moneybird per la sincronizzazione automatica delle fatture.

Jortt (Paesi Bassi)

Jortt è un popolare pacchetto contabile olandese progettato per freelancer e piccole imprese. PianoPlanner si collega tramite OAuth2 per la sincronizzazione sicura e automatica delle fatture.

Odoo (Internazionale)

Odoo è un sistema ERP internazionale open-source con un potente modulo contabile. PianoPlanner si collega tramite l'API JSON-RPC di Odoo.

Registro sincronizzazione

Ogni azione di sincronizzazione viene registrata. Puoi visualizzare la cronologia delle sincronizzazioni nelle impostazioni di integrazione per vedere quali fatture sono state inviate con successo e quali hanno riscontrato errori. Questo ti aiuta a individuare e risolvere rapidamente eventuali problemi.

In arrivo

Stiamo lavorando attivamente su integrazioni con più pacchetti contabili utilizzati dai tecnici di pianoforti in tutta Europa:

• e-Boekhouden — Contabilità cloud olandese
• Exact Online — Sistema ERP olandese/internazionale
• DATEV 🇩🇪 — Leader di mercato tedesco per i consulenti fiscali
• lexoffice 🇩🇪 — Popolare contabilità cloud tedesca
• sevDesk 🇩🇪 — Contabilità online tedesca per freelancer
• Yuki 🇧🇪🇳🇱 — Contabilità olandese/belga con elaborazione documenti
• Billit 🇧🇪 — Piattaforma di fatturazione belga

PianoPlanner offre piani di abbonamento flessibili per le tue esigenze. Gestisci il tuo abbonamento, fai l'upgrade, il downgrade o aggiorna i tuoi dati di pagamento in qualsiasi momento.

Piani disponibili

Piano	Prezzo	Caratteristiche principali
Starter	Gratuito	Programmazione base, fino a 25 clienti
Solo	€24.50/mo	Clienti illimitati, sincronizzazione calendario, ottimizzazione percorsi, fatturazione
Pro	€39.50/mo	Tutto in Solo + promemoria automatici, integrazioni contabili, supporto prioritario
Business	€49/mo	Tutto in Pro + gestione team, database clienti condiviso

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